Kelas : KAP 1
B. Study : Kearsipan
Ganesha Pratama
Jawab : Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (Pasal 1 ayat 2)
2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi :
Jawab :
ü Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau
instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
ü Niali guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records,
machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum
untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah !
Jawab :
v Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk
arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
v Arsip pandang dengar (audio visual records) yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip
pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :
v Arsip elektronik (machine readble records) yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu
format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Hardisk, Pita
Magnetic, Optical Disk, CD ROM, dsb.
4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan
pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan Pemerintah Daerah dan Lembaga
Pendidikan Swasta.
Jawab :
1. Arsip sentralisasi yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang
dipusatkan penyimanan dan pemeliharaannya pada suatu tertentu.
2. Asas desentralisasi yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi. Arsip
unit sering disebut arsip mikro/khusus karena khususnya hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang
bersangkutan.
Sistem arsip sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah sedangkan sistem arsip
desentralisasi lebih cocok digunakan lembaga pendidikan swasta.
5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan bagaimana metode
penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan.
Jawab : Filling adalah salah satu pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan, dan penyimpanan. Cara atau
metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah digunakan :
2. Sistem masalah : sistem penemuan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat.
4. Sistem tanggal : penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun, tanggal dijadikan
kode surat.
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat
menjadi krusial !
Ø Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
Ø Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
umum diluar instansi pencipta arsip. Serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban
kepada masyarakat/nasional.
· Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi maka nilai guna
primer menjadi krusial.
· Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi/perusahaan maka nilai guna
sekunder menjadi krusial.
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan
dijelaskan dari siklus arsip dinamis.
Jawab : Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus :
· Tahap kedua : tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan.
· Tahap ketiga : tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi.
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di
Pemerintah.
Jawab :
· Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center)
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-
masing lembaga/instansi yang bersangkutan.
· Pemusnahan arsip : pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna pemusnahan
dilakukan dengan mengikuti ketentuan retensi (masa simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu
penyimpanannya.
· Penyerahan arsip ; penyerahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan ke badan yang
berwenang yaitu Arsip Nasional RI (ANRI).
9. Jelaskan menurut pendapst saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary
Filling Cardex dan A Modem Organization is an Information Based Organization.
Jawab :
· Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
· Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton berbentuk segi empat panjang yaitu yang gunanya untuk
menyimpan atau menempatkan arsip.
· Guide yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang digunakan sebagai tanda batas/sekat
petunjuk.
· Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical
(berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas/arsip.
· Berkas kotak (boxes file) yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).
· Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip
(terutama berupa kartu).
· Cardex (Card index) yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
10. PT, Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan
untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila
menggunakan konvensional dan non konvensional ?
12000 kg X 12 = 144.000 kg
soal-soal kearsipan
PILIHAN GANDA
1 Apakah tujuan filling sistem kecuali,.. ?
A. Menghemat tempat C. Menghemat tenaga
B. Menghemat uang D. Menghemat Waktu
Jawab : B
2. Apakah kepanjangan dari ARMA ?
A. America recorde management asociation
B. America resort manager asosiaction
C. American recorde masagge Asia
D. American Recount Manager Asociation
Jawab : A
3. bagaimanakah cara mengindeks nama orang china ?
A. Di balik
B. Di putar
C. Nama belakang menjadi unit pertama
D. Tidak dibalik
Jawab : D
4. peraturan 4 mengatur tentang
A. Nama perusahaan
B. singkatan
C. Awalan nama keluarga
D. Nama dengan tanda hubung
Jawab : C
5. Berapakah ukuran guide yang sering digunakan dalam mengindeks
A. 13 cm C. 12,5 x 9 cm
B. 9.4 x 2 cm D. 5 cm
Jawab : C
6. Berapa banyakkah peraturan dalam mengindeks ..
A. 12 C.20
B. 23 D. 7
Jawab : 20
7. Yang manakah gambar Rotari ?
A. B.
C. D.
Jawab : A
SOAL ESAI
1` Jelaskan yang dimaksud Filling Sistem ?
Filling sitem adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efetifitas dan efisiensi
penggunaan waktu,tempat,tenanga ,dan biaya.
2. Sebutkan fungsi filling sistem ?
- Menghemat waktu
- Menghemat waktu
- Menghemat tempat
3 Sebutkan minimal 3 keuntungan filling sistem ?
1 melengkapi bilamana kasus yang meyangskan
2 memberikan keterangan yang diperlukan
3 surat- surat dapat diselenggarakan dengan sistem ke arah penataan episiensikerja.
4. Jelaskan pengertian mengindeks ?
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata
tangkap/cathword/caption yang akan disusun menurut abjad.
5. Jelaskan yang dimaksut unit ?
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri
6 Jelaskan yang dimaksud kata tangkap ?
Kata tangkap adalah tanda pengenal dari sesuatu warkat
7. Sebutkan ada berapa banyak peraturan dalam mengindeks ?
Ada 20 peraturan
8. Jelaskan yang dimaksud mengabjad ?
Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut
urutan abjad latin,dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing ,huruf
demi huruf.
9 . Sebutkan minimal 5 peralatan kearsipan ?
- failing cabinet - Rak arsip
- Rotari - Map arsip
- Lemari arsip
10. Jelaskan yang dimaksud lemari arsip ?
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip
dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA
Soal ISIAN
3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah!
Jawaban
2.mengindeks
3.memberi kode
4.peryotiran
5.penyimpanan
4.) Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
5).unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.
6.) 1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan
berkelmpok menjadi satu .
2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim atau yang dikirimi surat.
7.) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima
(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
b. Arsip statis
9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat
Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri
yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
yang dibutuhkan.
PILIHAN GANDA
c. Sistem Nomor
d.Kartu indeks
Jawaban: D
a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Jawaban: A
3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..
a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
Jawaban: C
a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.
d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Jawaban: B
d.Semua Benar
Jawaban: A
6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana
arsip disusun berderet menyamping
Jawaban: D
7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali
untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu
tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. adalah….
a.Kartu indeks
b. POSTEPEL
c.Guide
d. Kotak/box
Jawaban: B
Suatu unit kerja yang berbeda dalam kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk
seluruh arsip kantor tersebut
5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan
bagaimana
metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat digunakan.
Jawaban : Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling
merupakan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
penyusunan dan penyimpanan.
Sistem Penyimpanannya :
- Sistem Abjad
- Sistem Masalah
- Sistem Nomor
- Sistem Tanggal
- Sistem Wilayah
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan niali guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna
tersebut dapat menjadi krusial !
Jawaban : - Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
- Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan
arsip, bahan bukti pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional.
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis
dan jelaskan dari siklus arsip dinamis.
Jawaban : Arsip dinamis arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
Siklus Arsip Dinamis :
- Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan.
- Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa
hari dan mungkin sampai tahunan.
- Tahap ketiga, adalah tahan inaktif
- Tahap keempat, ialah tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA).
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang
berlaku di pemerintahan !
Jawaban : Pemindahan adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record
center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya
diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Pemusnahan
arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Penyerahan
arsip yaitu pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua
belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet,
Boxes File, Rotary Filling, Cordex, dan a modern organization is an information based
organization.
Jawaban :
- Map adalah berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip
- Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip
- Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
- Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan
secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip
- Boxes File, kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat)
- Rotary filling, adalah peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-
arsip (terutama berupa kartu)
- Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang
10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor Pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2
lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m 2 per lantai. Berapa kemampuan
beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan nonkonvensional ?
b. Archivalen
c. Archief
d. Archieve
e. File
2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....
a. cek
b. data penjualan
c. ATM
d. daftar absensi
e. curriculum vitae
3. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....
a. aktif
b. inaktif
c. pasif
d. vital
e. rahasia
a. stopmap folio
b. folder
c. hanging folder
d. snelhecter
e. ordner
a. 25
b. 26
c. 27
d. 28
e. 29
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26
7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean
8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran
9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku
e. Menandatangani
10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas
11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a. Sistem Klasifikasi
c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama
a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang
14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas
16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan
warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks
17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....
b. Kelompok masalah
d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks
18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek
ialah ....
a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii
20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks
menjadi ....
21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut
....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks
22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26
23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan
filling sistem ....
a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor
25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih
dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi
26. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…
a. financial record
b. inventory record
c. personal record
d. sales record
e. production record
a. agar tenteram
b. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
28. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip seperti ini
disebut.…
a. horizontal
b. vertikal
c. lateral
d. literer
e. korporil
29. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci terdapat
deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…
a. filing cabinet
b. ordner
c. hanging folder
d. rotary
e. snelhecter
a. perforator
b. Stapler
c. ordner
d. numerator
e. staples
c. Sistem Nomor
d. Kartu indeks
e. Sistem Tanggal
a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
e.Perforator
a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
e. Semua salah
d.Guide Sedang
e.Semua Benar
36. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip
a. aktif
b. inaktif
c. statis
d. pasif
e. vital
38. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…
a. rotary
b. ordner
c. perforator
d. numerator
e. staples
39. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat
digunakan…
a. kartu indeks
c. out slip
d. buku arsip
e. ticler file
40. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…
a. oleh arsiparis
b. oleh sekretaris
c. oleh peminjam
e. ticler file
Soal
2. Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah ....
a. Mu
b. Su
c. Ha
d. Dr
e. Drs.
4. Apotek Depok
Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a. Ad
b. Ak
c. Dep
d. Ap
e. De
7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean
9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani
10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas
11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
adalah ....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam
12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama
a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang
14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik
arsip
15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas
16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks
17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak
....
a. Sejumlah sub 2x masalah yang ada
b. Kelompok masalah
c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks
18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk
kepentingan penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa
19. Perhatikan langkah-langkah berikut :
i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam
ii. Menuju tempat penyimpanan
iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
vi. Mengisi bon peminjam
vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan
pada sistem subjek ialah ....
a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii
20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....
a. Pratama Aga Bekti
b. Pratama Bekti Aga
c. Aga Pratama Bekti
d. Bekti Aga Pratama
e. Bekti Pratama Aga
21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah
diindeks disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks
22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah ....
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26
23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim
24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor
25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat
daftar terlebih dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi
Jawaban
1. E
2. B
3. C
4. E
5. B
6. E
7. C
8. D
9. B
10. C
11. D
12. B
13. C
14. A
15. B
16. A
17. A
18. C
19. D
20. A
21. C
22. E
23. A
24. B
25. E