MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR.

A. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan
sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah
serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari
dokumen.

Dalam bidang Perhotelan sebagian besar dokumennya memang berupa surat maupun formulir yang ada
di bagian/departemen yang ada di Hotel.

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau
tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di
kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

· Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian
lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

· Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat
perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

· Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis
apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2. Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

· Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

· Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

· Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti
surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya
B. Jenis-Jenis Dokumen

1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP,
SIM, dan ijazah.

b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan
saham.

c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan
naskah proklamasi.

d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu
pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
(dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di
museum).

c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem
kearsipan).

C. Ruang Lingkup Dokumentasi

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang
berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar
luaskan kepada pemakai informasi tersebut.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

· Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan

kembali dan penyebaran dokumen.

2. Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

· Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-
alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal
dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

· Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis
mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des
document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan

mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem
tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari,
mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun
berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan
warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem
tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

D. Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain.
Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar
dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.

1. Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh
satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak
alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat
murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

2. Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.

a. Alat bukti tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan
atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.

b. Alat pengingat.

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama.
Contohnya: akta jual beli.

c. Bukti historis

Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan
di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.

d. Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya:
penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

e. Pedoman

Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.

f. Sarana promosi

Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum
pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

3. Jenis-Jenis Surat

a. Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya

Ø Kartu Pos

Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya
singkat dan bersifat tidak rahasia.

Ø Warkat Pos

Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul
surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.

Ø Surat Bersampul

Surat yang menggunakan sampul atau amplop.

Ø Memorandum atau Nota

Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi
perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh
pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta
informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan
kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi atau
perusahaan.

Ø Surat Tanda Bukti

Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan aktivitas
antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.

b. Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya

· Surat permintaan penawaran

· Surat penawaran

· Surat pesanan

· Surat pemberitahuan

· Surat pengantar

· Surat perjanjian

· Surat keputusan.

· Dan lain-lain.

c. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya

ü Surat dinas

Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

ü Surat pribadi

Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan
maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.

ü Surat niaga

Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan.

ü Surat sosial

Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

ü Surat pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.

ü Telegram

Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf dan
surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).

d. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya

§ Surat biasa

Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.

§ Surat edaran

Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.

§ Surat pengumuman

Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-
persatu.

e. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

v Surat sangat rahasia.

Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.

v Surat rahasia.

Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.

v Surat biasa.

Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun
pejabat yang bersangkutan.

f. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.

o Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh karena itu
“surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya
sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.

o Surat segera

Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun tidak
secepat surat yang bersifat “sangat segera”.
o Surat biasa.

Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi diselesaikan
menurut urutan kedatangannya

4. Perlengkapan Surat

a) Kertas Surat.

Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.

Jenis kertas surat

Ukuran

Kegunaan

Kertas Folio

33 cm x 21,5 cm

Untuk menulis surat yang isinya panjang

Kertas Kuarto

28 cm x 21,5 cm

Untuk menulis surat yang isinya pendek

Kertas Oktavo

20,5 cm x 12,7 cm

Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau kuarto

Kertas Sikmo

20,5 cm x 16,5 cm

Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran Inggris.

Kertas A4

29,7 cm x 21 cm

Untuk menulis surat dinas

Kertas A5

14,8 cm x 21 cm
Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Kertas A6

10,5 cm x 14,8 cm

Untuk menulis surat pengantar

Kertas A7

7,4 cm x 10,5 cm

Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

* Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk
surat menyurat ke luar negeri.

* Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.

* Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.

* Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

b) Amplop atau Sampul Surat

Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah sebagai
berikut.

· Commercial

· Open end

· Catalogue

· Visiting card

· Coin

· Button and string

· Drug

· Window

· Eyelet and clasp

· Bifold
· Official

· Invoice tag

· Card

· Postage cavour

· Church

· Double fold

· Pence

· X-ray

· Air mail

· Work docket

· Receipt and page

c) Lipatan Surat

ü Lipatan Perancis

ü Lipatan Baron

ü Lipatan Baku (Standard Fold)

ü Lipatan Akordion (Accordion Fold)

ü Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)

ü Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

ü Lipatan Tunggal (Single Fold)

ü Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)