POKOK BAHASAN

 Transaksi Pembelian (PURCHASE)

a. Purchase Requisition
b. Purchase Order
c. Receive Item
d. Purchase Invoice
e. Purchase Return
f. Purchase Payment
 Laporan Pembelian (REPORT PURCHASE)
 Laporan Utang (Payable & Vendor Report)

6.1. Transaksi Pembelian (Purchases)

M odul Purchases, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, baik

secara tunai maupun kredit, dalam modul ini terdiri dari :

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 75

 a. Purchase Requisition, digunakan untuk mencatat permohonan pembelian
barang dagang sebelum dilakukan order pembelian oleh fungsi Order
Pembelian.
b. Purchase Order, digunakan untuk mencatat pemesanan barang dagang
kepada pemasok/vendor
c. Receive Item, digunakan untuk mencatat barang yang diterima atas
pemesanan barang yang telah dilakukan sebelumnya.
d. Purchase Invoice, digunakan untuk mencatat faktur pembelian atas
pembelian barang dagangan.
e. Purchase Payment, merupakan fasilitas untuk mencatat pembayaran atas
pembelian yang telah dilakukan
f. Purchase Return, digunakan untuk mencatat, barang dagang yang
dikembalikan kepada pemasok.

A. Permohonan Pembelian (Purchase Requisiton)

KASUS-15  PERMOHONAN PEMBELIAN (REQUISITION)
Departemen Teknologi (DT)
Request No. : PR001
Tanggal : 5 Januari 20xx dan Tanggal Kirim 6 Januari 20xx
2 Monitor
2 Modem GTE
2 Printer Epson

A.1. Membuat Permohonan Pembelian baru (New Purchase Requisition)

Purchase Requisiton adalah untuk mencatat permohonan pembelian
sebelum melakukan order pembelian, transaksi ini tidak mempengaruhi
kedalam jurnal akuntansi

Langkah untuk mencatatnya :

 Pada dari menu utama, klik Activities> Purchase Requisition

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 76

  Kemudian klik New, sehingga akan tampil seperti ini:

 Isi Request No.: PR001

 Isi tanggal permintaan (Request Date) : 05/01/20xx
 Isi kode barang (Item) : HC01
 Isi kuantitas (Qty) : 2
 Tanggal diperlukan (Required Date) : 10/01/20xx
 Jika seluruh barang telah dicatat, Klik Save & Close

A.2. Mengedit Permohonan Pembelian (Edit)

Langkah untuk memperbaiki Permohonan Pembelian, sebagai berikut:
 Pada dari menu utama, klik List-> ->Purchases->Purchase Requisition

 Sehingga akan tampak seperti ini:

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 77

  Filter By Date: input 01/01/20xx to 31/01/20xx

 Sorot dan klik daftar permohonan pembelian yang akan dilakukan

perubahan (edit) atau klik mouse kanan, perhatikan gambar dibawah ini:

 Sehingga akan tampil seperti dibawah ini:

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 78

  Klik Save & Close, jika perubahan transaksi sudah selesai.

A.3. Menghapus Permohonan Pembelian (Delete)

Langkah untuk menghapus Permohonan Pembelian, sebagai berikut:

 Pada dari menu utama, klik List-> ->Purchases->Purchase Requisition

 Sehingga akan tampak seperti ini:

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 79

  Filter By Date: input 01/01/20xx to 31/01/20xx

 Sorot dan klik daftar permohonan pembelian yang akan dilakukan

perubahan (edit) atau klik mouse kanan, perhatikan gambar dibawah ini:

B. Order Pembelian (Purchase Order)

Fasilitas ini digunakan untuk kegiatan order pembelian kepada para vendor/pemasok,
baik order pembelian langsung ataupun melalui Purchase Requisition

KASUS-16  ORDER PEMBELIAN (PURCHASE ORDER)

6 Januari 20xx, No. PO: PO-001 Order Pembelian atas Purchase
Requisition (PR-001), ke Master Net Comp.
2 Monitor @ 800.000 (PPn)
2 Modem GTE @ 200.000 (PPn)
2 Printer Epson @ 500.000 (PPn)
TOTAL ORDER : 3.300.000,00

Langkah-langkah :
a. Dari menu utama, klik Activities>Purchase>Purchase Order
b. Klik New, sehingga akan tampak seperti ini :

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 80

 c. Selanjutnya pilih nama Pemasoknya, lihat contoh kasus
d. Isi Tanggal : 6 / 01/20xx
e. Dikarenakan order pembeliannya dari Purchase Requisition (Permohonan
Pembelian), silahkan klik tombol Requisition , sehingga akan tampak
seperti ini :

f. Berikan tanda checkmark pada transaksi requisition, kemudian klik Ok, sehingga
akan tampak seperti ini :

g. Jika sudah terisi semua, klik tombol Save & Close

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 81

C. Receive Item (Penerimaan Barang)
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat barang pesanan telah telah diterima,

KASUS-17  PENERIMAAN BARANG (RECEIVE ITEM)

7 Januari 20xx, No. Terima : 001
Diterima barang pesanan dari Master Net Comp.

Langkah-langkah
a. Dari menu utama, klik Activities>Purchase>Receive Item, sehingga akan tampak
seperti ini :
b. Isi PEmasok : Master Net
Comp
c. Isi no Terima : 001
d. Isi tanggal Terima :
07/01/20xx
e. Isi tanggal Kirim : 07/01/20xx
f. Dikarenakan barang yang
diterima merupakan pesanan
pembelian sebelumnya, maka
selanjutnya pilih “Select PO”,
sehingga akan muncul seperti
ini :

g. Berikan tanda CheckMark, kemudian klik Ok, akan

tampak seperti ini :

h. Klik save & Close

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 82

D. Purchase Invoice (Faktur Pembelian)
Terjadinya pembelian bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti :

 Pembelian atas order pembelian

 Tagihan pembelian dari penerimaan barang
 Pembelian barang tanpa order pembelian

Saat terjadi faktur pembelian inilah dilakukan pencatatan terhadap utang dagang
sebenarnya beserta dengan nilai persediaan yang diakui di dalam kartu
persediaannya.

Pembelian tidak hanya terbatas pada pembelian barang dagang saja, akan tetapi
bisa juga atas pembelian jasa dari pemasok yang langsung dianggap biaya oleh
perusahaan, seperti Jasa perbaikan peralatan, jasa marketing dan lain-lain.

KASUS-18  FAKTUR PEMBELIAN (PURCHASE INVOICE)

8 Januari 20xx, no. Faktur : F-001
Membuat Faktur Pembelian atas barang yang diterima (No. Terima: 001)
dari Master Net Comp.

Langkah-langkah:

a. Dari menu utama, klik Activities>Purchase>Purchase Invoice

b. Isi Pemasok : Master Net Comp

c. Isi no. faktur : F-001
d. Isi tanggal : 08/01/20xx
e. Dikarenakan faktur pembelian ini, dari order pembelian yang telah dicatat pada
penerimaan item, maka pilih , sehingga akan muncul seperti ini:

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 83

 f. berikan checkmark pada RI (Receive Item), kemudian klik Ok, dan akan Nampak
seperti ini :

g. klik Save & Close

E. Purchase Return (Retur Pembelian)

Fasilitas ini digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang
dagang kepada vendor, yang disebabkan barang tidak sesuai dengan pesanan,
barangnya rusak, tidak berkualitas, dan lain sebagainya, sehingga hal seperti
ini perlu dicatat dan nantinya akan mempengaruhi persediaan barang dagang,
dalam Accurate transksi ini disebut dengan Debit Memo.
Langkah-langkah:
a. Dari menu utama, klik Activities>Purchase>Purchase Return

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 84

 b. Perhatikan gambar dibawah ini

c. Pilih nama pemasok nya

d. Isi nomor retur
e. Isi tanggal retur
f. Pilih no. faktur/terima (barang yang dikembalikan atas no. faktur yang
mana)
g. Pada kolom “Keterangan” klik panah drop down, dan pilih nama barang
yang dikembalikan, pilih Yes jika barang yang dikembalikan semuanya.
Sehingga akan muncul seperti ini :

h. Klik Save & Close

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 85

F. Purchase Payment (Pembayaran Pembelian)
Pembelian dapat dilakukan secara tunai juga dapat dilakukan secara kredit, jika
terjadi pembelian secara kredit maka perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar
hutang kepada vendor.

Pembayaran kewajiban, disebabkan oleh beberapa kemungkinan seperti :

a. Pembayaran utang atas faktur pembelian

b. Pembayaran uang muka pembelian dari order pembelian
c. Pembayaran utang dengan memperoleh diskon pembelian
d. Pembayaran utang akibat denda keterlambatan atas pembayaran utang

KASUS-19  PEMBAYARAN HUTANG (PURCHASE PAYMENT)

15 Januari 20xx, dengan form No.: Fm01 dan no. cheque Bank Kong :
C-001, perusahaan membayar hutang kepada Master Net Comp. untuk
faktur : F-001 atas transaksi tanggal 8 Januari 20xx

Langkah-langkah:
a. Dari menu utama, klik Activities>Purchase>Purchase Payment, sehinga akan
tampak seperti ini:

b. Pilih pemasok : Master Net Comp.

c. Isi no. form : Fm01
d. Isi tanggal pembayaran : 15/01/20xx
e. Jika transaksinya banyak, cari dan pilih transaksi yang akan dilunasi dan Berikan
tanda checkmark pada kolom bayar pada transaksi yang telah dipilih
f. Pilih rekening banknya
g. Isi no cheque : C-001

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 86

 h. Perhatikan, apakah ketika membayar hutang kepada pemasok, masih dalam hari
diskon pembayaran, yang diakibatkan oleh Termin 2/15, n/60, untuk
melihatnya, lakukan klik kanan, dikolom Jumlah Diskon, seperti ini :

i. Klik Discount info, sehingga akan tampak seperti ini:

j. Perhatikan Discount Information

mengenai diskon yang diberikan oleh
vendor
k. Isi jumlah diskon (Discount Amount) :
sebesar yang tertera pada Suggested
Discount yaitu 66.000
l. Pilih nama rekening untuk menampung
transaksi potongan pembelian, yaitu : 5-
000.4 Potongan Pembelian
m. Jika nama akunnya tidak tersedia, buat nama akun tersebut di modul Chart of
Account, sehingga tampak seperti ini

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 87

 n. Kemudian klik ok. Kembali lagi ke Purchase Payment, sekarang Discount
Account-nya sudah tersedia, silahkan
cari dan pilih nama akun untuk
menampung transaksi potongan
pembelian, seperti dibawah ini :

o. Klik Ok. Lihat gambar dibawah ini

p. Perhatikan sekarang jumlah pembayaran menjadi berkurang setelah menerima

potongan
q. Klik Save & close

6.2. Laporan Pembelian (Purchase Report)

Seluruh laporan yang
berhubungan dengan pembelian
dapat dilihat dari menu laporan
pembelian.

Langkah-langkah:
a. Dari menu utama, klik
Report>Index to Report
b. Pilih Purchase
Report>Purchase by Item
sehingga tampak seperti ini:

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 88

 c. Ada banyak pilihan laporan yang berkaitan dengan transaksi pembelian, sebagai
contoh tampilkan Purchase by Item: akan tampak seperti ini :

d. Pada parameter : isi tanggal mulai/from dan tanggal akhir / to

e. Klik Ok. Sehingga akan muncul laporan seperti ini :

Laporan Utang (Payable & Vendor Report)

Beberapa laporan yang berhubungan dengan utang kepada pemasok/vendor,
pembayaran, buku besar pembantu utang, daftar umur utang, buku besar utang,
dan lain-lain.

Langkah-langkah

a. Dari menu utama, klik Report>index to report

b. Pilih account payable &
vendor, sehingga tampak
seperti ini:

c. Jika ingin menampilkan

ringkasan daftar pemasok,
klik vendor list,

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 89

 d. Pilih Parameternya, dan klik Ok., sehingga akan tampil seperti ini :

ACCURATE Accounting v.5.0.12 by Zukhrufone@yahoo.com Halaman: 90