Membuat Query

Query berguna untuk melihat, mengubah, dan menganalisis data dalam

berbagai cara. Query juga dapat digunakan sebagai sumber untuk record-record
yang digunakan pada form dan report. Query adalah salah satu fasilitas yang
disediakan oleh Ms. Access untuk memanipulasi data dalam tabel. Proses untuk
memanipulasi itu bisa terdiri dari :

1) Menambahkan operasi matematika

2) Melakukan proses grouping

3) Melakukan proses sorting, dll

Query bisa dibedakan berdasarkan sumber datanya. Sumber data tersebut

terdiri dari:

1. Data yang berasal dari tabel (baik itu satu tabel atau lebih dari satu tabel)

2. Data yang berasal dari query (baik itu satu query atau beberapa query)

3. Data yang berasal dari tabel dan query

Untuk membuat Query, dimulai dengan klik “Create” kemudian pilih

“Query Design”.

Gambar 7.17 Memilih Query Design

Selanjutnya, pilih tabel atau Query yang akan dimasukan ke dalam Query
yang akan dibuat. Kemudian akan muncul tampilan Query Design.
 1

Gambar 7.18 Tampilan Query Design

Dari gambar diatas dapat dilihat di Kotak 1 berisi kumpulan tabel dan
Query yang telah di add untuk membuat query yang baru. Di Kotak 2, terdapat baris
yang harus diisi untuk membuat Query. Baris – baris tersebut berisi:

 Field : berisi field yang dipilih dari tabel – tabel dan query yang diambil dari
Kotak. Berisi field yang akan dimunculkan dalam Query.
 Table : berisi lokasi tabel dimana field yang diatasnya diambil. Contoh: NIK
berasal dari Tabel Karyawan, maka di dalam “Table” akan berisi Tabel
Karyawan.
 Sort : fungsi dari baris ini adalah untuk mengurutkan field yang diplih. Field
dapat diurutkan secara Ascending maupun Descending.
 Show : bila kotak pada baris ini beri tanda √ , maka field ini akan muncul
saat kembali ke Datasheet View.
 Criteria : berfungsi untuk memberikan syarat pada field yang akan
ditampilkan.

Kemudian, setelah selesai mengisi field yang diinginkan untuk Query, jika
ingin menambahkan pengerjaan operasi matematika maka dapat menggunakan
Expression Builder. )

Cara menggunakan Expression Builder: Klik lambang Builder pada

Toolbar, kemudian akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini:

Gambar 7.19 Expression Builder

Setelah muncul kotak Dialog, maka pada kotak kosong di bagian atas dapat
diisi dengan operasi matematika yang diinginkan.

Contoh: pembuatan Total Penerimaan pada Query Penjualan. Pertama masukan

field apa yang akan dihitung dengan menggunakan builder. Jika “Total” maka
rumusnya adalah “Harga x Kuantitas barang yang dijual”. Cara memasukan field
yang dibutuhkan adalah dengan memilih field dari tabel di database tersebut. Klik
tanda + disebelah Nama File Database Access pada “Expression Elements”.
Kemudian pilih tabel/Query tempat field yang akan digunakan berasal. Misalnya,
Field “Harga” diambil dari “Tabel Barang” dan Field “Kuantitas” dari “Tabel
Detail Penjualan.
 Gambar 7.20 Expression Elements

Kedua, pastikan operasi matematika telah dimasukan dengan benar. Misal:

Total: [Tabel_Barang]![Harga]*[Tabel_Detail_Penjualan]![Kuantitas] tanda (*)

berarti perkalian karena rumus total akan dipakai menggunakan operasi perkalian.

Ketiga, klik OK. Selanjutnya, setelah memastikan seluruh field telah dimasukan
dengan benar ke dalam Query. Klik “Run”.

Maka akan langsung muncul seperti tampilan di bawah ini:

Gambar 7.22 Tampilan Query

Membuat Form

Form merupakan suatu fasilitas yang disediakan oleh MS Access untuk

memudahkan pengisian data oleh pengguna. Form ini hanyalah sebagai tampilan
untuk memasukkan data. Form memiliki kelebihan di mana tampilannya bervariasi
dan memiliki berbagai macam bentuk. Selain itu, tampilan untuk pengisian data
dapat diatur semudah mungkin dan semua data dapat terisi.
Form dapat didesain sesuai keinginan misalkan memasukkan logo,
mengganti judul, dan juga dapat menambahkan Command Button. Command Button
digunakan untuk membantu memudahkan dalam mengoperasikan form.

Cara membuat Form Sederhana:

Blok Tabel yang akan dibuat form. Contoh: Form akan dibuat dengan
menggunakan “Tabel Karyawan”. Form yang dibuat dari Tabel Karyawan, dapat
digunakan untuk menambahkan data karyawan jika ada karyawan baru, menghapus
maupun mengganti data karyawan, dsb.

Gambar 7.12 Memilih Tabel

 Gambar 7.13 Memilih Design View

Kemudian klik “Form”. Pada tampilan awal form, akan muncul tampilan
Form Layout dari Tabel Karyawan. Agar dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan,
maka tampilan Form harus dipindah ke “Form Design” dengan cara klik tombol
View dipojok kiri pada tool bar, lalu pilih “Design View”.

Gambar 7.14 Tampilan Form Design

Di dalam Form Design nama serta tampilan dapat dirubah, selain itu dapat
ditambahkan button untuk menambah record, menghapus, serta menyimpan.

Cara menambahkan Button:

Klik pada simbol yang terletak di Tool Bar lalu gambar button di
tempat yang diinginkan di dalam Form.

Gambar 7.15 Button

Kemudian akan muncul “Command Button Wizard” , di dalam “Command

Button Wizard terdapat beberapa kategori. Masing – masing kategori terdapat
Actions yang dapat ditambahkan dalam Form.

Gambar 1.16 Command Button Wizard

Setelah selesai membuat button dan merubah nama serta tampilan. Maka,
Form dapat digunakan.
Membuat Report

Report merupakan suatu hasil akhir atau output dari proses yang dilakukan
oleh program yang mempunyai input berupa data. Maka dari itu, report adalah suatu
bentuk dari transformasi data menjadi informasi. Semua data yang dimasukkan ke
dalam input (alat input yang digunakan berupa form) akan diolah dalam query
(dijumlahkan, dikelompokkan, dll) setelah itu data-data yang telah diolah akan
disajikan dalam bentuk report. Sebuah report bersumberkan dari query atau tabel,
bukan bersumber dari form. Hal ini disebabkan form hanya merupakan tampilan
untuk mengisi data, sedangkan simpanan data berada pada tabel/query.
Cara membuat Report:
Klik “Create” kemudian pilih “Report Wizard”. Selanjutnya, akan muncul
kotak dialog seperti dibawah ini:

Gambar 7.23 Report Wizard

Pada kotak dialog pertama dapat dipilih Tabel/Query mana yang akan dibuat
Laporan atau Report. Pertama pilih Tabel/Query apa yang dipakai, kemudian pada
selected fields diisi field apa saja yang akan ditampilkan pada Report. Selanjutnya,
klik Next dan akan muncul kotak dialog kedua.
Di kotak dialog kedua berfungsi mengelompokkan data yang akan
ditampilkan dalam report. Pengelompokan data dapat bedasarkan Kode, Nama,
Kuantitas, Harga (misalnya). Jika akan mengelompokan bedasarkan Kode, maka
Kode Barang dipindahkan ke kanan dengan mengklik > . Kemudian pilih “Next”.

8
 Gambar 7.24 Report Wizard

Kotak dialog ketiga, berfungsi untuk mengurutkan laporan sesuai dengan

keinginan. Misalnya, Nama Barang akan diurutkan bedasarkan abjad A-Z maka
masukan field Nama Barang dan pilih Ascending. Kemudian pilih Next.

Gambar 7.25 Report Wizard

Pada Kotak Dialog keempat, berfungsi untuk memilih Layout Report sesuai
dengan keinginan. Jangan lupa pilih √ pada “Adjust the field width..”, karena opsi
ini akan memastikan semua field ditampilkan dengan proporsional sesuai dengan
Layout. Jika sudah selesai klik Next.

9
 \

Gambar 7.26 Report Wizard

Setelah selesai pastikan pada kotak dialog terakhir, Laporan telah diberi judul
yang tepat sesuai dengan informasi apa yang akan disampaikan. Jika sudah selesai,
klik Finish.

Gambar 7.27 Report Wizard

Maka, Report akan terlihat seperti gambar dibawah ini:

10
 Gambar 7.28 Tampilan Report

Jika ingin mendesain tampilan Report sesuai dengan kebutuhan, pengguna dapat
kembali ke “Design View” untuk Report.

11