MAKALAH KEARSIPAN

Disusun oleh :
ICHA MARLEYTA PUTRI
Kelas :
X OTKP 2

SMK PERTIWI SUKAMANDI

Daftar isi :
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
2. Fungsi Arsip
3. Jenis Arsip
4. Dokumentasi dan pustaka
5. Perbedaan dan persamaan Arsip , dokumen dan
pustaka
6. Warkat
7. Karakteristik Arsip

A. ARSIP
Arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik,
dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan
huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk
dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga
komunikasi yang direkam dalam berbagai media, seperti
media komputer, kertas, atau kertas film.

B. KEARSIPAN
Kearsipan adalah hal - hal yang berkenaan dengan arsip.

C. FUNGSI ARSIP
Arsip memiliki fungsi sebagai suatu alat informasi dan
juga alat bukti yang bisa digunakan untuk masa depan.
Segala bentuk kegiatan pengarsipan ini pastinya memiliki
nilai guna arsip, yang mana dibedakan menjadi dua
fungsi, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.

=> Fungsi Primer

Fungsi arsip berdasarkan kepentingan disusunnya arsip
adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau
setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup
nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna
administrasi, dan nilai guna teknologi serta ilmiah.

=> Fungsi Sekunder

Fungsi lain dari arsip juga bisa digunakan untuk
kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan,
serta sebagai bukti pertanggungjawaban. Hal ini
termasuk dalam nilai guna pembuktian dan juga nilai
guna informasi.

D. JENIS - JENIS ARSIP

Arsip memiliki bermacam-macam jenis berdasarkan
kriterianya. Berikut ini adalah jenis-jenis arsip dan
pengertiannya:
• Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah bentuk arsip yang digunakan secara
langsung dalam perencanaan suatu pelaksanaan dan
penyelenggaraan.

• Arsip Aktif
Arsip aktif adalah jenis arsip yang bisa digunakan dan
dibutuhkan secara terus menerus dalam suatu
penyelenggaraan suatu administrasi.

• Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah jenis arsip dinamis yang fungsinya
digunakan untuk kegiatan penyelenggaraan administrasi
yang sudah mulai menurun.

• Arsip Statis
Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak bisa digunakan
untuk proses perencanaan penyelenggaraan kehidupan,
kebangsaan, ataupun penyelenggaraan kegiatan
administrasi negara secara langsung.

• Arsip Duplikasi
Arsip duplikasi adalah jenis arsip yang isi dan bentuknya
mirip dengan arsip aslinya.

=>Arsip aktif
absen siswa
- kuitansi
- data kehadiran karyawan

=>Arsip semi aktif contohnya:

-ijazah
-kartu kk
-sertifikat tanah

=>Arsip inaktif contohnya:

- piagam
- rapot
- ktp

E. PERBEDAAN DAN PERSAMAAN ARSIP, DOKUMEN ,

DAN PUSTAKA

Perbedaan :
• Arsip cenderung dikatakan sebagai Warkat/berkas yang
masih belum dipakai dalam proses pekerjaan sehari hari
• Dokumen cenderung berarti catatan, yang disimpan
sebagai barang bukti
• Pustaka cenderung berarti warkat yang telah dijilid

Persamaan :
Ke3 nya sama sama berkaitan dengan warkat/record.
Warkat bisa diartikan sebagai Surat/isi Surat. Warkat
adalah setiap Informasi tertulis,tercetak/bergambar yang
memiliki kegunaan sebagai bahan informmasi dan
ingatan bagi Organisasi.

F. WARKAT
Warkat adalah setiap informasi tertulis, tercetak atau
bergambar (suratsurat, catatan-catatan, perhitungan-
perhitungan, grafis-grafis, atau gambargambar) yang
masih memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan
ingatan bagi organisasi.
G. KARAKTERISTIK ARSIP
1. Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada
wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi,
struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai
waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki
arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu
organisasi, memberikan layanan bahan bukti
kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi
penciptanya;

2. Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi

untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status
sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan
pelaksanaan kegiatan.

3. Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip

berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi
lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki
kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya
produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang
berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi
staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

4. Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga

dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan