1 Aplikasi General Cashier

Aplikasi General Cashier adalah aplikasi yang digunakan untuk menangani proses
pencatatan semua data transaksi yang berhubungan dengan Kas/Bank. Transaksi-
transaksi yang ada pada aplikasi General Cashier ini lebih banyak merupakan data-data
hasil integrasi dari aplikasi Hutang, Piutang dan juga General Cashier. Transaksi yang
akan ditangani atau diinput pada aplikasi ini adalah transaksi keuangan yang tidak
teringtegrasi dengan aplikasi yang lain.
 2 Pengoperasian Program

I. Memulai Program

Untuk memulai Program Aplikasi General Cashier, caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik dua kali shortcut icon aplikasi General Cashier pada desktop, maka akan muncul
form user name dan password seperti di bawah ini :

Gambar 1. Form Login Aplikasi General Cashier

2. Selanjutnya masukkan user name dan password pada kotak isian masing-masing.

3. Setelah mengetik pada kolom user name dan password, klik tombol OK, untuk
mengakses Aplikasi General Cashier

4. Setelah proses log in ke program telah dilakukan, maka akan muncul tampilan awal
Program Aplikasi General Cashier, seperti ditunjukkan di bawah ini :

Gambar 2. Tampilan Awal Program Aplikasi General Cashier

 Dari tampilan menu Program Aplikasi General Cashier di atas, dapat dilihat beberapa
menu utama dari program, yaitu :

1. Menu File
2. Menu Transaksi
3. Menu Tools
4. Menu Report
5. Menu Window
6. Menu Help

II. Menjalankan Menu Utama

1. Menu File

Menu File terdiri dari beberapa sub menu, yaitu :

1.1 Change Password

Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan password dari user yang sedang
aktif. Adapun cara untuk melakukan form tersebut, yaitu:

a. Pada menu “File” pilih “Change Password”, sehingga muncul tampilan form
sebagai berikut :

Gambar 3. Form Menu Change Password

b. Masukkan data sesuai dengan kolom yang telah ditentukan. Setelah itu klik
SAVE untuk menyimpan password yang baru dari user yang sedang aktif. Klik
CANCEL untuk membatalkan perubahan password.

1.2 Log Off

Menu ini berfungsi untuk melakukan penggantian user yang sedang aktif. Adapun
cara untuk melakukan form ini adalah sebagai berikut:
 a) Pada menu “File” pilih “Log Off”, sehingga
muncul tampilan form sebagai berikut :

Gambar 4. Form Menu Log Off

b) Masukkan data sesuai dengan kolom yang telah

ditentukan, setelah itu klik OK untuk mengganti user yang sedang aktif dan
menggunakan aplikasi seperti biasa. Klik CANCEL untuk keluar dari program.

1.3 Exit

Menu ini berfungsi untuk keluar dari program.

2. Menu Transaksi

Menu Transaksi terdiri dari beberapa sub menu, yaitu :

2.1 Administrasi Cek/BG

Menu ini berfungsi untuk melihat akun admisitrasi Cek/BG

Gambar 5. Form Menu administrasi Cek/BG

2.2 Update status Cek/BG

Menu ini berfungsi sebagai mengUpdate status Cek/BG atau memperbaharui status
Cek/BG. Jika kita klik menu ini maka akan muncul form seperti dibawah ini.

Gambar 6. Form Menu update status Cek/BG

Jika ingin mengInput Update Status yang baru, klik icon new data, maka akan
muncul form seperti gambar dibawah ini.

Gambar 7. Update status

Jika sudah selesai memperbaharui Cek/BG maka klik save untuk menyimpan
perbaharuan data yang telah di lakukan.

2.3 Pengajuan BBK

Menu ini berguna sebagai tempat mengajukan Bukti Bank Keluar

Gambar 8. Form Menu Pengajuan BBK

 Jika ingin melakukan pengInputan data pengajuan BKK yang baru, klik icon new
data maka akan muncul form untuk menginput data seperti gambar di bawah ini.

Gambar 9. Form Input Pengajuan BBK

Pertama, lakukan setting tanggal sesuai dengan tanggal pengajuan, lalu cari kode
rekening yang sesuai, setelah itu, ketikkan nominal dan cari nomer Cek/BG dan
sesuaikan tanggalnya, setelah semua terisi, klik “search voucher” untuk mencari
vouchernya, lalu sesuaikan dengan datanya, jika sudah benar klik icon save untuk
menyimpan data.

2.4 Validasi Pengajuan BBK

Menu ini berfungsi sebagai tempat kita mengesahkan pengajuan BBK , jika memilih
menu ini maka akan muncul form seperti dibawah ini

Gambar 10. Form Validasi Pengajuan BBK

 Jika kita telah menginput BBK, maka di form ini akan muncul data yang belum di
validasi, untuk memvalidasi data itu, pilih data tersebut apakah voucher atau non
voucher, maka klik data tersebut, lalu klik icon “VALIDASI !!” yang berwarna
orange.

2.5 Cancel Validasi Pengajuan BBK

Menu ini berfungsi sebagai membatalkan pengajuan BBK yang sudah tervalidasi,
jika memilih menu ini maka akan muncul form seperti dibawah ini

Gambar 11. Form Cancel Validasi Pengajuan BBK

Jika ingin membatalkan data BBK yang telah tervalidasi, maka pilih dahulu data
tersebut voucher atau non voucher lalu klik datanya dan klik icon “CANCEL
VALIDASI !!” yang berwarna orange, maka data tersebut akan batal.

2.6 Kas / Bank Masuk

Menu ini berfungsi untuk melakukan proses pencatatan data-data transaksi

pemasukan Kas/bank.

Berikut cara menggunakan menu tersebut :

 Pada menu Transaksi pilih kas/Bank Masuk, maka akan muncul form seperti
berikut :
 Gambar 12. Form Pengajuan BBK

 Transaksi Kas/Bank Masuk ini dibagi menjadi dua jenis yaitu Invoice dan Non
Invoice. Transaksi ini jenis Invoice adalah transaksi Kas Masuk yang berasal
dari suatu tagihan yang telah dibuatkan Invoice (Data tagihannya telah ada di
bagian Piutang). Sedangkan transaksi Kas/Bank Masuk Non Invoice merupakan
transaksi Kas masuk yang bukan merupakan suatu pelunasan tagihan dari suatu
invoice. Misalnya pelunasan Kas Bon Karyawan

 Untuk melihat data terbaru dari List BKM tekan icon Refresh

 Untuk melihat data yang sudah diinput atau melakukan perubahan pada data
yang sudah diinput, pilih No Kas/Bank Masuk yang diinginkan kemudian tekan
icon View Data

 Untuk membuat Kas/Bank Masuk yang baru, tentukan terlebih dahulu apakah
jenisnya kas masuk atau bank masuk.

 Kas Masuk

 Pilih combo yang menentukan apakah kas masuk atau bank masuk.

 Tekan icon New Data maka akan tampil form sebagai berikut :

Gambar 13. Menambah Kas Masuk

 Isikan data-data berikut :

 Tgl Transaksi : Tanggal terjadinya Kas Masuk

 Jenis : Kas Masuk / Bank Masuk

 Kode Rek : Nama Rek yang Bersangkutan

 Keterangan : Bila Diperlukan keterangan

 Untuk mencari Invoice yang akan dilakukan pembayaran tekan tombol

Search Invoice dan akan tampil form seperti berikut :

Gambar 14. Mencari Invoice

 Pilih Invoice yang akan dibayar

 Tekan tombol Select maka semua Invoice yang dipilih akan masuk ke
dalam form Bukti Kas Masuk diatas.

 Masukkan besarnya Nilai Pembayaran atas Invoice tersebut.

Memasukkan nilai pembayaran ini dilakukan pada Grid yang ada di
bagian kanan form Bukti Kas/Bank Masuk diatas, pada kolom Bayar.

 Pada Bagian kiri form masukkan Rekening Kas sebagai penampung

pemasukkan kas yang terjadi.

 Masukkan Keterangan

 Tekan tombol Save untuk menyimpan semua data inputan

  Bank Masuk

 Pilih combo Bank Masuk

 Tekan icon New Data maka akan tampil form sebagai berikut :

Gambar 15. Menambah Bank Masuk

 Isikan data-data berikut :

 Rekening : Rekening Yang bersangkutan

 Keterangan : Keterangan transaksi

 Nilai : Nilai Transaksi

 No. Cek/BG : Nomer Cek/BG

2.7 Kas/Bank Keluar

Menu ini berfungsi untuk melakukan proses pencatatan data-data transaksi

pengeluaran dalam bentuk kas / Bank.

Berikut cara menggunakan menu tersebut :

 Pada menu Transaksi pilih Kas/Bank Keluar, maka akan muncul form seperti
berikut :
 Gambar 16. Form Kas/Bank Keluar

 Transaksi Kas/Bank Keluar ini dibagi menjadi dua jenis yaitu Voucher dan Non
Voucher. Transaksi Kas/Bank Keluar jenis Voucher adalah transaksi Kas Keluar
yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas suatu tagihan yang telah
dibuatkan Voucher pada aplikasi Hutang (Data tagihannya telah ada di bagian
Hutang). Sedangkan transaksi Kas/Bank Keluar Non Voucher merupakan
transaksi Kas Keluar yang bukan merupakan suatu pelunasan tagihan dari suatu
voucher. Misalnya pelunasan Pembayaran Rekening Listrik

 Untuk melihat data terbaru dari List Kas/Bank Keluar tekan icon Refresh

 Untuk melihat data yang sudah diinput atau melakukan perubahan pada data
yang sudah diinput, pilih No Kas/Bank Keluar yang diinginkan kemudian tekan
icon View Data

 Untuk membuat Kas/Bank Keluar yang baru, tentukan terlebih dahulu apakah
jenisnya Voucher atau Non Voucher.

 Kas Keluar

 Pilih option Voucher

 Tekan icon New Data maka akan tampil form sebagai berikut :
 Gambar 17. Form Kas Keluar

 Isikan data-data berikut :

 Tgl Transaksi : Tanggal terjadinya Kas Keluar

 Jenis : Kas Keluar / Bank Keluar

 Kode Rek : Rekening Bank yang bersangkutan

 Nilai : Nilai Kas Keluar

 Keterangan : Keterangan dari Kas Keluar

 Untuk mencari Voucher yang akan dilakukan pembayaran tekan tombol

Search Voucher dan akan tampil form seperti berikut :

Gambar 18. Mencari Voucher

  Pilih Voucher yang akan dibayar

 Tekan tombol Select maka semua Voucher yang dipilih akan masuk ke
dalam form Bukti Kas Keluar diatas.

 Masukkan besarnya Nilai Pembayaran atas Voucher tersebut.

Memasukkan nilai pembayaran ini dilakukan pada Grid yang ada di
bagian kiri form Kas / Bank Keluar diatas, pada kolom Bayar.

 Pada Bagian kanan form masukkan Rekening Kas sebagai penampung

pengeluaran kas yang terjadi.

 Masukkan Keterangan

 Tekan tombol Save untuk menyimpan semua data inputan

 Bank Masuk

 Pilih option Non Voucher

 Tekan icon New Data maka akan tampil form sebagai berikut :

Gambar 19. Form Bank Masuk

 Isikan data-data berikut :

 Kepada : diisi kepada yang bersangkutan

 Kode Rek : Rekening bank yang bersangkutan

  BG : jika pembayaran menggukan BG, maka input No.
Cek/BG dan tanggalnya.

 Rekening : Rekening yang bersangkutan

 Keterangan : Keterangan transaksi

 Nilai : Nilai Transaksi

 Tekan tombol Add List

 Tekan tombol Save untuk menyimpan semua inputan

2.8 Mutasi Kas/Bank

Menu ini berfungsi untuk melakukan proses pencatatan data-data transaksi mutasi
kas/bank.

Berikut cara menggunakan menu tersebut :

 Pada menu Transaksi pilih Mutasi Kas/Bank, maka akan muncul form seperti
berikut :

Gambar 20. Form Mutasi Kas/Bank

 Untuk melihat data terbaru dari List Mutasi tekan icon Refresh

 Untuk melihat data yang sudah diinput atau melakukan perubahan pada data yang
sudah diinput, pilih No Mutasi yang diinginkan kemudian tekan icon View Data

 Untuk membuat transaksi Mutasi yang baru, tekan icon New Data maka akan
mucul form sebagai berikut :
  Masukkan data-data berikut :

 Tanggal : Tanggal Mutasi

 No Bukti : No Bukti Mutasi (Otomatis)

 Keterangan : Keterangan Transaksi

 Devisi : Devisinya

 REKENING ASAL: Masukkan identitas kas/bank yang akan di mutasikan

 REKENING TUJUAN: Masukkan Rek Tujuan

 Tekan tombol Save untuk menyimpan semua inputan

2.9 Penukaran Uang

Menu ini berfungsi untuk melakukan proses penukaran dari satu mata uang ke mata
uang yang lainnya.

Berikut cara menggunakan menu tersebut :

 Pada menu Transaksi pilih Penukaran Uang, maka akan muncul form seperti
berikut :
 Gambar 21. Form Penukaran Uang

 Untuk melihat data terbaru dari List Penukaran tekan icon Refresh

 Untuk melihat data yang sudah diinput atau melakukan perubahan pada data
yang sudah diinput, pilih No Penukaran yang diinginkan kemudian tekan icon
View Data

 Untuk membuat transaksi Penukaran yang baru, tekan icon New Data maka
akan mucul form sebagai berikut :

Gambar 22. Membuat Transaksi Penukaran Uang

 Masukkan data-data berikut :

 Pada Bagian Debet

 Kode Rek : Rekening Kas/Bank yang akan ditukarkan

 Mata Uang: Mata Uang yang akan ditukarkan

  Nilai : Nilai yang ditukarkan

 Keterangan: Keterangan

 Pada Bagian Kredit

 Kode Rek : Rekening Kas/Bank yang menjadi penukarnya

 Mata Uang: Mata uang penukarnya

 Nilai : Nilai penukarnya

 Keterangan: Keterangan

 Tekan tombol Save untuk menyimpan semua inputan

2.10 Pengambilan Kas Bon

Menu ini berfungsi sebagai tempat penginputan jika ada yang mengambil Kas Bon,
jika memilih menu ini maka akan muncul form sebagai berikut.

Gambar 23. Form Kas Bon

Jika ingin menginput Pengambilan Kas Bon yang baru, klik icon New Data, maka
akan muncul form seperti dibawah ini
 Gambar 24. Input Kas Bon

Masukkan data-data berikut :

 Tanggal : sesuaikan dengan kapan terjadi transaksi ini

 Devisi : devisinya
 Proyek : Proyeknya
 Personal : Orang yang mengambil Kas Bon.
 No. Rekening : input akunnya
 No Cek/BG : input nomer Cek/BG
 Nilai Petty Cash : nilai pengambilannya
Setelah selesai proses penginputan, klik icon save

2.11 Balance Kas Bon

Menu ini berguna untuk menstabilkan transaksi Kas Bon, ketika memilih menu ini,
maka akan muncul form seperti gambar di bawah ini

Gambar 24. Form Balance Kas Bon

Jika ingin menginput data Belance Kas Bon yang baru klik icon new data maka akan
muncul form seperti yang di bawah ini
 Gambar 25. Input Balance Kas Bon

Setelah melakukan penginputan, klik icon save untuk menyimpan data.

2.12 Reconsiliasi Bank

Menu ini berfungsi sebagai pengecekan data antara transaksi bank yang di system
dengan rekening Koran, jika memilih menu ini maka akan muncul form seperti yang
ada di bawah ini.

Gambar 26. Form Reconsiliasi Bank

Jika ingin melakukan penginputan data yang baru, maka klik icon new data, dan
akan muncul form seperti di bawah ini

Gambar 27. Input Reconsiliasi Bank

 Jika sudah sesuai data antara transaksi bank yang di system dengan rekening Koran,
klik icon save untuk menyimpan data.

3. Menu Setup

3.1 Setup Personal

Menu ini berguna untuk mengatur atau menginput personal yang melakukan kas
bon, jika memilih menu ini maka akan muncul form seperti di bawah ini.

Gambar 28. Form Setup Personal

Jika ingin menginput personal yang baru maka klik new data, dan akan muncul form
seperti gambar di bawah ini

Gambar 28. Input Setup Personal

Jika sudah melakukan penginputan data, maka klik icon save untuk menyimpan
data.
 3.2 Setup Saldo Awal Bank

Menu ini berguna untuk melihat dan menginput data saldo awal Bank

Gambar 29. Form Saldo Awal Bank

Jika ingin menginput saldo awal yang baru, klik icon new data, maka akan muncul
form seperti gambar di bawah ini.

Gambar 30. Input Saldo Awal Bank

Yang pertama yaitu input akun yang bersangkutan, tanggal, lalu input nilai saldo
yang sesuai di butuhkan, lalu tekan save untuk menyimpan data.

4. Menu View

4.1 Data Hutang

Menu ini di bagi menjadi beberapa bagian yaitu:

 List Voucher

Berguna untuk melihat voucher yang akan di bayarkan.

 Gambar 31. Form List Voucher

 Aging schedule hutang

Berguna untuk melihat umur hutang.

Gambar 32. Form Aging Schedule Hutang

 Report Hutang

Berguna untuk melihat laporan-laporan hutang.

Gambar 33. Form Report Hutang

4.2 Data Piutang

 List Invoice

Berguna untuk melihat list Invoice yang akan di tagihkan

Gambar 34. Form List Invoice

 Aging schedule Piutang

Berguna untuk melihat umur piutang

Gambar 35. Form Aging Schedule Piutang

 Report Piutang

Berguna untuk melihat laporan-laporan Piutang

 Gambar 36. Form Report Piutang

 Data Performance Penagihan

Menu ini berguna untuk melihat performa penagihan.

Gambar 37. Form Performa Penagihan

5. Menu Tools

Menu Setup ini terdiri dari sub Menu :

5.1 Posting To GL

Menu ini berguna untuk melakukan posting data-data keuangan ke General

Ledger(GL). Berikut cara menjalankan menu ini :

 Pada menu Tools pilih Posting To GL, maka akan muncul form seperti berikut :

Gambar 38. Form Posting GL

 Untuk menampilkan semua data yang belum diposting pilih cekbox All
kemudian tekan tombol Refresh

 Untuk menampilkan data pada suatu periode tertentu saja yang belum diposting,
tentukan periode kemudian tekan tombol Refresh.

 Pilih data-data yang akan diposting

 Jika semua data yang tampil akan diposting, pilih cekbox Select All pada bagian
kiri bawah

 Jika data transaksi sudah dipilih, tekan tombol Proses

5.2 Cancel Posting GL

Menu ini berguna untuk melakukan cancel posting data-data keuangan ke General
Ledger (GL). Berikut cara menjalankan menu ini :

 Pada menu Tools pilih Cancel Posting To GL, maka akan muncul form seperti
berikut :

Gambar 39. Form Cancel Posting GL

 Untuk menampilkan semua data yang sudah diposting pilih cekbox All
kemudian tekan tombol Refresh

 Untuk menampilkan data pada suatu periode tertentu saja yang sudah diposting,
tentukan periode kemudian tekan tombol Refresh.

 Pilih data-data yang akan diposting

 Jika semua data yang tampil akan dicancel, pilih cekbox Select All pada bagian
kiri bawah

 Jika data transaksi sudah dipilih, tekan tombol Proses

 5.3 Tracing Cek BG

Menu ini berguna untuk melihat list transaksi yang menggunakan Cek atau BG

Gambar 40. Form Tracing Cek BG

6. Menu Report

Menu ini digunakan untuk melakukan pencetakan laporan-laporan. Adapun cara

menjalankan menu ini adalah sebagai berikut :

 Pada menu Report pilih Data Report, maka akan muncul form seperti berikut:

Gambar 41. Form Report

 Untuk mencetak laporan pilih laporan yang akan dicetak

 Tentukan periode yang akan dicetak

 Tekan tombol Preview