Komputer Akuntansi XI-1 1

Wa Ode Darfina. S

BAB IV

MENGELOLA CARD FILE PADA PERUSAHAAN JASA

A. MEMBUAT KARTU PIUTANG DAN KARTU UTANG

Seperti halnya pencatatan secara manual, perusahaan juga peru mencatat besarnya piutang
dan utang yang dimiliki oleh perusahaan. Pada perusahaan jasa, piutang usaha timbul akibat
transaksi pendapatan secara kredit sedangkan utang usaha timbul karena pembelian
peralatan/perlengkapan secara kredit.
Piutang usaha berasal dari beberapa pelanggan (customer), dan utang usaha dapat berasal
dari beberapa pemasok (supplier). Oleh karena itu diperlukan pencatatan spesifik mengenai
piutang dan utang tersebut.
1. Kartu Piutang
a. Pengertian Kartu Piutang
Oktima dalam Kamus Ekonomi (2012 :152) menjelaskan bahwa kartu piutang adalah
formulir yang digunakan untuk mencatat penambahan dan pengurangan piutang
salah satu pelanggan (debitur) tertentu. Kartu piutang memuat informasi mengenai
piutang kepada salah satu piutang. Kartu Piutang disebut juga Buku besar pembantu
piutang.
Menurut mulyadi (Sistem Akuntansi : 2016 : 211), berbagai transaksi yang
mempengaruhi piutang usaha adalah sebagai berikut :
- Transaksi penjualan kredit
- Transaksi retur penjualan
- Transaksi penerimaan kas dari piutang
- Transaksi penghapusan piutang
b. Membuat Kartu Piutang Usaha
Pada MYOB Accounting, pengguna mencatat besarnya piutang dan utang usaha
dalam kartu melalui menu Card File. Menu Card File berfungsi seperti kartu yang
digunakan untuk mencatat data atau informasi meliputi nama, alamat dan data
lainnya.
Menu Card File memuat empat pilihan menu yaitu :
- Contact Log, berfungsi untuk membuka jendela view contact log, dimana
pengguna dapat melihat daftar ringkasan tanggal, waktu, nama dan catatan dari
seluruh kontak yang pernah dihubungi
- Card List, berfungsi untuk membuka jendela view card list, dimana pengguna
dapat membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan
kegiatan usaha seperti pemasok dan pelanggan. Selain itu pengguna dapat
melihat perincian file kartu yang pernah dibuat, mengisi atau membuat daftar
pelanggan atau pemasok baru
- Print Mailing Labels, berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana
pengguna dapat menetapkan dan mencetak mailing labels untuk kepentingan
individu atau perusahaan yang terdapat pada file kartu.
 Komputer Akuntansi XI-1 2
Wa Ode Darfina. S

- Created Personalised Letters, berfungsi untuk membuka jendela form selection,

dimana pengguna dapat membuat file mail merge yang berisi informasi tentang
individu atau perusahaan pada file kartu.

Cara membuat Kartu Piutang melalui menu Card File adalah sebagai berikut :

1) Klik Card File pada Command Centre dan pilih Card List

2) Klik Customer dan klik New (untuk membuat kartu piutang baru)

3) Ketik data pelanggan. Misalnya untuk studi kasus BENGKEL JAYA terdapat
pelanggan CV ANEKA. Isi data pelanggan seperti gambar berikut :
 Komputer Akuntansi XI-1 3
Wa Ode Darfina. S

Setelah mengisi Name (Nama Pelanggan) untuk pindah ke Card ID (Kode

Pelanggan) , Address (Alamat) dan City (Kota) tekan tombol Tab atau Enter pada
Keyboard
4) Selanjutnya mengisi Termin Pembayaran dengan cara memilih Selling Details

Untuk data CV ANEKA termin pembayarannya 1/10, n/45 dan pajaknya

diasumsikan tidak kena pajak
5) Pada Tax Code dan Freight Tax Code ganti jadi N-T (Not Reportable) dan pilih Use
Tax Code

6) Pada Payment in Due Pilih In a Given # of Days

 Komputer Akuntansi XI-1 4
Wa Ode Darfina. S

7) Akan muncul tampilan berikut

Discount Days : Berapa hari batas waktu potongan

Balance Dues Days : Berapa hari Batas waktu pembayaran
% Discount for Early Payment : Berapa persen potongan penjualan
Untuk termin 1/10, n/45 : Discount Days 10, Balance Dues Days 45 dan %
Discount for Early Payment 1%
8) Isi data tersebut sehingga akan muncul tampilan berikut ini :

9) Pilih OK untuk menyelesaikan data kartu piutang CV ANEKA, sehingga muncul

tampilan berikut
 Komputer Akuntansi XI-1 5
Wa Ode Darfina. S

10) Untuk pindah ke kartu pelanggan berikutnya klik New dan ulangi langkah ke 3)
sampai ke 9). Klik Close untuk menutup kartu pelanggan

c. Mengisi Saldo Awal Piutang Usaha

Cara mengisi (melakukan entri) saldo awal piutang usaha adalah sebagai berikut:
1) Klik Setup pada menu bar, pilih Balances dan klik Customer Balances

2) Setelah muncul tampilan berikut, klik Add Sale

3) Setelah muncul tampilan berikut pilih customer yang akan diisi saldonya,
misalnya CV ANEKA

4) Setelah memilih customer yang akan diisi saldonya (CV ANEKA), pilih use
customer
 Komputer Akuntansi XI-1 6
Wa Ode Darfina. S

5) Setelah muncul tampilan berikut ini, isi data yang diperlukan sesuai soal
praktikum BENGKEL JAYA

6) Untuk pindah ke kotak berikutnya tekan Tab di Keyboard

Invoice# diisi dengan nomor faktur, Date diisi dengan tanggal piutang, Memo
diisi dengan Keterangan (Saldo Awal), Total Including Tax diisi dengan saldo
piutang dari customer, Tax Code diisi dengan N-T.
7) Setelah selesai mengisi saldo piutang klik Record dan klik OK
 Komputer Akuntansi XI-1 7
Wa Ode Darfina. S

8) Akan muncul tampilan berikut ini :

Terlihat saldo piutang CV ANEKA sebesar Rp 2.000.000,00

9) Untuk mengisi saldo piutang CV MITRAKU, klik kembali Add Sale dan ikuti
langkah 2) sampai dengan 8)
10) Setelah selesai mengisi semua saldo piutang klik Close

2. Kartu Utang
a. Pengertian kartu utang
Oktima dalam bukunya Kamus Ekonomi (2012 :152) menjelaskan bahwa kartu utang
adalah formulir yang digunakan untuk mencatat penambahan dan pengurangan
utang kepada salah satu kreditur tertentu. Kartu utang memuat informasi mengenai
utang kepada salah satu kreditur. Kartu utang disebut juga buku besar pembantu
utang.
Transaksi yang berkaitan dengan utang antara lain pembelian secara kredit, retur
pembelian, dan pembayaran utang kepada kreditur.
b. Membuat kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat besarnya utang kepada masing0masing
pemasok (supplier).

Cara membuat Kartu utang melalui menu Card File adalah sebagai berikut :

1) Klik Card File pada Command Centre dan pilih Card List

2) Karena sebelumnya kita telah membuat kartu piutang dan mengisi saldo piutang
maka akan muncul tampilan berikut :
 Komputer Akuntansi XI-1 8
Wa Ode Darfina. S

3) Untuk membuat kartu utang, pilih Supplier sehingga akan muncul tampilan
berikut ini

4) Pilih New untuk membuat kartu utang yang baru

Isi data yang diperlukan : Name (Nama supplier), untuk pindah ke Card ID (Kode
Supplier) , Address (Alamat) dan City (Kota) tekan tombol Tab atau Enter pada
Keyboard
5) Setelah selesai mengisi data supplier akan muncul tampilan berikut :
 Komputer Akuntansi XI-1 9
Wa Ode Darfina. S

Pilih Buying Details untuk mengisi termin pembayaran

6) Akan muncul tampilan buying details berikut ini :

Pada data PT TUNGGAL JAYA termin pembayaran 1/10,n/45 dan diasumsikan

tidak dikenakan pajak
7) Untuk mengganti kode pajak pilih Tax Code, dan Freight Tax Code ganti jadi N-T
(Not Reportable) dan pilih Use Tax Code

8) Untuk mengganti termin pembayaran 1/10,n/45 isi seperti data berikut ini :
 Komputer Akuntansi XI-1 10
Wa Ode Darfina. S

9) Klik OK, untuk menyelesaikan kartu utang PT TUNGGAL JAYA sehingga akan
muncul tampilan berikut ini :

10) Untuk mengisi kartu utang supplier berikutnya ulangi langkah 4) sampai dengan
9). Klik Close untuk menutup kartu utang

c. Mengisi saldo awal utang usaha

Cara untuk mengisi saldo awal utang usaha adalah sebagai berikut :
1) Klik Setup, pilih Balances dan klik Supplier Balances
 Komputer Akuntansi XI-1 11
Wa Ode Darfina. S

2) Setelah muncul tampilan berikut, klik Add Purchase

3) Pilih nama supplier misalnya PT TUNGGAL JAYA dan pilih use supplier

4) Akan muncul tampilan berikut ini

5) Isi data yang diperlukan, PO# (nomor faktur), Date (tanggal utang), Memo (Saldo
Awal), Total Including Tax (Jumlah utang), Tax Code (N-T). Setelah selesai
mengisi data akan muncul tampilan berikut :
 Komputer Akuntansi XI-1 12
Wa Ode Darfina. S

6) Klik Record untuk mencatat saldo awal utang PT TUNGGAL JAYA dan akan
muncul tampilan berikut ini

7) Klik OK dan akan muncul tampilan berikut :

8) Klik OK dan klik Close untuk menutup Saldo Awal Utang Usaha