Anda di halaman 1dari 40

Selasa, 10 Maret 2015

Pertanyaan beserta jawabannya

Nama : Siska Nursetia

Kelas : KAP 1

B. Study : Kearsipan

Ganesha Pratama

1. Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman


kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut.

Jawab : Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (Pasal 1 ayat 2)

2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi :

Jawab :

A. Fungsi arsip pada suatu organisasi :

1. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

2. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.

3. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan lancar.

4. Sebagai alat pengingat.

5. Sebagai alat penyimpan warkat.

B. Nilai guna arsip pada suatu organisasi :


Nilai guna arsip ditinjau dari segi kepentingan oengguna arsip dapat dibedakan menjadi :

ü Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau
instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

a. Nilai guna administrasi.

b. Nilai guna hukum.

c. Nilai guna keuangan.

d. Nilai guna ilmiah.

ü Niali guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi :

a. Nilai guna pembuktian.

b. Nilai guna informasi.

3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records,
machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum
untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah !

Jawab :

v Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk
arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

v Arsip pandang dengar (audio visual records) yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip
pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :

1. Arsip gambar statik (static image) contoh : foto.

2. Arsip citra bergerak (moving image) contoh : film, video.

3. Arsip rekaman suara (sound recording) contoh : kaset.

v Arsip elektronik (machine readble records) yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu
format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Hardisk, Pita
Magnetic, Optical Disk, CD ROM, dsb.
4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan
pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan Pemerintah Daerah dan Lembaga
Pendidikan Swasta.

Jawab :

1. Arsip sentralisasi yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang
dipusatkan penyimanan dan pemeliharaannya pada suatu tertentu.

2. Asas desentralisasi yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi. Arsip
unit sering disebut arsip mikro/khusus karena khususnya hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang
bersangkutan.

Sistem arsip sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah sedangkan sistem arsip
desentralisasi lebih cocok digunakan lembaga pendidikan swasta.

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan bagaimana metode
penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan.

Jawab : Filling adalah salah satu pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan, dan penyimpanan. Cara atau
metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah digunakan :

1. Sistem abjad : sistem penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.

2. Sistem masalah : sistem penemuan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat.

3. Sistem nomor : sistem pemberian nomot yang terdapat pada folder.

4. Sistem tanggal : penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun, tanggal dijadikan
kode surat.

5. Sistem wilayah : menyimpan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat
menjadi krusial !

Jawab : Arsip ditinjau dari nilai guna dibedakan menjadi :

Ø Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
Ø Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
umum diluar instansi pencipta arsip. Serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban
kepada masyarakat/nasional.

· Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi maka nilai guna
primer menjadi krusial.

· Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi/perusahaan maka nilai guna
sekunder menjadi krusial.

7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan
dijelaskan dari siklus arsip dinamis.

Jawab : Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus :

· Tahap pertama : merupakan tahap penciptaan.

· Tahap kedua : tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan.

· Tahap ketiga : tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi.

· Tahap keempat : tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di
Pemerintah.

Jawab :

· Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center)
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-
masing lembaga/instansi yang bersangkutan.

· Pemusnahan arsip : pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna pemusnahan
dilakukan dengan mengikuti ketentuan retensi (masa simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu
penyimpanannya.

· Penyerahan arsip ; penyerahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan ke badan yang
berwenang yaitu Arsip Nasional RI (ANRI).
9. Jelaskan menurut pendapst saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary
Filling Cardex dan A Modem Organization is an Information Based Organization.

Jawab :

· Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

· Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton berbentuk segi empat panjang yaitu yang gunanya untuk
menyimpan atau menempatkan arsip.

· Guide yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang digunakan sebagai tanda batas/sekat
petunjuk.

· Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical
(berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas/arsip.

· Berkas kotak (boxes file) yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).

· Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip
(terutama berupa kartu).

· Cardex (Card index) yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

· A Modem Organization is an Information Based Organization bahwa organisasi modem adalah


organisasi yang bertumpu pada informasi.

10. PT, Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan
untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila
menggunakan konvensional dan non konvensional ?

Jawab : Rak konvensional

12000 kg X 12 = 144.000 kg

Maka lantai bangunan harus mampu menahan beban sebanyak

minimal 144.000 kg.

soal-soal kearsipan
PILIHAN GANDA
1 Apakah tujuan filling sistem kecuali,.. ?
A. Menghemat tempat C. Menghemat tenaga
B. Menghemat uang D. Menghemat Waktu
Jawab : B
2. Apakah kepanjangan dari ARMA ?
A. America recorde management asociation
B. America resort manager asosiaction
C. American recorde masagge Asia
D. American Recount Manager Asociation
Jawab : A
3. bagaimanakah cara mengindeks nama orang china ?
A. Di balik
B. Di putar
C. Nama belakang menjadi unit pertama
D. Tidak dibalik
Jawab : D
4. peraturan 4 mengatur tentang
A. Nama perusahaan
B. singkatan
C. Awalan nama keluarga
D. Nama dengan tanda hubung
Jawab : C
5. Berapakah ukuran guide yang sering digunakan dalam mengindeks
A. 13 cm C. 12,5 x 9 cm
B. 9.4 x 2 cm D. 5 cm
Jawab : C
6. Berapa banyakkah peraturan dalam mengindeks ..
A. 12 C.20
B. 23 D. 7
Jawab : 20
7. Yang manakah gambar Rotari ?

A. B.
C. D.
Jawab : A

8. Gambar disamping dinamakan ?


A Steples C Perforator
B Map D Guide
Jawab : C
9. Adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri,hal
tersebut pengertian dari..
A. Unit C. Mengindeks
B. Kata tangkap D mengabjad
Jawab : A
10. Dalam peraturan 14 mengatur tentang ?
A. Angka C. Gelar nyonya
B. Nama-nama yang sama D. Kepunyaan
Jawab : D

SOAL ESAI
1` Jelaskan yang dimaksud Filling Sistem ?
 Filling sitem adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efetifitas dan efisiensi
penggunaan waktu,tempat,tenanga ,dan biaya.
2. Sebutkan fungsi filling sistem ?
 - Menghemat waktu
- Menghemat waktu
- Menghemat tempat
3 Sebutkan minimal 3 keuntungan filling sistem ?
 1 melengkapi bilamana kasus yang meyangskan
2 memberikan keterangan yang diperlukan
3 surat- surat dapat diselenggarakan dengan sistem ke arah penataan episiensikerja.
4. Jelaskan pengertian mengindeks ?
 Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata
tangkap/cathword/caption yang akan disusun menurut abjad.
5. Jelaskan yang dimaksut unit ?
 Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri
6 Jelaskan yang dimaksud kata tangkap ?
 Kata tangkap adalah tanda pengenal dari sesuatu warkat
7. Sebutkan ada berapa banyak peraturan dalam mengindeks ?
 Ada 20 peraturan
8. Jelaskan yang dimaksud mengabjad ?
 Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut
urutan abjad latin,dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing ,huruf
demi huruf.
9 . Sebutkan minimal 5 peralatan kearsipan ?
 - failing cabinet - Rak arsip
- Rotari - Map arsip
- Lemari arsip
10. Jelaskan yang dimaksud lemari arsip ?
 Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip
dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA

SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA

Soal ISIAN

1.apakah yang dimaksud dengan filling system abjad secara umum!

2.sebutkan minimal 3 kriteria penyimpanan arsip!

3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah!

4 .apakah yang dimaksud dengan filling system wilayah/geografis?

5.apakah yang dimaksud dengan unit dalam mengindeks?

6.sebutkan 2 saja kelebihan dari filling system abjad!


7.apakah yang dimaksud dengan filling system tanggal/chronologis?

8.fungsi arsip ada 2 sebutkan!

9.apakah yang dimaksud dengan kartu indeks?

10. sebutkan yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihaL!

Jawaban

1.)sistem penerimaan,penyusunan,penyimpanan,penggunaan,pemeliharaan,dan penemuan kembali


surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad.

2.) 1.sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

2.mudah dilaksanakan dan digunakan

3.menghemat tenaga dan peralatan

3.)1.meneliti dan membaca warkat

2.mengindeks

3.memberi kode

4.peryotiran

5.penyimpanan

4.) Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

5).unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

6.) 1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan
berkelmpok menjadi satu .

2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim atau yang dikirimi surat.

7.) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima
(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

8.) a. Arsip dinamis

b. Arsip statis
9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat
Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri
yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
yang dibutuhkan.

10.) a. Daftar Indeks

b. Perlengkapan menyimpan surat

c. Pemberian kode surat

d. Penyimpanan surat, dengan cara

e. Menyimpan kartu kendali.

PILIHAN GANDA

1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor

d.Kartu indeks

Jawaban: D

2. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat

b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan

c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Jawaban: A
3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a.Filling cabinet

b.Rotary

c.Kulkas

d.Lemari arsip

Jawaban: C

4. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.

c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.

d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

Jawaban: B

5. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide

b. Guide pertama&Guide kedua

c.Guide kecil&Guide sedang

d.Semua Benar

Jawaban: A

6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….

a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.

c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana
arsip disusun berderet menyamping

Jawaban: D

7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali
untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu
tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. adalah….

a.Kartu indeks

b. POSTEPEL

c.Guide

d. Kotak/box

Jawaban: B

SOAL-SOAL LATIHAN KEARSIPAN


SOAL KEARSIPAN
PILIHAN GANDA
BAB 1
1. Dalam B.Inggris arsip berasal dari kata . . .
a. Archief d. Arsip
b. Archives e. Archea
c. Greek
2. Merupakan kumpulan warkat, mempunyai nilai guna, disimpan menurut sistem tertentu, merupakan . . .
arsip.
a. Syarat d. Nilai guna
b. Peranan e. Fungsi
c. Pengertian
3. Yang termasuk peranan dan fungsi arsip adalah . . .
a. Mempunyai nilai guna
b. Merupakan kumpulan warkat
c. Sebagai pusat informasi
d. Memberikan kekeuatan
e. Sebagai bahan bukti
4. Contoh arsip dinamis, kecuali . . .
a. Tata tertib sekolah
b. Visi-Misi sekolah
c. Jadwal ruang
d. Kemajuan kelas
e. Daftar siswa yang sudah lulus
5. Contoh nilai guna arsip menurut ensiklopedia administrasi adalah . . .
a. Legal value
b. Documentary value
c. Nilai guna kebuktian
d. Guna informatoris
e. Nilai guna informasional
6. Contoh arsip ditinjau dari isinya, kecuali . . .
a. Financial record
b. Vital record
c. Inventory record
d. Personnel record
e. Sales record
7. Arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit
pengolahan suatu organisasi, meruakan pengertian dari . . .
a. Arsip aktif
b. Arsip inaktif/pasif
c. Arsip statis
d. Arsip sekunder
e. Arsip Primer
BAB 2
8. Aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan arsip, merupakan pengertian kearsipan menurut . . .
a. Drs E. Martono
b. Kamus Administrasi
c. R. Soebroto
d. Drs E. Karso
e. The Liang Gie
9. Yang bukan termasuk kegiatan kearsipan menurut Drs E. Karso adalah . . .
a. Kegiatan penciptaan
b. Kegiatan penyimpanan
c. Kegiatan penyelamatan
d. Kegiatan Penyusutan
e. Kegiatan pengolahan
10. Menurut Drs E. Martono, tujuan penataan berkas/kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut, kecuali . .
.
a. Menyediakan warkat jika diperlukan
b. Menghindari pembatasan waktu dalam pencarian
c. Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan satu sama lain
d. Memanfaatkan tempat penyimpanan dari sarananya
e. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya
11. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh
pimpinan/ satuan organisasi, merupakan masalah kearsipan menurut . . .
a. Drs The Liang Gie
b. Drs E. Martono
c. Drs Moekijat
d. Drs E. Karso
e. R. Soebroto
12. Yang termasuk masalah kearsipan menurut Drs Moekijat adalah . . .
a. Pegawai yang tidak terlatih
b. Warkat tidak dapat ditemukan karena hilang
c. Warkat setiap hari selalu bertambah
d. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
e. Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
13. Berikut ini yang bukan termasuk cara pemecahan masalah kearsipan adalah . . .
a. Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dengan sifat kegiatan kantor
b. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai
c. Mengikuti perkembangna arsip dengan baik
d. Memelihara arsip dengan baik
e. Mengadakan penyusutan secara teratur
14. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, kecuali . . .
a. Sistem abjad
b. Sistem masalah
c. Sistem isi arsip
d. Sistem nomor
e. Sistem tanggal
BAB 4
15. Arsip pusat disebut juga . . .
a. Arsip unit kerja
b. Arsip aktif
c. Arsip pasif
d. Arsip unit sentral
e. Arsip unit desentral
16. Pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan kedudukan
unit kerja dalam suatu kantor/organisasi merupakan . . . kearsipan
a. Pengertian
b. Asas
c. Tugas-tugas
d. Syarat
e. Fungsi
17. Yang termasuk asas kearsipan adalah . . .
a. Arsip gabungan
b. Arsip aktif
c. Arsip pasif
d. Arsip primer
e. Arsip sekunder
18. Penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi, yakni semua warkat disimpan
dalam suatu tempat dan dikelola oleh suatu unit tersendiri, merupakan pengertian dari . . .
a. Asas sentralisasi
b. Asas desentralisasi
c. Asas gabungan
d. Asas primer
e. Asas sekunder
19. Yang bukan termasuk keuntungan penggunaan asas sentralisasi adalah . . .
a. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
b. Pengembangan pegawai ahlil dalam wawasan
c. Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif
d. Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain
e. Penghematan biaya
20. Loyal berarti . . .
a. Tekun
b. Teliti
c. Jujur
d. Kreatif
e. Setia
ESSAY
BAB 1
1. Apa yang dimaksud dengan arsip ?
Arsip adalah kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan menurut system tertentu, agar
setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
2. Sebutkan peranan dan fungsi arsip !
a. Sebagai pusat informasi
b. Sebagai sumber dokumentasi
c. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi
BAB 2
3. Jelaskan yang dimaksud dengan kearsipan !
Kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan
system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam
waktu yang singkat.
4. Sebutkan macam-macam kegiatan kearsipan !
a. Kegiatan penciptaan
b. Kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali
c. Kegiatan penyelamatan
d. Kegiatan penyusutan
BAB 4
5. Apa yang dimaksud dengan arsip pusat (unit sentral) ?

Suatu unit kerja yang berbeda dalam kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk
seluruh arsip kantor tersebut

TUGAS KEARSIPAN (SOAL DAN JAWABAN)


NAMA : Fitria nur aisyah.k
KELAS : KAP 1

1. Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan


pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut.
Jawaban : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi !
Jawaban :
Berdasarkan Fungsi :
a. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran
b. Arsip Statis, arsip yang dipergunakan lagi secara langsung
c. Sebagai alat pengingat
d. Sebagai alat penyimpan warkat
e. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabika memiliki perpustakaan.
f. Dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
g. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
Berdasarkan Nilai Guna :
a. Nilai guna primer, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
- Nilai Guna Administrasi
- Nilai Guna Hukum
- Nilai Guna Keuangan
- Nilai Guna Ilmiah
b. Nilai guna sekunder, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan arsip, bahan bukti
pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional. Meliputi : Nilai guna Pembuktian, dan
Nilai guna Informasi
3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper record, audio visual
records, mechine-readable-records dan arsip mana yang paling sering digunakan
sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun bukti sejarah !
Jawaban :
a. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas
kertas.
b. Arsip pandang dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dilihat dan
didengar. Dirinci dalam 3 kategori :
1. Arsip gambar statistik (static image), contohnya foto
2. Arsip citra gerak (moving image), film, video,dsb
3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset
c. Arsip elektronik (machine-readable-record) arsip-arsip yang disimpan dan diolah di
dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Contohnya
floppy disk, hard disk, dsb
Arsip yang sering digunakan yaitu arsip berbasis kertas (paper record)
4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan
disentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan
di Lembaga Pemerintahan Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta.
Jawaban : 1. Arsip sentralisasi, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau
arsip yang dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip ini untuk Lembaga Pendidikan Swasta. 2. Arsip Disentralisasi, yaitu arsip yang
disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Dan arsip ini paling
cocok digunakan di Lembaga Pemerintahan Daerah.

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan
bagaimana
metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat digunakan.
Jawaban : Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling
merupakan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
penyusunan dan penyimpanan.
Sistem Penyimpanannya :
- Sistem Abjad
- Sistem Masalah
- Sistem Nomor
- Sistem Tanggal
- Sistem Wilayah
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan niali guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna
tersebut dapat menjadi krusial !
Jawaban : - Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
- Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan
arsip, bahan bukti pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional.

7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis
dan jelaskan dari siklus arsip dinamis.
Jawaban : Arsip dinamis arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
Siklus Arsip Dinamis :
- Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan.
- Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa
hari dan mungkin sampai tahunan.
- Tahap ketiga, adalah tahan inaktif
- Tahap keempat, ialah tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA).
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang
berlaku di pemerintahan !
Jawaban : Pemindahan adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record
center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya
diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Pemusnahan
arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Penyerahan
arsip yaitu pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua
belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet,
Boxes File, Rotary Filling, Cordex, dan a modern organization is an information based
organization.
Jawaban :
- Map adalah berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip
- Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip
- Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
- Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan
secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip
- Boxes File, kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat)
- Rotary filling, adalah peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-
arsip (terutama berupa kartu)
- Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang

10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor Pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2
lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m 2 per lantai. Berapa kemampuan
beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan nonkonvensional ?

Jawaban : Rak Konvensional


1.200 Kg x 120 = 144.000 Kg
Dengan demikian lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak
144.000 Kg.
SOAL SISTEM KEARSIPAN

1. Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....


a. Felum

b. Archivalen

c. Archief

d. Archieve

e. File

2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....

a. cek

b. data penjualan

c. ATM

d. daftar absensi

e. curriculum vitae

3. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....
a. aktif

b. inaktif

c. pasif

d. vital

e. rahasia

4. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....

a. stopmap folio

b. folder

c. hanging folder

d. snelhecter

e. ordner

5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.

a. 25

b. 26

c. 27
d. 28

e. 29

6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.

a. 22

b. 23

c. 24

d. 25

e. 26

7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....

a. Penampungan

b. Penelitian

c. Penandatanganan

d. Pengindeksan

e. Pengkodean
8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a. Pengkodean

b. Penampungan

c. Penelitian

d. Penyimpanan

e. Penyortiran

9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a. Mengisi buku

b. Menentapkan indeks dan kodenya

c. Surat diteliti kemudian dikirim

d. Menetapkan jumlah indeks

e. Menandatangani
10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....

a. Laci

b. Almari

c. Filling Cabinet

d. Ruangan

e. Tas

11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....

a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya

b. Menuju tempat penyimpanan

c. Mengambil arsip yang diminta

d. Mengisi buku kas kecil

e. Mengisi bon peminjam

12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi

b. Sistem Subjek atau Pokok

c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah

e. Sistem Nama

13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal

b. Horizontal

c. Berjenjang

d. Diagonal

e. Vertikal berjenjang

14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....

a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol

b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga

c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya

d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah

e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....


a. Buku tulis

b. Buku agenda

c. Buku klaper

d. Buku simpan

e. Kertas

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan
warkat adalah ....

a. Daftar klasifikasi

b. Indeks

c. Rak sortir

d. Subjek surat

e. Kartu indeks

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....

a. Sejumlah sub-sub masalah yang ada

b. Kelompok masalah

c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi

d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks

18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan disebut ....

a. Mengkode

b. Menyortir

c. Mengindeks

d. Menyimpan

e. Memeriksa

19. Perhatikan langkah-langkah berikut :

i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam

ii. Menuju tempat penyimpanan

iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks

v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

vi. Mengisi bon peminjam

vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek
ialah ....
a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii

c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii

d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii

e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks
menjadi ....

a. Pratama Aga Bekti

b. Pratama Bekti Aga

c. Aga Pratama Bekti

d. Bekti Aga Pratama

e. Bekti Pratama Aga

21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut
....
a. Unit

b. Mengkode

c. Mengabjad

d. Caption

e. Mengindeks

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....

a. 22

b. 23

c. 24

d. 25

e. 26

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a. Tanggal surat masuk

b. Tanggal surat keluar


c. Tanggal suraat ditandatangani

d. Tanggal surat dikode

e. Tanggal surat dikirim

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan
filling sistem ....

a. Abjad

b. Subjek

c. Wilayah

d. Tanggal

e. Nomor

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih
dahulu ....

a. Pemisahan

b. Masalah

c. Pengelompokan

d. Subjek
e. Klasifikasi

26. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…

a. financial record

b. inventory record

c. personal record

d. sales record

e. production record

27. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah…

a. agar tenteram

b. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

c. untuk menjaga kelestarian kantor

d. agar arsip terus bertambah

e. untuk menjaga kerahasiaan Negara

28. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip seperti ini
disebut.…

a. horizontal

b. vertikal

c. lateral

d. literer

e. korporil

29. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci terdapat
deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…

a. filing cabinet
b. ordner

c. hanging folder

d. rotary

e. snelhecter

30. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut…

a. perforator

b. Stapler

c. ordner

d. numerator

e. staples

31. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor

d. Kartu indeks

e. Sistem Tanggal

32. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat

b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

e. Sistem yang di dasarkan pada buku agenda

33. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a.Filling cabinet

b.Rotary

c.Kulkas

d.Lemari arsip

e.Perforator

34. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.

d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

e. Semua salah

35. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide

b. Guide pertama&Guide kedua

c.Guide kecil&Guide sedang

d.Guide Sedang
e.Semua Benar

36. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….

a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.

c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip

d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral)


dimana arsip disusun berderet menyamping

e. penempatan arsip dengan stopmap folio

37. Kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…

a. aktif

b. inaktif

c. statis

d. pasif

e. vital

38. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…

a. rotary

b. ordner

c. perforator

d. numerator

e. staples
39. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat
digunakan…

a. kartu indeks

b. kartu tunjuk silang

c. out slip

d. buku arsip

e. ticler file

40. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…

a. oleh arsiparis

b. oleh sekretaris

c. oleh peminjam

d. pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam

e. ticler file

SOAL TENTANG KEARSIPAN (ADMINISTRASI PERKANTORAN) DAN


JAWABANNYA

Soal

1. Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....


a. Abjad
b. Caption
c. Indeks
d. Label
e. Unit

2. Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah ....
a. Mu
b. Su
c. Ha
d. Dr
e. Drs.

3. Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah ....


a. Ka
b. Pr
c. Ku
d. Kp
e. Pk

4. Apotek Depok
Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a. Ad
b. Ak
c. Dep
d. Ap
e. De

5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.


a. 25
b. 26
c. 27
d. 28
e. 29

6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.


a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26

7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean

8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....


a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran

9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani

10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas

11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
adalah ....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam

12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama

13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang

14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik
arsip
15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak
....
a. Sejumlah sub 2x masalah yang ada
b. Kelompok masalah
c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks
18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk
kepentingan penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa
19. Perhatikan langkah-langkah berikut :
i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam
ii. Menuju tempat penyimpanan
iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
vi. Mengisi bon peminjam
vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan
pada sistem subjek ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....
a. Pratama Aga Bekti
b. Pratama Bekti Aga
c. Aga Pratama Bekti
d. Bekti Aga Pratama
e. Bekti Pratama Aga

21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah
diindeks disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah ....
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat
daftar terlebih dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi

Jawaban

1. E
2. B
3. C
4. E
5. B
6. E
7. C
8. D
9. B
10. C
11. D
12. B
13. C
14. A
15. B
16. A
17. A
18. C
19. D
20. A
21. C
22. E
23. A
24. B
25. E