Kelompok 13

Toni Hidayat - J1F112075

Rizki Setiadi - J1F112206
M. Rivaldi Nasution - J1F112215

Pengertian Surat
Surat adalah selembar kertas yang berisi
informasi, pesan, pertanyaan, dan
tanggapan yang sesuai dengan
keinginan penulis surat. Kegiatan
berkomunikasi dengan surat disebut
surat-menyurat atau korespondensi.

Fungsi Surat
sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama
surat surat perjanjian
sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan
dan dapat dilihat lagi jika diperlukan
sebagai bukti sejarah
sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas
sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya.
sebagai alat komunikasi dan promosi

Jenis Surat
Jenis surat yang akan dibahas kali ini ada
dua yaitu:
- Berdasarkan bentuk
- Berdasarkan Sifat

Surat Berdasarkan Bentuk

Surat Yang Menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum
Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum
Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan
- ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat - surat yang isinya atau
beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat
tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

Surat Berdasarkan Bentuk

Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak
dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan
berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin. Warkat pos dapat dilipat-lipat
sehingga bagian lipatan bagian luar dapat dipakai
menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima.
Bagian lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang
akan disampaikan.

Surat Berdasarkan Bentuk

Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara
menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera
mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram
berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak
jauh.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak
mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain,
seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat
pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

Surat Berdasarkan Bentuk

Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa suratsurat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan
digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri
baikperusahaan atau instansi lainnya). Memorandum
dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi,
memberi petunjuk atau memberi informasi.

Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara

pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern
dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

Surat Berdasarkan Sifat

Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat
kekeluargaan, suratsurat yang berisi masalah keluarga,
baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan
sebagainya.
Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi
adalah surat surat yang dikirimkan dari seseorang atau
pribadi kepada instansi instansi, perusahaanperusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

Surat Berdasarkan Sifat

Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta,
yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi instansi
lain yang terkait.
Surat Dinas Pemerintah
Surat Dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi
yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang
dibuat oleh instansi pemerintah.

Surat Berdasarkan Sifat

Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang
dikirimkan kepada para langganannya.
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan
dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah
kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat
lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi..

Tata Bahasa Surat

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Menggunakan bahasa yang jelas

Menggunakan bahasa yang tegas
Menggunakan bahasa yang singkat
Menggunakan bahasa yang lengkap
Menggunakan bahasa yang benar
Menggunakan bahasa yang sopan
Menggunakan bentuk surat yang menarik

Bagian Surat

Bagian Surat

Bagian Surat
1. Kepala Surat atau Kop Surat

Unsur-unsur kepala surat adalah:

a. unsur utama: nama perusahaan, alamat
lengkap, nomor telepon
b.unsur tambahan: logo/simbol
jawatan/perusahaan, nama bank langganan, alamat
kantor cabang, dan bidang usaha

Bagian Surat
Contoh Kepala Surat
PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION
(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)
Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136
Telepon (022)912345, 674432
Faksimile (022) 977765
Teleks 28765 FRCBGI

Bagian Surat
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu
kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal
surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena
nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama
bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka
(November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis
lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas.
Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa
pun.
Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk
penulisan surat pribadi.

Bagian Surat
Contoh penulisan tanggal surat

Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987

Bandung, 28-10-87
Benar: Jakarta, 28 Oktober 1987

Bagian Surat

3. Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan

harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan,
pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. Oleh
penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan
sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian
pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan
mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.
Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang
bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan
kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri,
namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan
nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.

Bagian Surat
Contoh:
Nomor: 35/SP/IV/1992
Keterangan:
35 - nomor urut surat keluar
SP - singkatan dari Surat Penawaran
IV - penanda bulan (April) saat
surat dikirim
1992 - tahun surat dikirim

Bagian Surat

4.

Bagian Surat
5. Lampiran
Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar
penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali
banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan itu
dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang
diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya.
Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua.
Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak
diikuti tanda baca apa pun.

Bagian Surat
Contoh :
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: Dua eksemplar
Lamp.: 102 eksemplar

Bagian Surat
6. Perihal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar
pembaca dengan cepat mengetahui hal yang
dibicarakan dalam surat tersebut sebelum
membaca isi surat selengkapnya. Hal surat
dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan
kata Hal dan bukan Perihal.

Bagian Surat

Bagian Surat
7. Alamat (bag.dalam) Surat
Digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat
Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula
dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus
dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan
sampul berjendela.

Bagian Surat

Bagian Surat
8. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat
sebelum penulis surat berkomunikasi

Bagian Surat
9. Isi Surat
Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:
a. paragraf pembuka
b. paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan
c. paragraf penutup.

Bagian Surat
a. Paragraf Pembuka Surat

Bagian Surat
b. Paragraf Isi Surat
merupakan pokok surat yang memuat
sesuatu yang diberitahukan, yang
dikemukakan, atau yang dikehendaki
oleh pengirim surat.
Kalimat-kalimat dalam paragraf isi
hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak
menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik,
tidak membosankan, hormat dan sopan

Bagian Surat
c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup berfungsi sebagai
kunci isi surat atau penegasan isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan
pengirim surat atau ucapan terimakasih
kepada penerima surat. Paragraf penutup
berfungsi pula untuk mengakhiri
pembicaraan dalam surat.

Bagian Surat
10. Salam Penutup
berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf
kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

Bagian Surat
11. Penanggung Jawab Surat
1. Surat (dalam surat dinas) dianggap sah jika
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
(pemimpin )
2. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di
bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata
ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi
tanda baca apa pun.
3. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai
pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di
antara nama jelas dan jabatan

Bagian Surat

Bagian Surat

12. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada
pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada
pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu.

Bagian Surat

Ada yang bertanya?