BAB VI

PENCATATAN TRANSAKSI

Untuk mencatat data transaksi pada program MYOB digunakan

jurnal – jurnal khusus, yaitu : jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan
dan pengeluaran kas serta jurnal umum.

Jurnal Umum (Record Journal Entry)

Jurnal umum dalam MYOB dapat dijumpai di dalam modul Account. Jurnal Umum (General
Ledger) digunakan untuk mencatat transaksi untuk mencatat transaksi yang tidak dapat
dicatat dalam jurnal khusus (penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian).
Pencatatan jurnal umum dilakukan melalui submenu Record Jurnal Entry. Untuk bisa
mengisikan form ini dengan benar, anda harus faham betul tentang akuntansi, karena di form
ini anda harus memisahkan sendiri account yang masuk sebelah debet atau kredit. Selain itu
anda harus menentukan sendiri account yang berpengaruh terhadap sisi debet dan kredit
tersebut.
Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan record journal entry adalah:
1. Penyesuaian pemakaian perlengkapan (supplies)
2. Penyesuaian alokasi sewa bulanan terhadap sewa dibayar di muka
3. Penyesuaian cadangan kerugian piutang
4. Rekonsiliasi bank
5. Pengkreditan PPN Masukan dan PPN Keluaran
6. Pencatatan dan pengakuan biaya yang masih harus dibayar seperti bunga, sewa, dan
lainnya.
7. Penyusutan aktiva tetap, dll.
Langkah-langkah pencatatan transaksi dalam modul account adalah sebagai berikut:
1. Klik account- Record journal entry.
2. Muncul jendela jurnal umum

Petunjuk pengisian:
Tax Inclusive : Di centang jika pajak termasuk dalam nominal transaksi
General Journal # : Isikan Nomor jurnal
Date : Isikan dengan tanggal transaksi yang mau diinput
Memo : Isikan keterangan transaksi
Acct : Pilih nomor akun di sisi debet, setelah selesai 1 baris
baru pindah ke sisi kredit
Debit : Isikan nominal di sisi debet dan kredit
Tax : Pilih jenis pajak yang sesuai, dan jika tidak ada pajak,
pilih N.T (Not Reportable).
Total debit : Jumlah sisi debit
Total kredit : Jumlah sisi kredit
Tax : Jumlah pajak jika ada
 Out of Balance : Terisi jika sisi debit dan kredit tidak seimbang

3. Klik record.
Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Menu Banking berfungsi sebagai Jurnal Penerimaan Kas (Receive Money) dan Jurnal
Pengeluaran Kas (Spend Money). Sesuai dengan fungsi jurnal khusus dalam akuntansi,
kegunaan menu banking dalam pencatatan transaksi keuangan adalah sebagai berikut:
a) Banking-Penerimaan Kas (Receive Money).
Jurnal ini digunakan untuk memproses transaksi Penerimaan kas selain dari pelunasan
piutang dagang dari customer dan penerimaan kas dari penjualan tunai. Jenis transaksi
ini misalnya penerimaan kas dari penjualan aktiva tetap, penghasilan dari deviden, dll ,
yang penting bukan berasal dari customer perusahaan dan penjualan tunai.
Untuk memproses transaksi ini, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik modul banking – Receive Money.

2. Muncul jendela pengisian transaksi receive money.

Informasi pengisian:
Deposit to account : Isikan nomor rekening di sisi debet
Balance : Otomatis terisi posisi saldo terkini
Tax Include : Diklik jika nominal termasuk pajak, dan dihilangkan centangnya
jika nominal tidak termasuk pajak.
Payor : Diisi nama pihak yang membayar.
Amount Received : Diisi jumlah uang yang diterima
Payment methods : Diisi cara pembayaran yang digunakan.
Memo : Diisi keterangan singkat mengenai transaksi.
Id : Keterangan nomor jurnal (Otomatis)
Date : Diisi dengan tanggal transaksi.
Account : Diisi kode akun di sisi kredit.
Amount : Terisi otomatis sesuai dengan nominal pada amount received
Total allocated : Otomatis terisi jumlah total
Total Received : Diisi dengan jumlah uang yang diterima.
Out of Balance : Jika seimbang antara sisi debet dan kredit otomatis terisi 0

3. Klik record.
b) Banking-Pengeluaran Kas (Spend Money)
Jurnal ini digunakan untuk memproses transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran
selain kepada supplier perusahaan (utang dagang) dan pembelian barang dagang secara
tunai. Jenis transaksi ini misalnya: Pengeluaran kas untuk pembayaran beban operasional
 perusahaan, pokoknya yang tidak terkait dengan pembayaran kepada supplier dan
pembelian barang dagangan secara tunai.

Untuk langkah-langkah pencatatan transaksi adalah sebagai berikut:

1. Klik modul banking-spend money.

2. Muncul jendela pengisian spend money.

Petunjuk pengisian:
Pay from account : Isikan nomor rekening di sisi debet
Balance : Otomatis terisi posisi saldo terkini
Tax Include : Diklik jika nominal termasuk pajak, dan dihilangkan centangnya jika
nominal tidak termasuk pajak.
Payee : Diisi nama pihak yang dibayarkan.
 Amount Received : Diisi jumlah uang yang diterima
Payment methods : Diisi cara pembayaran yang digunakan.
Memo : Diisi keterangan singkat mengenai transaksi.
Cheque No : Diisi nomor cek
Date : Diisi dengan tanggal transaksi.
Account : Diisi kode akun di sisi debit
Amount : Terisi otomatis sesuai dengan nominal pada amount received
Total allocated : Otomatis terisi jumlah total
Total Received : Diisi dengan jumlah uang yang diterima.
Out of Balance : Jika seimbang antara sisi debet dan kredit otomatis terisi 0

3. Klik record.
Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan dalam MYOB terletak dalam Modul sales. Jurnal Penjualan merupakan
jurnal untuk menangani segala transaksi yang berkaitan dengan penjualan barang dagangan
dan customer. Dengan begitu, modul ini secara keseluruhan digunakan untuk menangani
transaksi berikut:
a) Penjualan barang dagangan/Jasa secara tunai/kredit.
b) Retur penjualan tunai/kredit.
c) Penerimaan kas dari customer.
Penjelasan untuk masing-masing transaksi adalah sebagai berikut:
a) Penjualan barang dagangan dagangan/jasa secara tunai/kredit.
Langkah-langkah untuk memproses transaksi ini adalah sebagai berikut:
- Klik Modul Sales-Sales

- Keluar jendela enter sales.

- Pilihan jenis transaksi.

1) Quote  Quote adalah salah satu sub menu yang berguna untuk membuat permohonan
dari pelanggan atas penjualan barang dagangan atau item.Setiap penjualan yang terjadi
menggunakan Quote tetap dicatat akan tetapi tidak dijurnal.
2) Order  Order adalah salah satu sub menu yang berguna untuk membuat pesanan dari
pelanggan atas penjualan barang dagangan atau item.Setiap penjualan yang terjadi
menggunakan Order tetap dicatat dan dibuat jurnal.
3) Invoice  Invoice adalah salah satu sub menu yang merupakan formulir untuk mencatat
penjualan barang atau jasa secara kredit maupun tunai. Setiap penjualan yang
menggunakan Invoice dicatat dan tetap dibuat jurnal.
- Pilih jenis penjualan dengan cara meng klik lay out
Lay out digunakan untuk memilih jenis faktur. Macam-macam lay out adalah sebagai
berikut:
1. Service lay out

Service lay out digunakan untuk mencatat penjualan jasa. Penjelasan detail pengisian adalah
sebagai berikut:

- Customer  Pilih nama customer yang melakukan penjualan jasa.

- Term  Termin penjualan kredit, pilih term yang menjadi kebijakan perusahaan.
- Tax Inclusive  Dicentang jika pajak PPn termasuk dalam harga dan dihilangkan
centangnya jika PPn tidak termasuk dalam harga.
- Ship To  Alamat pengiriman. Otomatis terisi alamat customer yang bersangkutan.
- Invoice  Nomer faktur. Myob sudah menyediakan nomor faktur secara prenumbered
(otomatis) namun begitu anda bisa mengubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Date  Diisi dengan tanggal transaksi
- Customer PO  Diisi dengan tanggal pesanan penjualan dari customer jika ada.
- Description  Diisi dengan keterangan transaksi penjualan jasa.
- Acct #  Diisi dengan no akun di sisi kredit.
- Amount  Diisi dengan jumlah penjualan jasa.
- Tax  Diisi dengan pajak penjualan jasa jika ada.
- Subtotal  Terisi jumlah total penjualan
- Freight  Diisi dengan beban pengiriman yang dibebankan kepada customer.
- Tax  Diisi dengan pajak yang dibebankan kepada penjualan.
- Total amount  Terisi otomatis dengan jumlah total ditambah ongkos angkut dan pajak.
- Paid Today  Diisi dengan jumlah kas yang dibayarkan bersamaan dengan transaksi.
- Payment method  Diisi dengan metoda pembayaran.
- Balance due  Diisi dengan jumlah penjualan yang belum dibayar oleh customer.
- Journal memo  Diisi dengan keterangan transaksi atas penjualan jasa.

2. Item lay-out.

Item lay out digunakan untuk mencatat penjualan barang dagangan. Penjelasan tentang isian
dari item lay out adalah sebagai berikut:

a) Customer  Pilih nama customer yang melakukan penjualan jasa.

 b) Term  Termin penjualan kredit, pilih term yang menjadi kebijakan perusahaan.
c) Tax Inclusive  Dicentang jika pajak PPn termasuk dalam harga dan dihilangkan
centangnya jika PPn tidak termasuk dalam harga.
d) Ship To  Alamat pengiriman. Otomatis terisi alamat customer yang bersangkutan.
e) Invoice  Nomer faktur. Myob sudah menyediakan nomor faktur secara
prenumbered (otomatis) namun begitu anda bisa mengubah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
f) Date  Diisi dengan tanggal transaksi
g) Customer PO  Diisi dengan tanggal pesanan penjualan dari customer jika ada.
h) Ship  Diisi dengan kuantitas setiap jenis barang yang dibeli customer.
i) Item Number  Diisi dengan kode setiap jenis barang yang dibeli oleh customer.
j) Description  Diisi dengan keterangan penjualan barang.
k) Price  Diisi dengan harga jual.
l) Disc#  Diisi dengan potongan harga jika ada.
m) Total #  Terisi otomatis dengan jumlah total dari perkalian kuantitas dengan harga.
n) Subtotal  Terisi jumlah total penjualan
o) Freight  Diisi dengan beban pengiriman yang dibebankan kepada customer.
p) Tax  Otomatis terisi dengan dengan pajak yang dibebankan kepada penjualan.
q) Total amount  Terisi otomatis dengan jumlah total ditambah ongkos angkut dan
pajak.
r) Paid Today  Diisi dengan jumlah kas yang dibayarkan bersamaan dengan
transaksi.
s) Payment method  Diisi dengan metoda pembayaran.
t) Balance due  Diisi dengan jumlah penjualan yang belum dibayar oleh customer.
u) Journal memo  Diisi dengan keterangan transaksi atas penjualan barang.
- Klik record untuk menyimpan transaksi.
Penjelasan untuk pemrosesan transaksi penerimaan kas dari customer dan Retur penjualan
barang dagangan secara tunai/kredit,akan dijabarkan bersamaan dengan penjelasan kasus.

Jurnal Pembelian
Jurnal Pembelian dalam MYOB terletah dalam Modul purchase. Jurnal Pembelian digunakan
untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan supplier/utang dagang, yaitu transaksi
yang berkaitan dengan :
a. Transaksi Pembelian barang dagangan kepada supplier, baik tunai maupun kredit.
 b. Transaki Pembayaran utang dagang/pengeluaran kas kepada supplier.
c. Transaksi retur pembelian.
Selain transaksi di atas, bisa diproses melalui modul general ledger dan banking-spend
money.
a. Transaksi pembelian barang dagangan kepada supplier.
Langkah-langkah pencatatan pembelian barang dagangan kepada supplier adalah sebagai
berikut:
1. Klik modul purchase-enter purchase.

2. Muncul jendela pengisian enter purchase- Pilih jenis faktur

Penjelasan jenis faktur di atas adalah sebagai berikut:

1) Quote  Quote adalah salah satu sub menu yang berguna untuk membuat
permohonan dkepada supplier atas pembelian barang dagangan atau item.Setiap
pembelian yang terjadi menggunakan Quote tetap dicatat akan tetapi tidak dijurnal.
2) Order  Order adalah salah satu sub menu yang berguna untuk membuat pesanan
kepada supplier atas pembelian barang dagangan atau item.Setiap pembelian yang
terjadi menggunakan Order tetap dicatat dan tidak dibuat jurnal.
3) Invoice  Invoice adalah salah satu sub menu yang merupakan formulir untuk
mencatat pembelian barang atau jasa secara kredit maupun tunai. Setiap pembelian
yang menggunakan Invoice dicatat dan tetap dibuat jurnal.
3. Klik Lay out- Item.
 Item lay out digunakan untuk mencatat penjualan barang dagangan.

Penjelasan tentang isian dari item lay out adalah sebagai berikut:
a) Supplier  Pilih nama supplier tempat perusahaan membeli barang dagangan.
b) Term  Termin pembelian kredit, pilih term yang menjadi kebijakan supplier.
c) Tax Inclusive  Dicentang jika pajak PPn termasuk dalam harga dan dihilangkan
centangnya jika PPn tidak termasuk dalam harga.
d) Ship To  Alamat pengiriman. Otomatis terisi alamat perusahaan yang
bersangkutan.
e) Invoice  Nomer faktur. Myob sudah menyediakan nomor faktur secara
prenumbered (otomatis) namun begitu anda bisa mengubah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
f) Date  Diisi dengan tanggal transaksi
g) Customer PO  Diisi dengan tanggal pesanan pembelian dari supplier jika ada.
h) Ship  Diisi dengan kuantitas setiap jenis barang yang dibeli dari supplier.
i) Item Number  Diisi dengan kode setiap jenis barang yang dibeli dari supplier.
 j) Description  Diisi dengan keterangan pembelian barang.
k) Price  Diisi dengan harga beli.
l) Disc#  Diisi dengan potongan harga jika ada.
m) Total #  Terisi otomatis dengan jumlah total dari perkalian kuantitas dengan harga.
n) Subtotal  Terisi jumlah total pembeliab
o) Freight  Diisi dengan beban pengiriman yang dibebankan supplier kepada
perusahaan.
p) Tax  Otomatis terisi dengan dengan pajak yang dibebankan kepada pembelian.
q) Total amount  Terisi otomatis dengan jumlah total ditambah ongkos angkut dan
pajak.
r) Paid Today  Diisi dengan jumlah kas yang dibayarkan bersamaan dengan
transaksi.
s) Payment method  Diisi dengan metoda pembayaran.
t) Balance due  Diisi dengan jumlah penjualan yang belum dibayar kepada customer.
u) Journal memo  Diisi dengan keterangan transaksi atas pembelian.
- Klik record untuk menyimpan transaksi.
Penjelasan untuk pemrosesan transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran kepada customer
dan Retur pembelian barang dagangan secara tunai/kredit,akan dijabarkan bersamaan dengan
penjelasan kasus