NAMA : ELIA AGUSTINA

KELAS. : XII OTKP

NO ABSEN : 12

SOAL!!

1.Sebutkan definisi dokumen secara umum dan apa bahasa belanda dokumen?

Dokumen secara harfiah bisa diartikan sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda
yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk
disebarkan. Namun secara fisik dalam dunia ekonomi praktis, dokumen adalah surat penting atau
berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun
keterangan. Secara lebih luas, semua data-data yang dikumpulkan baik secara digital, lisan, maupun
tertulis bisa dikategorikan sebagai dokumen.

• Bahasa belanda dokumen yaitu document

2.Penggolongan dokumen ada 4 sebutkan dan jelaskan secara singkat

1) warkat biasa

Adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya
menjadi tidak lagi berguna , seperti contohnya surat lamaran

2) Dokumen yang tidak penting (nonesensial)

Adalah dokumen yang nilai kegunaannya hanya bersifat sementara, sehingga digolongkan
sebagai tidak penting. Dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan,
misalnya surat undangan rapat, atau lembar pengumuman.

3) Dokumen penting (important)

Adalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai
nilai guna yang sangat besar. contohya seperti bukti-bukti keuangan, atau laporan keuangan.

4) Dokumen sangat penting (vital)

Adalah dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat
pengingat untuk selama-selamanya. Sebagai contoh akta pendirian usahs, sertifikat tanah, ijazah.

3.Sebutkan penataan dokumen berdasarkan abjad

3.•PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD

A.Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-
arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide
keluar/lembar keluar.

B.Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder
khusus.

C.Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a. Paham peraturan mengindeks.

b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).

c. Menyiapkan peralatan arsip.

4.Sebutkan kelebihan dan kekurangan jika penataam dokumen berdasatkan system kronologist

KEUNTUNGAN:

a) Lebih cocok dalam pengolah kegiatan dengan tanggal jatuh tempo

b) Sederhana dan mudah diterapkan

KERUGIAN:

a) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi cocok menetapkan sistem ini

b) Kesulitan dalam penemuan kmbali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip

c) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

5.Sebutkan penyimpanan dokumen berdasarkan system subjek (F Prosedur)

1) Memeriksa

2) Mengindeks

3) Mengkode

4) Menyortir