MANUAL OPERASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET AKRUAL

(SIMA_ACCRUAL)

Petunjuk ini digunakan untuk satuan kerja / UPB atau dinas di lingkungan
Pemerintah Kota/ Kabupaten. Agar user dapat lebih mudah memahami tentang cara
penggunaan program ini, maka perlu kiranya user menyimak manual operasi Sistem
Informasi Manajemen Aset berbasis accrual untuk satuan kerja / dinas berikut ini.

A. USER SATKER UPB/ DINAS

I. Memulai Pengoperasian.

1. Untuk memulai pengoperasian terlebih dahulu lakukan klik icon SIMA_ACRUAL 2X

yang berada di jendela windows, kemudian akan muncul login. Pada login lakukan klik
user name untuk memilih Satker/UPB atau Admin, dimana setiap username
mempunyai kewenangan yang berbeda, setelah itu mengisikan password sesuai dengan
password yang anda miliki, kemudian lakukan klik tombol “OK”.

2. Setelah memilih user name dan Klik “OK”, kemudian akan muncul menu utama satker/
UPB Sistem Informasi Manajemen Aset). Di dalam menu utama inilah ruang lingkup
dari apa yang akan dikerjakan nanti.

II. Menu Pada SIMA_Accrual

Menu dalam Sistem Infomasi Manajemen Aset berbasis Accrual ini mampu
memenuhi kebutuhan pelaporan yang sudah dilengkapi dengan nilai penyusutan, rencana
kebutuhan barang tahun berikutnya(RKBU), rencana Pemeliharaan Barang, dan juga
laporan barang yang terkapitalisasi.

a. Entry Transaksi Kebutuhan Barang (RKBU)

Untuk mengentry data klik menu Perencanan- Entry Rencana Daftar kebutuhan
barang. Maka akan tampil seperti gambar berikut.

1
 Ketikan data sesuai dengan kolom yang telah tersedia terakir klik simpan, dapat
menggunakan mouse atau lebih cepat tekan enter sampai simpan. Untuk
penambahan data selanjutnya klik tombol “Tambah”. Edit untuk mengedit, Batal
untuk membatalkan entry-an, Hapus untuk menghapus entry barang dan Tutup untuk
keluar dari menu tersebut. Yang bertanda * wajib untuk diisi, Kemudian klik entry
detail untuk memasukan barang yang akan dibeli seperti pada form berikut ini.

Isikan data pada kolom yang tersedia terakir klik simpan. Print untuk mencetak hasil
entry-an.

b. Entry Transaksi Barang Pemeliharaan

Untuk mengentry data, klik menu Perencanan- Entry Transaksi Rencana Kebutuhan
Pemeliharaan(RKBPU). Maka akan tampil seperti gambar berikut.

Ketikan data sesuai dengan kolom yang telah tersedia terakir klik simpan, dapat
menggunakan mouse atau lebih cepat tekan enter sampai simpan. Untuk
penambahan data selanjutnya klik tombol “Tambah”. Edit untuk mengedit, Batal
untuk membatalkan entry-an, Hapus untuk menghapus entry barang dan Tutup untuk
keluar dari menu tersebut. Yang bertanda * wajib untuk diisi. Kemudian klik entry
detail untuk memasukan barang yang akan dibeli seperti pada form berikut ini.

2
 Isikan data pada kolom yang tersedia terakir klik simpan. Print untuk mencetak hasil
entry-an.

III. Entry Data Barang Daerah.

1. Entry Data Awal/ Penambahan Barang.
Untuk memasukan barang klik menu Transaksi - Entry Dokumen Penambahan
Barang, sehingga muncul tampilan form sebagai berikut.

Klik tambah untuk meng-Entry, ketik-an data sesuai dengan kolom yang tersedia.
Yang bertanda * wajib untuk diisi. Selesai klik simpan.
Sifat penambahan perlu dipilih sesuai dengan tranksaksi yang akan dilakukan, contoh:
apakah barang tersebut pembelian / pindahan/ hibah , dan lain-lain tinggal pilih yang
sesuai. Berikut tampilanya.

Untuk memasukan data barang, klik pilih bidang barang yang sesuai, misal : Tanah,
Peralatan dan Mesin, Gedung dan Bangunan, Jalan, Irigasi dan Jembatan, Aset Tetap
Lainya dan Kontruksi Dalam Pengerjaan.

a. Berikut tampilan untuk form Tanah.

3
 Form ini juga dapat diklik melalui menu Transaksi – Entry Penambahan Barang- Tanah
(pilih yang diinginkan).
Cara entry :
1. Siapkan data,
2. Kolom kode barang : kode barang dicari melalui index disamping dengan cara
mengetik kode unik misal Tanah Bangunan Pendidikan (Sekolah), dapat dicari
dengan cara klik kolom Nama Barang kemudian ketik “seko”, maka kode
barang untuk Tanah Bangunan Pendidikan (sekolah) akan muncul, setelah itu
klik 2x maka kode barang akan terisi secara otomatis.

3. Isikan antribut-antribut yang lain sesuai data yang ada.

4.Sampai klik Simpan
Catatan : agar data dapat tersimpan, Untuk kolom yang bertanda * wajib diisi.

5. Setelah data tersimpan maka akan ada pesan warning untuk registrasi barang,
walapun data telah tersimpan jika belum diregistrasi maka data belum muncul
atau terhitung dalam pelaporan untuk itu harus di registrasi. Klik Registrasi
Barang dekat tombol Simpan. Berikut tampilan formnya.

4
 Klik tombol auto (yang dilingkari) maka register akan muncul otomatis dan
klik generate Register. Selesai, dan pesan warning pun hilang yang menandakan data
telah di register. Klik keluar untuk kembali melanjutkan entry data berikutnya.
Untuk penambahan data selanjutnya klik tombol “Tambah”. Edit untuk
mengedit, Batal untuk membatalkan entry-an, Hapus untuk menghapus entry barang
dan Tutup untuk keluar dari menu tersebut.

b. Berikut tampilan untuk form Peralatan dan Mesin.

Prosedur pengisian sama dengan entry Tanah.

c. Berikut tampilan untuk form Gedung dan Bangunan.

d. Berikut tampilan untuk form Jaringan, Irigasi dan Jaringan.

e. Berikut tampilan untuk form Aset Tetap Lainnya.

5
 Prosedur pengisian sama dengan KIB Tanah.

f. Form entry data Kontruksi Dalam Pekerjaan(KDP)

Dalam KDP tidak perlu mencari kode barang karena sudah terisi otomatis, tinggal
melengkapi antribut sesuai dengan data yang ada.

2. Entry Antribut Barang letak/kondisi/letak barang

Klik Transaksi- Entry Antribut. Menu ini digunakan untuk mengisi antribut
barang seperti Kondisi barang, Penggunan dan tata ruang membuat Kartu Inventaris
Ruangan(KIR). Berikut tampilan Formnya,

Klik on (lingkaran merah) untuk menentukan jumlah barang di ruangan

tertentu, misal 0001-0010 berarti ada 10 barang. Klik Ruang(lingkaran Hijau) untuk
menentukan letak barang di ruangan tertentu. Misal; Ruang Kepala Dinas. Setelah

6
 selesai klik Generate dan Simpan(lingkaran Hitam). Setting nama Ruangan dapat
dibuat melalui menu Database Gedung dan Ruangan.

Untuk membuat ruangan klik menu database – database gedung dan ruangan
Form database ruangan, berikut tampilan formnya;

Untuk memulai klik Tambah ketikan kode gedung 2 digit dan ketikan nama
gedung klik Simpan. Selanjutnya entry kode ruangan klik Tambah kemudian isikan
kode 2 digit dan isikan nama ruangan terakir klik Simpan.

Seting nama pejabat, dan penanggung jawab ruangan

Penulisan nama pejabat dilakukan dengan klik menu database nama
pejabat/pengurus barang. Tampilan formnya sebagai berikut;

Isikan kolom sesuai dengan pejabat yang diinginkan, begitu juga untuk seting
penanggung jawab ruangan.

3. Entry Perubahan Nilai / Revaluasi.

Klik Menu Transaksi Entry Dokumen Perubahan Nilai/ Revaluasi maka akan
muncul tampilan form berikut;

7
 Klik sifat perubahan yang terdiri dari jenis perubahan data :
Sima berbasis Accrual terdiri dari beberapa sifat perubahan yang telah
digolongkan ke kode transaksi-transaksi tersendiri berikut pilihanya;

Pilih sesuai dengan transaksi yang akan dilakukan; isi data sesuai dengan kolom
yang tersedia kemudian terakir klik Simpan. Setelah itu klik Entry detail Perubahan
Nilai. Maka akan tampil form sebagai berikut;

Tentukan barang yang yang mau direvaluasi contoh di form adalah televisi
(lingkaran Kuning) maka pada lingkaran Biru tertera harga televisi, ketikan nilai
perubahanya kemudian klik Simpan. Selesai.

Untuk penambahan data selanjutnya klik tombol “Tambah”. Edit untuk

mengedit, Batal untuk membatalkan entry-an Hapus untuk menghapus entry revaluasi
barang.

4. Entry Mutasi Keluar / Penghapusan

8
 Klik Menu Transaksi Entry Dokumen Pengurangan/ keluar barang maka akan
muncul tampilan form berikut;

Klik sifat pengurangan yang terdiri dari jenis perubahan data :

Sima berbasis Accrual terdiri dari beberapa sifat perubahan yang telah
digolongkan ke kode transaksi-transaksi tersendiri berikut pilihanya;

Pilih sesuai dengan transaksi yang akan dilakukan; isi data sesuai dengan kolom
yang tersedia kemudian terakir klik Simpan. Setelah itu klik Entry detail Pengurangan/
keluar Barang. Berikut tampilan formnya;

Klik 2x barang yang mau di keluarkan kemudian klik Simpan. Selesai.

Untuk penambahan data selanjutnya klik tombol “Tambah”. Edit untuk
mengedit, Batal untuk membatalkan entry-an Hapus untuk menghapus entry
pengurangan barang.

5. Transaksi loading gambar

Transaksi ini digunakan untuk khusus kendaraan yang menampilkan gambar. Berikut
tampilanya;

9
 Daftar Label Barang
Klik menu kir –label barang maka akan muncul daftar label barang yang ditranfer ke exel.
Berikut tampilan formnya.

IV. Pelaporan Barang Daerah/ Aset Tetap.

A. Tingkat Satker/ UPB

Program aplikasi Sima_Accual ini mampu menyediakan laporan satker/ UPB atau dinas
yang terdiri atas :

1. Kartu Inventaris Barang (KIB)  dapat di tranfer dan print lewat ms-exel
2. Kartu Inventaris Ruangan (KIR) dan Label
3. Laporan Daftar Aset Tetap
4. Laporan Daftar Rincian Aset Tetap per Bidang Barang
5. Laporan Mutasi Barang
6. Buku Inventaris Intra dan Extra
7. Daftar barang Extrakomptabel
- Peralatan dan Mesin
- Gedung dan Bangunan
- Jalan, Irigasi dan Jaringan
- Barang Bercorak Kesenian/ Kebudayaan
8. Laporan lainya
- Daftar Aset Tetap Rusak Berat
- Daftar Pengadaan Barang
- Daftar Mutasi Barang Antar Unit Kerja

Contoh Tampilan KIB Bentuk Rinci

10
 Contoh Tampilan KIB Bentuk Ringkas:

Contoh Tampilan KIR:

11
 Contoh Tampilan Rekap Daftar Aset Tetap:

Contoh Tampilan Rincian Aset Tetap Per Bidang:

Contoh tampilan Daftar Mutasi Barang:

12
V. Tools

Aplikasi ini dilengkapi tool yang terdiri atas :

a. Ganti password : untuk mengganti password masing-masing pengurus sesuai dengan

yang dikehendaki, dapat berupa angka, huruf atau kombinasi diantara keduanya.
Huruf besar dan kecil juga berpengaruh.

b. Ekspor data : berfungsi untuk meng-ekspor data yang nantinya data akan digabung di
induk, berikut tampilan dialognya;

c. Impor data : impor data digunakan untuk menggabung data dari UBP/ satker menjadi
data gabungan induk. WAJIB UNTUK IMPOR DATA PENYUSUTAN DAN
BATAS NILAI KAPITALISASI DARI INDUK GABUNGAN PADA SETIAP
TAHUN-NYA.
d. Back up dan Restore : berfungsi untuk memback-up dan me-restore data.

VI. Mengakhiri Program

Untuk mengakhiri program Sistem Informasi Manajemen Aset Accrual

Klik ”Selesai”.

13
 MANUAL OPERASI
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET AKRUAL
(SIMA_ACCRUAL) TINGKAT GABUNGAN

Petunjuk ini digunakan untuk pemda / gabungan Pemerintah Kota/ Kabupaten. Agar
user dapat lebih mudah memahami tentang cara penggunaan program ini, maka perlu
kiranya user menyimak manual operasi Sistem Informasi Manajemen Aset berbasis
accrual untuk Gabungan/Pemda berikut ini.

B. GABUNGAN

Memulai pengoperasian

Pada kolom login pilih gabungan pemda, isikan password, klik ok. Berikut tampilan
login.

Sehingga akan tampil menu utama gabungan seperti tampilan berikut ini.

1. Entry Penyusutan dan Kapitalisasi Aset Tetap/Accrual

Pengisian nilai penyusutan dankapitalisasi dilakukan setiap setahun sekali, jika

tidak ada perubahan untuk tahun berikutnya dapat menggunakan fasilitas copy
dari tahun sebelumnya.
Entry penyusutan dapat dilakukan dengan cara klik setting database penyusutan
dan kapitalisi aset tetap pada bagian Database Transaksi.
Setting Database Penyusutan akan muncul tampilan seperti dibawah ini;

14
 Cara entry:
a) Lakukan klik tambah kemudian isikan tahun mulai penyusutan, tgl dokomen,
nomor dokumen, kemudian klik simpan. Edit untuk memperbaiki, batal
untuk membatalkan perintah, hapus untuk menghapus entryan yang sudah
tersimpan (lingkaran biru). Pengisian dilakukan pada kolom yang tersedia
(contoh pada lingkaran merah).
b) Setelah tersimpan makan sebelah kanan akan terisi daftar dan detail masa
manfaat dan batas nilai kapitalisasi (lingkaran kuning).
c) Untuk mengisi nilai masa dan batas minimal kapitalisasi yang masih bernilai 0
klik “ entry/edit detail masa manfaat dan batasan dan kapitalisasi ” (lingkaran
hitam) sehingga akan tampil form sebagai berikut;

Klik kelompok barang yang akan diisi(lingkaran biru) kemudian isikan tahun
dan nilai minimal kapitalisasi pada kolom yang tersedia(lingkaran merah)
kemudian klik generate dan simpan. Selesai klik tutup.
Tombol Generate ulang(default) digunakan untuk mengembalikan nilai masa
dan batas nilai kapitalisasi menjadi 0 kembali , tombol hapus digunakan untuk
menghapus nama kelompok barang.

2. Laporan beban penyusutan tahunan

Laporan tahunan dapat dilakukan secara gabungan satu pemda maupun
tingkat dinas. Untuk print laporan penyusutan tingkat gabungan Klik
Generate/Print Beban Penyusutan Tahunan-Gab pada menu utama.
Sehingga tampil form sebagai berikut.

15
 Agar dapat dicetak klik generate/simpan beban penyusutan, kemudian klik
print priview atau print ringkas. Sehingga muncul laporan seperti dibawah
ini yang bisa dicetak.

Hapus untuk menghapus hasil generate.

Untuk tingkat dinas di klik Generate/Print Beban Penyusutan Tahunan-

Dinas kemudian pilih nama dinas yang diinginkan dengan cara klik << kode
dinas >>.

16
 Export database penyusutan dan kapitalisasi
Klik pada menu utama, maka tampil dialog sebagai berikut

Setelah sukses meng-ekspor nilai penyusutan dan kapitalisasi, maka nantinya

akan digabung pada setiap satket/UPB sehingga nilai penyusutan dan
kapitalisai dapat tercopy di masing-masing UPB. Hal dilakukan karena yang
berhak mengisi nilai penyusutan dan kapitalisi hanyalah tingkat
PEMDA/Gabungan.

Kolom lain-lain

 Ubah password berfungsi untuk mengganti password.

 Backup/restore database berfungsi membackup dan merestore data.
 Impor data barang dari media berfungsi meng menggabung data barang
dari media/ dinas/ UPB.
 Ekspor data barang ke media berfungsi untuk mengekspor data barang.

3. Laporan Gabungan

17
 Laporan gabungan tingkat pemda dapat menampilkan data gabungan seluruh
satker (Data Gabungan se Kota) yaitu:

a. Kartu Inventaris Barang (KIB) Gabungandapat lewat exel

b. Laporan Daftar Aset Tetap Gabungan
c. Laporan Dftar Rincian Aset Tetap per Bidang Barang Gabungan
d. Laporan Mutasi Barang Gabungan
e. Buku Inventaris Intra dan Extra Gabungan
f. Daftar barang Extrakomptabel Gabungan
- Peralatan dan Mesin Gabungan
- Gedung dan Bangunan
- Jalan, Irigasi dan Jaringan
- Barang Bercorak Kesenian/ Kebudayaan
g. Laporan lainya
- Daftar Aset Tetap Rusak Berat
- Daftar Pengadaan Barang
- Daftar Mutasi Barang Antar Unit Kerja

C. ADMINISTRATOR
Memulai pengoperasian

Pada kolom login pilih gabungan pemda, isikan password, klik ok. Berikut tampilan
login.

Setelah di klik makan akan tampil form administrator seperti berikut;

18
 Menu admin dapat membuka semua dinas / UPB melakukan semua transaksi.
Petunjuk penggunaan dan menu-menu yang ada didalamnya untuk Dinas/UPB dapat
dibaca pada manual operasi user.

Pada administrator terdapat menu control yang terdiri dara beberapa tombol.
1. Reset Statistic Index digunakan untuk merefresh transaksi agar memori tidak
jenuh jika baru saja terjadi transaksi yang banyak sehingga proses lebih cepat.
2. Paswod management berfungsi untuk melihat paswod yang sudah ada/
menambahkan pasword baru/ mengedit pasword pada database yang aktif
3. Export data berfungsi untuk mengirim data.
4. Import data berfungsi untuk menggabung data.
5. Entry database Dinas/Unit Bidang berfungsi untuk mengedit nama atau
menambahkan dinas baru.
6. Entry database Dinas/Unit kerja UPB berfungsi untuk mengedit atau
menambahkan UPB baru jika ada tambahan.

~~~~~||00--- SELAMAT MENCOBA ---00||~~~~~

19