NAMA : DWI SRI WIJAYA

ABSEN : 11
TUGAS : UH HUMAS
KAMIS , 11 NOVEMBER 2021

1. Sebutkan definisi dokumen secara umum dan apa bahasa belanda dokumen?

Jawab :

Secara umum, dokumen adalah sebuah catatan yang tertulis dari sebuah peristiwa atau
sesuatu sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang. Dokumen dalam
bahasa Belanda disebut document

2. Penggolongan dokumen ada 4 sebutkan dan jelaskan secara singkat

Jawab :
1) Warkat biasa, warkat biasa merupakan salah satu dokumen yang semula memiliki nilai
yang penting, tetapi pada akhirnya menjadi tidak berguna contoh surat lamaran.
2) Dokumen yang tidak penting atau nonesensial, jenis dokumen ini meiliki sifat
sementara. dokumen nonesensial dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan
3) Dokumen penting important, merupakan salah satu dokumen yang memiliki hubungan
masa lalu dan masa yang akan datang. dokumen penting harus disimpan dalam jangka
waktu yang lama
4) Dokumen atau warkat sangat penting vital, dokumen jenis ini adalah salah satu bbebtuk
dokumen yang memiliki nilai sejarah ilmiah. bentuk tersebut mampu untuk dijadikan
sebagai alat pengingat selama lamanya

3. Sebutkan penataan dokumen berdasarkan abjad

Jawab :
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
1. Guide
Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip
diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer,
guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.
2. Folder
Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu,
dan Folder khusus.
3. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.
4. Sebutkan kelebihan dan kekurangan jika penataam dokumen berdasatkan system kronologist
Jawab :
KEUNTUNGAN:
a) Lebih cocok dalam pengolah kegiatan dengan tanggal jatuh tempo
b) Sederhana dan mudah diterapkan
KERUGIAN:
a) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi cocok menetapkan sistem ini
b) Kesulitan dalam penemuan kmbali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip
c) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

5. Sebutkan penyimpanan dokumen berdasarkan system subjek ( Prosedur)

Jawab :
- Prosedur penyimpanan sistem subyek.
1) Memeriksa
2) Mengindeks
3) Mengkode
4) Menyortir