1.

Setup Chart of Account (CoA)

Untuk mengelola data Chart of Account, klik menu:

Accounting > Adviser > Chart of Accounts

Untuk menambahkan COA baru, klik tombol Create pada daftar COA.

Pada halaman ini kita bisa isikan data akun/ COA sesuai kebutuhan perusahaan.

Field Code and Name : isi dengan kode dan nama akun.
Field Type : tipe akun untuk keperluan internal software yang terdiri dari:

Receivable untuk akun berjenis piutang usaha

Payable untuk akun berjenis hutang usaha
Bank and Cash untuk akun berjenis kas dan bank
 Credit Card untuk akun berjenis kartu kredit
Current Assets untuk akun berjenis aktiva lancar, seperti
persediaan
Non-current Assets untuk akun berjenis aktiva tidak lancar
Prepayments untuk akun berjenis dibayar dimuka, seperti PPH,
deposit, dll
Fixed Assets untuk akun berjenis aktiva tetap
Current Liabilities untuk akun berjenis hutang lancar
Non-current Liabilities untuk akun berjenis hutang jangka panjang
Equity untuk akun berjenis modal
Current Year Earnings laba tahun berjalan
Other Income akun pendapatan lain-lain
Income akun pendapatan
Depreciation akun depresiasi aktiva tetap
Expenses akun biaya dan biaya administrasi
Cost of Revenue akun harga pokok penjualan atau produksi

Field Allow Reconciliation : memungkinkan proses rekonsiliasi pembayaran.

Field Deprecated : centang jika COA ini sudah tidak digunakan lagi.

2. Setup Bank Account

Selanjutnya kita perlu setup Bank Account untuk mendaftarkan semua rekening bank yang digunakan oleh
perusahaan.
Untuk mendaftarkan rekening bank secara manual, masuk melalui menu:

Accounting > Configuration > Accounting > Bank Accounts

Klik tombol Create.

Pada halaman ini:

Account Number : isikan dengan nomor rekening bank.

Bank : pilih nama bank
Debit Method : metoda debit apakah manual atau elektronik, centang yang manual saja.
Show in Invoice Footer : tampilkan nomor rekening bank di footer invoice atau tidak
Payment Methods : akan digunakan sebagai metoda pembayaran (biarkan tercentang)

Journal per Rekening Bank

Pada saat membuat atau mengimport data Bank Account maka aplikasi otomatis membentukkan Journal untuk
rekening bank tersebut. Untuk melihatnya, masuk ke menu:

Accounting > Configuration > Accounting > Journals.

Cari journal dengan nama yang sama dengan nomor rekening bank yang baru dibuat.
Klik Edit.

Pada halaman ini:

Journal Name: terisi sesuai dengan nomor rekening bank, misalnya.
Field Type : terisi dengan jenis jurnal yaitu Bank.
Short Code : terisi dengan BNKx yang akan menjadi prefix untuk semua jurnal dengan jenis ini. Boleh
diganti dengan misalnya kode nama bank (BCA, MND, BNI, dll)
Default Debit / Credit Account: otomatis terisi dengan COA baru khusus untuk rekening bank tersebut. Jika
belum memiliki COA untuk bank tersebut maka perlu diganti nama dari COA baru tersebut.
Dan jika kita sudah punya COA untuk bank tersebut maka isi field ini harus diganti dengan
COA yang kita maksudkan.

Klik tab Advance Settings !

 Klik Edit.
Allow Cancelling Entry : dicentang supaya transaksi journal ini nantinya bisa di-cancel jika ada
perubahan atau kesalahan.
Show Journal on Dashboard: dicentang jika ingin menampilkan journal dengan jenis ini pada dashboard.

Klik tombol Save.

Ulangi langkah diatas untuk semua rekening bank yang akan didaftarkan. Jika semua sudah terdaftar maka
akan terlihat daftar rekening bank pada list view.

3. Data Partner
Pada dasarnya semua yang bertransaksi (ada hutang dan piutang) dengan perusahaan disebut Partner. Ini
meliputi Vendor (Supplier), Customer, Employee (karyawan), dan Company.

Untuk mengelola data Vendor, masuk ke menu:

Accounting > Purchase > Vendor

Untuk mengelola data Customer, masuk ke menu:

Accounting > Sales > Customer

Klik tombol Create untuk menambah data Partner baru.

Pada halaman ini:

Isikan nama Partner pada kolom Name.
Centang Is Company jika Partner ini adalah perusahaan dan bukan perorangan.

Field Tags bisa digunakan untuk memberi info kategori tambahan yang sifatnya bebas, terhadap partner ini
sehingga mudah dicari nantinya. Misalnya Vendor Import, Peserta Traning, Instruktur, dll.

Field Address, City, Province, ZIP, Country diisi dengan alamat, kota, provinsi, kode pos, dan negara
Partner. Jika ada, field Website, Phone, Email, Fax, Mobile diisi dengan alamat web, nomor telpon, email, fax,
dan nomor
handphone.

Tab Contacts dapat ditambahkan kontak person yang terkait dengan Partner ini, yang juga akan berupa
Partner.
Klik Create di tab Contact untuk menambah kontak baru.

Pada halaman penambahan kontak, pilih jenis kontak:

Contact Name : untuk partner yang merupakan kontak person dari perusahaan/ perorangan yang sedang
dibuat.
Invoice Address : untuk kontak yang merupakan alamat penagihan.
Shipping Address : untuk kontak yang merupakan alamat pengiriman.
Other Address : untuk kontak yang merupakan alamat lainnya.
Klik Save untuk menyimpan kontak.

Kemudian, tab Internal Notes dapat dipakai untuk menambahkan informasi tambahan detail tentang Partner.
Tab Sales and Purchase berisi informasi penjualan dan pembelian terhadap Partner ini.

Pada halaman ini:

Salesperson : Nama salesman
Is a Customer : Apakah berupa customer atau bukan
Is a Vendor : Apakah berupa supplier atau bukan
Internal Reference : Nomor kode / referensi tambahan

Tab Accounting berisi informasi akuntansi terhadap Partner:

Pada tab ini:

Account Receivable : COA Piutang
Account Payable : COA Hutang
 Customer Payment Term : Default termin pembayaran jika sebagai Customer
Vendor Payment Term : Default termin pembayaran jika sebagai Vendor
TIN : Tax Information Number, boleh diisi dengan NPWP jika ini partner PKP

4. Saldo Awal Akuntansi

Ini langkah yang sangat perlu ketika kita mulai implementasi aplikasi, terutama untuk perusahaan yang sudah
jalan dan pasti punya saldo pada sisi akuntansinya. Misalnya saldo bank, kas, hutang, piutang, laba dan rugi
sampai dengan tanggal dimulainya penggunaan aplikasi (cut-off date).

Misalnya kita mau pakai aplikasi pada tanggal 1 Juli, maka kita perlu saldo awal yang merupakan nilai saldo
akhir per 30 Juni (sehari sebelumnya).

Pada prinsipnya semua COA yang punya saldo pada tanggal cut-off harus dicatatkan (dibuatkan jurnal)
sebagai saldo awal pada system yang baru sebagai saldo awal.

Ada dua bagian yang harus dimasukkan journalnya yaitu saldo awal Neraca dan Rugi Laba.

Neraca mencatat semua COA yang jenisnya Aktiva, Modal, dan Hutang. Misalnya pada tanggal cut-off 30
Juni, Bank BCA ada saldo Rp 125.000.000, dan Bank Mandiri Personal ada Rp 250.000.000. Maka COA
BCA dan Mandiri harus diisi dengan debit sebesar nilai saldo masing-masing. Karena aplikasi ini menganut
sistem double entry, maka perlu dilawankan ke COA untuk sisi creditnya, yaitu ke COA Historical
Balance/Opening Balance. Nilainya 125+250 juta = 375.000.000.

Berikut ini ilustrasi journal-nya.

COA Debit Credit

BCA 125,000,000
Mandiri Personal 250,000,000
Opening Balance 375,000,000

Pada prinsipnya, saldo awal diimport ke Journal Entry dengan perioda Opening dan jenis jurnal
Miscellanous Operations.

Untuk memulai input data saldo awal, klik menu:

Accounting > Adviser > Journal Entries

Klik tombol Create.

Klik Save kemudian klik Post.

Outstanding Transaction
Untuk saldo awal Hutang & Piutang termasuk kedalam Outstanding Transaction atau disebut juga
Outstanding Invoice, data ini kita masukkan melalui Invoice Customer untuk saldo piutang dan Vendor Bill
untuk saldo hutang.

Sebagai contoh, pada tanggal hari ini, perusahaan memiliki saldo hutang piutang sebagai berikut:
Untuk memulai menginputkan nilai saldo tersebut, klik menu sebagai berikut untuk Hutang:

Accounting > Sales > Customer Invoices

Dan klik menu berikut untuk Piutang:

Accounting > Sales > Customer Invoices

Klik tombol Create.

 Pada halaman ini, inputkan:
Customer : isi dengan nama Customer
Invoice Date : isi dengan tanggal invoice sesuai invoice yang berlaku

Pada tab Invoice Lines:

Product : Kosongkan
Description : Input dengan nomor invoice yang berlaku
Account : Set ke COA Penjualan
Quantity : inputkan 1
Unit Price : Inputkan nilai saldo Piutang
Taxes : Sesuaikan dengan invoice, apakah menggunakan Pajak atau tidak
Amount : Otomatis terisi

Klik Save kemudian klik tombol Validate.

Ulangi langkah diatas sebanyak jumlah Outstanding Invoice yang ada (baik hutang maupun piutang).

5. Data Kategori Barang

Untuk menambahkan Product Category, klik menu:

Inventory > Configuration > Products > Product Categories

 Pada halaman ini kita bisa isikan data Product Category sesuai ketentuan di atas.

Costing Method : pilih Average Price

Inventory Valuation : pilih Perpetual (automated)
Income Account : pilih COA Penjualan
Expense Account : pilih COA Harga Pokok Penjualan
Stock Input Account : pilih COA Stock Interim Received
Stock Output Account : pilih COA Stock Interim Delivered
Stock Valuation Account : pilih COA Persediaan Barang Dagang
Stock Journal : Stock Journal

Klik Save.

6. Saldo Awal Barang

Selanjutnya kita perlu lakukan setup data saldo awal barang melalui proses stock opname. Sebelum
melakukan proses ini, pastikan data Master Product telah terisi dengan benar dan wajib untuk menyertakan
nilai cost per item product (nilai hpp barang per item yang berlaku saat ini).

Untuk menambahkan master Product wajib dilakukan melalui import data (karena kita harus menyertakan
nilai cost per item). Kita buat file Excel dengan format sebagai berikut:
id : isi dengan format _import_.product_template_1 dan seterusnya mengikuti jumlah item
purchase_ok : isi dengan angka 1 semuanya (wajib mengikuti ketentuan ini)
sale_ok : isi dengan angka 1 semuanya (wajib mengikuti ketentuan ini)
categ_id/id : isi dengan format _import_.product_category_5 atau sesuai dengan format product category
yang telah ada dalam database. (tidak bisa diisi sembarangan, konsultasikan dengan penyedia
software)
name : isi nama product
type : isi dengan format Stockable Product (wajib mengikuti ketentuan ini)
cost : isi dengan nilai hpp per item product (nilai hpp 1 item yang berlaku saat ini)

Untuk memulai import data product, klik menu:

Inventory > Inventory Control > Products

Klik tombol List View.

Kemudian klik tombol Import.

Kemudian klik tombol Load File. Cari dan pilih file Excel yang telah dibuat sebelumnya.
 Untuk memastikan bahwa format dan isi dari file Excel tersebut valid, klik tombol Validate, jika valid maka

akan ada informasi:

Jika belum valid maka akan tampak informasi sebagai berikut (informasi error bervariasi sesuai dengan item
apa yang error):

Jika telah valid, Kemudian klik tombol Import.

7. Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah perintah pembelian barang atau jasa ke suatu Supplier. PO bisa dibuat langsung
maupun hasil konversi dari Request for Quotation (RF)Q.

Untuk membuat PO baru, klik menu:

Purchase > Purchase > Request for Quotation/Purchase Orders

Klik tombol Create.

 Pada halaman ini, wajib untuk input:
Vendor : pilih nama vendor
Order Date : Tentukan tanggal Order
Products : pada tab Products klik Add an item untuk menambahkan barang
Payment Term : kolom ini ada pada tab Deliveries & Invoices inputkan sesuai dengan ketentuan
pembayaran PO dari Vendor

Klik Save kemudian Confirm jika data PO sudah benar.

8. Penerimaan Barang
Beberapa hari kemudian, barang yang dipesanpun datang. Oleh bagian gudang barang ini dicek
kelengkapannya, kondisi fisiknya, tanggal expired nya dan hal-hal penting lainnya.

Untuk mencatat penerimaan barang, masuk ke menu:

Inventory > Dashboard > Receipts

Terlihat jumlah daftar dokumen penerimaan (Incoming Shipment) yang harus diproses akibat confirm PO.
Klik pada tombol 1 To Receive.

Pilih dokumen WH/IN/00001 (nomor bervariasi, otomatis oleh sistem) yang merupakan dokumen penerimaan
dari PO00001 (sesuai contoh).
Pada halaman ini:
Field Partner : menampilkan nama Supplier sesuai PO.
Field Source Document : menampilkan sumber dokumen, misalnya PO dan Requisition jika dimulai dari
permintaan barang.
Field Scheduled Date : menampilkan rencana penerimaan barang sesuai permintaan pada PO.

Pada tab Operation terlihat daftar barang yang akan diterima.

Field Product : menampilkan nama dan kode produk.
Field Unit of Measure : menampilkan satuan produk.
Field From : menampilkan lokasi sumber perpindahan barang.
Field To : menampilkan lokasi tujuan perpindahan barang.
Field To Do : menampilkan jumlah produk yang masih perlu diproses.
Field Done : menampilkan jumlah produk yang akan dan sudah diproses pada dokumen
penerimaan ini.
Field Status : menampilkan status penerimaan barang.
Available artinya barang siap diterima.

Untuk memulai proses penerimaan barang:

a) Jika akan memerima secara parsial, isikan jumlah penerimaan setiap barang saat ini pada kolom Done.
b) Jika akan menerima keseluruhan barang saat ini sesuai order, biarkan kolom Done.
c) Klik tombol Validate.

Jika tadi kolom Done dibiarkan apa adanya, maka muncul pesan ini...Klik Apply
9. Vendor Bills
Untuk mulai mencatat Vendor Bill, kembali ke PO yang akan dicatat invoicenya.
Masuk ke menu:

Purchase > Purchase > Purchase Orders

Klik dokumen PO0001 (nomor bervariasi, sesuaikan dengan aplikasi yang anda gunakan), kita akan
mencatatkan invoice supplier berdasarkan barang yang sudah diterima.

Pada halaman ini...

Perhatikan pada kolom Quantity, Received Qty, dan Billed Qty.
Kolom Quantity isinya quantity Order.
Kolom Received Qty isinya quantity yang sudah diterima.
Kolom Billed Qty isinya quantity yang sudah diinvoicekan.
Untuk mencatat invoice, klik tombol Vendor Bills di sudut kanan atas halaman.
 Klik tombol Create.

Klik Validate untuk mengakui hutang ini ke supplier.

10. Sales Order

Pada prinsipnya cara inputan Sales Order sama dengan cara inputan Purchase Order. Untuk input klik menu:
 Sales > Sales > Quotation/Sales Orders

Pada halaman ini:

Field Customer : pilih nama atau kode customer
Field Order Date : isikan dengan tanggal penjualan.
Field Expiration Date : isikan dengan tanggal kedaularsa penawaran (optional).
Field Payment Term : termin pembayaran.

Pada Tab Order Lines

Field Product : Pilih nama atau kode produk
Field Description : otomatis terisi dengan nama produk yang dipilih dan bisa diedit sesuai
kebutuhan.
Field Ordered Quantity : jumlah barang yang dipesan.
Field Unit Price : Input harga jual per item
Field Taxes : pilih pajak penjualan
Field Subtotal : otomatis terisi dengan nilai Quantity x Unit Price.

Klik link Update untuk menghitung ulang angka Total dan Tax pada Quotation.

Klik tombol Save setelah selesai menginput data pada SO.

Selanjutnya klik Confirm Sale.

11. Pengiriman Barang

Proses selanjutnya adalah pengiriman barang dulu baru pembuatan Invoice Customer sesuai dengan jumlah
barang yang dikirim. Untuk memulai pengiriman barang, klik menu:
Inventory > Dashboard > Delivery Orders

Lihat kotak dashboard Delivery Order. Disitu ada 1 To Do artinya ada 1 document yang perlu diproses. Klik
tombol tersebut.

Nampak daftar dokumen DO yang perlu diproses. Pilih dokumen WH/OUT/00001 yang merupakan dokumen
Delivery Order dari SO001 (kolom Source Document).
 Pada halaman ini:
Field Partner : nenampilkan nama Customer sesuai SO.
Field Destination Location : menampilkan nama lokasi gudang dimana barang akan dikirimkan. Untuk SO,
otomatis lokasi Partner Location/Customers.
Field Scheduled Date : menampilkan rencana penerimaan barang sesuai permintaan pada SO.
Field Source Document : menampilkan sumber dokumen, misalnya SO dan Requisition jika dimulai dari
permintaan barang.

Klik Validate.

12. Invoice Customer

Setelah barang dikirim maka dapat diterbitkan invoice ke customer yang memesan barang.
Kembali ke dokument SO, klik menu

Sales > Sales > Sales Orders

Buka SO yang akan dibuatkan invoice customer berdasarkan barang yang sudah dikirim.
 Klik tombol Create Invoice.

Lalu akan muncul pop-up untuk menentukan bagaimana Invoice Customer akan terbentuk, pastikan memilih Invoicable
lines.
Klik tombol Create and View Invoices.
Klik tombol Validate untuk mengakui sebagai piutang.

13. Bank Statement

Bank Statement gunanya untuk mencatat detail data transaksi buku atau rekening bank tabungan atau koran
sehingga kita bisa memantau mutasi, saldo awal, dan saldo akhir rekening bank tersebut setiap saat
dibandingkan dengan pencatatan secara account bank yang bersangkutan.

Untuk mencatat transaksi Bank Statement, klik menu:

Accounting > Dashboard
Pilih kotak dashboard nama bank yang mau diisi bank statement-nya

Klik New Statement.

Akan terlihat form kosong untuk mengisi bank statement.
Pada halaman ini isikan data sesuai dengan data bank statement yang didapat dari bank.

Field Reference : isi dengan nomor referensi bank statement, atau biarkan /, nanti akan terisi otomatis
dengan nomor jurnal bank.
Field Journal : pilih jurnal terkait Bank Account yang akan kita catat bank statement nya.
Field Date : isi dengan tanggal transaksi penginputan bank statement dan periode akuntansi atau
biarkan default tanggal dan periode hari ini.
Field Starting Balance : saldo awal menurut catatan pada bank statement, disini contohnya Rp 10,234,000.00.
Field Ending Balance : saldo akhir menurut catatan pada bank statement, disini contohnya
Rp 32,695,000.00.

Lalu tambahkan baris-baris transaksi detail menurut bank statement.

Klik link Add an Item.

Field Date : isi dengan tanggal transaksi menurut bank statement.

Field Label : isi dengan keterangan sesuai dengan bank statement.
Field Partner : pilih partner jika transaksi bank ini terkait dengan salah satu customer atau supplier.
Field Reference : isi dengan referensi tambahan
Field Amount : jumlah transaksi sesuai bank statement.
Ketentuannya sebagai berikut:
a) Jika keluar dari rekening bank (CR): isikan dengan jumlah minus
b) Jika masuk ke rekening bank (DB): isikan dengan jumlah plus

Icon tong sampah gunanya untuk menghapus baris bank statement.

Jika sudah selesai mengisi data, klik tombol Save.

Klik tombol Reconcile untuk memulai proses rekonsiliasi bank statement dengan invoice, account dan
membentuk jurnal akuntansi.