Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

UNIT 3: Overview of Sales Process

Proses penjualan dan distribusi dimulai dengan kegiatan yang disebut sebagai Pre-
Sales Activities, kemudian dilanjutkan dengan pemrosesan pesanan penjualan dan diakhiri
dengan proses pembuatan tagihan piutang kepada pelanggan. Dibawah ini merupakan proses
dalam penjualan dan distribusi:

Gambar 1 Pengantar Proses Penjualan dan Distribusi

1. Pre-Sale Activities
Dukungan penjualan merupakan komponen dalam proses penjualan dan distribusi
yang bertujuan untuk membantu proses penjualan, distribusi, dan pemasaran barang dan
jasa kepada pelanggan. Dukungan penjualan meliputi kegiatan dibawah ini:
a. Membuat dan menelusuri kontak dan komunikasi dengan pelanggan, yang meliputi:
▪ Mencatat panggilan telepon
▪ Mengunjungi pelanggan di tempatnya

Page | 1
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

▪ Mengirimkan surat
▪ Menawarkan produk dan jasa kepada pelanggan
b. Mengimplementasikan dan menelusuri pengiriman informasi produk dan jasa kepada
pelanggan melalui pengiriman informasi produk dan jasa ke email pelanggan,
memanfaatkan media internet dalam penyebaran informasi produk dan jasa yang
ditawarkan, menyelenggarakan pameran produk dan jasa yang ditawarkan kepada
pelanggan.
Kegiatan pre-sales meliputi pencatatan dokumen penjualan dalam bentuk Inquiry
dan Quotation (penawaran). Dokumen tersebut dapat membantu bagian penjualan untuk
menentukan data penting yang berhubungan dengan proses penjualan yang berguna pada
saat pembuatan laporan, mengevaluasi kegiatan penjualan, serta dalam hal mengkonversi
dokumen inquiry dan quotation menjadi dokumen sales order (pesanan penjualan).
Dokumen tersebut dapat memberikan informasi lengkap mengenai kegiatan penjualan mulai
dari kegiatan penyusunan daftar kontak pelanggan sampai pada kegiatan penerimaan
pelunasan piutang pelanggan. Dokumen pre-sales juga dapat digunakan untuk membuat
outline agreement (perjanjian kerjasama dengan pelanggan). Outline agreement terbagi 2
yaitu: contracts dan scheduling agreements.

1.1. Inquiry
Bagian penjualan menerima inquiry berupa pelanggan yang bertanya mengenai
produk yang spesifik, harga dan ketersediaan stok barang pada tanggal yang diinginan
pelanggan. Pelanggan dapat memberikan rincian tanggal pengiriman barang yang diinginkan
pelanggan (request delivery date) dan juga tenggat waktu pengiriman penawaran
(quotation) kepada pelaggan. Pada saat bagian penjualan melakukan penginputan data
inquiry ke dalam SAP, harus dirincikan mengenai sales area terjadinya penjualan tersebut.
Sales area bertanggung jawab untuk memperoses lebih lanjut inquiry tersebut.
Tabel berikut ini menyajikan daftar transaksi di dalam SAP yang berhubungan dengan
inquiry. Pada saat menggunakan transaksi inquiry, maka user dapat melihat bahwa semua
fungsi standar inquiry diberlakukan oleh sistem SAP, seperti: pengaturan harga (pricing),
penentuan partner (partner function) dan fitur lainnya yang diaktifkan sesuai pengaturan
yang telah dilakukan pada layar konfigurasi.

Page | 2
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Tabel 1 Daftar Transaksi Inquiry

Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk membuat inquiry:

1. Akses transaksi pembuatan inquiry melalui menu path pada: Logistics → Sales and
Distribution → Sales → Inquiry → Create. Atau akses Tcode VA11.

Gambar 2 Tampilan Create Inquiry: Initial Screen yang masih kosong

2. Pada layar Create Inquiry: Initial Screen, masukkan:

a. Tipe inquiry yang akan dibuat (inquiry type). Tipe inquiry yang digunakan adalah IN.
b. Organizational data yang diperlukan (yaitu Sales Area). Kemudian tekan enter.

Page | 3
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 3 Tampilan Create Inquiry: Initial Screen yang telah diisi

3. Kemudian akan ditampilkan layar Create Inquiry: Overview seperti gambar dibawah ini.
Isikan data sebagai berikut:
a. Kode pelanggan (customer number) pada partner function:
− Sold-to party dan Ship-to party jika keduanya berbeda.
− Sold-to party saja, jika untuk Sold-to party dan Ship-to party sama.
b. Tanggal berlakunya inquiry (Inquiry validity dates) yang terdiri dari tanggal mulai
dan tanggal selesai (start date dan end date).
c. Kode barang (material number) atau deskripsi barang untuk barang yang tidak
mempunyai kode barang.
d. Kuantitas barang (order quantity).
e. Perhatikan item category untuk barang tersebut.

Page | 4
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 4 Tampilan Create Inquiry: Overview yang telah diisi

1.2. Quotation
Aktivitas lain yang termasuk dalam pra penjualan (pre-sales activity) ialah
quotation. Quotation dapat dilakukan sebagai transaksi lanjutan dari inquiry. Tabel
dibawah ini menyajikan daftar transaksi quotation.
Tabel 2 Daftar transaksi Quotation

Quotation dapat dibuat tanpa reference terhadap dokumen sebelumnya jika user
ingin membuat quotation langsung pada saat pelanggan meminta penawaran dari bagian
penjualan. Quotation merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang menentukan

Page | 5
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

pelanggan yang memesan produk dan pelanggan yang menerima produk serta
mengkonfirmasi pengiriman produk atau jasa berdasarkan kondisi yang telah dirincikan
dalam dokumen tersebut, seperti: harga, jadwal pengiriman produk, incoterm dan
sebagainya. Incoterm adalah singkatan dari International Commercial Terms, merupakan
seperangkat peraturan yang dibuat untuk menyeragamkan penafsiran persyaratan
perdagangan yang menetapkan hak dan kewajiban pembeli dan penjual dalam transaksi
internasional. Quotation juga mempunyai tanggal berlaku (validity period), jika melewati
masa berlaku maka quotation dinyatakan berakhir. Tampilan layar quotation hampir sama
dengan tampilan layar yang dimiliki oleh dokumen penjualan lainnya (seperti: inquiry atau
sales order).
Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk membuat quotation berdasarkan
reference terhadap dokumen inquiry:
1. Akses transaksi melalui menu path pada: Logistics → Sales and Distribution → Sales →
Quotation → Create. Atau akses Tcode VA21.
2. Pada layar Create Quotation: Initial Screen, masukkan
a. Tipe quotation yang akan dibuat (Quotation type). Tipe quotation yang digunakan
adalah QT.
b. Kemudian klik button yang ada pada application toolbar yang bernama Create with
Reference seperti gambar dibawah ini.

Gambar 5 Tampilan Create Quotation: Initial Screen

3. Pada layar pop-up window Create with Reference, pilih tab Inquiry, kemudian masukkan
nomor dokumen inquiry.

Page | 6
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

4. Kemudian terdapat 2 buah tombol dibagian bawah layar pop-up window, yaitu:
a. Tombol Copy, tombol ini berfungsi untuk menyalin seluruh isi material dari dokumen
inquiry ke dokumen quotation.
b. Tombol Item Selection, tombol ini berfungsi untuk user dapat memilih material apa
yang akan disalin ke dalam dokumen quotation.
− Jika user memilih tombol Item Selection ini maka akan ditampilkan layar pop-up
window Inquiry: Selection List for Reference Document, kemudian pada area
sebelah kiri terdapat kolom selection yang berisi simbol check box sehingga user
dapat mencentang pada check box tersebut untuk memilih material yang akan di
salin kedalam quotation. Tombol ini digunakan jika di dalam dokumen inquiry,
terdiri dari lebih dari satu material.
− Sebagai contoh, pilih atau centang pada check box material yang pertama, lalu pilih
tombol Copy yang terletak pada application toolbar.

Page | 7
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 6 Inquiry: Selection List for Reference Document

5. Kemudian pada layar Create Quotation: Overview, akan muncul data yang sudah disalin
dari dokumen inquiry berupa data pelanggan dan data material seperti pada gambar
dibawah ini.

Gambar 7 Tampilan Create Quotation: Overview

Page | 8
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

6. Kemudian isi pada bebrapa field berikut:

− Isi tanggal berlakunya quotation yang terdiri dari tanggal mulai dan tanggal selesai
(valid from and valid to).
− Periksa kode barang (material number) atau deskripsi barang untuk barang yang tidak
mempunyai kode barang.
− Periksa kuantitas barang (order quantity).
− Perhatikan item category untuk barang tersebut.

Gambar 8 Tampilan Create Quotation: Overview yang telah diisi

7. Jika terjadi perubahan harga, maka user dapat memilih line item dengan blok pada baris
pertama material, lalu pada menu bar pilih menu Go To → Item → Conditions seperti
gambar dibawah ini.

Page | 9
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 9 Tampilan Create Quotation: Overview pilih submenu Condition

8. Sehingga akan ditampilan layar Create Quotation: Item Data seperti gambar dibawah ini,
sehingga user dapat melihat rincian harga produk dan dapat mengubah harga per unit.

Gambar 10 Tampilan Create Quotation: Item Data pricing Condition

Page | 10
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

9. Lalu setelah selesai mengubah harga, user dapat menyimpan dokumen quotation yang
telah dibuat dengan memilih tombol Save.

2. Sales Order
Setelah Quotation dikirimkan kepada pelanggan, bagian pembelian di perusahaan
pelanggan akan memutuskan bahwa jika pihak pelanggan siap unutk melakukan pembelian
produk atau jasa kepada perusahaan kita, maka bagian pembalian pelanggan akan
memberikan dokumen pesanan pembelian (purchase order) kepada bagian penjualan
perusahaan kita. Setelah bagian penjualan menerima dokumen pesanan pembelian dari
pelanggan, maka bagian penjualan akan membuat dokumen pesanan penjaulan (sales order)
dengan menggunakan referensi terhadap dokumen quotation yang telah diproses
sebelumnya pada tahap pre-sales.
Dokumen Sales order dapat dibuat dengan menggunakan 2 pilihan:
- Membuat sales order dengan menggunakan referensi terhadap dokumen sebelumnya
(create sales order with reference).
- Membuat sales order tanpa menggunakan referensi (create sales order without
reference).
Tabel dibawah ini menyajikan daftar transaksi sales order:
Tabel 3 Transaksi Sales Order

Untuk membuat sales order dengan menggunakan referensi dari dokumen

sebelumnya, maka harus tersedia dokumen sebelumnya (predecessor document). Berikut ini
adalah informasi yang dapat disalin dari dokumen sebelumnya ke dalam sebuah sales order
antara lain:
a. Kode pelanggan (sold-to party)
b. Kode produk atau jasa yang dijual kepada pelanggan
c. Kuantitas barang yang dijual (jika sales order yang dibuat menggunakan referenasi dari
dokumen quotation, maka kuantitas barang yang dijual akan disalin dari quotation, tetapi

Page | 11
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

jika sales order yang dibuat tanpa menggunakan referensi maka kuantitas barang harus
diisi oleh user)
d. Pricing condition untuk barang atau jasa yang dijual
e. Tanggal pengiriman barang yang diinginkan pelanggan (required delivery date)
f. Data pengiriman barang (shipping data), seperti incoterm
g. Data penagihan (billing data) yang diperlukan pada saat pembayaran piutang pelanggan.
Selama proses pesanan penjualan dilakukan, fungsi dibawah ini akan dijalankan oleh
sistem SAP:
a. Penentuan harga barang atau jasa (Pricing).
b. Memeriksa ketersediaan stok barang untuk memenuhi kuantitas yang dipesan pelanggan
sesuai dengan tanggal request delivery date (Avaiability check).
c. Transferrring requirement to MRP (Material Requirement Planning). Jika stok barang
kurang atau tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, maka fitur MRP (Material
Requirement Planning) akan memicu terbentuknya Planned Order untuk masing-masing
material yang stok barangnya kurang. Fitur MRP (Material Requirement Planning)
merupakan fitur yang digunakan dalam sistem SAP untuk merencanakan kebutuhan
material (baik bahan baku maupun barang jadi). Planned Order dapat di konversi menjadi
Production Order maupun Purchase Order.
d. Jadwal pengiriman barang (Delivering schedule).
e. Penentuan shipping point dan penentuan route secara otomatis dari sistem SAP (Shipping
point and route determination).
f. Memeriksa sisa limit piutang pelanggan (Checking credit limit).
Tabel dibawah ini menyajikan bebrapa jenis dari sales document type dan item
category yang dapat digunakan dalam pembuatan sales order.

Page | 12
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Tabel 4 Jenis Sales Document Type dan Item Category

Sales document type dan item category yang berbeda akan mempunyai perilaku proses dan
fungsi lanjutan dari proses tersebut yang berbeda-beda juga. Contohnya antara sales
document type OR (Standar Order) dengan BV (Cash Sales) akan mempunyai perilaku yang
berbeda, seperti:
• Pada Standar Order, user membuat dokumen Sales Order, lalu akan dilanjutkan dengan
pembuatan dokumen Outbound Delivery, kemudian dilanjutkan dengan pembuatan
posting Goods Issue, kemudian setelah barang keluar dari gudang maka dilanjutkan
dengan pembuatan tagihan (Billing).
• Pada Cash Sales, user membuat dokumen Sales Order, lalu pada saat Sales Order
disimpan maka sistem akan secara otomatis membuat dokumen Outbound Delivery serta

Page | 13
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

mencetak invoice secara otomatis. Kemudian user melakukan posting goods issue, lalu
user memproses billing.
Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk membuat Sales Order berdasarkan
reference terhadap dokumen Quotation:
1. Akses transaksi melalui menu path pada: Logistics → Sales and Distribution → Sales →
Order → Create. Atau akses Tcode VA01.
2. Pada layar Create Sales Order: Initial Screen, masukkan jenis sales order yang akan
dibuat (Order Type). Order Type yang digunakan adalah OR (Standar Order). Lalu klik
tombol Create with Reference pada application toolbar maka akan ditampilkan pop-up
window berupa layar Create with Reference yang terdiri dair banyak tab, user dapat
memilih tab sesuai dengan dokumen reference yang digunakan. Pilih tab Quotation, lalu
masukkan nomor quotation sebagai dokumen referensi. Kemudian klik tombol Copy.

Gambar 11 Tampilan Create Sales Order with Reference Initial Screen

3. Pada tampilan Create Standard Order: Overview, perhatian dan periksa kembali data
yang telah disalin dari quotation yaitu:
a. Kode barang atau deskripsi barang jika barang tidak memiliki kode barang pada master
data material.
b. Kuantitas.
c. Perhatikan item category yang telah ditentukan secara otomatis oleh sistem SAP.

Page | 14
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 12 Tampilan Create Standard Order: Overview

4. Periksa harga barang yang dimunculkan pada sales order, jika perlu dilakukan perubahan
maka dapat diubah pada item condition (sama seperti inquiry diatas).
5. Setelah selesai diperiksa data dalam sales order, maka pilih tombol Save.
Kemudian untuk menampilkan status dan progres dari sales order, maka dapat
memanfaatkan fungsi dari Document Flow. Document Flow dapat diakses dari transaksi
Display Sales Order (VA03) atau Change Sales Order (VA02).
1. Akses transaksi Display Sales Order menggunakan menu path pada: Logistics → Sales and
Distribution → Sales → Order → Display. Atau akses Tcode VA03.

Page | 15
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 13 Tampilan Layar Display Sales Order

2. Kemudian pada tampilan Display Sales Order: Initial Screen pastikan nomor sales order
yang ditempilkan telah sesuai dengan nomor sales order anda masing-masing. Lalu pilih
tombol Document Flow . Mata tampilan layar document flow dapat dilihat pada
gambar dibawah ini:

Gambar 14 Tampilan Layar Document Flow

3. Outbound Delivery
Outbound delivery merupakan tahap awal proses pada modul Logistik dan dibuat saat
material tersedia dan sesuai dengan tanggal pengiriman barang yang tertera pada sales
order. Sistem SAP akan menyesuaikan kembali jadwal pengiriman barang pada delivery
order untuk memastikan barang akan diambil dari rak (picked), dikemas (packed), dan

Page | 16
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

dikirimkan tepat waktu sehingga pelanggan dapat menerima pesanan sesuai dengan tanggal
yang mereka inginkan (requested delivery date) yang tertera pada sales order.
Delivery order terhubung ke shipping point (merupakan unit yang bertanggung jawab
dalam sistem SAP untuk memonitor dan memproses pengiriman barang). Penentuan Shipping
point ditentukan secara otomastis oleh sistem SAP berdasarkan plant dan storage location
yang tertera pada sales order, atau dapat diinput secara manual oleh user.
Tabel berikut ini merupakan daftar transaksi Outbound delivery dan menu path:
Tabel 5 Daftar Transaksi dan Menu Path Outbound Delivery

Berikut ini merupakan tahapan yang dapat digunakan untuk membuat dokumen
outbound delivery:
a. Akses transaksi melalui menu path pada: Logistics → Sales and Distribution → Shipping
and Transportation → Outbound Delivery → Create → Single Document → With
Reference to Sales Order. Atau dapat mengakses Tcode pada VL01N.
b. Kemudian akan ditampilkan layar Create Outbound Delivery with Order Reference, isi
data sebagai berikut:
• Isi shipping point (sesuai dengan shipping point di sales order, tab shipping)
• Isi delivery date (sesuai dengan request delivery date yang telah diisi pada sales
order)
• Isi sales order number.

Page | 17
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 15 Tampilan Layar Create Outbound Delivery With Order Reference

c. Kemudian tekan enter. Maka akan ditampilkan layar Delivery Create: Overview, dan
layar ini terdiri dari beberapa tab, antara lain:
• Tab Item Overview, menampilkan daftar barang dan kuantitas barang yang akan
dikirim.
• Tab Picking, menampilkan kuantitas yang akan dikirim (delivery quantity), kuantitas
yang akan di ambil barangnya dari gundag (picking quantity), dan tanggal picking
dilakukan (picking date atau staging date). Kolom picking quantity tidak bisa diedit
secara manual, kolom ini akan diupdate oleh sistem SAP setelah picking dilakukan.
Terdapat Overall WM Status, status ini terdiri dari beberapa pengisian yang otomatis
di update oleh sistem SAP:
- Blank: Not relevant
- A: Not yet processed
- B: Partially processed
- C: Completely processed
Dalam hal ini status ini berisi nilai A, yang artinya pengiriman barang belum diproses.
Nilai ini akan diupdate setelah dilakukan transfer order.
• Tab Transport, terdiri dari tanggal estimasi pengiriman barang, route yang
digunakan, dan status dari transportation planning.
• Tab Goods Movement Data, menampilkan tanggal planned dan actual dari goods issue
yang akan dilakukan, dan status dari goods movement. Status ini dapat digunakan
untuk memonitor perkembangan proses pengiriman. Status yang paling penting

Page | 18
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

adalah status dari goods movement, karena jika kegiatan pengiriman barang (goods
movement) belum selesai dilakukan, maka proses pembuatan invoice tidak dapat
dilakukan.

Gambar 16 Tampilan Delivery Create: Overview Tab Item Overview

Gambar 17 Tampilan Delivery Create: Overview Tab Picking

Page | 19
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 18 Tampilan Delivery Create: Overview Tab Transport

Gambar 19 Tampilan Delivery Create: Overview Tab Goods Movement Data

d. Kemudian klik tombol Save dan catat nomor dokumen Outbound Delivery.
e. Lalu untuk menampilkan hasil pengisian Outbound Delivery, user dapat memilih menu
Outbound Delivery pada menu bar, lalu pilih submenu Display.

Page | 20
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 20 Tampilan Layar Setelah Menyimpan Outbound Delivery

f. Maka tampilan layar Display Outbound Delivery akan ditampilkan. Untuk mengakses
Document Flow, maka user dapat memilih tombol Document Flow yang berada pada
application toolbar.

Gambar 21 Tampilan Layar Display Outbound Delivery

g. Mata tampilan Document Flow dapat dilihat seperti gambar dibawah ini.

Page | 21
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 22 Tampilan Layar Document Flow

4. Picking
Picking merupakan kegiatan yang dilakukan di gudang untuk mengumpulkan seluruh
barang yang akan dikirim dengan kuantitas yang sesuai. Picking disebut juga sebagai
Transfer Order. Transfer Order berisi seluruh informasi yang diperlukan untuk melakukan
transfer barang secara fisik dari atau keluar dari gudang atau antara satu tempat
penyimpanan ke tempat penyimpanan lain dalam satu gudang. Transfer order dapat dibuat
secara individu ataupun secara kelompok. Transfer Order yang dibuat secara individu
disebut sebagai Individual Transfer Order untuk individual delivery.
Berikut ini merupakan tahapan yang dapat digunakan untuk membuat Individual
Transfer Order:
a. Akses transaksi melalui menu path pada: Logistics → Sales and Distribution → Shipping
and Transportation → Picking → Create Transfer Order → Single Document. Atau dapat
mengakses Tcode pada LT03.
b. Kemudian akan ditampilkan layar Create Transfer Order for Delivery Note: Initial
Screen, kemudian isi pada field:
▪ Warehouse Number: 010
▪ Plant: 1000
▪ Outbound Delivery Number: masukkan nomor outbound delivery anda
▪ Foreground/Background: Background
▪ Adopt Pick Quantity: 1
Kemudian tekan enter.

Page | 22
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 23 Tampilan Create Transfer Order for Delivery Note: Initial Screen

c. Kemudian akan muncul hasilnya berupa transfer order document number seperti gambar
dibawah ini.

Gambar 24 Tampilan Setelah Dockumen Transfer Order disimpan

d. Kemudian akses menu Document Flow melalui tampilan Display Sales Order dengan
mengakses Tcode VA03.

Page | 23
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 25 Tampilan Layar Display Sales Order

e. Untuk mengakses Document Flow, maka user dapat memilih tombol Document Flow yang
berada pada application toolbar.

Gambar 26 Tampilan Document Flow dari Display Sales Order

5. Goods Issue
Tahap berikutnya dari proses penjualan dan distribusi adalah melakukan posting
Goods Issue. Goods issue terjadi ketika barang diambil dari gudang. Dari sudut pandang
pengiriman dan transportasi barang, hal yag wajar sebelum truk berangkat dari gudang maka

Page | 24
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

akan dilakukan posting goods issue. Goods issue merupakan harus dilakukan terlebih dahulu
sebelum dokumen invoice dibuat.
Hasil dari kegiatan posting goods issue adalah menghasilkan dokumen sebagai
berikut:
▪ Material Document.
Pada material document ini menjelaskan bahwa terjadinya perubahan pada stok barang.
Material document terdiri dari beberapa informasi didalamnya yaitu: material yang
terkait, movement type yang digunakan, kuantitas barang yang terlibat, plant dan
storage location yang merupakan lokasi barang dikeluarkan untuk dikirim kepada
pelanggan.
▪ Accounting Document.
Accounting document menyajikan efek dari akun GL yang terlibat dalam transaksi
tersebut. Umumnya, nilai persediaan barang akan akan berkurang dan pada saat yang
bersamaan akan berakibat pada akun Cost of Goods Sold (COGS). Pada Accounting
document menunjukkan akun apa saja yang berada pada kolom Debet dan kolom Kredit,
jumlah / nilai dalam mata uang lokal sesuai dengan kuantitas barang yang dikirim.
Berikut ini merupakan tahapan yang dapat digunakan untuk melakukan posting Goods
Issue:
a. Akses transaksi melalui menu path pada: Logistics → Sales and Distribution → Shipping
and Transportation → Outbound Delivery → Change → Single Document. Atau dapat
mengakses Tcode pada VL02N.
b. Kemudian akan ditampilkan layar Change Outbound Delivery, kemudian pilih tombol
Post Goods Issue yang terletak pada application toolbar.

Page | 25
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 27 Tampilan Change Outbound Delivery

c. Maka sistem SAP akan melakukan posting Goods Issue di belakang layar dan setelah di
proses maka akan muncul notifikasi seperti gambar dibawah ini yang menyatakan
Outbound Delivery sudah di simpan.

Gambar 28 Tampilan Setelah Menyimpan Posting Goods Issue

d. Kemudian akses menu Document Flow melalui tampilan Display Sales Order dengan
mengakses Tcode VA03.

Page | 26
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 29 Tampilan Layar Display Sales Order

e. Untuk mengakses Document Flow, maka user dapat memilih tombol Document Flow yang
berada pada application toolbar.

Gambar 30 Tampilan Document Flow dari Display Sales Order

f. Untuk menampilkan Material Document, pada layar Document Flow, pilih pada Goods
Issue, lalu pilih tombol Display Document yang terdapat pada bagian application toolbar.

Page | 27
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 31 Tampilan Display Material Document

g. Untuk menampilkan Accounting Document, silahkan klik tombol Accounting Documents

yang berada pada application toolbar.

Gambar 32 Tampilan Pop-up Window List of Documents in Accounting

h. Pada layar Pop-up Window List of Documents in Accounting, klik 2 kali pada baris
pertama dengan nama pilihan Object Type Text adalah Accounting Document.

Page | 28
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 33 Tampilan Accounting Document

6. Billing
Tagihan (Billing) merupakan tahap akhir dalam proses penjualan dan distribusi.
Billing terintegrasi dengan komponen Financial Accounting. Seluruh dokumen transaksi
keuangan (financial transaction) pada saat di postng ke dalam sistem SAP akan berada pada
level company code.
Berikut ini merupakan tahapan yang dapat digunakan untuk melakukan posting Goods
Issue:
a. Akses transaksi melalui menu path pada: Logistics → Sales and Distribution → Billing →
Billing Document → Create. Atau dapat mengakses Tcode pada VF01.
b. Kemudian akan ditampilkan layar Create Billing Document seperti gambar dibawah ini.
Billing document dibuat berdasarkan referensi terhadap dokumen Outbound Delivery.
Pastikan nomor dokumen Outbound Delivery tertera pad akolom Document.

Page | 29
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 34 Tampilan Layar Create Billing Document

c. Kemudian tekan enter pada keyboard, maka akan ditampilan layar Invoice Create:
Overview of Billing Items.

Gambar 35 Tampilan Layar Invoice Create: Overview of Billing Items

d. Lalu klik tombol Save. Maka akan tampil nomor dokumen Billing.

Page | 30
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 36 Tampilan Create Billing Document seteleh di simpan

e. Untuk menampilkan Document Flow, user dapat memilih menu Billing Document pada
menu bar, lalu pilih submenu Display.

Gambar 37 Tampilan Layar untuk mengakses Display Billing Document

f. Maka tampilan layar Display Billing Document akan ditampilkan. Untuk mengakses
Accounting Document, dapat memilih tombol Accounting yang berada pada application
toolbar.

Page | 31
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 38 Tampilan Invoice Display Billing Document

g. Kemudian akan muncul layar Pop-up Window List of Documents in Accounting, klik 2 kali
pada baris pertama dengan nama pilihan Object Type Text adalah Accounting Document.

Gambar 39 Tampilan Pop-up Window List of Documents in Accounting

Page | 32
Lecture Note ERP Penjualan dan Distribusi

Gambar 40 Tampilan Accounting Document Pada Billing Document

h. Untuk mengakses Document Flow, maka user dapat memilih tombol Back terlebih
dahulu. Sehingga kembali ke layar Display Billing Document, lalu dapat memilih tombol
Document Flow yang berada pada application toolbar.

Gambar 41 Tampilan Document Flow

Page | 33