BAB 5.

MODUL PENJUALAN

5.1 Siklus Penjualan

Proses Penjualan Barang merupakan transaksi penjualan barang atau jasa baik secara tunai
maupun kredit. Penjualan merupakan proses berpindah suatu hak atas barang atau jasa untuk
mendapatkan sumber daya lainnya, seperti kas atau janji untuk membayar atau piutang.
Kegiatan proses penjualan dan distribusi barang dimulai dari kegiatan prapenjualan,
pengolahan pemesanan penjualan, manajemen persediaan, pengriman, pembuatan faktur
pelanggan dan pembayaran pelanggan sebagaimana digambarkan dalam siklus proses penjualan
pada gambar 5.1 berikut.

Kegiatan
pra Pengolahan
penjualan pesanan
penjualan

Pembayaran Sumber
Siklus Penjualan inventori

Gambar 5.1 Siklus penjualan

Penagihan Deliveri

Gambar 5.1 Siklus Penjualan

Aplikasi webERP pada proses penjualan mendukung fungsi-fungsi sebagai berikut.

 Pesanan pelanggan dapat dientrikan dan dipelihara serta dirujuk kembali ke
nomor pesanan pelanggan.
 Kuantitas kumulatif pesanan untuk item persediaan terlihat sebagaimana
permintaan pada inkuiri status stok.
 Kuantitas kumulatif pesanan untuk produk rakitan terlihat sebagaimana
permintaan terhadap komponen dalam inkuiri status stok.
 Jumlah dari sisa order pada faktur tetap dipertahankan dan diperbarui untuk
faktur dan nota kredit yang diajukan terhadap pesanan.
 Order yang dimasukkan dapat difakturkan langsung dengan sedikit atau tanpa
input tambahan.
 Beberapa pengiriman dimungkinkan dari satu order. Order tetap
mempertahankan referensi untuk setiap pengiriman.

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 1

  Perbedaan dari pesanan yang dicatat ketika kiriman tidak sama dengan jumlah
yang dipesan dapat dilaporkan pada waktu pengiriman penuh.
 Penetapan harga berlaku secara otomatis berdasarkan jenis penjualan
pelanggan, cabang dan mata uang yang digunakan.
 Kuantitas diskon berbagai produk secara otomatis dihitung berdasarkan matriks
diskon.
 Packing slip dapat dicetak pada laser atau printer lainnya.
 Formulir entri bebas untuk alamat pengiriman – defaultnya pada alamat fisik
cabang pelanggan.
 Order penjualan dapat berulang berdasarkan frekuensi yang ditentukan per
tahunnya.
 Faktur penjualan tunai dapat dimasukkan langsung tanpa terlebih dahulu
memasukkan order.

Latihan 5.1. Membuat Pesanan Penjualan (Sales Orders)

Sasaran pembelajaran
Setelah menyelesaikan pembelajaran ini, anda dapat :
1. Memahami tugas-tugas yang berhubungan dengan pemesanan penjualan.
2. Mmbuat pemesalan penjualan dengan aplikasi Weberp.

Sampel bisnis
Perusahaan kamera PT. MU, menjual berbagai kategori produk kamera ke berbagai
pelanggan, sekaligus menangani pengiriman pemesanan penjualan sebagai bagian dari
proses bisnisnya. Sebagai data sampel, diberikan seorang pelanggan yang melakukan
pemesanan 2 unit C-001 dan 3 unit C-002. Pelanggan diberikan kelonggaran melakukan
pembayaran dalam jangka waktu 5 hari kedepan atau tunai. Pemesanan barang ditangani
oleh cabang atau pusat penjualan di Surabaya Selatan Jl. Semolowaru 130 dan pengiriman
barangnya berasal dari gudang pusat. Data pelanggan diberikan dibawah sebagai ilustrasi
transaksi.

Tugas : Berkaitan dengan transaksi penjualan produk ke pelanggan perusahaan,

diperlukan infromasi dasar yang berhubungan dengan master pelanggan. Dalam hal ini
anda diminta untuk mengidentifikasi :
1. Jenis penjualan
2. Area penjualan
3. Termin Pembayaran Pelanggan.
4. Master pelanggan baru.
5. Pemesanan penjualan (Sales Order - SO)

Solusi 5.1 Pembuatan Pemesanan Penjulan

Tugas : Pengaturan jenis dan area penjualan, termin pembayaran pelanggan, pembuatan
master pelanggan dan proses pemesanan penjualan.
1. Pangaturan Tipe Penjualan
a. Dari menu utama (Main Menu) weberp, klik Setup  Sales Types, akan
ditampilkan menu input data tipe penjualan (standar, stok, indent, pelanggan
tertentu, dsb.) seperti pada gambar 5.2

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 2

 Gambar 5.2 Menu input data tipe penjualan
b. Isikan data berikut :
Field Data
Type ID : 1 (default) atau ST (2 char)
Type Name : Standar
c. Tekan Accept
2. Pangaturan Area Penjualan
a. Dari menu utama (Main Menu) weberp, klik Setup  Sales Area, akan
ditampilkan menu input data area penjualan seperti pada gambar 5.3

Gambar 5.3 : Menu input data area penjualan

b. Isilah data berikut :
Field Data
Area Code : SBY
Area Name : Surabaya
c. Tekan Enter Information.
3. Pangaturan Termin Pembayaran Pelanggan
a. Dari menu utama (Main Menu) weberp, klik Setup  Payment Term, akan
ditampilkan menu input data termin permbayaran seperti halnya saat menentukan
termin pembayaran untuk pemasok dimuka, seperti gambar 5.4.

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 3

 Gambar 5.4 Menu input data termin pembayaran
b. Masukkan termin pembayaran jatuh tempo dalam 5 hari.
c. Tekan Enter Information.
4. Pengaturan Master pelanggan baru
a. Dari menu utama (Main Menu) weberp, klik Tab Customer, akan ditampilkan
menu input data pencarian master pelanggan yang sudah pernah dibuat atau link ke
penambahan pelanggan baru (Add New Customer), seperti pada gambar 5.5.

Gambar 5.5. Menu pencarian atau penambahan master pelanggan

b. Pilih Add a New Customer, akan ditampilkan menu input data pelanggan seperti
gambar 5.6.

Gambar 5.6 Menu input data pelanggan baru

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 4

 c. Input data sampel pelanggan, sebagaimana tabel berikut,
Field Data

Customer Code : P-001-00

Customer Name : Azka D

Address Line 1 (Street) : Semolowaru Indah 13 B

Address Line 2 (Street):

Address Line 3 (Suburb/City) : Surabaya

Address Line 4 (State/Province) : Jatim

Address Line 5 (Postal Code) : 60113

Country : Indonesia

Sales Type/Price List : Standar (data dibuat sebelumnya)

Customer Type : Standar (data dibuat sebelumnya)

Customer Since (d/m/Y) : 18/01/2017

Discount Percent :0

Discount Code :-

Payment Discount Percent :0

Credit Limit : 10.000.000

Tax Reference :-

Payment Terms: : 15 hari (setelah bulan berikutnya)

Credit Status : Baik

Customer Currency : Indonesian Rupiah

Language : Bahasa Indonesia

Require Customer PO Line on SO : No

Invoice Addressing : Address to HO

Perhatikan bahwa untuk melengkapi informasi terkait saat menambahkan data

pelanggan baru, adalah daftar harga, persentase diskon, kode diskon dan persentase diskon
pembayaran, batas kredit, Aturan pembayaran dan status kredit. Disamping juga Invoice
Addressing, yang mana pelanggan mungkin akan meminta tagihan untuk dikirim ke cabang
kantor dimana pesanan dibuat, bagaimanapun juga pembayaran secara tunai lebih disukai.
Tekan Add New Customer, selanjutnya akan tampak pada layar yang
memperkenankan anda untuk memasukkan detail input data cabang pelanggan.
Catatan : Sebuah kode pelanggan saja tidak mencukupi untuk memasukkan pesanan
penjualan. Oleh karena itu, meskipun sistem tidak memaksa anda memasukkan informasi
cabang, input data cabang tetap dibutuhkan agar pelanggan dapat melakukan pemesanan.
Setiap pelanggan harus memiliki minimal satu cabang. Record cabang memuat informasi
tentang alamat pengiriman, area penjualan, kode pajak, perwakilan penjualan dan
Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 5
informasi regional lainnya. Data cabang baru dapat diatur setiap saat, tetapi sebagai
langkah pertama, sistem menetapkannya pada saat membuat data pelanggan baru.
Selanjutnya untuk menambah / mengedit / menghapus record cabang melalui menu
Pelanggan. Gunakan fungsi pencarian di tombol Select Customer, dan setelah salah satu
pelanggan terpilih, pilih Add/Edit/Delete Customer Branch Information yang akan
memperkenankan anda untuk mengatur data cabang. Dua cabang tidak boleh memiliki
kode sama untuk pelangan yang sama. Tambahkan data input cabang untuk pelanggan P-
001-00, seperti tabel berikut,
Field Data
Branch Code : CB-001-00
Branch Name : Cabang Aska
Branch Contact : Yana
Street Address 1 (Street) : Jl. Semolowaru 130
Street Address 2 (Street) : Kel. Semolowaru
Street Address 3 (Suburb/City) : Surabaya
Street Address 4 (State/Province) : Jatim
Street Address 5 (Postal Code) : 60113
Country : Indonesia
Special Instructions -
Default days to deliver -
Forward Date After (day in month) -
Salesperson : Suratman
Sales Area : Surabaya
Draw Stock From : Gudang Pusat
Phone Number
Fax Number
Email
Tax Group : Default
Transactions on this branch : Enabled
Default freight/shipper method : Default Shipper
Default Packlist : Show Company details and logo
Postal Address 1 (Street) : Raya Semolowaru 130
Postal Address 2 (Suburb/City) : Surabaya
Postal Address 3 (State) : Jatim
Postal Address 4 (Postal Code) : 60113
Postal Address 5
Customers Internal Branch Code (EDI)

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 6

 Gambar Pencarian dan peremajaan data pelanggan
a. Tekan tombol code : P-001-00 CB-001-00

Gambar : Menu Maintenance Pelanggan Terpilih

b. Tekan Modify Customer Details dibawah tab Customer Maintenance

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 7

 Gambar : Update Data Pelanggan
Tekan Add Contact
Contact Name Aska-00

Role Kepala pengadaan

Phone 0316666666

Email aska01@gmail.com

Notes -

Tekan Enter Information

Gambar 5.4 Cabang pelanggan

5. Pengaturan personil penjualan (wiraniaga)

a. Dari menu utama (Main Menu) weberp, klik Setup  Sales People, akan
ditampilkan menu input data wiraniaga seperti pada gambar 5.5.
b.

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 8

 Salesperson code: : WO1

Salesperson Name: : Arman

Telephone No: : 08222223333

Facsimile No: : 0316666668

Commission Rate 1: :1

Breakpoint: :0

Commission Rate 2: :0

Current?: : yes

6. Latihan Transaksi Penjualan

a. Dari menu utama (Main Menu) weberp, klik Sales  New Sales Order or
Quotation, akan ditampilkan menu input data pemilihan pelanggan seperti pada
gambar 5.6.
Tiga opsi untuk menemukan pelanggan yang telah tersedia dan ketik yaitu,
 Part of the Customer Branch Name :
 Part of the Customer Branch Code :
 Part of the Branch Phone Number :

Gambar 5.6 Menu input data pencarian pelanggan

b. Input nama bagian (nama, kode atau no. Telpon) cabang pelanggan.
Input Part of the Customer Branch Code : CB-001-00
c. Tekan Search Now.

Gambar 5.7 Menu hasil pencarian item produk yang dipesan

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 9

 d. Select a Stock Category : Kamera
e. Enter Partial Description : C% (tampilkan semua kode item berawalan C)
f. Tekan Seach Now, ditampilkan menu seperti pada gambar 5.7.
Catatan
Untuk menemukan barang yang dicari pelanggan, anda bisa memilih kolom Enter
partial description, untuk input detail barang tersebut atau kode barangnya pada
kolom Enter extract of the stock code. Selanjutnya, langkah ini juga
memungkinkan anda menemukan semua nomor barang hanya dengan mengentri
%, lalu mencocokkan data yang paling sesuai, dengan kolom deskripsi. Anda juga
bisa membatasi pencarian item pada kolom Select a Stock Category untuk
mengurangi jumlah pencariannya. Jika satu item sesuai dengan parameter
pencarian anda, maka secara otomatis item itu akan tercantum dalam daftar
pemesanan. Jika lebih dari satu barang sesuai dengan parameter pencarian anda,
maka temukan barang yang paling sesuai dengan keinginan pelanggan.
g. Masukkan jumlah pesanan : C-001 : 2 unit dan C-003 : 2 unit
h. Tekan Add to Sales Order,
Catatan : Apabila nilai transaksi penjualan melebihi batas kredit pelanggan maka
akan ditampilkan laporan peringatan rekening nasabah melanggar batas kredit nya.

i. Tekan Enter Delivery Details and Confirm Order, ditampilkan menu seperti
gambar 5.8

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 10

 Gambar 5.8 Menu Rincian pesanan pelanggan
j. Tekan Place Order, ditampilkan menu seperti gambar 5.9

Gambar 5.9 Menu konfirmasi pengiriman dan pembuatan faktur

k. Tekan Confirm dispatch and Produce Invoice ditampilkan menu konfirmasi
pengiriman dan Faktur, seperti gambar 5.11.

Gambar 5.11 Menu konfirmasi pengiriman dan faktur penjualan

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 11

Barang yang tertera di kolom atas adalah barang yang akan dikirim ke pelanggan, yang
telah dibungkus sesuai pemesanan. Berikut adalah informasi terkait pemesanan barang
yang harus anda masukkan:
 Date Of Dispatch – Tanggal pengiriman barang yang akan diambil oleh kurir.
 Action For Balance – Jika tidak semua barang dapat dikirim, anda bisa memilih
opsi “Automatically put balance on back order” yang mana, sisa barangnya akan
dikirim belakangan, atau pilih opsi “Cancel any quantities not delivered” yang
mana, pengiriman barang yang terakhir atau sisa barang yang dipesan akan secara
otomatis dibatalkan.
 Invoice Text – catatan wilayah sangat diperlukan untuk memberi tahu pelanggan
atas tindakan-tindakan yang tidak diinginkan atau sekadar pesan tambahan tagihan.
a. Tekan Update untuk melihat pembaharuan setelah melakukan modifikasi data
pesanan. Apabila anda yakin bahwa informasi yang ditampilkan di layar akurat,
lakukan :
b. Tekan Proccess Invoice, lalu sistem akan memberikan keterangan tagihan.
Selanjutnya akan ditampilkan gambar 5.10 proses pencetakan faktur penjualan.

Gambar 5.10 Menu pencetakan faktur

l. Tekan Print this invoice (Landscape) untuk mencetak fakturnya. Lembar tagihan
akan berformat PDF (Portable Document Format) dan bisa dicetak melalui printer
anda. Alternatif menu adalah memilih pesanan lainnya yang akan difakturkan
atau entri order penjualan yang lainnya.
m. Selesai.

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 12

Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 13
Aplikasi Dasar Sistem ERP – Teknik Informatika UWIKA, Darmanto 14