a. Purchase Request
Ke Menu Purchase Requests and Orders -> New Purchase Request (Manual)
Klik Template name RFQ for Purchase Order untuk view/print RFQ
Setelah RFQ di print, close tampilan Edit Output Settings
Klik Send To Bidders
Ketika penawaran harga diterima dari Supplier, maka kembali ke menu Sourcing and
Contracting.
d. Inbound Logistics
Sebelum penerimaan barang secara system, harus dilakukan notifikasi terlebih dulu (notifikasi
dilakukan setelah menerima konfirmasi ketersediaan barang yang di pesan di Supplier)
Pilih Delivery Notification IDnya (jika tidak muncul ditampilan, maka bisa dipilih All
Delivery Notifications by Selection di dropdown)
Klik Post Goods Receipt
Setelah post goods receipt ini selesai diproses, maka stock barang akan bertambah di SAP.
e. Invoice Supplier
Setelah menerima tagihan dari supplier, maka accounting/finance akan mencatatkan hutangnya
secara system di SAP. Langkah-langkahnya bisa dilihat dibawah ini.
Klik Supplier
Pilih Invoice Entry
Pilih Order IDnya
Klik Invoice
a. Purchase Order
Mecatat pesanan ke Supplier dilakukan di dokumen Purchase Order dengan langkah sebagai
berikut :
Berikut ini adalah tampilan Purchase Order yang sudah diisi. Langkah pengisiannya ada dibawah
ini. Untuk pengisian field, bisa dengan mengklik symbol atau bisa juga mengetik kata kunci
baik nama atau kodenya.
Informasi di Header :
Isi Company
Isi Currency
Isi Supplier
Isi Purchasing Unit
Informasi di Detail :
Klik Add Row
Di Item Type pilih Service
Isi Product ID
Isi Delivery Date
Isi Ship-to/Service Location ID
Isi Quantity dan UoM
Isi Gross Pricenya
Informasi di Footer :
Update Service Period From
Update Service Period To
Account Assignment Type diisi Cost Center
Isi G/L Account
Klik Check untuk memeriksa apakah masih ada informasi yang kurang, bila
notificationnya “Check complete; purchase order contains no errors” maka selanjutnya
Klik Order
c. Supplier Invoice
Setelah menerima tagihan dari Supplier atas pekerjaan jasa, maka selanjutnya diterbitkan
Invoice Supplier di SAP. Prosesnya adalah sebagai berikut:
Klik Menu Supplier Invoicing
Pilih Invoice Entry
Pilih Order ID
Klik New Invoice
Jika muncul notifikasi merah seperti di gambar, maka yang harus dilakukan adalah:
Klik View All, yang muncul pertama kali adalah tampilan General
Kemudian klik Menu Items
Klik Menu Taxes yang ada dibawah detail
Pilih Menu Withholding Tax Details
a. Supplier Invoice
Berikut ini adalah tampilan setelah di klik New Invoice Without Purchase Order.
Lengkapi bagian Header sebagai berikut:
Isi Supplier
Isi External Document ID
Isi Invoice Date
Isi Receipt Date
Isi Posting Date
Jika muncul notifikasi merah seperti di gambar, maka yang harus dilakukan adalah:
Klik View All, yang muncul pertama kali adalah tampilan General
Kemudian klik Menu Items
Klik Menu Taxes yang ada dibawah detail
Pilih Menu Withholding Tax Details
Klik Post
Berikut ini adalah tampilan Purchase Order yang sudah dilengkapi, langkah pengisian ada dibawah
gambar.
Informasi di Header :
Isi Company
Isi Currency
Isi Supplier
Isi Purchasing Unit
Informasi di Detail :
Klik Add Row
Isi Product Description dengan nama Asset yang dibeli
Isi Product Category ID (diisi dengan kategori asset yang dibeli)
Isi Delivery Date
Isi Ship-to/Service Location ID
Isi Quantity dan UoM
Isi Gross Pricenya
Pilih Tax Codenya
Informasi di Footer :
Isi Account Assignment Type (Untuk Fixed Asset, Assignment Typenya selalu Individual
Material)
Di Individual Material, klik new kemudian isi Individual Material Description serta
Product Categorynya.
Klik Save and Close
Berikut ini adalah tampilan Down Payment Request yang sudah dilengkapi.
Isi Supplier
Isi External Document ID
Isi Down Payment Request Date
Isi Receipt Date
Isi Posting Date
Di Description taambahkan keterangan uang muka untuk apa
Di Order ID, pilih nomor PO yang related dengan uang muka yang dibayarkan
Pilih Tax Codenya
Isi Net Amount uang muka yang harus dibayar
Klik Action -> Calculate Total Amounts
Klik Check, jika tidak ada notification merah maka dokumen bisa di proses
Klik Post
1) Payment Management
Klik Payment Management
Klik New Outgoing Bank Transfer
Isi Company ID
Update Document Date
Pilih Bank Account ID (Sumber dana)
Isi Payee (Supplier/Penerima Pembayaran)
Pilih Payee Bank (Bank tujuan transfer)
Silahkan lengkapi informasi lain seperti Memo Line, Document Description (jika
diperlukan)
Kemudian di bagian detail pilih (√) di kolom Matched dokumen uang muka yang ingin
dibayarkan. Seperti dibawah ini.
2) Liquidity Management
Ketika pembayaran sudah di proses di Payment Management, selanjutnya proses penyesuaian
saldo Bank di Bank statement. Ikuti langkah berikut ini.
Isi Company
Pilih Bank Account ID yang sebelumnya di pilih di Payment Management
Update Statement ID
Update Posting Date
Klik Next
Di kolom Selected √ dokumen yang sudah terbayar
Klik Previous
Kalau diperhatikan dibawah ini, nilai Difference di header berbeda dengan nilain Opening
Balance. Karena nilai Opening Balance adalah saldo Bank saat ini, sementara Difference adalah
saldo bank setelah dikurangi nilai uang muka (-550.00 IDR).
Entry nilai difference tanpa minus (-) di kolom Closing Balance, kemudian tekan Enter di
keyboard.
Klik Post
Klik Close
d. Supplier Invoice
Mendapatkan sisa tagihan dari Supplier atas pembelian asset. Ikuti langkah berikut.
Ketika informasi di Invoice sudah terisi lengkap dan di klik Check, maka akan muncul notif hijau
seperti di gambar.
Dibagian footer dibawah ini bisa kita lihat, nilai down payment yang sudah dibayarkan
sebelumnya sudah mengurangi nilai hutang.