PENGERTIAN DAN JENIS DOKUMEN

SMK NEGERI 3 LUWU

UTARA

BUSMAN K, S.Pd
 DEFINISI DOKUMEN
Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia :

“sesuatu yang tertulis atau tercetak yang

dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan”
 LOUIS GOTTSCHALK “1986:38”
1. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah
sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefak,
peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan
arkeologis.
2. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-
surat Negara seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah
dan konsesi.
3. Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian
yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat
tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis.
 DOKUMENTASI

“Suatu kegiatan mencari, mengumpulkan,

menyusun, menyelidiki, meneliti, dan
mengolah serta memelihara dan
menyiapkan dokumen baru sehingga lebih
bermanfaat”
 JENIS-JENIS DOKUMEN KANTOR
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
3. Dilihat dari segi sumbernya
4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
5. Ditinjau dari segi penelitian
6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya
7. Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah
8. Jenis-jenis dokumen lainnya
DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI
PEMAKAIANNYA
DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI
PEMAKAIANNYA
a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang
dapat dipakai sebagai alatpembuktian peristiwa penting yang
terjadi pada diri seseorang.

 Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI
PEMAKAIANNY
A
b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat
dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi
pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan.

 Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI
PEMAKAIANNY
A
c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat
dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi
pada masa lalu.

 Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis,dll

 DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI
PEMAKAIANNY
A

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat

dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam
pemerintahan suatu Negara.
 Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI NILAI
KEGUNAANNYA
DOKUMEN DITINJAU DARI SEGI NILAI KEGUNAANNYA
a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam
memberikan informasi pada masyarakat
b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam
transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum
dimuka pengadilan
d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
DILIHAT DARI SEGI SUMBERNYA DOKUMEN
 DILIHAT DARI SEGI SUMBERNYA DOKUMEN

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan

presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti
: Akte notaris, visum dokter, dll
c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat
kontrak, dll
d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
DOKUMEN YANG DITINJAU DARI FUNGSINYA
a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat
dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian
pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan
atas :
 Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai
secara terus menerus dalam proses penyelesaian
pekerjaan
 Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun
 Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat
jarang digunakan
b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan
secara langsung dalam pekerjaan kantor.
DITINJAU DARI SEGI PENELITIAN
DITINJAU DARI SEGI PENELITIAN
a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari
sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.
b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai
literatur primer, contoh : bibliografi, dll.
c. Dokumen tersier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur
sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari
bibliografi.
DITINJAU DARI SEGI RUANG LINGKUP
DAN BENTUK FISIKNYA
DITINJAU DARI SEGI RUANG LINGKUP DAN BENTUK
FISIKNYA
a. Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar,
atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat
dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal
dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-
benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam,
pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum
dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip.
Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu
kearsipan .
DITINJAU DARI SEGI RUANG LINGKUP
KERJA PEMERINTAH
DITINJAU DARI SEGI RUANG LINGKUP KERJA
PEMERINTAH
a. Dokumen Pemerintah
 Adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam
kegiatan pemerintah.
 Contoh:
1.Undang-undang pemerintah
2.Peraturan Pemerintah
3.Keputusan Presidan
4.Keputusan Mentri 5.Peraturan
Daerah
6. Perjanjian kerja sama antar
negara
7. Dokumen Sejarahadalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai
alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
JENIS-JENIS DOKUMEN LAINNYA
JENIS-JENIS DOKUMEN LAINNYA
Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut.
a. Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada
yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku,
berosur
b. Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga
barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya
c. Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.
d. Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang
yang akan dikirim dengan kapal laut.
e. Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir
kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak
kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C
Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor
dapat dibedakan antara lain :
1. Sertifikat
2. Piagam
3. Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )
4. Selebaran / Brosur
5. Blanko / Formulir
6. Kliping
7. Situs – situs internet