Contoh Langkah-langkah Prosedur Presentasi dengan Demonstrasi

serta Praktik Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip

Arsip-arsip sering kali dikeluarkan dari tempat penyimpanan (file),

bilamana arsip tersebut diperlukan untuk suatu pemakaian. Terlepas dari apapun
alasan arsip dikeluarkan, untuk kepentingan tertibnya pengawasan keluar
masuknya arsip, diperlukan prosedur pengeluaran dan pengembalian arsip dari
tempat penyimpanan. Pengeluaran arsip dari filenya dapat terjadi karena
peminjaman dan pelayanan.

A. Peminjaman
Peminjaman merupakan keluarnya arsip dari penyimpanan karena
dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman se-unit kerja, ataupun oleh kolega dari
unit kerja lain dalam suatu organisasi. Karena arsip tersebut dipinjam oleh orang
lain, bukan petugas arsip, maka harus dicatat. Meskipun petugas arsip sendiri
yang meminjam jikalau dalam jangka waktu yang lama akan lebih baik jika
dicatat pula, agar petugas mengetahui letak arsip pada suatu waktu.
Akan lebih baik jika dalam peminjaman disediakan formulir peminjaman
(out-slip). Akan lebih baik lagi setiap peminjaman melakukan penandatanganan
pada kolom yang tersedia di atas formulir peminjaman. Bilamana arsip tidak
dipinjam dalam waktu yang lama, maka tidak perlu memakai catatan formulir
peminjaman, tetapi jika dibawa keluar ruang arsip sebaiknya menggunakan
formulir.

Nama/ Subjek Tanggal Kembali 5. Tanggal pengembalian

Rakyat Indonesia, Bank 21 September 2018
arsip
Perihal Tanggal Surat
6. Tanggal pada surat
Pengajuan Kredit 11 Agustus 2018
Peminjam Tanggal Pinjam 7. Tanggal peminjaman
Tati Rohaeni 10 September 2018
Paraf Biro/ Bagian 8. Instansi peminjam
Keuangan

4. Paraf/ tanda tangan peminjam

3. Nama peminjam
2. Isi dokumen
1. Nama yang diindeks pada dokumen yang dipinjam

Gambar 72: Formulir Peminjaman

(Sumber: Amsyah, 2001:203)
 Formulir peminjaman merupakan lembaran kertas yang memiliki ukuran
15 cm X 10 cm yang berisikan kolom-kolom mengenai keterangan peminjam.
Setiap peminjaman harus mengisi dua lembar formulir, dengan bantuan kertas
karbon. Lembaran ini digunakan oleh petugas untuk mengetahui dan memperoleh
keterangan mengenai peminjaman, dan pengecekan harian terhadap arsip yang
dipinjam. Lembar pertama untuk 2 fungsi:

1) Pengganti dokumen yang dipinjam

Pada tempat surat yang dipinjam ke luar disisipkan selembar penunjuk
keluar (out-guide) yang terbuat dari karton manila dengan ukuran folio/ kuarto.
Pada out-guide ditempel kantong tempat formulir peminjaman dan dimasukkan,
serta diberikan label “keluar” warna merah di pinggir atas kanan.

KELUAR

Gambar 73: Out-guide dan kartu pinjam

(Sumber: Amsyah, 2001:204)

2) Pengganti map yang keluar penyimpanan

Pada bagian belakang map yang semua suratnya dipinjam keluar tempat
penyimpanan, ditempelkan kantong map yang menjadi tempat formulir
peminjaman disimpan. Pada pinggir atas map diletakkan label “keluar” dengan
warna merah.
 Gambar 74: Out-Map dan kartu pinjam
(Sumber: Amsyah, 2001:204)

Lembar kedua dipergunakan sebagai alat bantu untuk memeriksa surat

yang harus kembali ke file pada setiap harinya. Formulirnya diletakan ke dalam
file pengingat (tickler file) dengan susunan sesuai tanggal kembali. Formulir akan
dicek setiap hari oleh petugas atau sekretaris.

B. Pelayanan
Arsip juga sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada
langganan. Untuk arsip yang sering keluar dan masuk penyimpanan, agar mudah
dalam pengembaliannya, penggunaan formulir peminjaman dapat diganti dengan
out guide dengan label yang menonjol keluar warna merah di pojok kanan atas.
Cara penggunaannya yaitu dengan mengganti arsip yang dipinjam dengan out
guide tersebut. Jika arsip sudah dikembalikan ke tempat penyimpanan, out guide
akan diambil.
Selain dua pengeluaran arsip, juga dijelaskan mengenai efektivitas
pengawasan arsip. Yang dimaksud dengan pengertian mengefektifkan
pengawasan adalah membatasi jumlah arsip yang ada pada setiap karyawan. Hal
ini dimaksudkan karena biaya perawatan, perlengkapan dan tempat penyimpanan
arsip yang mahal.
 Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat digunakan dalam kegiatan
Presentasi dengan demonstrasi dan prosedur peminjaman arsip.

A. Peralatan dan Perlengkapan Presentasi

Ada banyak peralatan yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan
presentasi agar memperoleh hasil/ capaian yang memuaskan. Berikut ini adalah
peralatan yang dapat digunakan untuk memperlancar kegiatan presentasi.

Gambar 75: Perlengkapan dan peralatan penunjang kegiatan presentasi

(Sumber: HP, 2018:1; Amazon, 2018:1; Bukupedia, 2018:1; Kampung Inggris Pare, 2018:1;
Walmart, 2018:1)

B. Prosedur Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip

Terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan dalam prosedur
penemuan kembali dan peminjaman arsip. Berikut ini dijelaskan secara lebih
jelas.
1. Bertanya kepada Peminjam
Pada langkah ini petugas
arsip akan bertanya kepada
peminjam, arsip mana yang akan
dipinjam. Kemudian peminjam
akan menyebutkan nama dari
koresponden arsip yang dicari.

Gambar 76: Menanyai peminjam arsip

(Sumber: Monggoo, 2013:1)
2. Cari di Kartu Indeks
Setelah mengetahui nama koresponden yang dicari, langkah selanjutnya
adalah mencari kartu indeks sesuai dengan nama koresponden. Setelah itu ambil
kartu indeks dan lihat kode di dalamnya.

kode

Gambar 77: Mencari kartu indeks di tempat penyimpanan

(Sumber: Amsyah, 2001:25)

Setelah mengetahui kodenya, tentukan laci, guide, dan folder penyimpanan surat
tersebut. Berdasarkan contoh dapat kita tentukan bahwa surat dari Risma Agutina
ini berada pada laci 56, guide 34, dan folder ke 12 (sistem terminal digit)

3. Cari di Tempat Penyimpanan

Setelah mengetahui kode laci, guide, dan folder, maka carilah pada tempat
penyimpanan.

34

Gambar 78: Menemukan arsip di tempat penyimpanan

(Sumber: Tokopedia, 2018:1; Alatulis.com, 2018:1; Rustari.com, 2018:1)

4. Isi Formulir Peminjaman

Telah dijelaskan sebelumnya bahwa formulir peminjaman ini terdiri dari 2
lembar. 1 lembar diletakkan pada kantong out guide dan 1 lembar diletakkan pada
tickler file. Pengisian formulir peminjaman ini dilakukan setelah menemukan
arsip yang dicari. Cara pengisian sama dengan yang telah dijelaskan sebelumnya.
5. Letakkan Out-guide atau Out-Map
Setelah menulis formulir peminjaman, surat diserahkan kepada peminjam.
Kemudian formulir peminjaman diletakkan di out guide dan out guide diletakkan
pada tempat arsip yang dipinjam.

Gambar 79: Alur peletakan out-guide

(Sumber: Tokopedia, 2018:1; Alatulis.com, 2018:1; Rustari.com, 2018:1; Amsyah, 2001:204)
Contoh Langkah-langkah Praktik Presentasi Pemeliharaan, Perawatan, dan
Pengamanan Arsip

Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk
menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah
pemeliharaan dan perawatan fisik. Ruang lingkup kerja manajemen kearsipan juga
meliputi usaha pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip

A. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha menjaga arsip agar kondisi fisiknya tidak
rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan
baik perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara
pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini sering disebut dengan preventif.
1. Penyebab kerusakan arsip
 Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu
sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat,
dan lain-lain.
 Faktor ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda
arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia.
1) Faktor lingkungan fisik: temperatur, kelembaban udara, sinar
matahari, polusi udara, dan debu.
2) Biologis: jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus
3) Kimiawi: disebabkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia
dalam bahan arsip.
4) Kelalaian manusia: percikan bara rokok, tumpahan, atau percikkan
minuman dsb.
2. Usaha pencegahan kerusakan
Usahakan bahan yang digunakan bermutu tinggi seperti kertas, pita
mesin, tinta, karbon lem agar awet. Ruangan penyimpanan arsip harus diatur
sebaik mungkin seperti gedung arsip terletak di luar daerah industri dengan
luas yang cukup. Konstruksi bangunan tidak menggunakan kayu yang
langsung menyentuh tanah. Pintu dan jendela diletakkan di bagian yang tidak
memungkinkan sinar matahari langsung masuk, ventilasi udara diberi kawat
 kasa halus. Selain itu ruangan diberikan penerangan, temperatur, dan AC
untuk mengendalikan kelembaban udara serta ruangan harus selalu bersih dari
debu, kertas bekas, puntung rokok, dan sisa makanan. Alat yang biasa
digunakan dalam pemeliharaan arsip adalah vacuum cleaner,
thermohygrometer, pendeteksi api pemadam kebakaran dll.
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun
serangga seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, tetapi jangan sampai mengenai
arsip. Untuk mencegah kecoa bisa menggunakan kapur barus di sela-sela
buku yang kelihatan gelap. Untuk mencegah rayap digunakan sodium arsenit
yang dituangkan ke celah-celah lantai. Cara yang terbaik untuk
menghilangkan kutu buku adalah dengan fumigasi. Fumigasi dilakukan
dengan memasukkan berkas-berkas asip ke dalam ruangan tertutup, lalu ke
dalam ruangan itu disemprotkan bahan kimia berupa cairan gas etilen oksida,
dan karbondioksida selama 3 jam. Telur dan larva kutu buku akan mati.

B. Perawatan arsip
Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Arsip yang rusak karena sobek
dapat diperbaiki dengan cara yang sobek ditempel di kertas yang sejenis
menggunakan perekat dari kanji. Cendawan yang melekat pada arsip dapat
dihilangkan dengan mengoleskan cairan aseton atau cairan phymol dengan
spiritus. Bercak jamur pada arsip dapat dicegah agar tidak meluas dengan cara
menyelipkan tisu pembasmi jamur di sela-sela buku. Arsip yang terendam air
dibersihkan dari lumpur yang menempel dengan mengoleskan kapas sedikit
basah, agar kotoran dapat terserap oleh kapas tersebut. Jika dalam bentuk benda
maka peraslah air dengan cara menekan perlahan-lahan selanjutnya dikeringkan
dengan meletakkan arsip di atas kertas penyerap kemudian ditempatkan di
ruangan yang kering, tidak terkena sinar matahari, dan cukup ada hembusan
angin. Cara lain adalah arsip diletakkan di antara kertas penyerap lalu di setrika
kering kertas yang melekat pisahkan dengan pisau tumpul.
C. Kerusakan arsip
Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh tiga faktor yakni biologis,
fisik, dan kimiawi. Selain itu ada juga faktor lain seperti banjir, kebakaran, dan
kerusakan lain. Biasanya disebabkan oleh perbuatan manusia. Yang termasuk
kategori biologis adalah jamur, serangga, rayap, ngengat, kutu buku dan psocids
(semacam kutu buku). Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas, dan
air. Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar
ultraviolet. Zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan arsip
sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfer,
debu, dan tinta. Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulosa dengan
akibat kertas menjadi luntur dan getas. Pencemaran atmosfer adalah salah satu
sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung dalam kertas. Pencemaran
karena adanya nitrogen sulfur acid merupakan penyebab kerusakan terbesar dari
pada kertas.

D. Pengamanan arsip
Pengamanan arsip ialah usaha menjaga agar benda arsip tidak hilang dan
agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak.
Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi
organisasinya, mana yang tidak terlalu penting, dan mana yang sangat rahasia.
Usaha yang dapat dilakukan untuk pengamanan arsip antara lain sebagai berikut.
1. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia
2. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip
3. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil
arsip pada tempatnya
4. Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian

Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa dijadikan acuan dalam

melakukan kegiatan presentasi pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip.
1. Peralatan dan perlengkapan presentasi
Ada banyak peralatan yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan
presentasi agar memperoleh hasil/ capaian yang memuaskan. Berikut ini adalah
peralatan yang dapat digunakan untuk memperlancar kegiatan presentasi.
Gambar 82: Peralatan dan Perlengkapan Penunjang Kegiatan Presentasi
(Sumber: Stang, 2017:1; Trusdreviews, 2012:1; Sis Binus, 2017:1; Ciricara, 2013:1; Laser Point,
2018:1)

2. Kegiatan Diskusi
Setelah peralatan disiapkan, 1 kelompok mahasiswa yang bertugas sebagai
penyaji akan maju ke depan kelas. Salah satu anggota dari kelompok membagikan
handout kepada masing-masing kelompok. Anggota yang lain menyiapkan
peralatan dan media yang akan digunakan, seperti penayangan slide dan
pengaturan tempat duduk.
Kegiatan diskusi akan berjalan selama maksimal 50 menit yang di
dalamnya sudah termasuk kegiatan tanya jawab penyaji dengan mahasiswa yang
berperan sebagai audiens. Setelah kegiatan presentasi selesai, moderator yang
berasal dari kelompok lain akan membuka sesi tanya jawab. Sesi tanya jawab ini
dilakukan sebanyak 2 sesi, dimana masing-masing sesi terdapat 3x kesempatan
bertanya. Pertanyaan dapat ditampung dulu ketiganya, dapat pula langsung di
jawab. Setelah kegiatan tanya jawab selesai, dosen akan mempersilahkan
kelompok penyaji untuk kembali ke tempat duduk masing-masing.
 Gambar 83: Penjelasan dari kelompok penyaji

Gambar 85: Pemantapan materi oleh dosen Gambar 84: Tanya jawab

(Sumber: Jurusan Kuliah, 2012:1; Yuliandi, 2018:1; Rona Presentasi.com, 2017:1)

3. Pemantapan dosen
Setelah presentasi dilaksanakan dan kelompok penyaji sudah kembali ke
tempat duduk, dosen memberikan penguatan terhadap materi yang telah
disampaikan oleh penyaji. Jika ada pernyataan yang kurang benar, dosen akan
membenarkan dan memberikan gambaran secara umum/ kesimpulan ringkas
mengenai materi yang telah disampaikan.