Untuk menambahkan COA baru, klik tombol Create pada daftar COA.
Pada halaman ini kita bisa isikan data akun/ COA sesuai kebutuhan perusahaan.
Field Code and Name : isi dengan kode dan nama akun.
Field Type : tipe akun untuk keperluan internal software yang terdiri dari:
Ulangi langkah diatas untuk semua rekening bank yang akan didaftarkan. Jika semua sudah terdaftar maka
akan terlihat daftar rekening bank pada list view.
3. Data Partner
Pada dasarnya semua yang bertransaksi (ada hutang dan piutang) dengan perusahaan disebut Partner. Ini
meliputi Vendor (Supplier), Customer, Employee (karyawan), dan Company.
Field Tags bisa digunakan untuk memberi info kategori tambahan yang sifatnya bebas, terhadap partner ini
sehingga mudah dicari nantinya. Misalnya Vendor Import, Peserta Traning, Instruktur, dll.
Field Address, City, Province, ZIP, Country diisi dengan alamat, kota, provinsi, kode pos, dan negara
Partner. Jika ada, field Website, Phone, Email, Fax, Mobile diisi dengan alamat web, nomor telpon, email, fax,
dan nomor
handphone.
Tab Contacts dapat ditambahkan kontak person yang terkait dengan Partner ini, yang juga akan berupa
Partner.
Klik Create di tab Contact untuk menambah kontak baru.
Kemudian, tab Internal Notes dapat dipakai untuk menambahkan informasi tambahan detail tentang Partner.
Tab Sales and Purchase berisi informasi penjualan dan pembelian terhadap Partner ini.
Misalnya kita mau pakai aplikasi pada tanggal 1 Juli, maka kita perlu saldo awal yang merupakan nilai saldo
akhir per 30 Juni (sehari sebelumnya).
Pada prinsipnya semua COA yang punya saldo pada tanggal cut-off harus dicatatkan (dibuatkan jurnal)
sebagai saldo awal pada system yang baru sebagai saldo awal.
Ada dua bagian yang harus dimasukkan journalnya yaitu saldo awal Neraca dan Rugi Laba.
Neraca mencatat semua COA yang jenisnya Aktiva, Modal, dan Hutang. Misalnya pada tanggal cut-off 30
Juni, Bank BCA ada saldo Rp 125.000.000, dan Bank Mandiri Personal ada Rp 250.000.000. Maka COA
BCA dan Mandiri harus diisi dengan debit sebesar nilai saldo masing-masing. Karena aplikasi ini menganut
sistem double entry, maka perlu dilawankan ke COA untuk sisi creditnya, yaitu ke COA Historical
Balance/Opening Balance. Nilainya 125+250 juta = 375.000.000.
Pada prinsipnya, saldo awal diimport ke Journal Entry dengan perioda Opening dan jenis jurnal
Miscellanous Operations.
Outstanding Transaction
Untuk saldo awal Hutang & Piutang termasuk kedalam Outstanding Transaction atau disebut juga
Outstanding Invoice, data ini kita masukkan melalui Invoice Customer untuk saldo piutang dan Vendor Bill
untuk saldo hutang.
Sebagai contoh, pada tanggal hari ini, perusahaan memiliki saldo hutang piutang sebagai berikut:
Untuk memulai menginputkan nilai saldo tersebut, klik menu sebagai berikut untuk Hutang:
Ulangi langkah diatas sebanyak jumlah Outstanding Invoice yang ada (baik hutang maupun piutang).
Klik Save.
Untuk menambahkan master Product wajib dilakukan melalui import data (karena kita harus menyertakan
nilai cost per item). Kita buat file Excel dengan format sebagai berikut:
id : isi dengan format _import_.product_template_1 dan seterusnya mengikuti jumlah item
purchase_ok : isi dengan angka 1 semuanya (wajib mengikuti ketentuan ini)
sale_ok : isi dengan angka 1 semuanya (wajib mengikuti ketentuan ini)
categ_id/id : isi dengan format _import_.product_category_5 atau sesuai dengan format product category
yang telah ada dalam database. (tidak bisa diisi sembarangan, konsultasikan dengan penyedia
software)
name : isi nama product
type : isi dengan format Stockable Product (wajib mengikuti ketentuan ini)
cost : isi dengan nilai hpp per item product (nilai hpp 1 item yang berlaku saat ini)
Kemudian klik tombol Load File. Cari dan pilih file Excel yang telah dibuat sebelumnya.
Untuk memastikan bahwa format dan isi dari file Excel tersebut valid, klik tombol Validate, jika valid maka
7. Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah perintah pembelian barang atau jasa ke suatu Supplier. PO bisa dibuat langsung
maupun hasil konversi dari Request for Quotation (RF)Q.
8. Penerimaan Barang
Beberapa hari kemudian, barang yang dipesanpun datang. Oleh bagian gudang barang ini dicek
kelengkapannya, kondisi fisiknya, tanggal expired nya dan hal-hal penting lainnya.
Pilih dokumen WH/IN/00001 (nomor bervariasi, otomatis oleh sistem) yang merupakan dokumen penerimaan
dari PO00001 (sesuai contoh).
Pada halaman ini:
Field Partner : menampilkan nama Supplier sesuai PO.
Field Source Document : menampilkan sumber dokumen, misalnya PO dan Requisition jika dimulai dari
permintaan barang.
Field Scheduled Date : menampilkan rencana penerimaan barang sesuai permintaan pada PO.
Jika tadi kolom Done dibiarkan apa adanya, maka muncul pesan ini...Klik Apply
9. Vendor Bills
Untuk mulai mencatat Vendor Bill, kembali ke PO yang akan dicatat invoicenya.
Masuk ke menu:
Klik dokumen PO0001 (nomor bervariasi, sesuaikan dengan aplikasi yang anda gunakan), kita akan
mencatatkan invoice supplier berdasarkan barang yang sudah diterima.
Klik link Update untuk menghitung ulang angka Total dan Tax pada Quotation.
Lihat kotak dashboard Delivery Order. Disitu ada 1 To Do artinya ada 1 document yang perlu diproses. Klik
tombol tersebut.
Nampak daftar dokumen DO yang perlu diproses. Pilih dokumen WH/OUT/00001 yang merupakan dokumen
Delivery Order dari SO001 (kolom Source Document).
Pada halaman ini:
Field Partner : nenampilkan nama Customer sesuai SO.
Field Destination Location : menampilkan nama lokasi gudang dimana barang akan dikirimkan. Untuk SO,
otomatis lokasi Partner Location/Customers.
Field Scheduled Date : menampilkan rencana penerimaan barang sesuai permintaan pada SO.
Field Source Document : menampilkan sumber dokumen, misalnya SO dan Requisition jika dimulai dari
permintaan barang.
Klik Validate.
Buka SO yang akan dibuatkan invoice customer berdasarkan barang yang sudah dikirim.
Klik tombol Create Invoice.
Lalu akan muncul pop-up untuk menentukan bagaimana Invoice Customer akan terbentuk, pastikan memilih Invoicable
lines.
Klik tombol Create and View Invoices.
Klik tombol Validate untuk mengakui sebagai piutang.
Field Reference : isi dengan nomor referensi bank statement, atau biarkan /, nanti akan terisi otomatis
dengan nomor jurnal bank.
Field Journal : pilih jurnal terkait Bank Account yang akan kita catat bank statement nya.
Field Date : isi dengan tanggal transaksi penginputan bank statement dan periode akuntansi atau
biarkan default tanggal dan periode hari ini.
Field Starting Balance : saldo awal menurut catatan pada bank statement, disini contohnya Rp 10,234,000.00.
Field Ending Balance : saldo akhir menurut catatan pada bank statement, disini contohnya
Rp 32,695,000.00.
Klik tombol Reconcile untuk memulai proses rekonsiliasi bank statement dengan invoice, account dan
membentuk jurnal akuntansi.