Scribd
Unggah
726 tayangan8 halaman

Panduan Peminjaman Arsip Efektif

Dokumen tersebut membahas tentang penggunaan dan peminjaman arsip di lingkungan kearsipan. Penggunaan arsip meliputi penyajian dan pemanfaatan arsip untuk kepentingan organisasi dengan menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Agar arsip yang dipinjam tidak hilang, diperlukan administrasi yang tertib seperti penggunaan bon pinjam yang berisi keterangan peminjaman dan waktu pengembalian arsip.

Diunggah oleh

Saniatu Nisail Jannah
Hak Cipta
© © All Rights Reserved
Kami menangani hak cipta konten dengan serius. Jika Anda merasa konten ini milik Anda, ajukan klaim di sini.
Format Tersedia
Unduh sebagai PPTX, PDF, TXT atau baca online di Scribd
726 tayangan8 halaman

Panduan Peminjaman Arsip Efektif

Dokumen tersebut membahas tentang penggunaan dan peminjaman arsip di lingkungan kearsipan. Penggunaan arsip meliputi penyajian dan pemanfaatan arsip untuk kepentingan organisasi dengan menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Agar arsip yang dipinjam tidak hilang, diperlukan administrasi yang tertib seperti penggunaan bon pinjam yang berisi keterangan peminjaman dan waktu pengembalian arsip.

Diunggah oleh

Saniatu Nisail Jannah
Hak Cipta
© © All Rights Reserved
Kami menangani hak cipta konten dengan serius. Jika Anda merasa konten ini milik Anda, ajukan klaim di sini.
Format Tersedia
Unduh sebagai PPTX, PDF, TXT atau baca online di Scribd

PENGGUNAAN DAN

PEMINJAMAN ARSIP
Konsep Penggunaan Kearsipan
Dalam pengelolaan arsip dinamis kegiatan pengelolaan
arsip tercantum dalam UU no.43 tahun 2009 tentang
kearsipan meliputi 4 hal yaitu :
1. Penciptaan arsip
2. Penggunaan arsip
3. Pemeliharaan arsip
4. Penyusutan arsip
Penggunaan arsip adalah kegiataan untuk menyajikan
atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan
kegiatan untuk menjaga keautentikan keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip.
Pencarian arsip pada kantor yang tidak ditangani
dengan baik sering mengalami hambatan, karena
pada saat menyimpan tidak tertata dengan baik.
Dengan penataan demikian sering arsip menjadi
rusak ataupun hilang. Oleh sebab itu dalam
penanganan arsip diperlukan kecakapan dan
ketelitian dalam pencatatan serta peminjaman
yang pasti penanganannya.
Agar tidak terjadi kehilangan arsip hendaknya
dilakukan pengadministrasian yang tertib. Untuk itu
diperlukan formulir khusus untuk mencatat
jumlah arsip yang dipinjam yang disebut dengan
bon pinjaman atau out slip. Bon pinjaman adalah
sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan
yang digunakan sebagai pengganti warkat atau
arsip yang dikeluarkan atau dipinjam.
Contoh Bon Pinjam (Out Slip)
Untuk mempermudah mengetahui jumlah arsip serta
kapan arsip itu harus dikembalikan maka petugas
arsip hendaknya melakukan beberapa langkah
sebagai berikut :
1. Out slip dibuat tiga rangkap serta ditandatangani
oleh peminjam dengan ketentuan sebagai berikut
:
a. Lembar asli ditempatkan pada tempat warkat
atau arsipnya disimpan, dengan demikian
lembar pertama (asli) dijadikan pengganti
arsip yang disimpan dan ditempatkan dalam
suatu folder yaitu out slip
b. Lembar kedua diberikan kepada peminjam
2. Petugas hendaknya selalu meneliti dan memeriksa
jumlah out slip, agar arsip dapat dikembalikan tepat
pada waktunya.
3. Jika arsip telah dikembalikan, teliti kembali keadaan
arsip apakah dalam keadaan masih baik ataupun
telah terjadi kerusakan atau melebihi waktu
pinjaman. Untuk arsip yang rusak hendaknya
diperbaiki, tetapi arsip yang dikembalikan melebihi
waktu peminjaman hendaknya diberikan peringatan
atau teguran sehingga pihak peminjam berikutnya
mengembalikan arsip tepat waktu
4. Jangan lupa menerima arsip dengan bon
pinjaman
5. Simpan kembali arsip pada tempat
penyimpanannya
6. Jika arsip telah kembali jangan lupa out slip
segera dihancurkan(disobek)

Anda mungkin juga menyukai