BAB VII

CARD FILE

Tujuan:
Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu :
1. Membuat Daftar Rekanan Customer
2. Membuat Daftar Rekanan Supplier
3. Membuat Daftar Employee
4. Membuat Daftar Personal

A. PENDAHULUAN
Kartu File (Card File) berfungsi sebagai kartu yang digunakan untuk
mencatat data atau informasi yang meliputi data Customer (pelanggan),
Supplier (pemasok), Employee (karyawan), Personal (pribadi masing-masing).

Dalam praktik, pembuatan Card File bisa dilakukan bersamaan saat

pembuatan suatu transaksi seperti Purchases, Sales, Banking dan lain-lain.
Jadi, tidak perlu menutup transaksi yang sedang berlangsung. Namun, jika
Anda ingin membuat kartu tersendiri, maka bisa melakukan langkah-
langkah berikut:

Card list adalah daftar yang menampilkan kartu pelanggan (customer),

pemasok (supplier), pegawai (employee) dan personal yang berhubungan
dengan perusahaan. Card list juga dapat berfungsi untuk membuat
kartu/data yang baru.
B. KARTU PELANGGAN (Customer)
Card ini digunakan untuk mencatat data nama dan alamat Customer
(pelanggan).
1. Klik tombol Card List di jendela Card File.
2. Klik tab Customer, kemudian klik tombol New bagian bawah jendela
ini. Jendela Card File Entry ditampilkan.

3. Ada beberapa field – field yang perlu diisi di form Customer.

a. Profile :
- Card Tipe : Pilih tipe card (Customer), karena kita akan
membuat
kartu pelanggan.

- Designation, Pada Designation ada 2 jenis tipe Customer yaitu

sebagai Company (Perusahaan) atau Individu (perorangan).

Pilih salah satu tombol opsi misalnya dengan mengklik Company.

Pilihan ini mengindikasikan bahwa pelanggan adalah perusahaan.
- Inactive Card : Aktifkan jka customer ini untuk sementara tidak
dipakai.
- Name : Ketik nama customer (lengkap), kemudian tekan Enter.
- Code ID : Ketiklah Kode ID (jika ada)
- Location : Pilih lokasi alamat customer. Ada 5 pilihan Address
dimana setiap pilihan dapat anda isikan address, city
dan alamat lengkap sampai ke contact sekalipun field-
fiel di bawahnya.
Address 1 = sebagai Bill to (alamat penagihan faktur)
Address 2 = sebagai Ship to ( alamat pengiriman barang)
Address 3-5 = sebagai alamat alternative lainnya.
- Kemudian isikan City, State, Postcode, Country, Phone dan Fax.
b. Card Detail :

- Area : Jika anda klik ganda field tersebut akan

ditampilkan form yang menanyakan letak file (folder) dan file
name yang berbentuk gambar (*.BMP) yang merupakan Area (Map)
lokasi customer berada.
- Notes : Dapat diisi keterangan tentang gambar areanya.
- Identifiers :Untuk mengelompokkan customer tersebut
akan dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas).
- Custom List #1 : Daftar lainnya (jika perlu). Ada 3 field name yang
diberikan dalam fasilitas MYOB. Misalnya dari field name ini dapat
anda gunakan untuk mengelompokkan customer, golongan,
lainnya.
- Custom Field #1 : Disetiap field name yang dipilih, anda
dapat isikan isi dari field tersebut.

Misalnya disebuah kampus dapat diisikan :

- Custom List #1 : Fakultas Custom Field #1: Ekonomi
- Custom List #2 : Jurusan Custom Field #2: Akuntansi
- Custom List #3 : Semester Custom Field #3: Lima

c. Selling Detail :
 - Sale Layout : Pilih bentuk formulir / faktur penjualan.
- Printed Form : PIlih bentuk kertas untuk mencetak faktur.
- Income Account : Pilih perkiraan pendapatan yang
berhubungan dengan penjualan kepada pelanggan tersebut (bila
dikosongkan tidak ada pengaruh).
- Salesperson : Nama pegawai yang menangani
penjualan kepada pelanggan tersebut.
- Sale Comment : Pilih komentar /ucapan kepada pelanggan
tersebut.
- Shipping Method : Cara pengiriman barang.
- Credit Limit : Batas atas kredit yang mungkin
diberikan /dipinjamkan kepada customer.
- Available Credit: Batas kredit yang masih dapat digunakan, dihitung
dari Credit Limit dikurangi AR Balance.
- Currently Past Due : Diisikan sebesar piutang yang telah jatuh
tempo.
- ABN : Isikan tentang informasi data perusahaan untuk
Pajak (no. bisnis untuk perusahaan di Australia).
- A.B.N Branch : Nomor bisnis untuk cabang perusahaan di
Australia.
- Tax ID Number : Nomor identitas pajak.
- Tax Code : Kode pajak pada saat membuat Sales.
- Freight Tax Code : Kode pajak pengangkutan barang.
- Use Customer’s Tax Code : Aktifkan jika customer tersebut Kena
Pajak / sebaliknya.

Customer Term Information ( Termin pembayaran) :

- Payment is Due : Syarat pembayaran.
- Discount Days : Jangka waktu pemberian
potongan.
- Balance Due Days : Jangka waktu pembayaran.
- % Discount for Early Payment : % discount diberikan jika
membayar sebelum Discount Days.
- % Monthly Charge for Late Payment : % denda diberiakan jika
terlambat Membayar setelah Balance Due Days.
- Volume Discount % : % volume discount yang
diberikan setiap transaksi
penjualan (discount khusus).

d. Payment Detail :
Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan
customer dalam membayar hutang-hutangnya.

- Payment Method : pilih cara pembayaran yang dilakukan pelanggan.

- Note : Catatan yang diperlukan berhubungan dengan
pembayaran.

e. Contact Log :
Contact Log berfungsi untuk mencatat data kontak dengan pelanggan.
Langkah untuk mencatatnya sebagai berikut :
1. klik tombol New Log Entry
2. klik tombol Contract dan klik nama yang akan dihubungi/dikontak
3. Pada Date, ketik tanggal untuk menghubungi pelanggan tersebut
4. Pada Note, ketik catatan yang diperlukan
5. Pada Elapsed Time, Ketik waktu mengontak pelanggan tersebut
6. Pada Recontact Date, ketik tanggal untuk menghubungi kembali
7. Setelah selesai, klik tombol Record.
 f. Jobs :
Berfungsi untuk menampilkan data proyek yang sedang dikerjakan atau
divisi (departemen) yang menangani pelanggan tersebut (jika perusahaan
mempunyai divisi/departemen). Setelah selesai klik Record.

g. History :
Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer
yang bersangkutan pada satu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu
juga diberikan informasi tentang penjualan terakhir, pembayaran
terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi serta saldo
piutang tertinggi yang pernah ada.

4. Jika data mengenai Customer sudah diisi dengan lengkap, maka klik OK.

C. KARTU SUPPLIER.
Langkah pembuatannya pada dasarnya sama dengan pembuatan kartu
Supplier (Pemasok).
1. Klik tombol Card List di jendela Card File.
2. Klik tab Supplier, kemudian klik tombol New
3. Isi Data Supplier

D. KARTU EMPLOYEE DAN PERSONAL.

Langkah pembuatan kartu Employee (Pegawai) dan kartu Personal (Pribadi)
sama.
Adapun Langkah pembuatan kartu Employee (Pegawai) sebagai berikut:
1. Klik tombol Card List di jendela Card File.
2. Klik tab Employee, kemudian klik tombol New
3. Isi Data Pegawai

`
LATIHAN MEMBUAT DATA CUSTOMER
LATIHAN MEMBUAT DATA SUPPLIER