SURAT DINAS

1. Surat Dinas merupakan surat resmi yang digunakan

untuk kepentingan kedinasan (kelembagaan)
2. misalnya, pengangkatan pegawai, rapat, dan lain-
lain.
3. Bagian-bagian Surat Dinas:
4. Kepala Surat (kop surat)
5. Tanggal penulisan surat
6. Nomor surat
7. Lampiran
8. Hal surat
9. Alamat Tujuan surat
 LANJUTAN
10. Salam pembuka
11. Paragraf pembuka
12. Paragraf isi
13. Paragraf penutup
14. Salam penutup
15. Jabatan
16. Tanda tangan
17. Nama penulis surat
18 NIP; NIS
19. Tembusan
 Penulisan Kepala Surat

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
Jalan Jenderal Sudirman 19 Jakarta
Telepon: (021) 581436, 581982, 581466
LANJUTAN
 Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
penulisan kepala surat:
 Jika ada beberapa lembaga dalam sebuah kepala
surat, maka nama lembaga diurutkan dari yang
paling tinggi sampai pada lembaga yang
mengeluarkan surat.
 Alamat lembaga tidak boleh disingkat, misalnya
Jl. atau Jln. akan tetapi harus ditulis lengkap
yaitu: Jalan
 Tidak perlu ditulis No. langsung ditulis Jalan
Jenderal Sudirman 19 Jakarta
 Kepala surat tidak diakhiri dengan tanda baca
apapun misalnya tanda titik
PENULISAN TANGGAL SURAT

 Tanggal surat tidak perlu ditambahi dengan nama

kota tempat penulisan surat, karena sudah
tercantum dalam kop surat.

Contoh:
DINAS PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
Jalan Jenderal Sudirman 19 Jakarta
Telepon (021) 581436, 581982, 581466

3 November 2011
PENULISAN NOMOR SURAT

 Nomor surat sangat bermanfaat untuk

memudahkan pengarsipan, memudahkan
pencarian kembali, mengetahui jumlah surat
yang keluar, mempermudah perujukan surat
balasan, dan memudahkan petugas kearsipan.
 Nomor: 28/DIKTI/ XI/2011
 Keterangan:
 28 = kode nomor urut surat keluar
 DIKTI = kode instansi/ lembaga
 XI = kode bulan (ditulis dengan angka
Romawi)
 2011 = kode tahun surat keluar
PENULISAN LAMPIRAN SURAT

Lampiran ialah sesuatu yang ditambahkan pada

surat yang dikirimkan. Surat yang
melampirkan sesuatu (daftar riwayat
hidup, fotokopi ijazah, dan lain-lain)
perlu disebutkan jumlah yang
dilampirkan. Hal ini berguna agar
penerima surat dapat meneliti
kelengkapan lampiran yang disertakan.
Kata Lampiran jangan disingkat Lamp.
 PERHATIKAN CONTOH BERIKUT:

Yang tidak disarankan

Lampiran : 2 (dua) lembar
Lamp. : Dua Eks.
Yang disarankan
 Lampiran : Dua lembar
 Lampiran : Dua eksemplar
PENULISAN HAL SURAT

Penulisan Hal surat :

setelah lampiran berguna agar pembaca dapat
mengetahui pokok pembicaraan surat sebelum
membaca isi surat secara lengkap. Selain kata
Hal, kita sering menjumpai kata Perihal.
Meskipun keduanya sinonim, sebaiknya
digunakan kata Hal karena lebih singkat dan
praktis. Penulisan Hal surat disamakan dengan
penulisan judul karangan. Huruf awal setiap
kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak
diakhiri dengan tanda titik.
 LANJUTAN
Yang tidak disarankan
 Hal : UNDANGAN RAPAT
 Hal : Permohonan cuti kuliah
 Hal : Lamaran Pekerjaan
Yang disarankan
 Hal : Undangan Rapat
 Hal : Permohonan Cuti Kuliah
 Hal : Lamaran Pekerjaan
PENULISAN ALAMAT SURAT
PERHATIKAN CONTOH BERIKUT INI:
 Contoh penulisan yang salah:
 Yth. Bapak Rektor Unesa Surabaya
 Yth. Bapak Drs. Adi Sampurno, M.Hum
 Yth. Ibu Direktur CV. Larasati

 Contoh penulisan yang benar:

 Yth. Rektor Unesa Surabaya
 Yth. Bapak Adi Sampurno, Drs. , M.Hum.
 Yth. Direktur CV Larasati
 LANJUTAN
Yang tidak disarankan
Kepada
Yth. Bpk. Adi Nugraha
Jln. Kartini No. 28
Di
Sidoarjo

Yang disarankan
Yth. Bapak Adi Nugraha
Jalan Kartini 28
Sidoarjo
PENULISAN SALAM PEMBUKA DAN PENUTUP
PENULISAN PARAGRAF PEMBUKA

Penulisan salam pembuka dan penutup

 Salam pembuka dan penutup harus konsisten.
Jika yang digunakan Dengan hormat, maka
salam penutupnya Hormat saya atau Hormat
kami.

Penulisan Paragraf Pembuka

 Ada beberapa alternatif untuk mengawali
paragraf pembuka:
 Berdasarkan....
 Mengaitkannya dengan surat kami nomor....
 Kami beritahukan bahwa......
 LANJUTAN
Penulisan Paragraf Isi
 Kalimat yang dapat digunakan untuk memulai
paragraf isi surat adalah sebagai berikut:
 Berdasarkan hal-hal yang disebutkan di atas.....
 Sehubungan dengan keterangan di atas....
 Sehubungan dengan itu....

Penulisan Paragraf Penutup

 Atas perhatian Bapak/ Ibu, kami mengucapkan
terima kasih
 Demikian, laporan ini disampaikan untuk....
PENULISAN NAMA PENGIRIM SURAT
Yang tidak disarankan
Hormat kami
Kepala SMA Maju Jaya

DR. ERWINA DWI LARASATI, M.Pd.

NIP. 123 456 789

Yang disarankan
Hormat kami
Kepala SMK Maju Jaya,

Kasma Budi Rahayu, S.Pd.

NIP 196310171989032 005
PENULISAN TEMBUSAN SURAT
Ketentuan isi tembusan ialah sebagai berikut:
 Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu,
diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan
pada instansi itu. Jika hanya ada satu pihak yang
diberi tembusan, maka tidak perlu diberi nomor
urut.
 Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama
jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor
atau instansi.
 Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan
Kepada Yth. atau Yth.
 Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan
Arsip atau Pertinggal
PERHATIKAN CONTOH PENULISAN TEMBUSAN
BERIKUT INI:
Yang tidak disarankan:
Tembusan:
Yth. Bapak Dirjen Dikti
Yth. Rektor Unesa
Yang disarankan:
Tembusan:
Dirjen Dikti
Rektor Unesa
TERIMA KASIH

SAMPAI JUMPA