Modul Aplikasi Komputer

Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi
database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi aplikasi
yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.

Table digunakan untuk menyimpan data

Query digunakan untuk memanipulasi data

Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data.

Report digunakan untuk membuat laporan Macro digunakan untuk melakukan satu atau
beberapa fungsi.

Bagaimana memulai microsoft Access

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang
diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT. AGH.)

Sehingga akan tampak tampilan

Table
Langkah membuat Table
1. Pada jendela database klik Table.
2. klik dua kali create table in design view
3. pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan
Kode_Barang sebagai Primary Key dengan cara klik

. seperti gambar dibawah ini.

Tanda * berarti field tersebut adalah primary key

Field Name

Data Type

Description
(keterangan)

kode_barang (*)

Text ( 4 )

kode untuk barang

nama_barang

Text ( 30 )

nama barang

satuan

Text ( 10 )

satuan jumlah barang

harga

Number

harga satuan

4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang. Kita simpan
dengan nama Tbl_Barang .
5. Table Barang sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.
6. Tbl_karyawan
2

Field Name

Data Type

Description (keterangan)

nik ( * )

Text ( 5 )

nomor induk karyawan

nama_karyawan

Text ( 30 )

nama karyawan

bagian

Text ( 10 )

bagian kerja karyawan

status

Text ( 10 )

status karyawan

gaji_pokok

Number

gaji pokok karyawan

gaji_lembur

Number

gaji lembur karyawan

7. Tbl_h_penjualan (table header penjualan)

Field Name

Data Type

Description (keterangan)

no_fak ( * )

Text ( 5 )

nomor faktur barang

tgl_fak

Date

tanggal terjadinya faktur

nik

Text ( 5 )

nomor induk karyawan

8. Tbl_d_penjualan (table detail penjualan)

Field Name

Data Type

Description (keterangan)

no_fak

Text ( 5 )

nomor faktur barang

kode_barang

Text ( 4 )

kode untuk barang

nama_barang

Text ( 30 )

nama barang

satuan

Text ( 10 )

satuan jumlah barang

harga

Number

harga barang

jumlah

Number

jumlah barang

Karena kita tidak membutuhkan primary key dalam table ini maka jika kita menyimpan table
dengan nama Tbl_d_penjualan akan terdapat konfirmasi mengenai table belum terdapat primary key
dan meminta untuk mengcreate primary key sekarang. Maka jawab dengan mengklik No.

Setelah membuat table maka isikan data data masing masing table sebanyak 10 buah data / table.
Dengan cara klik dua kali table yang ingin kita isi, Seperti dicontohkan berikut ini :
3

Query
Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam table tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan
terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu table saja, atau pada dua/lebih
tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ?

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada
table barang yang kode barangnya B001
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang
berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur F0001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita
mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah
field NIK.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.
Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Langkah-langkah membuat Query

1. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.

Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, mislanya kita pakai
table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close.

Keterangan
Field

= Nama Field yang ingn ditampilkan

Table

= Nama Table dari Filed tersebut

Sort

= Mengurutkan Data hasil query

Show

= Mengatur Field ditampikan atau tidak

Criteria

= Syarat dari data yang ingin ditampilkan

Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang

Pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*

Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik

Run atau bisa langsung mengklik icon

Run pada toolbar. Hasilnya

Untuk menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama query lalu klik OK, Maka
Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja.

Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih fieldfiled yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001.

Untuk Menampilkan nomor faktur F0001 siapa yang punya.

Caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu
klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table
Tbl_h_penjualan dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_h_penjualan
tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan akan muncul garis penghubung kedua
table (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan,
pada field No_Fak pada criterinya diketik F0001. Setelah itu Jalankan Query.

Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan.
Caranya :
a. Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik close
b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini
8

Total Harga: [harga]*[jumlah]

Untuk membuat sebuah query dengan sebuah input parameter untuk menampilkan record atau
data dari table Tbl_karyawan dimana nilai field gaji_pokok sama dengan nilai input
parameter, lakukan langkah langkah berikut :

klik Add

Tugas

Buat sebuah query untuk menampilkan record atau data dengan table Tbl_karyawan dimana
nilai field gaji_pokok lebih besar dari 500000 dan nilai field gaji_lembur lebih besar dari
25000.

Buat sebuah query dengan sebuah input parameter untuk menampilkan record atau data dari
table Tbl_karyawan dimana nilai field gaji_lembur lebih besar dari input parameter.

Buat sebuah query dengan dua buah input parameter untuk menampilkan record atau data
nama_karyawan, gaji_pokok, gaji_lembur dari table Tbl_karyawan dimana nilai field
gaji_pokok lebih besar dari nilai input parameter minimum gaji pokok dan gaji_lembur
lebih besar dari nilai input parameter minimum gaji lembur.

Buat sebuah query untuk menampilkan record atau data dari Tbl_karyawan dimana nilai field
gaji_pokok lebih besar dari 400000 dan lebih kecil dari 650000.

10

Form
untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query
dalam bentuk interface grid, tombol, kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan kedalam
form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.
Membuat Form Barang untuk maintenance data barang.
1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in using wizard. Pada Jendela
Form Wizard pilih Tables/queries, lalu klik >> untuk memindahkan semua field yang akan
digunakan kemudian klik Next

klik Next

Klik Next
11

Lalu klik Next

beri nama lalu klik Finish

Maka akan tampak hasil dari pembuatan form

12

Untuk memodifikasi klik kanan pada Form_barang

Perbesar Detail dengan cara letakkan cursor diatas Form Footer sampai berubah tanda menjadi + dan
tarik kebawah sesuai dengan kebutuhan.

13

14

Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu
letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih
Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu
klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_hapus lalu klik Finish.

Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu
letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih
Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu
klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish.

Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu
letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih
Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu
klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish.

Atur Form sehingga tampilan lebih baik dengan cara tekan ctrl + A dan tarik form hingga
cursor berubah menjadi tangan kemudian tarik ke bawah.

Tambahkan Label untuk

dan letakkan palling atas.

Tambahkan combo box untuk mencari data barang. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo
Box Wizard pilih Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box.
Klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu
klik Next, klik Next lagi. Ketikan Kode Barang lalu klik Finish.

15

16

17

Tugas

Buat form untuk form karyawan sama seperti Form_barang

Tambahkan field total_lembur pada table Tbl_karyawan dan hitung total_gaji yang harus di
bayar dgn menggunakan query : Gaji_Total:[gaji_pokok]+([gaji_lembur]*[total_lembur])
dan buatkan formnya beri nama form_gaji_lembur.
Kemudian tambahkan 2 txtbox pada form_gaji_lembur dan beri rumus pada textbox :
Gaji Total Akhir =[Gaji_Total]-([Gaji_Total]*[txtpajak]/100)

18

Sehingga tampilannya menjadi seperti dibawah ini :

19

Report
Digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di
lembaran kertas.

Mengapa kita perlu membuat Report ?.

Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera
menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak
seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan
tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka
dengancepat kita dapat menyediakannya.
Bagaiamana Cara Membuat ?
Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards. Pada tutorial terdapat beberapa
contoh pembutan report., anda tinggal mengikuti langkah-langkah pembuatannya.
1. Report dengan input parameter
Untuk membuat sebuah report dari query karyawan dengan sebuah input parameter pada field
gaji_pokok lakukan langkah langkah sebagai berikut :

Buat Query dengan menggunakan Design View

Simpan dengan nama karyawan.

Selanjutnya buat Report dgn Create report by using wizard.

20

21

22

isikan dengan
maka akan menghasilkan report sebagai berikut :

Membuat sebuah report dari Query_karyawan dengan sebuah input parameter dan juga
menampilkan input parameter tersebut pada report, maka lakukan langkah langkah sebagai
berikut :

pada kotak dialog Report Wizard, pilih Query_karyawan pada bagian tables/query

23

Klik Next pada Selected Fields :

Klik Next pada Report Grouping levels
Klik Next pada Pemilihan pengurutan report
Pilih tampilan tabular untuk report kemudian klik Next
Pada model report pilih Corporate kemudian klik Next

Kemudian klik Finish

24

Klik kanan pada textbox dan klik properties

dan ketikkan pada Control Source

=[Reports]![Report_karyawan]![Jumlah Gaji Pokok]

25

Simpan Report tersebut dan lihat hasilnya.

Membuat sebuah report untuk table Tbl_karyawan dan melakukan perhitungan gaji total pada
report tersebut, lakukan langkah langkah sebagai berikut :
1. Pada kotak dialog Database tab record klik menu Create Report in Design View
2. Selanjutnya akan tampil sebuah report kosong dalam bentuk desain.
3. Klik kanan pada bagian atas report tersebut, kemudian klik menu properties

26

4. Selanjutnya akan muncul sebuah kotak dialog yang berisi daftar field table
Tbl_karyawan. Tambahkan field nik, nama_karyawan, bagian, status, gaji_pokok,
gaji_lembur dari kotak dialog tersebut kedalam report.
5. Untuk textbox field letakkan pada bagian Detail kemudian pindahkan label field ke
bagian Page Header. Sehingga akan tampak seperti dibawah ini :

6. Tambahkan sebuah textbox dan label pada report tersebut dari toolbox
7. Ubah tampilan text pada label tersebut menjadi Gaji Total
8. Klik kanan pada textboxt kemudian klik kanan pilih menu properties

9.

Pada kotak dialog text box tab ALL pada bagian Control Source klik

10. Pada kotak dialog Expression Builder, isi perhitungan untuk gaji total.Untuk memilih
field field yang digunakan, Anda dapat mengklik pada bagian Report1 atau nama
dari report tersebut kemudian memilih textbox atau field yang digunakan dalam
perhitungan,

27

11. Klik OK pada kotak dialog Expression Builder tersebut

12. Pada kotak dialog Text Box tab All pada bagian Control Source telah terdapat
perhitungan yang dibuat tadi

13. Tutup kotak dialog Text Box tersebut

14. Simpan report dan lihat hasilnya

28

Tugas Report
1. Buat report untuk mencetak Gaji Total Akhir
2. Tambahkan field table pada Tbl_karyawan dan beri nama dengan jumlah_lembur
3. Tambahkan pula field baru pada query untuk gaji_total dengan rumus gaji_total adalah
gaji_total:[gaji_pokok]+(gaji_lembur]*[jumlah_lembur])
4. Pada report tambahkan textbox dan label untuk Gaji_Total_Akhir dan buat perhitungan pada
Expression Builder dimana Gaji_Total_Akhir adalah gaji_total dikurangi dengan pajak sebesar
10%.

Switchboard
Membuat Menu Menggunakan Switchboard
Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat
membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :

Pada menu bar Pilih Tools  Database Utilities  Switchboard Manager

Akan muncul message box switchboard klik Yes

Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New

29

Isi Text, Command, Form lalu Klik OK

Klik New

Setelah selesai semua lalu Klik Close, klik Close lagi. Maka akan terlihat Form Switchboard
pada Form

Pada Form klik dua kali Switchboard, Maka akan muncul Menu Utama yang kiat buat dari
Switchboard tadi

Pada Aplikasi bila dijlankan tentunya yang pertama muncul adalah menu utamanya. Untuk itu kita
harus menset agar Switchboard ini langsung muncul pada saat aplikasi kita dijalankan, Caranya yaitu :
Pada menu bar klik Tools  Startup pada jendela startup Setting seperti di gambar ini

30