ENTERPRISE RESOURCES

PLANNING
Pertemuan 9
Marketing Information System
& Sales order Process
Pertanyaan Strategy Terkait Marketing


Produk apa yang harus kita produksi?

Berapa banyak masing-masing produk akan diproduksi?

Bagaimana terbaik dapat kita promosi atau mengiklankan produk kita?

Bagaimana kita dapat mendistribusikan produk dengan kepuasan customer
yang maksimum?

Berapa harga jual produk kita?
Studi Kasus Fitter Snacker

Perusahaan memproduksi dua snack-bars:

1. NRG-A: “Advanced Energy”
2. NRG-B: “Body-building proteins”
Perusahaan memiliki dua divisi penjualan:
1. Wholesale: menjual kepada pihak distributor yang
mendistribusikan penjualan ke toko-toko kecil,
operator vending mesin, dan toko kesehaan
2. Direct: Toko pengecer besar, toko stasiun olahraga,
dan toko besar lainnya.
Penjualan

Direct sales: menawarkan diskon berdasarkan volume untuk

mendorong order besar yang mana lebih efisien untuk diproses.
Wholesale: harga tetap yang lebih rendah karena order yang
besar (jika tidak, customer harus ditangani oleh divisi Direct
sales)
Syarat pembayaran 2-10, net 30
- Customer menerima 2% diskon jika membayar invoice didalam
10 hari.
- Jatuh tempo adalah 30 hari
Fitter Snacker juga menjual bar yang dibungkus dengan merek
toko untuk jaringan tertentu.
Sales Process
Sales Quotations and Orders

Sales Quotations, penawaran harga kepada customer.

Sales Orders, pesanan penjualan dari customer.
Hal yang perlu diperhatikan:
1. Pemberian Diskon
2. Order tidak langsung dilakukan setelah Quotations
diberikan.
3. Pertanyaan terkait dengan tanggal pengiriman pada
saat customer mau melakukan Order.
4. Posisi Credit Limit customer

Fungsional apa saja yang terlibat?

Order Filing

Packing list dan shipping labels dicetak pada departemen

sales dan diberikan kepada bagian warehouse untuk
dilakukan picking, packing dan delivery.
Hal yang perlu diperhatikan:
1. Customer menginginkan partial shipment terhadap apa
yang tersedia, dan sisanya sebagai backorder.
2. Customer hanya membeli apa yang tersedia, sisanya
dibatalkan, dan dibuka order baru.
3. Customer bersedia menunggu sampai seluruh order
terpenuhi untuk menghemat biaya pengiriman.

Fungsional apa saja yang terlibat?

Accounting and Invoicing

Data dari sales order akan menjadi dasar untuk pembuatan invoice. Kadang-
kadang koreksi terhadap invoice diperlukan terkait dengan partial
shipment ataupun perubahan lainnya terkait dengan perubahan pada sales
order.
Payment and Returns

Customer yang membayar dibawah 10 hari mendapat diskon 2 persen. Nota

Debit dari customer terkait dengan retur, maupun klaim produk cacat
juga perlu menjadi perhatian.
Sales and Distribution pada ERP

Sistem ERP dapat meningkatkan proses terkait dengan sales order process,
karena menggunakan database terpusat, sehingga dapat mengurangi
tingkat kesalahan entri, dan meningkatkan akurasi informasi secara
realtime bagi semua user. Sistem ERP juga dapat melakukan track
terhadap seluruh transaksi seperti (invoice, packing list, RMA Number, dan
pembayaran)

RMA = Return Merchandise Authorization.

Event pada SAP ERP


Presales activities

Sales order processing

Inventory sourcing

Delivery

Billing

Payment
Presales Activity

Langkah pertama pada SAP ERP sales and distribution

process adalah presales activities.
Customer dapat bisa mendapatkan penawaran harga
melalui inquiry ataupun quotation.
Beda inquiry dengan quotation, quotation sifatnya
tertulis dan mengikat untuk suatu jangka waktu
tertentu. Inquiry sekedar penawaran harga, dan
tidak ada ikatan.
Aktifitas presales juga meliputi kegiatan marketing
seperti menghubungi customer melalui telepon,
kunjungan, dan surat-menyurat.
Sales Order Processing

Sales order processing adalah serangkaian aktivitas yang

dilakukan untuk mencatat sales order.
Pada sales order processing dicatat item yang dipesan,
harga jual, dan kuantitas.
Diskon dapat didefinisikan menurut jumlah kuantitas,
produk dan customer.
Saat order processing, dilakukan pemeriksaan tabel AR
untuk konfirmasi credit customer. Nilai order
dijumlahkan dengan saldo kredit dan dibandingkan
dengan credit limit customer. Jika kredit tidak
mencukupi sistem akan menolak order.
Process Flow

Sales Person
Inquiry Quotation Quantity Sales Order
Contact

Flow Process Key Point

1. Inquiry 1. Membuat inquiry dengan status release
kepada pihak yang bertanggung jawab
2. Quotation dengan/tanpa referensi ke
inquiry 2. Quotation dengan harga otomatis dari inquiry
3. Sales Order dengan referensi ke Quotation 3. Sales order dengan referensi ke
4. Quantity Contract quotation/contracts

5. Sales Order dengan referensi ke Contract 4. Credit limit check

Suatu Quantity Contract adalah perjanjian kontrak bahwa customer akan
membeli sejumlah produk dalam jangka waktu tertentu, terdiri dari
produk, jumlah harga tanpa jadwal.
Inventory Sourcing

Ketika pencatatan order, sistem memeriksa catatan

persediaan dan catatan perencanaan produksi apakah
material tersedia dan dapat dikirim pada tanggal yang
diinginkan konsumen,
Available-to-Promise (ATP) termasuk juga waktu
pengiriman, perlu diperhatikan akhir minggu dan
liburan.

Sistem dapat juga merekomendasikan penambahan pada
rencana produksi jika terjadi kekurangan.

Order dicatat sebagai terbuka, produk dibooking
sehingga tidak dapat dijual untuk pemenuhan order
lainnya.
Delivery

Delivery berarti melepas dokumen kepada warehouse

untuk melakukan picking, packing, dan pengiriman
order (daripada pengertian tradisional pengiriman
barang).
Proses pengiriman dibuat sehingga aktivitas warehouse
dapat efisien (seperti kombinasi order yang sama
untuk picking, pengelompokan order berdasarkan
metode dan tujuan).
Dokumen picking, packing, dan shipping akan ditransfer
ke Module Materials Management, sehingga aktifitas
picking, packing, dan shipping dapat dilakukan.
Billing

Selanjutnya sistem membuat invoice berdasarkan data sales order kedalam

dokumen invoice.
Accounting mencetak dan mengirim kepada customer.
Catatan Accounting diperbaharui pada titik ini untuk mencatat penjualan
(Debit AR, dan Kredit Sales), selanjutnya catatan account terupdate
secara otomatis.
Payment

Ketika customer melakukan pembayaran, pembayaran dicatat pada sistem

ERP (Debit Cash, dan Kredit AR).
Sales Process

Sales Dept
- Presales
- Sales Order
- Customer
complaint → Return

Logistics
- Delivery Document
- Picking
- Packing
- Post Goods Issue
- Transportation: third
party

Fin/Acct
- Invoicing Document
- Account Receivable
- Billing
- Return → Credit
Memo
Taking Order pada SAP R/3

Sold-to party: diisi dengan

id customer

P.O. Number: diisi

dengan nomor PO dari
customer terkait SO ini

Req. deliv. date: Tanggal

customer harus menerima
order ini

Material and Order

quantity: Apa yang
customer order

Figure 3-2 SAP R/3 order entry screen

Order Filling

Tiga opsi ditawarkan

oleh by SAP R/3
Pricing

Net price untuk

order termasuk
diskon

Harga dasar
adalah $240/case

Harga produksi
untuk 10 peti
adalah $1,992

Diskon adalah
10 percent
Diskon

Jika order >

$1000,
diskon 5%

Jika order >

$1500,
diskon 10%
Accounting

Dokumen
Accounting
90000002,
dapat
diakses dari
flow screen

Perkiraan
yang
dipengaruhi
sales order
Document Flow

Accounting
Document
90000002 is
linked to sales
order 5
Thank you