MANUAL

DOCUMENT
Vendor Registration

Dokumen manual untuk Vendor Registration

Vendor Type : Barang dan Jasa / Normal

PT Triklin Rekatama
02-01-2023
___________________________________________________________

Daftar Isi
Daftar Isi.................................................................................................................2
Login iProcura Portal .................................................................................................1
Pendaftaran Vendor Baru ...........................................................................................1
Menu New Registration ........................................................................................................................... 1
Complete Registration ............................................................................................................................. 9
Tab Product List ................................................................................................................................. 10
Tab Info .............................................................................................................................................. 12
Tab Bank ............................................................................................................................................ 13
Tab B.O.D .......................................................................................................................................... 15
Tab Document .................................................................................................................................... 17
Tab Finance ....................................................................................................................................... 20
Tab Kuesioner .................................................................................................................................... 23
Submit Data ....................................................................................................................................... 26

2
Login iProcura Portal
Untuk masuk ke iProcura Portal, setiap user harus login terlebih dahulu menggunakan
user name yang terdaftar di modul security iProcura Portal dan dengan password sesuai
dengan user name yang digunakan.
Berikut adalah tampilan form login iProcura Portal.

Setelah memasukkan user name dan password yang sesuai, klik tombol untuk
memulai proses verifikasi dan validasi user dan password. Validasi user name dan
password bersifat case sensitive atau membedakan huruf capital dan huruf kecil.
Tampilan seperti berikut akan muncul jika user dan password terdaftar.

Pendaftaran Vendor Baru

Menu New Registration

1. Setelah user berhasil masuk ke homepage iProcura Portal, pilih menu Vendor
Registration.
___________________________________________________________

2. Lalu akan tampil menu pada bagian kiri layar. Klik menu :

3. Lalu akan tampil halaman new registration. Isi field Tax Number kemudian klik

tombol

4. Selanjutnya akan tampil form New Registration : Info seperti gambar berikut :

2
___________________________________________________________

3
___________________________________________________________

5. Form isian terbagi dalam beberapa kolom. Isi dan lengkapi data di field-field yang
tersedia di form sesuai dengan keterangan berikut :
a) New Registrasi : Info
Berikut adalah tampilan kolom New Registrasi : Info

Isi field-field yang tersedia sesuai degan keterangan berikut :
Nama Isi
No Penjelasan Informasi Tambahan
Field Field
1 Company Pilih jenis Pilih Klik tombol dropdown :
Name perusahaan
kemudian, input
field dengan
nama
perusahaan

dan pilih Jenis perusahaan

Lalu isi field dengan Nama Perusahaan
2 Address Isikan alamat Input/ Mandatory
perusahaan Ketik
3 ZIP Code Isikan kode pos Input/ Mandatory
perusahaan Ketik
4 Phone Isikan nomor Input/ Mandatory
telepon Ketik

4
___________________________________________________________

Nama Isi
No Penjelasan Informasi Tambahan
Field Field
perusahaan
5 Fax Isikan nomor fax Input/ Mandatory
perusahaan Ketik
6 Vendor Pilih tipe vendor Pilih Klik tombol dropdown, lalu pilih Barang
Type dan Jasa :

7 Country Pilih nama Pilih Klik tombol dropdown
Negara
8 Province/St Pilih provinsi Pilih Klik tombol dropdown
ate dari alamat
perusahaan
9 City Pilih nama kota Pilih Klik tombol dropdown
sesuai alamat
perusahaan
10 PO Box Isikan kode PO Input/
BOX sesuai Ketik
alamat
perusahaan
11 Tax Isikan nomor Input/ Mandatory
Number pajak yang Ketik
digunakan oleh
vendor
12 Upload Tax Tax Number Doc Pilih Klik tombol Pilih File, lalu Upload.
Number merupakan
Doc dokumen
pendukung yang
digunakan untuk
Tax Number
vendor
13 Upload Power of Pilih Klik tombol Pilih File, lalu Upload.
Power of attorney
Attorney merupakan
dokumen surat
kuasa yang
dibutuhkan
14 Upload Upload dokumen Pilih Klik tombol Pilih File, lalu Upload.
Company company profile
Profile
15 Hashtag Isikan dengan Input/
hashtag Ketik
16 Description Isikan dengan Input/ Mandatory
Deskripsi dari Ketik
vendor

b) Finance

5
___________________________________________________________

Berikut adalah tampilan kolom Finance :

Isi field-field yang tersedia sesuai degan keterangan berikut :

Nama Isi
No Penjelasan Informasi Tambahan
Field Field
1 PIC Name Isikan nama PIC Input/ Mandatory
finance Ketik
2 Phone Isikan nomor Input/ Mandatory
telepon dari PIC Ketik
Finance
3 Email Isikan alamat Input/ Mandatory
email yang Ketik
digunakan oleh
PIC Finance

c) Bank Info
Berikut adalah tampilan kolom Bank Info

Isi field-field yang tersedia sesuai degan keterangan berikut :

Nama
No Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
Field
1 Currency Pilih jenis mata Pilih Klik tombol dropdown. Mandatory
uang yang
digunakan pada
bank
2 Account Masukkan Input/ Mandatory
Number nomor akun Ketik
bank yang
digunakan user
3 Account Masukkan nama Input/ Mandatory
Holder pemegang akun Ketik
bank
4 Reference Upload dokumen Pilih Klik Telusuri lalu upload file yang dituju
Document referensi yang
dibutuhkan
sebagai
dokumen
6
___________________________________________________________

Nama
No Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
Field
pendukung
untuk bank
detail
5 Bank Ketik nama bank Pilih Mandatory
pada text box,
lalu akan muncul
pilihan daftar
bank
6 City Isikan dengan Input/ Mandatory
nama kota Ketik
7 Branch Isikan dengan Input/ Mandatory
nama kantor Ketik
cabang

d) Admin Information
Berikut adalah tampilan kolom Admin Information

Isi field-field yang tersedia sesuai degan keterangan berikut :

Nama Isi
No Penjelasan Informasi Tambahan
Field Field
1 First Name Isikan nama Input/ Mandatory
depan dari Ketik
admin vendor
2 Last Name Isikan nama Input/ Optional
belakang dari Ketik
admin vendor
3 Mobile Isikan nomor Input/ Mandatory
telepon dari Ketik
admin vendor
4 Email Isikan alamat Input/ Mandatory
email yang Ketik
digunakan
admin vendor
5 Re-type Isikan kembali Input/ Mandatory
Email dengan alamat Ketik
email
7
___________________________________________________________

Nama Isi
No Penjelasan Informasi Tambahan
Field Field
6 Security Isikan Input/ Mandatory
Question pertanyaan Ketik
untuk keamanan
data jika user
ingin melakukan
continue
registration
7 Security Isikan jawaban Input/ Mandatory
Answer dari pertanyaan Ketik
keamanan
8 Captcha Salin captcha di Input/ Mandatory
field yang Ketik
tersedia

6. Setelah semua field yang tersedia diisi, klik tombol untuk menyimpan data. Jika
data berhasil disimpan akan muncul alert seperti berikut :

7. Selanjutnya akan tampil halaman Term and Condition kemudian klik checklist dan

klik tombol .

8. Untuk tipe vendor Barang dan Jasa, user akan mendapatkan username dan password
secara langsung setelah submit data. Username dan password akan dikirimkan
melalui email. Berikut adalah tampilan jika submit berhasil untuk vendor dengan tipe
Barang dan Jasa, dan Temporer

8
___________________________________________________________

Complete Registration
Vendor yang sudah berhasil submit dan mendapatkan email yang berisikan username dan
password, dapat melakukan login ke aplikasi iProcura Portal untuk melakukan complete
registration.
1. masuk ke homepage iProcura Portal, lalu isi Username dan Password. Lalu klik

2. Setelah berhasil Login, akan tampil halaman utama vendor. Pilih menu Vendor
Request

9
___________________________________________________________

3. Kemudian klik menu Complete Registration atau klik link Click here

Tab Product List

4. Kemudian akan masuk ke halaman Product List seperti berikut :

5. Klik tombol untuk menambahkan product. Kemudia kan tampil form
tambah Product :

10
___________________________________________________________

Isi field-field yang tersedia sesuai degan keterangan berikut :

Nama Isi
No Penjelasan Informasi Tambahan
Field Field
1 Product Isikan dengan Input/ Mandatory
Name nama product Ketik
2 Industry Pilih jenis Pilih Klik dropdown lalu pilih industry.
Industri Mandatory
3 Commodity Pilih jenis Pilih Klik dropdown lalu pilih commodity.
commodity Mandatory
4 Brand Pilih Brand dari Pilih/
dropdown, atau Input/
ketik nama Ketik
brand di field
Other
5 Max Project Pilih Max Project Input/ Mandatory
Value Value Ketik
6 Hashtag Isikan hashtag Input/
mengenai Ketik
product yang
diinput. Hashtag
dapat diinput
lebih dari 1,
dengan tanda
koma sebagai
pemisah

6. Lalu klik tombol untuk menyimpan data. Data yang berhasil disimpan akan
tampil di grid.

11
___________________________________________________________

Tab Info
7. Klik tombol untuk lanjut ke proses selanjutnya. Lalu akan tampil tab-tab yang datay
harus dilengkapi. Tab yang muncul berdasarkan MVP yang dipilih oleh vendor. Berikut
adalah tampilan tab Info

8. Data di tab Info akan otomatis terisi, berdasarkan data yang sudah diinput pada saat
vendor melakukan registrasi. Jika ada perubahan data, ubah data yang ada di field

kemudian klik tombol untuk menyimpan data.

12
___________________________________________________________

Tab Bank

9. Lalu klik tombol atau klik tab Bank untuk mengisi data Bank. Tab Bank
otomatis terisi dari data yang diinput saat registrasi. Jika ingin menambahkan lagi data

bank klik tombol

10. Berikut adalah tampilan form Bank :

13
___________________________________________________________

Isi field-field yang tersedia dengan keterangan sebagai berikut :

Nama
No Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
Field
1 Seq Informasi nomor Display Otomatis terisi
Number urut data
2 Currency Pilih jenis mata Pilih Klik tombol dropdown. Mandatory
uang yang
digunakan pada
bank
3 Bank Ketik nama bank Pilih Mandatory
pada text box,
lalu akan muncul
pilihan daftar
bank
4 City Isikan dengan Input/ Mandatory
nama kota Ketik
5 Branch Isikan dengan Input/ Mandatory
Office nama kantor Ketik
cabang
6 Account Masukkan Input/ Mandatory
Number nomor akun Ketik
bank yang
digunakan user
7 Account Masukkan nama Input/ Mandatory
Holder pemegang akun Ketik
bank
8 Reference Upload dokumen Pilih Klik Telusuri lalu upload file yang dituju
Document referensi yang
dibutuhkan
sebagai
dokumen
pendukung
untuk bank
14
___________________________________________________________

Nama
No Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
Field
detail

Tab B.O.D

11. klik tombol atau klik tab B.O.D untuk mengisi data BOD. Jika ingin

menambahkan data BOD klik tombol

12. Isi field-field yang tersedia di form BOD sesudai dengan keterangan berikut :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
1 Full Name Nama lengkap Input/ Mandatory
direktur Ketik
2 Position Jabatan dalam Input/ Mandatory
dewan direksi Ketik
3 Start Date Tanggal awal Pilih Mandatory.Pilih dari kalender.
menjabat
15
___________________________________________________________

No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan

4 End Date Tanggal akhir Pilih Pilih dari kalender.
menjabat
5 Document Sign? Pilih status Pilih Mandatory
document sign
6 PrivyId User Isikan dengan Input/
user privyid Ketik
7 Type of Tipe Pilih
Citizenship kewarganegaraan
8 Type of Citizen Jenis Pilih Mandatory. Pilih dari dropdown
kewarganegaraan seperti berikut:

Pilihan jenis kewarganegaraan
menentukan field isian berikutnya.
Jika Type of Citizen diisi WNI, maka akan muncul field pengisian seperti berikut:

9 Id Number Nomor kartu Input/ Mandatory
keterangan Ketik
identitas (KTP,
SIM)
10 Tax Number Nomer Pokok Input/ Mandatory
Wajib Pajak Ketik
(NPWP)
11 Validity Period of Tanggal akhir Pilih Mandatory. Pilih dari kalender.
Id Card berlaku Kartu
Keterangan
Identitas

12 Long life Id Card? Checkbox untuk Check/ Jika di-check, maka Validity Period
menyatakan Id Uncheck akan otomatis terisi dengan tanggal
Card berlaku 31-12-9999, seperti gambar di bawah
seumur hidup ini.

13 Id Card Scan File File hasil scan dari Upload Mandatory. Untuk memilih file melalui
Kartu Keterangan komputer lokal, klik tombol Browse.
Identitas

16
___________________________________________________________

No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan

14 Tax Number File hasil scan Upload Mandatory. Untuk memilih file melalui
Scan File NPWP komputer lokal, klik tombol Browse.
Jika Type of Citizen diisi WNA, maka akan muncul field pengisian seperti berikut:

15 Citizenship Kewarganegaraan Pilih Mandatory. Dipilih dari dropdown list
nama-nama kewarganegaraan seperti
berikut:

16 Passport Nomer passport Input/ Mandatory
Number Ketik
17 Validity Period of Tanggal akhir Pilih Mandatory. Pilih dari kalender.
Passport masa berlaku
passport

18 Passport Scan File hasil scan Upload Mandatory. Untuk memilih file melalui
File Passport komputer lokal, klik tombol Browse.

13. Klik tombol untuk menyimpan data.

Tab Document

14. klik tombol atau klik tab Document untuk mengisi data Document.

17
___________________________________________________________

15. Lalu akan tampil halaman tab Document. Klik radio button, kemudian lengkapi data
document tersebut :

18
___________________________________________________________

Lengkapi field-field yang tersedia sesuai dengan keterangan berikut :

No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
1 Document Type Jenis dokumen Display Sesuai yang dipilih di tabel di atasnya
yang akan
dicatatkan
datanya
2 Document Nomer dokumen Input/ Mandatory
Number yang akan Ketik
dicatatkan
3 Validity Period Masa berlaku Pilih Valid from : Mandatory
dokumen. Terdiri Valid To : Boleh null
dari tanggal awal Pilih dari kalender.
dan tanggal akhir
masa berlaku

4 Document File hasil scan Upload Mandatory. Untuk memilih file melalui

19
___________________________________________________________

No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan

Upload dokumen yang komputer lokal, klik tombolTelusuri
dicatatkan

16. Klik pada area untuk menyimpanan data. Muncul alert

berikut jika penyimpanan berhasil.

17. Lanjutkan untuk melengkapi data di setiap baris data yang tersedia.

18. Jika user ingin menambahkan document yang diupload, klik tombol di area

Tab Finance

19. Klik tombol atau klik tab Finance untuk mengisi data Finance.

20
___________________________________________________________

20. Lalu akan tampil halaman tab Finance seperti berikut :

21
___________________________________________________________

21. Pada area Klik tombol untuk menambah data. Lalu akan tampil
form info seperti berikut :

Lengkapi field-field yang tersedia sesuai dengan keterangan berikut :

22
___________________________________________________________

No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan

1 Fiscal Year PIlih tahun fiscal Pilih Klik dropdown, lalu pilih data
2 Currency Pilih mata uang Pilih Klik dropdown, lalu pilih data
3 Asset Isi dengan nilai Input/ Mandatory
aset perusahaan / Ketik
nilai aset vendor

22. Lalu klik tombol untuk menyimpan data

Tab Kuesioner

23. Selanjutnya klik tombol atau klik tab Kuesioner untuk mengisi Kuesioner.

24. Lalu akan tampil halaman tab kuesioner. Tab Kuesiner terdiri dari dua area, yaitu area
kuesioner dan area submit data seperti berikut :

23
___________________________________________________________

25. Di area Kuesioner, user vendor dapat meliht informasi hasil scoring, dan melengkapi
jawaban-jawaban yang ada di kuesioner.

24
___________________________________________________________

25
___________________________________________________________

26. Lakukan pengecekan kembali terhadap jawaban kuesioner, dan lengkapi jawaban

kuesioner. Klik tombol untuk menyimpan data.

Submit Data
27. Tahap selanjutnya adalah lakukan submit data Complete Registrasi.

Pada bagian bawah halaman, terdapat informasi persentase kelengkapan pengisian

data. Jika sudah 100% user dapat melakukan submit data.
28. Isi field message, lalu klik tombol untuk mensubmit data. JIka data berhasil di submit
akan muncul notifikasi sukses seperti berikut.

26