4.

Penetapan kode abjad

Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam

membuat kartu klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1

(merupakan kode dari wilayah bungo). Kode abjad tersebut digunakan

dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu klaper adalah sebagai berikut :

Bungo – Jambi No. Kartu : 1

No Tanggal M atau K Perusahaan isi Ke

urut

5. Penyortiran

Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu

disortir sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat

keluar atau surat masuk, surat rahasia atau biasa.

Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan.

6. Penyimpanan

Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip

akan disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur

dan rapi.

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau

diurutkan sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper.

7. Penataan
 Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip

tertata / terlihat lebih rapi.

Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain

cara horizontal, vertikal dan lateral.

8. Perawatan hinga pemusnahan

Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan.

Perawatan dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan.

Misalnya denga selalu membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak

menjadi lembab yang dapat menimbulkan arsip rusak.

Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau

diteliti untuk mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif.

Jika arsip itu termasuk arsip in aktif maka setelah kita tanyakan dan

mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa arsip tersebut merupakan

arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan.

b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat

adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut :

Penelitian Kode

Penetapan Tempat

Pencarian Dokumen

Pengambilan

Pengantian dengan bon pinjam

Penyerahan

b. 2. Keterangan
1. Penelitian kode

Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka

perlu diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip.

2. Penetapan tempat

Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat

dilakukan dengan mudah.

3. Pencarian dokumen

Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya

dokumen yang akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta.

4. Pengambilan

Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar

dokumen tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi.

5. Pergantian dengan bon pinjam.

Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip.

Agar tidak terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak

bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

 Bon Pinjam Arsip

Tanggal : ......................

1. Kode arsip : ....................................................

2. Nomor surat : ....................................................

3. Tanggal surat : ....................................................

4. Hal surat : ....................................................

5. Nama peminjam : ....................................................

a. Bagian : ....................................................

b. Jabatan : ....................................................

6. Lama dipinjam ; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan Yang meminjam

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Terang Nama Terang

6. Penyerahan

Pemnjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau

menandatanganinya maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan

kepada pihak peminjam, dan berusaha mengingatkan kembali tentang

pengembalian arsip yang telah disepakati dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA

a. Daftar harga bahan

No Nama Bahan Spesifi Satuan Jumlah harga Total

kasi Harga
1 Kertas HVS A4 Lembar 15 200 3000

2 Pena “Plat” Hitam Buah 1 2000 2000

3 Buku agenda falio Buah 1 11000 11000

4 Tipe x Buah 1 2500 2500

5 Pengaris Buah 1 100 1000

6 Pensil Buah 1 1500 1500

7 Penghapus k Buah 1 1000 1.000

8 Ordner Buah 1 15000 150.000

9 Guide card Lembar 10 700 7000

10 Kartu indeks Lembar 10 700 7000

11 Kartu klaper Lemabr 10 700 7000

12 map Lembar 10 500 5000

Jumlah 198.000

b. Daftar harga peralatan

No Nama Peralatan Spesifik Satuan J harga Total

asi umla Harga
h
1 Rak penyortir Unit 1 100.000 3000
2 Lemari arsip Unit 1 200.000 2000
3 Pelubang k Buah 1 30.000 11000
4 Stepler Bsr&kcl Buah 2 1.000 2500
5 Isi stepler Bsr/kcl Buah 2 1.000 1000

Jumlah 332.000

Total biaya yang dibutuhkan

a. Biaya bahan Rp. 198.000

b. Biaya alat Rp. 332.000

c. Biaya jasa Rp. 250.000

Total biaya Rp. 780.000

VII. Sasaran Pengguna

Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International

Finance dilakkukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris

dan kegiatan pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasi-

organisasi baik swasta maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah.

Pada PT. Federal International Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik

menggunakan sistem wilayah.

VII. Jadwal Pelaksanaan

N Kegiatan Desembe januari Februari Maret April

o r
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3
1 Proposal

2 Konsultasi

3 Proses

4 Laporan

5 Veripikasi

6 Uji Nas

IX. Penutup
 Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan

adanya bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu

pembenahan kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International

finance yang dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan tersebut, maka

penulis sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan karyawan pada

program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal ini terpenuhi.

Penulis juga mengharapkan dengan adanya proposal ini kegiatan

pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas

kegiatan perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat

bermampaat bagi penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui

pentingnya pengarsipan dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.