Contoh Aplikasi Dengan Microsoft Access 2003 Transaksi Penjualan Pada Koperasi

PENDAHULUAN
Microsoft Access adalah sebuah program database management system (DBMS). Fungsi utama Access adalah mengelolah dan mengorganisasi data agar mudah dilihat dan diakses. Lebih dari itu dengan Access Kamu dapat mencari, mengelompokan, mengurutkan, dan menghapus data lebih mudah. Dibandingkan program sejenis Access lebih mudah dipergunakan dan disukai karena untuk membuat database dalam Access Kamu tidak menemukan baris-baris program. Pembuatan database semua dilakukan secara visual dan mudah.

Access dapat dioperasikan dengan Operating System keluarga Windows, maka kemampuan dan dukungan fitur-fitur luar dapat digunakan dalam Access, seperti VBA (Visual Basic Application), OLE (Object Linking Embedding), XML (Extended Markup Language).

Elemen Access berisi : 1. Tables berfungsi sebagai tempat untuk memasukkan dan menyimpan data yang Kamu buat. Tabel terdiri field-field yang yang berjajar dalam kolom-kolom. Kamu dapat mengisi data secara spesifik dalam baris-baris record sesuai dengan kategori field. 2. Queries berfungsi sebagai petunjuk atau informasi yang memberikan keterangan atau spesifikasi yang diperlukan tentang kumpulan data. Dengan Query kamu dapat merancang database lebih spesifik dari beberapa tabel berbeda. 3. Forms berfungsi untuk merancang tampilan database yang bisa Kamu rancang sendiri. 4. Reports berfungsi untuk merancang laporan database. Report diperlukan jika output akhir ingin dibuat. Anda dapat memulai Microsoft Acces 2003 dengan shortcut dengan gambar

Atau klik Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Access

Berikut adalah gambar tampilan awal Microsoft access

Untuk memulai membuat Database klik File -> New

Akan tampil seperti gambar dibawah ini. Klik Blank database, akan keluar jendela File New Database. Pilih tempat dimana database mau disimpan dan tulis File name dengan Koperasi. Klik Create.

TABLES
Setelah database dibuat akan tampil jendela database Koperasi. Untuk pertama kita akan membuat table. Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Untuk membuat table klik dua kali Create table in Design view.

Maka akan muncul Tabel seperti gambar dibawah ini.

Isikan table dengan field sesuai dengan contoh. Untuk mengatur field size masing-masing field diatur pada tab General (1) yang ada dibawah table. Untuk membuat primary key nya. Klik kanan pada Kode_Barang lalu pilih Primary Key. Simpan table dengan nama Tbl_Barang. Field Name Kode_Barang Nama_Barang Satuan Harga Data Type Text Text Text Number 4 30 10 Field Size

Untuk field Satuan atur juga tab Lookup (2) sebagai berikut : Display Control : pilih Combo Box Row Source Type : pilih Value List Row Source : ketikan Botol; Kaleng; Kardus; Karung ;Kotak; Plastik Lalu di simpan dan di tutup tabelnya.

1 2

Berikut macam-macam Tipe Data pada Tabel

Pada jendela database akan muncul Tbl_Barang, klik dua kali pada Tbl_Barang dan isikan sesuai contoh.

Buatlah table seperti contoh dibawah ini dengan langkah-langkah yang telah dilakukan seperti contoh diatas. Tbl_Karyawan. Primary key pada table ini adalah NIK Field Name NIK Nama_Karyawan Bagian Text Text Text Data Type 5 50 20 Field Size

Tbl_Faktur. Primary key pada table ini adalah No_Faktur. Field Name No_Faktur Tgl_Faktur NIK Data Type Text Date/Time Text 5 5 Field Size

Tbl_Penjualan. Pada tabel ini tidak ada primary key, setelah table ini disimpan dan di tutup maka keluar perintah lalu klik No.

Field Name No_Faktur Kode_Barang Nama_Barang Satuan Harga Jumlah_Beli

Data Type Text Text Text Text Number Number 5 4 30 10

Field Size

QUERIES
Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Dan dapat melakukan operasi perhitungan. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Berikut adalah langkah-langkah membuat Query. Pertama pada jendela Database pilih Queries lalu klik dua kali Create query in Design view.

Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, mislanya kita pakai table Penjualan. Klik Tbl_Penjualan lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close.

Keterangan Field = Nama Field yang ingn ditampilkan Table = Nama Table dari Filed tersebut Sort = Mengurutkan Data hasil query Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan Masukan semua field yang ada di Tbl_Penjualan, kemudian pada kolom terakhir pada field ketikan Total_Harga: [Harga]*[Jumlah_Beli]

Untuk melihat hasil Query klik icon Run ( ! ) pada toolbar. Maka hasilnya.

Lalu simpan dengan nama Qry_Penjualan. Untuk menampilkan nomor faktur sekaligus nama karyawan yang memiliki nomor faktur tersebut. Caranya adalah pada saat akan memilih table yang akan digunakan, pilih Tbl_Faktur

lalu klik Add dan pilih lagi Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan
antara table Tbl_Faktur dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_Faktur tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karyawan, akan muncul garis penghubung kedua table (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan.

Bila dijalankan, maka hasilnya. Simpan dengan nama Qry_Faktur.

Buatlah Qry_Barang dari Tbl_Barang, dan Qry_Karyawan dari Tbl_Karyawan.

FORMS
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Untuk memulainya, pada jendela Database pilih Forms, kemudian klik dua kali Create form by using wizard.

Pertama kita akan membuat form barang, maka pada Form Wizard di kolom Tables/Queries pilih Table:Tbl_Barang, lalu pindahkan semua field ke kanan, lalu klik Next > dan ikuti langkah-langkah seperti gambar dibawah ini.

pada tampilan diatas, ketikan form_Barang, lalu Finish. Akan tampil seperti gambar dibawah ini.

Untuk memodifikasi form klik icon Design View pada Toolbar. Akan muncul form dengan Toolbox untuk menambah control-control yang lain.

Untuk menambah tombol caranya, pada Toolbox klik Command Button lalu letakan pada form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Add New Record. Klik Next >

Pada Text ketik Tambah lalu klik Next

Ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Tambah lalu klik Finish.

Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik

Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish.

Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish.

Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish.

Tambahkan combo box untuk mencari data barang. Caranya blok semua control lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box, pada Combo Box Wizard pilih Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box. Klik Next

Pilih Kode_Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next

Klik Next lagi.

Ketikan Klik Disini untuk Mencari Kode Barang lalu klik Finish.

Berikut tampilan setelah dijalankan. Untuk menjalankan klik gambar Form View.

Cobalah sendiri membuat frm_Karyawan. Dengan mengikuti langkah-langkah seperti diatas.

REPORTS
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Sebagai contoh kita akan membuat Report Struk Penjualan. Struk ini digunakan untuk
mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan. Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumber data untuk report ini. Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan nama qry_Struk

Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendela Report Wizard ikuti langkah-langkah seperti gambar berikut ini

Klik dua kali No_Fak untuk menghasilkan gambar seperti diatas baru klik next

Klik Finish, akan tampil design report struk. Dan atur posisi report seperti gambar dibawah ini.

Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping Pada No_Fak Set Group Footernya Yes (Agar No-Fak Footer ditampilkan sebagai tempat text box untuk Total biaya yang harus dibayar)

Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox Pada labelnya ketikan Total Biaya yang harus dibayar dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]). Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar(Garis lurus selebar halaman).

Jika dijalankan maka akan tampil seperti gambar berikut.

Buatlah report untuk barang dan karyawan.

SWITCHBOARD
Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya : Pada menu bar Pilih Tools Database Utilities Switchboard Manager

Akan muncul message box switchboard klik Yes

Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New

Isi Text, Command, Form Seperti dibawah ini lalu Klik OK Klik New

Atur juga untuk Karyawan.

Isi Text, Command, Form Seperti dibawah ini lalu Klik OK Klik New

Setelah dipilih semua, klik close, close lagi, maka akan tampil switchboard di Forms. Pada Aplikasi bila dijlankan tentunya yang pertama muncul adalah menu utamanya. Untuk itu kita harus menset agar Switchboard ini langsung muncul pada saat aplikasi kita dijalankan, Caranya yaitu : Pada menu bar klik Tools Startup pada jendela startup Setting seperti di gambar ini

Jika ingin ketika aplikasi dijalankan tidak akan memperlihatkan jendela database maka hilangkan tanda centang pada Display database Windows. Sekarang aplikasi siap dijalankan. Jika ada kesalahan dan kekurangan dalam modul ini mohon dimaafkan, karna setiap pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna dan semoga bermanfaat.