BAB 2 PEMINJAMAN DAN PEMELIHARAAN RekAM MEDIS

Peminjaman Berkas rekam medis

Peminjaman berkas rekam medis adalah keluarnya berkas rekam medis dari tempat penyimpanan,
karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebutdipinjam, sehingga tidak berada pada
tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas rekam medis dapat mengetahui dimana
berkas rekam medis berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bila mana harus
dikembalikan. Berkas rekam medis bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur prosedur
peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Hal-hal yang perlu diatur
dalam tata cara peminjaman arsip antara lain Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman, S
Siapa yang diperbolehkan meminjam,Penetapan jangka waktu peminjaman, Tata cara peminjaman,
semua peminjamharus dicatat pada lembar peminjaman berkas rekam medis. Dengan adanya
pengaturan tersebut, maka peminjaman berkas rekam medis dapat dilakukandengan tertib dan
lancar. Pencatatan tentang peminjaman hendaknya dilakukandengan menggunakan formulir khusus
yang disebut bon pinjam out slip. Lembar peminjaman berkas rekam medis diisi rangkap : dengan
fungsi masing-masingsebagai berikut. Lembar Peminjaman Berkas rekam medis # putih/ disimpan
oleh petugas penyimpanan berdasarkan tanggal pengembalian berkas rekam medis, berfungsi
sebagai bukti peminjaman. Lembar Peminjaman Berkas rekam medis ## hijau/ disertakan pada
peminjam.

Pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan

Pelaksaan pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dilakukan oleh petugas filing
berdasarkan nomer rekam medis yang ditulis pada tracer

out guide

,.Pemasangan em(ar *enurut %ra:er out guide0

lembaran kertas tebal atau karton plastik yg dipergunakan sebagai penunjuk dan pengganti mewakili
rekam medis yg diambil atau dipinjam dari rak penyimpanan.Dibuat dari karton 0plastik tebal

à
awet tidak mudah kusut atau robek denganlain menyolok/ 2entuk-bentuk out guides 8a.Plastik
tebal dg kantung plastik untuk meletakkan slip permintaan RM dan lembar lepas. b.Kertas tebal
untuk mencatat 4o. RM, 4ama Pasien, dan peminjam serta tanggal pinjam.

Fungsi out guides adalah

a/Pengganti berkas RM yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan.

b/tetap berada di tempat penyimpanan selama berkas digunakan keluar dari tempat penyimpanan.

c/Dilengkapai dengan kantong untuk reIuisitions slipd/gutgides berwarna sangat membantu untuk
penelusuran file.

e/Lembaran kertas tebal atau karton yg dipergunakan sebagai penunjjuk sekaligus sekat pemisah
dalam penyimpanan RM/Dibuat dari karton plastik tebal g/Bens-jenis guide 8a. uide pertama
main guide/ b. uide ke-dua sub-guidec. uide ke-tiga sub-sub guided.Di belaklang subguide
atalah tab folder.

4.Pengiriman (erkas rekam medis

Pengiriman berkas rekam medis adalah mengantar kembali berkas rekam medisdari tempat
penerimaan pasien ke klinik-klinik atau ruangan-ruangan

Pengembalian berkas rekam medis

Pengembalian berkas rekam medis ialah mengembalikan setiap berkas rekam medis yang telah
selesai dipakai untuk berobat dan menyimpan kembali berkasrekam medis ke filling.

Peraturan dan tataterti pengamanan berkas rekam medis

Peraturan dan tatatertib pengamanan berkas rekam medis yaitu selain petugas rekam medis
dilarang mengambil berkas rekam medis :.Pengambilan berkas rekam medis harus mengisi buku
ekspedisi pengambilan berkas rekam medis;.Mengisi trecer sebagai pengganti berkas rekam medis

7.Pemeliharaan berkas rekam medis

Pemeliharaan berkas rekam medis meliputi setiap tiga bulan sekali dilakukan penyisiran:.setiap lima
tahun sekali dilakukan retensi dari aktif ke non aktif ;.Dilakukan peremajaan map dimana map yang
sudah rusak dan berkas rekammedis masih berjalan aktif

Kerahasiaan informasi dalam berkas rekam medis

Rekam Medis merupakan rekaman permanen dan legal yang harus mengandungisian yang cukup
tentang 8

#dentitas pasien

Kepastian diagnosis dan terapi

Merekam semua hasil pemeriksaan dan tindakan #nformasi berkas rekam medis diatur dalam
8'.Peraturan pemerintah 4o. 'A tahun '(( tentang 8 $ajib simpan rahasiakedokteran

:.Pasal ;:: K&! Perdata ayat ' 8 F 2arang siapa dengan sengaja membukarahasia yang wajib disimpan
karena jabatan atau pencariannya, baik yangsekarang maupun yang dahulu diancam pidana .G;.Pasal
'; > K&! Perdata 8 F "iap perbuatan melanggar hokum, yangmembawa kerugian kepada orang lain,
mewajibkan orang yang karenasalahnya menerbitkan kerugian itu, mengganti kerugian tersebut. F
.Pasal '; * K&! Perdata 8 F %eorang tidak saja bertanggungjawab untuk kerugian yang
disebabkan karena perbuatan sendiri, tetapi juga untuk kerugian yang disebabkan oleh barang-
barang yang berada dibawah pengawasannya. F%ecara umum telah disadari bahwa informasi yang
didapat dari rekammedis sifatnya rahasia. "etapi kalau dianalisa, konsep kerahasian ini, akanditemui
banyak pengecualiannya. Cang menjadi masalah disini ialah 82agi siapa rekam medis itu
dirahasiakan, dan dalam keadaan bagaimanarekam medis dirahasiakan. #nformasi didalam rekam
medis bersifatrahasia karena hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasiendan dokter
yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai dengan Kodeetik kedokteran dan peratuiran
perundang-undangan yang berlaku