Billing System

Manual Operation

Mediacipta
2023
Contents
PENGENANALAN TAMPILAN DASAR SYSTEM .............................................................................. 2
LOGIN PAGE ......................................................................................................................................... 2
HOME PAGE .......................................................................................................................................... 2
MENU BAR ............................................................................................................................................. 3
PENGOPERASIAN SYSTEM .................................................................................................................. 3
App Setting .............................................................................................................................................. 3
Beneficiary ............................................................................................................................................... 4
Payment Method ..................................................................................................................................... 5
Floors........................................................................................................................................................ 5
Tenant ...................................................................................................................................................... 6
Tariff ........................................................................................................................................................ 7
Devices...................................................................................................................................................... 8
Users ......................................................................................................................................................... 9
Pengoperasian Transaksi ......................................................................................................................... 11
Membuat Invoice Baru ......................................................................................................................... 11
Lihat dan Cetak Invoice ....................................................................................................................... 13
Billing dan Payments ................................................................................................................................ 15
Billing ..................................................................................................................................................... 15
Payments ................................................................................................................................................ 15
Update Status Pembayaran .................................................................................................................. 16
Reporting ................................................................................................................................................... 17
Halaman Bill Report Summary ........................................................................................................... 17
Halaman Amount Paid Per Invoice ..................................................................................................... 18
Halaman Amount Due .......................................................................................................................... 18
Halaman Pivot View ............................................................................................................................. 18
Halaman Invoice Mail History ............................................................................................................ 19

1|Page
Buku Manual Software KWH Meter Billing System
PENGENANALAN TAMPILAN DASAR SYSTEM
LOGIN PAGE

Username Or Email : diisi dengan username atau email

Password : diisi dengan password
Tekan enter atau klik Login

HOME PAGE

2|Page
Home page menampilkan dashboar yang memuat informasi tentang :

Count of Paid Invoices

Jumlah (count) banyaknya invoice/bill yang sudah dibayar
Count of Unpaid Invoices
Jumlah (count) banyaknya invoice/bill yang belum dibayar
Count of Past Due
Jumlah (count) banyaknya invoice/bill yang sudah melewati tanggal jatuh
tempo/Due Date
Count of Over Due
Jumlah (count) banyaknya invoice/bill yang sudah melewati tanggal jatuh tempo
lebih dari 7 hari dari due date invoice
Count of Past Due
Jumlah (count) banyaknya Tenant yang di tambahkan ke dalam sistem
Grafik Total Bill Total Bill per Month
Per Month Bar Chart menampilkan data total bill per bulan dari tahun berjalan
Pie Chart Pie Chart menampilkan pertumbuhan pendapatan bill dari bulan ke bulan (month
Revenue over month)
Growth

MENU BAR

Home Halaman Home atau dashboard

Invoices Halaman untuk membuat invoice dan menampilkan data invoice
Billing Halaman bill yang menunggu update status dari admin
Payments Halaman List pembayaran (Bill yang sudah ber status PAID)
Note: Invoice yang sudah berstatus PAID tidak dapat di edit
Tenants Halaman untuk menambahkan dan menampilkan data tenant
Report Halaman untuk menampilkan laporan diantaranya yaitu: Bills Report Summary,
Amount Paid Per Invoice, Amount Due Per Invoice, dan Pivot View
Master Halaman untuk mengelola data master
Halaman akun user login

PENGOPERASIAN SYSTEM
Input Data Master sebagai Langkah Awal Sebelum Pengoperasian Selanjutnya

App Setting
Klik menu Master dan pilih App Setting
Lengkapi pengaturan awal sistem pada form yang terbuka, berikut field yang perlu diisi atau di lewatkan:
* Tidak boleh kosong

Company Name *: Nama Perusahaan

Short Company Name *: Nama pendek perusahaan (Digunakan pada Logo Invoice)
Description *: Keterangan singkat
Address *: Alamat perusahaan

3|Page
Phone *: Nomor telepon perusahaan, misal: 021-XXXX-XXX
Fax *: Nomor telepon perusahaan, misal: 021-XXXX-XXX
Email *: Alamat Email
Website: Di isi alamat website (Optional)
Logo: Upload logo (jpg/Jpeg,png). Digunakan pada Invoice. Jika tidak di isi
tampilan logo akan digantikan dengan Short Company Name
Tax Default *: Persentase Pajak yang berlaku
Signatory Name: Nama penanda tangan pada field signature Invoice (Muncul jika pilihan
Show Signature di centang)
Invoice Note: Catatan dibawah invoice
Invoice Mail Text: Default pesan email ketika invoice dikirim melalui email sebagai
attachment
Signature Img: Upload gambar tanda tangan
Show Signature: Default tidak di centang: Jika dicentang akan menampilkan field tanda
tangan dibagian bawah invoice
Stamp Duty: Default: 0.00, Diisi jika ada biaya stamp duty atau service charge
Othercharge: Default: 0.00, Diisi jika ada biaya lain-lain
Tombol Update Klik untuk menyimpan perubahan

Beneficiary
Digunakan untuk menambahkan data beneficiary account yang tertera pada Invoice.
Klik menu Master dan pilih Beneficiary, kemudian Klik Add New Beneficiary

Lengkapi semua field yang ada pada form kecuali yang tidak bertanda bintang merah

Klik Submit untuk menyimpan data beneficiary

4|Page
Payment Method
Digunakan untuk menambahkan data metode pembayaran
Klik menu Master dan pilih Payment Method, kemudian klik Add New

Lengkapi semua field yang ada pada form kecuali yang tidak bertanda bintang merah

Klik Submit untuk menyimpan data payment method

Floors
Menu master floors memuat data di lantai berapa saja tenant berlokasi, digunakan ketika menambahkan
data tenant pada menu Tenants saat memilih floor.
Klik menu Master dan pilih Floors, kemudian klik Add New Floor

Lengkapi semua field yang ada pada form

5|Page
Klik Submit untuk menyimpan data

Tenant
Menu tenant digunakan untuk input data nama-nama tenant pengguna kwh meter yang selanjutnya akan
muncul pada pilihan pada saat pembuatan invoice.
Untuk menambahkan data nama-nama tenant dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Klik menu Tenant pada menu bar, kemudian klik Add New Tenant

Berikut form isian data tenant

6|Page
Tenant Name Ketik nama tenant yang akan di simpan ke dalam system
Address Alamat tenant
Floor Ada di lantai berapa tenant tersebut berada
Email Alamat email tenant
Phone Nomor telepon yang dapat dihubungi
Phone 2 Optional
Contact Name Nama kontak yang dapat dihubungi
Status Active : menandakan tenant tersebut masih aktif sebagai client pengguna kwh
meter.
Inactive: menandakan tenant tersebut sudah tidak lagi menggunakan kwh
meter.
Note: data tenant hanya dapat di tambahkan dan edit. Nama-nama tenant
tidak dapat dihapus, silakan update status menjadi inactive jika tenant
tersebut sudah tidak lagi aktif menjadi client.
Active Date Optional tanggal masuk atau mulai kapan tenant tersebut berada didalam
gedung
Tombol Save/Cancel Klik Save untuk menyimpan

Tariff
Menu tariff digunakan untuk pengaturan tarif per kwh.
Untuk menambahkan data tarif silaka klik menu Master dan pilih Tariff, kemudian klik Add New Tarif

7|Page
Lengkapi semua field yang ada pada form
Klik Submit untuk menyimpan data tarif

Devices
Menu Devices digunakan untuk menambahkan data device kwh meter per tenant kedalam database billing
system. Untuk menambahkan data device kwh meter dapat dilakukan sebagai berikut:
Klik menu Master pada menu bar sebelah kanan, dan pilih menu Devices

8|Page
Klik Add new device, akan terbuka form input device

Terdapat 4 field isian diantaranya:

Device Unique ID Adalah list kwh meter yang terbaca oleh system,
pilih device yang akan di data ke system
Display Name Nama alias dari Device uniqe id yang akan
muncul pada saat pembuatan invoice
Tariff Type Pilih jenis tariff (tariff1 atau tariff2)
Tenant Pilih tenant yang memakai device tersebut diatas.
Note: list nama tenant hanya muncul dalam
pilihan apabila telah di data sebelumnya pada
menu tenant
Tombol Save/Cancel Klik Save untuk menyimpan data

Users
Menu user digunakan untuk menambahkan dan edit data user yang dapat login ke system, akses tambah
dan edit hanya dapat dilakukan oleh akun Super Admin
Klik menu Master dan pilih Users, kemudian klik Add New User

9|Page
Lengkapi semua field yang ada pada form kecuali yang tidak bertanda bintang merah boleh kosong
Klik Submit untuk menyimpan data user baru.

10 | P a g e
Pengoperasian Transaksi
Membuat Invoice Baru
Klik menu Invoices pada menu bar, kemudian klik Add New Invoice

Form Isian Pembuatan Invoice:

Invoice to
Tenant * Pilih tenant tujuan invoice di buat
Device Pilih device milik tenant yang akan dibaca meter kwh nya
Period Start Date * Pilih tanggal periode mulai pembacaan kwh yang akan di hitung (Stand Awal)
Period End Date * Pilih tanggal periode akhir pembacaan kwh yang akan di hitung (Stand Akhir)
Previous Reading Stand awal meter. (terisi otomatis)
Pressent Reading Stand akhir meter. (terisi otomatis)
Total kWh Jumlah kwh terpakai dari device yang dipilih. Dihitung dari (Meter Present
Reading – Previous Reading). Terisi otomatis
Due Date * Tentukan due date invoice
Rate Rate adalah tariff per kwh yang muncul otomatis karena pernah ditambahkan
sebelumnya pada menu master Tariff. Untuk perubahan tariff dapat di edit dari
menu Tariff
Energy Cost Biaya pemakaian listrik. Terisi otomatis => (Total Kwh x Tariff)
Date Tanggal invoice dibuat

Invoice Item Setelah mengisi masing-masing field pada field invoice to maka, untuk
menambahkannya ke daftar item invoice adalah dengan klik tombol Add to list

Berikut tampilan Form Create new invoice

11 | P a g e
Berikut gambar item yang masuk kedalam list Invoice Item setelah mengklik tombol Add to list

12 | P a g e
Subtotal Before Tax Subtotal dari Energy Cost (Otomatis)
Tax Percent Terisi otomatis jika sebelumnya telah di set pada menu App setting
Tax Amount Terisi otomatis => Subtotal Before Tax X Tax Percent/100
Subtotal After Tax Terisi otomatis => Subtotal Before Tax + Tax Amount
Stamp Duty Terisi Otomatis ada atau di isi manual jika ingin berbeda dari default
Other Charge Terisi Otomatis jika ada atau di isi manual jika ingin berbeda dari default
Grand Total Net Bill Amount
Status Invoice yang baru dibuat otomatis berstatus Unpaid

Klik Save untuk menyimpan data invoice, klik Cancel untuk membatalkan penyimpanan.
Data yang baru saja disimpan dapat dilihat melalui menu Billing.
Note: data yang sudah disimpan tidak dapat dibatalkan, tetapi dapat di edit atau di hapus selama payment
status nya masih UNPAID
Untuk melakukan edit silakan kembali klik menu Invoice dan klik Edit pada Row data yang ingin di edit

Lihat dan Cetak Invoice

Untuk melihat dan mencetak invoice yang telah dibuat dapat dilakukan dengan mengklik nomor invoice
yang ada pada halaman menu billing seperti berikut:

Klik salah satu nomor invoice seperti yang ditandai kotak pada gambar diatas, maka akan muncul
invoicenya seperti berikut:

13 | P a g e
Untuk mencetaknya klik tombol print yang ada dibagian atas invoice, tombol pdf untuk melihat dalam
bentuk pdf, tombol email untuk mengirim invoice sebagai attachment email.
Berikut tampilan pdf invoice pada browser

14 | P a g e
Billing dan Payments
Billing
Halaman menu billing adalah halaman yang memuat daftar invoice yang masih belum dibayar (Unpaid).
Untuk melihat data list billing silakan klik menu Billing.

Pada setiap baris data billing terdapat tombol Email dan Update status pada bagian kanan
Tombol Email : Dapat digunakan untuk mengirim invoice sebagai attachment dalam bentuk pdf yang
otomatis dibuat oleh system

Tombol Update Status: Digunakan untuk update status pembayaran

Payments
Halaman menu Payments adalah halaman yang memuat daftar invoice yang telah dibayar. Untuk input
data ke payment dilakukan dengan cara update status pembayaran melalui halaman Billing.

15 | P a g e
Update Status Pembayaran
Setiap invoice yang baru dibuat otomatis akan muncul dihalaman Billing sebagai tagihan yang belum
dibayar. Untuk update status invoice apabila sudah dilakukan pembayaran oleh tenant dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
Klik menu Billing pada menu bar atas, maka akan terbuka halaman billing seperti berikut:

Pada setiap baris data billing terdapat tombol Update status pada bagian kanan.
Klik Update Status pada baris nomor invoice yang akan di update, berikut form yang perlu di lengkapi

Keterangan :

Payment Detail Bertanda * tidak boleh kosong

Invoice No * Nomor invoice yang akan di update statusnya
Amount Due * Jumlah tagihan yang harus dibayar
Payment Status * Di centang untuk menandai sudah dibayar namun terlebih dahulu di pastikan
bahwa pembayaran telah dilakukan oleh tenant bersangkutan sesuai nomor
invoice yang tertera
Payment Method * Metode pembayaran yang dilakukan oleh tenant

16 | P a g e
Beneficiary Bank * Ke bank mana pembayaran dilakukan oleh tenant
Payment Date * Tanggal Pembayaran yang dilakukan oleh tenant
Payment Time Jam dibayar, diisi jika diperlukan
Additional Info Jika di perlukan
Payer Name Nama pembayar yang tertera pada struk pembayaran/payment receipt jika
melampirkan struk atau bukti bayar
Bank Name Menggunakan nama bank apa ketika tenant melakukan pembayaran
Notes Catatan tambahan jika diperlukan
Attachment Lampiran bukti bayar jika diperlukan

Klik Update untuk menyimpan perubahan, data yang telah tersimpan dapat dilihat pada menu payment
yang memuat semua data bill yang sudah dibayar.

Reporting
Untuk reporting terdapat 5 halaman yang terdiri dari:
1. Bill Report Summary
2. Amount Paid Per Invoice
3. Amount Due Per Invoice
4. Pivot View
5. Invoice Mail History

Halaman Bill Report Summary

17 | P a g e
Halaman Amount Paid Per Invoice

Halaman Amount Due

Halaman Pivot View

18 | P a g e
Halaman Invoice Mail History

19 | P a g e