MANUAL

DOCUMENT
Modul Invoice
Management Vendor
Invoice Pengadaan Barang dan Jasa

01 September 2022


Daftar Isi

Daftar Isi.................................................................................. 1
Invoice Management .................................................................. 2
1. Login Aplikasi ........................................................................ 2
2. Daftar Invoice ........................................................................ 4
3. Create Invoice ....................................................................... 5
4. Update Invoice ...................................................................... 8
4.1. Update Invoice Type Prepayment(DP/Uang Muka) ................ 8
4.2. Update Invoice Type Standard(Termin) ............................. 12
5. Delete Invoice ..................................................................... 18
6. Submit Invoice .................................................................... 19
7. View Status Invoice .............................................................. 21
8. View Status Pembayaran ....................................................... 21

Invoice Management

Invoice Management merupakan proses penagihan terhadap PO yang telah

diselesaikan dengan syarat ada bukti BAST yang telah diterbitkan. Proses
penagihan ini dilakukan secara online menggunakan aplikasi portal yang ada di e-
Procurement dimana vendor dapat membuat invoice secara mandiri dan dapat
melampirkan dokumen yang terkait dengan kebutuhan penagihan. Dokumen
tersebut akan diteruskan ke aplikasi ERP untuk dilakukan verifikasi dan secara
paralel berkas fisik dokumen tersebut pun akan dikirimkan ke bagian Finance.
Proses verifikasi sampai dengan pembayaran akan dilakukan oleh aplikasi ERP dan
setiap perubahan status akan diinfokan oleh aplikasi ERP ke modul Invoice
Management di e-Procurement. Selain itu, vendor dapat memonitoring status
invoice yang telah disubmit dan dapat melakukan perubahan apabila ada yang perlu
diperbaiki. Pada dokumen ini akan dijelaskan tahapan-tahapan dalam melakukan
proses penagihan khusus invoice dengan kategori "Pengadaan Barang dan Jasa".

1. Login Aplikasi
Pada tahap ini, vendor diharuskan login terlebih dahulu sebelum melakukan
proses penagihan. Berikut tahapan login aplikasi portal yang ada di e-
Procurement :
1. Login sebagai vendor dengan menggunakan user masing-masing diaplikasi
iProcura portal.

2. Jika tidak berhasil login, maka akan muncul pesan peringatan (error) bahwa
ada username/password atau bahkan keduanya tidak terisi atau salah
mengisinya. Berikut contoh tampilan peringatannya :

(Error user dan password tidak terisi) (Error salah memasukkan password)

3. Jika berhasil login, maka akan tampil halaman utama iProcura portal. Berikut
tampilannya :

2. Daftar Invoice
Pada tahap ini, vendor dapat melihat daftar-daftar invoice yang akan
ditagihkan. Berikut tahapannya :
1. Pada halaman utama iProcura portal pilih sub menu List Invoice pada menu
Invoicing.

2. Kemudian akan tampil daftar invoice yang berisi no invoice, status invoice,
status pembayaran (info) dan lain sebagainya. Berikut tampilannya :

Untuk mencari data invoice, lengkapi field yang tersedia dihalaman List
Invoice sesuai dengan ketentuan dibawah ini :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan

4



1 Search Isikan dengan No. Input/Ketik
Invoice Eproc atau No.
Invoice Vendor
2 Status Pilih Status Invoice Pilih
Klik , kemudian pilih :

Setelah itu, klik untuk melanjutkan proses pencarian data invoice.

3. Create Invoice
Pada tahap ini, vendor membuat invoice untuk melakukan penagihan terhadap
PO yang telah diselesaikan dengan bukti BAST yang telah diterbitkan.
Berikut tahapannya :

1. Pada halaman List Invoice, klik pada tabel List Invoice.

Kemudian akan tampil Form Invoice pada tab Invoice seperti berikut :

2. Isi field-field yang ada pada Form Invoice dengan ketentuan dibawah ini :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
1 Invoice Category Pilih Kategori Pilih
Klik ,
Invoice yang
kemudian pilih :
ingin
ditagihkan
5




Mandatory.
2 Invoice Number Isikan No. Input/Ketik Mandatory.
(Vendor) Invoice
Vendor
3 Invoice Type Pilih Tipe Pilih
Klik ,
Invoice
kemudian pilih :

Mandatory.
4 PO Number Pilih No. PO Pilih
Klik , kemudian pilih :

Keterangan Lain :
PO Number akan muncul jika Invoice Typenya
Prepayment(DP/Uang Muka).
Mandatory.
5 Total PO Amount Menampilkan Display Otomatis terisi setelah memilih PO Number.
Total Jumlah Keterangan Lain :
PO Total PO Amount akan muncul jika Invoice Typenya
Prepayment(DP/Uang Muka).
Readonly.
6 Invoice Document Pilih Tanggal Pilih
Klik , kemudian pilih :
Date Dokumen
Invoice

Mandatory.
7 Invoice Amount Isikan Input/Ketik Inputan berupa angka.
Nominal Keterangan Lainnya :
Uang yang Invoice Amount akan muncul jika Invoice Typenya
ditagihkan Prepayment(DP/Uang Muka).
Mandatory.
8 Description/Note Isikan Input/Ketik
s Keterangan
tambahan

Keterangan : dikarenakan pada dokumen ini membahas tentang Invoice

Pengadaan Barang dan Jasa, maka Invoice Category yang harus dipilih
adalah "Pengadaan Barang dan Jasa".

3. Klik untuk menyimpan data setelah mengisi field-field sesuai

ketentuan pada no.2.
4. Setelah save, tampilan yang muncul akan sama dengan Form Invoice pada
saat mengubah data invoice. Sehingga untuk penjelasan lebih lanjut
mengenai tampilan tersebut akan dijelaskan pada point "Update Invoice".
Berikut tampilan Form Invoice setelah menekan tombol save :

(Tampilan Invoice Pengadaan Barang dan Jasa Type Prepayment)

(Tampilan Invoice Pengadaan Barang dan Jasa Type Standard)

4. Update Invoice
Pada tahap ini, vendor dapat mengubah invoice jika diperlukan perubahan.
4.1. Update Invoice Type Prepayment(DP/Uang
Muka)
Berikut tahapannya :
8




1. Pada halaman List Invoice pilih baris yang akan diubah dengan klik
pada tabel List Invoice (dengan catatan kategori invoice
"Normal" dan tipe invoice "Prepayment"). Kemudian akan tampil
Form Invoice pada tab Invoice seperti berikut :

Untuk ketentuannya sama dengan ketentuan Create Form Invoice.
Adapun ketentuan tambahan (khusus ketika Update Invoice) yaitu :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi
Tambaha
n
1 Invoice Number (Eproc) Menampilkan No. Invoice Eproc Display Readonly.
2 Currency Menampilkan Jenis Mata Uang Display Readonly.

Ketentuan lainnya :
Kondisi Hasil
Invoice Category = Pengadaan Barang dan Tab yang muncul hanya ada 1 (Attachment)
Jasa, dan Invoice Type =
Prepayment(DP/Uang Muka)
Invoice Category = Pengadaan Barang dan Tab yang muncul akan ada 2 (Invoice
Jasa, dan Invoice Type = Standard(Termin) Reference dan Attachment).
Invoice Category = Sewa Link dan Tab yang muncul akan ada 2 (Invoice
Transponder atau Pengadaan Reference dan Attachment).
Forwarder/Mover atau Prisma/Flasma
2. Lakukan perubahan pada field-field yang ingin diubah.
9




3. Klik untuk menyimpan data.

4. Klik tab Attachment untuk melengkapi dokumen yang akan
ditagihkan. Berikut tampilannya :

Keterangan :
Setiap Document Name yang berwarna biru artinya mandatory
(harus diisi).
5. Klik untuk melengkapi isi dokumen yang akan
diserahkan sesuai format yang telah ditentukan.

6. Klik untuk menambahkan file dokumen yang

diminta. Berikut tampilannya :

7. Klik , lalu pilih dokumen yang akan

diupload setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut :

10




Jika dokumen yang dipilih salah, bisa pilih ulang.

8. Klik untuk mengirim dokumen ke sistem. Dan tampilan

Attachment file pun akan berubah seperti berikut :

Pada dokumen "INVOICE", tombol Uploadnya hilang dan diganti
dengan tombol View/Download dan ReUpload.

9. Klik jika ingin mendownload file.

10. Klik jika ingin melakukan upload ulang.

11. Apabila semua dokumennya sudah selesai diupload sesuai
ketentuan, klik tab Invoice untuk melanjutkan.
12. Apabila sudah yakin dengan invoice yang dibuat, maka lakukan
submit invoice. Tahapannya akan dijelaskan pada point "Submit
Invoice".

11




4.2. Update Invoice Type Standard(Termin)

1. Pada halaman List Invoice pilih baris yang akan diubah dengan klik
pada tabel List Invoice (dengan catatan kategori invoice
"Normal" dan tipe invoice "Standard"). Kemudian akan tampil Form
Invoice pada tab Invoice seperti berikut :

Untuk ketentuannya sama dengan ketentuan Create Form Invoice.
Adapun ketentuan tambahan (khusus ketika Update Invoice) yaitu :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi
Tambahan
1 Invoice Number Menampilkan No. Invoice Eproc Display Readonly.
(Eproc)
2 Currency Menampilkan Jenis Mata Uang Display Readonly.
3 Invoice Amount Menampilkan Nominal Uang Display Readonly.
yang ditagihkan

Ketentuan lainnya :
Kondisi Hasil
Invoice Category = Pengadaan Barang dan Tab yang muncul hanya ada 1 (Attachment)
Jasa, dan Invoice Type =
Prepayment(DP/Uang Muka)
Invoice Category = Pengadaan Barang dan Tab yang muncul akan ada 2 (Invoice
Jasa, dan Invoice Type = Standard(Termin) Reference dan Attachment).

12



Invoice Category = Sewa Link dan Tab yang muncul akan ada 2 (Invoice
Transponder atau Pengadaan Reference dan Attachment).
Forwarder/Mover atau Prisma/Flasma

2. Lakukan perubahan pada field-field yang ingin diubah.

3. Klik untuk menyimpan data.

4. Klik tab Invoice Reference untuk menambahkan Delivery Order
(DO) per Purchase Order (PO). Berikut tampilannya :

Keterangan : hanya bisa menambahkan satu PO dengan satu atau
beberapa DO

5. Klik untuk menambahkan Nomor DO. Berikut tampilannya:

6. Isi field-field tersebut sesuai ketentuan dibawah ini :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
1 Reference (DO) Pilih No. Delivery Pilih
Klik , kemudian pilih :
Order(DO)

Mandatory.
2 Notes Isikan Keterangan Input/Ketik

7. Klik untuk menyimpan data DO.

8. Klik jika tidak jadi menambahkan data DO.

13




9. Setelah field terisi dan kemudian disave, maka tampilannya akan

seperti berikut :

Jika dibawah tabel terdapat link seperti ini :

maka itu artinya ada item dari PO yang terlambat delivery sehingga
terkena penalty.
Klik link tersebut untuk melakukan konfirmasi pada PO yang
terkena penalty, dan akan muncul tampilan seperti berikut :

Keterangan : gambar diatas merupakan contoh PO yang terkena
pinalty.

Klik untuk menerima hasil perhitungan penalty.

14




Klik untuk menolak hasil perhitungan penalty. Jika

menolak, akan ada langkah lanjutan untuk dilakukan penalty
adjustment oleh Lintasarta, apakah nanti terjadi pengurangan
penalty atau pembebasan penalty.
10. Setelah data invoice reference diinput, maka pada tab Invoice bagian
Invoice Amount pun akan terubah sesuai Total Amount pada tab
Invoice Reference. Berikut tampilan tab Invoice pada bagian Invoice
Amountnya :

Berikut tampilan keseluruhan Form Invoicenya :

11. Kembali ke tab Invoice Reference, klik pada kolom Delete jika
ingin menghapus data invoice reference yang telah ditambahkan.
Apabila tombol tersebut diklik, maka akan muncul pemberitahuan
seperti berikut :

Klik untuk melanjutkan dan klik untuk

membatalkan.
15




12. Setelah itu, klik tab Attachment untuk melengkapi dokumen yang
akan ditagihkan. Berikut tampilannya :

Keterangan :
Setiap Document Name yang berwarna biru artinya mandatory
(harus diisi).
13. Klik untuk melengkapi isi dokumen yang akan
diserahkan sesuai format yang telah ditentukan.

14. Klik untuk menambahkan file dokumen yang

diminta. Berikut tampilannya :

15. Klik , lalu pilih dokumen yang akan

diupload setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut :

16




Jika dokumen yang dipilih salah, bisa pilih ulang.

16. Klik untuk mengirim dokumen ke sistem. Dan tampilan

Attachment file pun akan berubah seperti berikut :

Pada dokumen "INVOICE" dan "FAKTUR PAJAK", tombol Uploadnya
hilang dan diganti dengan tombol View/Download dan ReUpload.

17. Klik jika ingin mendownload file.

18. Klik jika ingin melakukan upload ulang.

19. Apabila semua dokumennya sudah selesai diupload sesuai
ketentuan, klik tab Invoice untuk melanjutkan.
20. Apabila sudah yakin dengan invoice yang dibuat, maka lakukan
submit invoice. Tahapannya akan dijelaskan pada point "Submit
Invoice".

17




5. Delete Invoice
Pada tahap ini, vendor dapat menghapus invoice jika invoice yang dibuat salah.
Berikut tahapannya :
1. Pada halaman List Invoice pilih baris invoice yang akan dihapus dengan klik
pada tabel List Invoice. Kemudian akan tampil Form Invoice pada tab
Invoice seperti berikut :

2. Klik untuk menghapus data invoice.

3. Setelah klik delete, maka akan muncul pemberitahuan seperti berikut :

4. Klik jika ingin melanjutkan penghapusan data invoice.

5. Klik jika ingin membatalkan penghapusan data invoice.

6. Setelah klik OK, maka data invoice pun terhapus.

18




6. Submit Invoice
Pada tahap ini, vendor melakukan submit invoice ketika invoice sudah terbuat
dengan lengkap. Berikut tahapannya :
1. Pada halaman List Invoice pilih baris invoice yang akan disubmit dengan
klik pada tabel List Invoice. Kemudian akan tampil Form Invoice pada
tab Invoice seperti berikut :

2. Langsung saja ke bagian submit, isi Message yang akan dikirimkan
misalnya seperti berikut :

Keterangan : message harus diisi (Mandatory).

3. Klik untuk melanjutkan.

4. Setelah itu, akan muncul pemberitahuan seperti berikut :

19




5. Klik jika ingin melanjutkan submit data invoice.

6. Klik jika ingin membatalkan submit data invoice.

7. Setelah klik OK, maka data invoice pun tersubmit.
8. Jika terdapat error seperti berikut :

Maka diharapkan untuk kembali ke tab Attachment dan melengkapi
dokumen yang belum diupload. Dimana Document Name yang berwarna
biru harus dilengkapi, tidak boleh kosong. Setelah itu, lakukan submit
ulang.
Jika terdapat error seperti berikut :

Maka segera hubungi helpdesk.
9. Jika Invoice berhasil tersubmit, maka data-data invoice (pada bagian tab
Invoice, tab Invoice Reference, dan tab Attachment) tidak akan bisa
dilakukan update ulang (tidak bisa diapa-apakan/semua bersifat readonly)
karena harus menunggu konfirmasi selanjutnya. Dan status invoice pun
akan berubah menjadi Submitted dimana sebelumnya adalah Outstanding.
Berikut contoh tampilan invoice yang mana sebelum disubmit :

Berikut contoh tampilan invoice yang mana sesudah disubmit :

20




Untuk status invoice akan dibahas lebih detail pada point "View Status
Invoice".

7. View Status Invoice

Pada tahap ini, vendor dapat melihat detail dari status invoicenya. Berikut
tahapannya :
1. Pada halaman List Invoice pilih invoice yang akan dilihat detail statusnya
dengan klik salah satu baris pada kolom "Status" dibawah ini :
Keterangan :
Outstanding = Belum dilakukan submit.
Submitted = Telah disubmit dan menunggu konfirmasi.
Returned = Telah dikonfirmasi dan siap untuk dilakukan
perubahan sesuai permintaan.

2. Berikut contoh tampilan detailnya :
2.1. Outstanding

2.2. Submitted

2.3. Returned

8. View Status Pembayaran

Pada tahap ini, vendor dapat melihat detail status pembayaran invoicenya
sudah sampai mana. Berikut tahapannya :

21




1. Pada halaman List Invoice pilih baris invoice yang akan dilihat detail status

pembayaran invoicenya dengan cara klik pada kolom Info, maka akan
muncul status pembayaran seperti contoh tampilan berikut :

22