MODUL CARD FILE

MATA KULIAH APLIKASI BISNIS

AKUNTANSI (ABA)

By MEGA MAYASARI

SERIES 3
 MODUL CARD FILE

1. GAMBARAN UMUM COMMAND CENTRE CARD FILE

2. MEMBUAT FILE KARTU
3. MENGUBAH FILE KARTU
4. MENGHAPUS FILE KARTU
5. ACTIONS BUTTON
6. MEMASUKKAN SALDO AWAL PIUTANG DAGANG
7. MEMASUKKAN SALDO AWAL UTANG DAGANG
8. ABSS WEB STORE: CUSTOMER

1|Page
 1. GAMBARAN UMUM COMMAND CENTRE CARD FILE

Setiap perusahaan pasti selalu berinteraksi dengan pihak lain dalam menjalankan usahanya,
baik itu perorangan sebagai individu ataupun berupa perusahaan. Selain itu terdapat pula
sejumlah karyawan yang dipekerjakan di perusahaan, investor, lembaga keuangan,
pemerintah dan yang lainnya. Setiap individu, perusahaan dan lembaga lainnya yang
berhubungan dengan perusahaan sebaiknya dicatat dalam suatu berkas yang dalam
ABSSPremier disebut sebagai Card File.

Pada modul Card File ini akan membahas materi terkait dengan: Membuat File Kartu,
Mengubah File Kartu, Menghapus File Kartu, Actions button, Memasukkan Saldo Awal
Piutang Dagang, Memasukkan Saldo Awal Utang Dagang, abss Web Store: Customer.
Berikut ini adalah tampilan dari jendela Command Centre Card File yang sedang aktif:

Gambar 1. Command Centre Card File sedang aktif

Modul Card File mempunyai empat Command Buttons yang masing-masing mempunyai
fungsi sebagai berikut:
A. Card List, menekan tombol ini akan membuka jendela Card List. Selain dapat
membuat sebuah catatan baru, jendela ini menampilkan individu, perusahaan atau
lembaga yang berkaitan dengan perusahaan yang sebelumnya sudah dicatat.

2|Page
 B. Print Mailing Labels, menekan tombol ini akan membuka jendela Print Mailing
Labels. Di dalam jendela ini dapat dibuat label surat dan sekaligus mencetaknya

C. Create Personalized Letters, menekan tombol ini akan membuka jendela Create
Personalized Letters. Di dalam jendela ini dapat dibuat sebuah surat kepada pihak
lain dengan bantuan mail merge Microsoft Word

D. Contact Log, menekan tombol ini akan membuka jendela Contact Log. Di dalam
jendela ini dapat ditampilkan ringkasan dari seluruh kontak yang sudah dibuat
termasuk informasi detail tentang kontak yang sudah dibuat

3|Page
 2. MEMBUAT FILE KARTU

File kartu terdiri dari tujuh tab yaitu Profile, Card Details, Selling/Buying/Billing Details,
Payment Details, Contact Log, Jobs dan History. Prosedur untuk membuat sebuah file
kartu adalah sebagai berikut:

A. Profile
Prosedur berikut merupakan prosedur untuk mengisi file kartu pada tab Profile

1. Aktifkan Command Centre Card File

2. Klik Command Buttons Card List
3. Klik tombol New, akan ditampilkan jendela Card Information dengan tab yang aktif
adalah tab Profile

4|Page
4. Tentukan tipe kartu pada tombol pilihan Card Type yaitu Customer (Pelanggan),
Supplier/Vendor (Pemasok), Employee (Pekerja) atau Personal (Pribadi)
5. Tentukan apakah kartu tersebut berupa Company (Perusahaan) atau Individual
(Individu) pada tombol pilihan Designation.
6. Isi nama file kartu pada field Name. Jika yang dipilih Individual maka yang harus diisi
field Last Name dan First Name
7. Masukkan nomor identifikasi pada field Card ID. Isian ini dapat berupa alphanumeric
maksimum 15 karakter
8. Pilih mata uang yang akan dipakai dalam kontak bisnis dengan kartu ini pada field
Currency
9. Tetapkan alamat kartu pada tombol pilihan Location. Pilihan ini dapat memasukkan
lima alamat yang berbeda pada kartu yang sama. Bill to dipakai untuk alamat
penagihan dan Ship to dipakai untuk alamat pengiriman. Jika kedua alamat ini sama
maka cukup mengisi Bill to saja
10. Masukkan alamat pada field Address sesuai dengan lokasi yang dipilih
11. Masukkan nama kota pada field City
12. Masukkan nama profinsi pada field State
13. Masukkan kode pos pada field Postcode
14. Masukkan nama negara pada field Country
15. Masukkan nomor telepon pada field Phone#1, Phone#2 dan Phone#3
16. Masukkan nomor faksimili pada field Fax
17. Masukkan alamat E-mail pada field E-mail
18. Masukkan alamat situs pada field Website
19. Masukkan nama panggilan/gelar kebangsaan (Bapak/Ibu/Saudara, dsb) yang akan
ditampilkan di surat sebagai sapaan pada field Salutation
20. Masukkan nama kontak person pada field Contact yang akan digunakan pada alamat
surat

B. Card Details
Prosedur berikut merupakan prosedur untuk mengisi file kartu pada tab Card Details

5|Page
1. Jika ingin menyisipkan dan menampilkan sebuah gambar yang mewakili kartu ini klik
dua kali pada area kotak sebelah kiri atas yang bertuliskan “Double click in this area to
link to picture file”. Setelah diklik dua kali area tersebut jendela Picture Information
muncul, untuk menyisipkan gambar yang diinginkan klik tombol Link lalu pilih file
gambar yang dikehendaki, jika sudah selesai klik tombol OK. File gambar yang
disisipkan harus berformat *.bmp
2. Pada field Notes, masukkan informasi tambahan mengenai individu/perusahaan atau
lembaga tersebut
3. Pada field Identifiers masukkan pengidentifikasian file kartu tersebut. Langkah ini
dapat diabaikan dahulu
4. Pada field Custom List #1, Custom List #2 dan Custom List #3 masukkan daftar
pilihan kustomisasi file kartu tersebut. Langkah ini diabaikan dahulu
5. Pada field Custom Field #1, Custom Field #2 dan Custom Field #3 masukkan field
pilihan kustomisasi file kartu tersebut. Langkah ini diabaikan dahulu

C. Selling/Buying/Billing Details
Prosedur berikut merupakan prosedur untuk mengisi file kartu pelanggan pada tab Selling
Details
1. Jika kartu tersebut bertipe Customer, tetapkan lay out penjualan pada field dropdown
Sale Layout. Pilihan ini menentukan default tampilan faktur penjualan pada saat
mengisikan transaksi penjualan.

6|Page
2. Pada field Printed Form, tetapkan formulir khusus atau formulir kustomisasi untuk
dokumen penjualan. Klik ikon Search untuk memilih formulir. Field ini tidak akan
muncul jika memilih No Default atau Miscellaneous pada field Sale Layout
3. Pada field dropdown Item Price Level, tetapkan tingkat harga penjualan untuk
pelanggan yang bersangkutan, jika sebelumnya sudah menentukan banyak tingkat
harga penjualan (multiple price levels) untuk item yang dijual
4. Pada field Income Account, tetapkan rekening pendapatan yang akan digunakan untuk
menampung penjualan terhadap pelanggan ini dengan cara menekan ikon Search di
sebelah kanan field tersebut
5. Pada field Sales Person, tetapkan wiraniaga yang ditugaskan untuk pelanggan ini. Klik
ikon Search di sebelah kanan field tersebut
6. Pada filed Sale Comment, masukkan sebuah komentar yang akan ditampilkan pada
faktur-faktur penjualan untuk pelanggan tersebut. Klik ikon Search di sebelah kanan
field tersebut
7. Tetapkan metode pengiriman yang paling sering digunakan untuk pelanggan ini pada
field Shipping Method. Klik ikon Search di sebelah kanan field tersebut
8. Pada field Customer Billing Rate, masukkan tarif tagihan untuk pelanggan ini jika
menggunakan fitur-fitur Time Billing. Isian ini dapat diabaikan dulu
9. Pada filed Credit Limit, tetapkan batas kredit untuk pelanggan ini
Available Credit menampilkan sisa kredit yang masih tersedia untuk pelanggan ini,
sedangkan Currently Past Due menampilkan kelebihan batas kredit pelanggan yang
bersangkutan dari batas kredit yang sudah ditetapkan
10. Tax ID Number, kotak isian untuk memasukkan Nomor Pokok Wajib Pajak, diabaikan
dahulu
11. Tax Code, diabaikan dahulu
12. Frieght Tax Code, diabaikan dahulu
13. Tetapkan basis untuk perhitungan tanggal batas pembayaran atas field dropdown
Payment is Due. Pilih salah satu pilihan C.O.D. (tunai), Prepaid (bayar di muka), In a
Given Number of Days (batas waktu potongan), On a Day of the Month (dalam sekian
hari), # of Days after EOM (pada tanggal tertentu) atau Day of Month after EOM
(dalam sekian hari setelah akhir bulan)
14. Pada field Discount Days/Date, masukkan sampai kapan/tanggal berapa pembayaran
harus dilakukan agar pelanggan berhak atas potongan tunai. Jika pembayaran terjadi

7|Page
 sebelum waktu/ tanggal tersebut, ABSSPremier akan memperhitungkan potongan tunai
tersebut
15. Masukkan pada field Balance Due Days/Date, sampai kapan/tanggal berapa
pembayaran harus dilakukan, dihitung sejak tanggal penjualan
16. Masukkan tingkat potongan yang diberikan dalam satuan persentase pada field
Discount for Early Payments. Potongan tersebut akan dihitung jika pembayaran
dilakukan dalam periode potongan
17. Jika diberlakukan denda untuk keterlambatan pembayaran, masukkan besarnya tingkat
denda dalam satuan persentase pada field Monthly Charge for Late Payment
18. Jika diberikan potongan harga untuk penjualan yang melampaui volume tertentu,
masukkan persentase potongan pada field Volume Discount

Prosedur berikut merupakan prosedur untuk mengisi file kartu pemasok pada tab Buying
Details
1. Jika file kartu tersebut bertipe Supplier/Vendor, tetapkan lay out pembelian pada field
dropdown Purchase Layout. Pilihan ini menentukan default tampilan faktur pembelian
pada saat mengisikan transaksi pembelian
2. Pada field Printed Form, tetapkan formulir khusus atau formulir kustomisasi untuk
dokumen penjualan. Klik ikon Search untuk memilih formulir. Field ini tidak akan
muncul jika memilih No Default atau Miscellaneous pada field Purchase Layout
3. Pada field Expense Account, tetapkan rekening biaya (pembelian) yang akan
digunakan untuk menampung pembelian dari pemasok ini dengan cara menekan ikon
Search di sebelah kanan field tersebut
4. Pada field Purchase Comment, masukkan sebuah komentar yang akan ditampilkan
pada order pembelian untuk pemasok tersebut. Klik ikon Search di sebelah kanan field
tersebut
5. Tetapkan metode pengiriman yang paling banyak digunakan terhadap pemasok ini
pada field Shipping Method. Klik ikon Search di sebelah kanan field tersebut
6. Pada field Supplier Billing Rate, masukkan tarif tagihan dari pemasok ini jika
menggunakan fitur-fitur Time Billing. Isian ini dapat diabaikan dulu
7. Pada field Cost per Hour, masukkan ongkos per jam dari waktu pemasok. Isian ini
dapat diabaikan dulu
8. Pada filed Credit Limit, tetapkan batas kredit yang pemasok tetapkan

8|Page
 Available Credit menampilkan sisa kredit yang masih tersedia, sedangkan Currently
Past Due menampilkan kelebihan batas kredit terhadap pemasok yang bersangkutan
dari batas kredit yang sudah ditetapkan

9. Tax ID Number, kotak isian untuk memasukkan Nomor Pokok Wajib Pajak diabaikan
dahulu
19. Tax Code, diabaikan dahulu
10. Frieght Tax Code, diabaikan dahulu
11. Tetapkan basis untuk perhitungan tanggal batas pembayaran atas field dropdown
Payment is Due. Pilih salah satu pilihan C.O.D. (tunai), Prepaid (bayar di muka), In a
Given Number of Days (batas waktu potongan), On a Day of the Month (dalam sekian
hari), # of Days after EOM (pada tanggal tertentu) atau Day of Month after EOM
(dalam sekian hari setelah akhir bulan)
12. Pada field Discount Days/Date, masukkan sampai kapan/tanggal berapa pembayaran
harus dilakukan agar perusahaan berhak atas potongan tunai. Jika pembayaran terjadi
sebelum waktu/ tanggal tersebut, ABSSPremier akan memperhitungkan potongan tunai
tersebut
13. Masukkan pada field Balance Due Days/Date, sampai kapan/tanggal berapa
pembayaran harus dilakukan, dihitung sejak tanggal pembelian
14. Masukkan tingkat potongan yang diberikan dalam satuan persentase pada field
Discount for Early Payments. Potongan tersebut akan dihitung jika pembayaran
dilakukan dalam periode potongan
15. Jika diberikan potongan harga untuk pembelian yang melampaui volume tertentu,
masukkan persentase potongan pada field Volume Discount

Prosedur berikut merupakan prosedur untuk mengisi file kartu pekerja pada tab Billing
Details (prosedur ini diabaikan dahulu)
1. Time Billing
Klik tombol Time Billing untuk menentukan informasi Billing Rate dan Cost per Hour
2. Employee Billing Rate
Masukkan tarif tagihan untuk pekerja
3. Cost per Hour
Masukkan ongkos per jam yang berlaku untuk pekerja

9|Page
D. Payment Details
Prosedur berikut merupakan prosedur untuk mengisi file kartu pada tab Payment Details

1. Pada field Method of Payment, pilih metode pembayaran yang paling sering digunakan.
Jika metode pembayaran yang dipilih adalah sebuah kartu kredit atau kartu debit,
masukkan informasi tambahan pada field yang ditampilkan
2. Pada field Card Number, masukkan nomor kartu kredit/debit bersangkutan
3. Pada field Name on Card, masukkan nama yang terdapat pada kartu kredit/debit
bersangkutan
4. Pada field Expiration Date, masukkan masa berlaku kartu kredit/debit bersangkutan
5. Pada field Notes, masukkan informai tambahan tentang pembayaran kartu kredit/debit
tersebut

E. Contact Log
Jendela Contact Log merupakan jendela untuk melihat kontak-kontak yang sudah dicatat
dan menambah catatan-catatan kontak baru

10 | P a g e
F. Jobs
Jendela Jobs merupakan jendela untuk melihat dan membuat daftar Job yang terkait
dengan pelanggan tertentu. Jendela ini hanya terdapat pada kartu pelanggan

G. History
Jendela History digunakan untuk melihat dan menyunting historis penjualan kepada
pelanggan dan karyawan, serta historis pembelian dari pemasok

11 | P a g e
12 | P a g e
 3. MENGUBAH FILE KARTU

Prosedur untuk mengubah sebuah file kartu adalah sebagai berikut

1. Aktifkan Command Centre Card File dan klik tombol Cards List. Klik panah zoom
pada kartu yang akan diubah
2. Lakukan perubahan yang diinginkan, kemudian klik OK jika sudah selesai

13 | P a g e
 4. MENGHAPUS FILE KARTU
Sebuah file kartu yang sudah terkait dengan transaksi penjualan, pembelian, pembayaran
dan sebagainya, tidak dapat dihapus sampai kartu tersebut tidak mempunyai data historis.
Prosedur untuk menghapus sebuah file kartu adalah sebagai berikut
1. Aktifkan Command Centre Card File dan klik tombol Cards List. Klik panah zoom
pada kartu yang akan diubah
2. Pilih Delete Card dari menu Edit untuk menghapus kartu tersebut

14 | P a g e
 5. ACTIONS BUTTON
Action button merupakan tombol Saat Anda klik di salah satu jendela ini, menu tugas
terkait ditampilkan. Misalnya, jika Anda memilih kartu pelanggan di jendela Daftar Kartu
dan mengeklik Tindakan (actions), Anda dapat mencetak faktur, membuat obral, atau
melihat log pengingat.

15 | P a g e
 6. MEMASUKKAN SALDO AWAL PIUTANG DAGANG

Saldo piutang dagang dari faktur-faktur penjualan historis yang belum lunas dari sistem
sebelumnya atau dari transaksi yang dilakukan sebelum menggunakan ABSSPremier harus
dimasukkan sebagai saldo awal piutang dagang para pelanggan ketika menggunakan
ABSSPremier.

Prosedur untuk memasukkan saldo faktur-faktur penjualan historis adalah sebagai berikut
1. Klik menu Setup > Balances > Customer Balances. Seperti tampilan berikut ini:

Maka Jendela Customer Balances akan muncul. Berikut ini adalah tampilannya:

16 | P a g e
 Field Amount Due menampilkan total saldo faktur penjualan historis masing-masing
pelanggan. Total saldo seluruh faktur penjualan historis yang telah dimasukkan akan
ditampilkan pada field Total Sales
Field Linked Receivable Account Balance menampilkan saldo awal rekening piutang
dagang yang telah dimasukkan pada jendela Account Opening Balances. Total saldo
seluruh faktur penjualan historis harus sama dengan nilai yang muncul di sini
Field Out of Balance Amount menampilkan perbedaan antara nilai saldo awal akun
piutang dagang dengan total saldo faktur-faktur penjualan historis yang telah
dimasukkan. Nilai yang ditampilkan pada field ini harus nol untuk menunjukkan
catatan akuntansi yang akurat
2. Klik tombol opsi Customer Detail sehingga jendela Receivable Balances ditampilkan
3. Cari nama pelanggan pada kotak teks di samping kanan tombol opsi Customer Detail

4. Klik tombol Add Sale untuk memasukkan saldo faktur penjualan historis lainnya
untuk pelanggan yang sama. Berikut ini adalah tampilannya:

17 | P a g e
5. Masukkan nomor faktur penjualan pada field Invoice #. Jika field ini disorot maka
nilai default berubah menjadi Auto#, artinya secara otomatis nomor berubah
6. Masukkan tanggal transaksi penjualan pada field Date lalu tekan tombol Tab pada
keyboard
7. Masukkan nomo order pembelian dari pelanggan pada field Customer PO # kemudian
tekan tombol Tab
8. Masukkan keterangan transaksi penjualan pada field Memo kemudia tekan tombol Tab
9. Masukkan saldo dari faktur penjualan pada field Total Including Tax kemudian tekan
tombol Tab. Saldo yang dimasukkan di sini adalah total penjualan dan sudah termasuk
pajak
10. Pada field Tax Code, masukkan kode pajak yang dibebankan pada waktu mencatat
faktur penjualan tersebut. Isian ini diabaikan dahulu
11. Klik tombol Record untuk mencatat saldo faktur penjualan historis tersebut
12. Ulangi proses di atas sampai seluruh saldo faktur penjualan historis selesai dimasukkan
13. Sebuah prompt akan ditampilkan jika total saldo penjualan historis sesuai dengan saldo
awal Piutang Dagang terkait. Klik OK dan Close untuk mengakhiri proses pemasukkan
saldo awal piutang dagang ini

18 | P a g e
 7. MEMASUKKAN SALDO AWAL UTANG DAGANG

Seperti pada saldo piutang dagang, saldo utang dagang dari faktur-faktur pembelian
historis yang belum lunas dari sistem sebelumnya atau dari transaksi yang dilakukan
sebelum menggunakan ABSSPremier harus dimasukkan sebagai saldo awal utang dagang
para pemasok ketika menggunakan ABSSPremier.

Prosedur untuk memasukkan saldo faktur-faktur pembelian historis adalah sebagai berikut
1. Klik menu Setup > Balances > Supplier Balances. Jendela Supplier Balances akan
muncul.

Field Amount Due menampilkan total saldo faktur pembelian historis masing-masing
pemasok. Total saldo seluruh faktur pembelian historis yang telah dimasukkan akan
ditampilkan pada field Total Purchases
Field Linked Payable Account Balance menampilkan saldo awal rekening utang
dagang yang telah dimasukkan pada jendela Account Opening Balances. Total saldo
seluruh faktur pembelian historis harus sama dengan nilai yang muncul di sini.
Field Out of Balance Amount menampilkan perbedaan antara nilai saldo awal akun
utang dagang dengan total saldo faktur-faktur pembelian historis yang telah
dimasukkan. Nilai yang ditampilkan pada field ini harus nol untuk menunjukkan
catatan akuntansi yang akurat
2. Klik tombol opsi Supplier Detail sehingga jendela Payable Balances ditampilkan

19 | P a g e
3. Cari nama pemasok pada kotak teks di samping kanan tombol opsi Supplier Detail
4. Klik tombol Add Purchases untuk memasukkan saldo faktur pembelian historis lainnya
bagi pemasok yang sama

5. Masukkan nomor faktur pembelian pada field PO #. Jika field ini disorot maka nilai
default berubah menjadi Auto#, artinya secara otomatis nomor berubah
6. Masukkan tanggal transaksi pembelian pada field Date lalu tekan tombol Tab pada
keyboard
7. Masukkan nomor order penjualan dari pemasok pada field Supplier PO # kemudian
tekan tombol Tab
8. Masukkan keterangan transaksi pembelian pada field Memo kemudian tekan tombol
Tab

20 | P a g e
9. Masukkan saldo dari faktur pembelian pada field Total Including Tax kemudian tekan
tombol Tab. Saldo yang dimasukkan di sini adalah total pembelian dan sudah termasuk
pajak
10. Pada field Tax Code, masukkan kode pajak yang dibebankan pada waktu mencatat
faktur pembelian tersebut. Isian ini diabaikan dahulu
11. Klik tombol Record untuk mencatat saldo faktur pembelian historis tersebut
12. Ulangi proses di atas sampai seluruh saldo faktur pembelian historis selesai
dimasukkan
13. Sebuah prompt akan ditampilkan jika total saldo penjualan historis sesuai dengan saldo
awal utang dagang terkait. Klik OK dan Close untuk mengakhiri proses pemasukkan
saldo awal utang dagang ini

8. ABSS WEB STORE: CUSTOMER

Sumber: https://sg.abssasia.com/abss-webstore

Toko Web ABSS disinkronkan dengan perangkat lunak akuntansi ABSS, sehingga
memudahkan pengelolaan inventaris, produk, dan harga Anda.

21 | P a g e
 DAFTAR PUSTAKA

Gunawan. Hendra. (2010). Hand Out Aplikasi Pengolahan Data Akuntansi. Batam:
Perpustakaan Politeknik Negeri Batam
Mahmudi, Ali. (2009). MYOB Accounting & Premier 1 Edisi kedua. Jakarta: Grasindo.
Ong, Albertus. (2007). Menguasai MYOB Premier 10. Jakarta: MITRABACA
https://sg.abssasia.com/

22 | P a g e