PEMINJAMAN REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN : REVISI : HALAMAN :

1/3
DISAHKAN OLEH : KEPALA RS
TANGGAL TERBIT
RS PIP
MAKASSAR
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR Drg. Robert Robby
(SOP) Palulungan
Suatu proses peminjaman Rekam Medis pasien baik dari pihak
PENGERTIAN internal ataupun eksternal untuk kepentingan tertentu dengan
prosedur yang berlaku.

1. Menjaga kerahasiaan informasi / data pasien yang terkandung di

TUJUAN dalam Rekam Medis
2. Mengontrol peminjaman status rekam medis sehingga
memudahkan pelacakan jika dibutuhkan.
3. Tidak mnganggu kinerja petugas rekam medis dalam pelayanan
pasien.

KEBIJAKAN

PROSEDUR INTERNAL
1. Permintaan peminjaman wajib datang di bagian Rekam Medis
2. Peminjam (Petugas RS PIP Makassar) wajib mengisi buku
register yang tersedia yang berisikan :
a. Nama peminjam
b. Asal bagian / instalasi peminjam
c. Keperluan peminjam
d. Waktu / jam peminjam
e. Tanda tangan peminjam
3. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman,
nama peminjaman yang meminjam rekam medis di lembar yang
digunakan sebagai tracer sesuai dengan yang tercatat di buku
peminjaman rekam medis.
4. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah
disiapkan di rak penyimpanan yang di lakukan oleh petugas
filling
5. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda jika
dokumen rekam medis keluar dari rak penyimanan.
6. Serahkan rekam medis yang telah diambil kepada peminjam
7. Jika pasien datang berobat saat berkas rekam medisnya
dipinjam, maka petugas rekam medis berhak meminta kembali
berkas rekam medis yang dipinjam saat itu juga via telepon
kepada peminjam dan peminjam wajib mengembalikan saat itu
juga tanpa alasan apapun.
8. Waktu peminjaman 1 x 24 jam, tidak boleh di fotocopy dan
difoto.
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS
NO. DOKUMEN : REVISI : HALAMAN :
2/3
DISAHKAN OLEH : KEPALA RS
TANGGAL TERBIT
RS PIP
MAKASSAR
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR Drg. Robert Robby
(SOP) Palulungan
9. Ketentuan pengembalian dokumen rekam medis :
a. Pengembalian dokumen rekam medis tidak boleh di
wakilkan pada bagian /instalasi lain selain perwakilan dari
bagian/instalasi peminjam.
b. Petugas filling memastikan kebenaran dokumen rekam
medis dengan mencocokkan data yang ada pada buku
register.
c. Peminjam / perwakilan mengisi kelanjutan buku register
setelah selesai peminjaman yang berisikan nama, tanggal,
waktu pengembalian dan tandatangan peminjam /
perwakilan yang menyatakan dokumen sudah
dikembalikan.

EKSTERNAL
1. Petugas pengadilan dan pihak yang berwajib yang boleh
melakukan pinjaman eksternal dengan prosedur sebagai
berikut :
a. Peminjam / instansi terkait menyerahkan permohonan
peminjaman rekam medis secara tertulis yang ditujukan
kepada Kepala RS PIP Makassar pada manager penunjang
non medis dengan melampirkan surat persetujuan pasien
(hidup) atau keluarga ( pasien mati ) guna pelepasan
informasi
b. Manager penunjang non medis meneruskan permohonan
peminjaman dokumen rekam medis kepada Kepala RS PIP
Makassar
c. Setelah mendapatkan surat persetujuan dari Kepala RS,
peminjam / instansi terkait wajib mengisi buku register
peminjaman yang berisikan :
 Nama peminjaman
 Asal instansi/Lembaga
 Tanggal peminjaman
 Waktu/jam peminjaman
 No. rekam medis
 Keperluan peminjaman
 Tanda tangan peminjaman
d. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal
peminjaman, nama dan instansi peminjam yang meminjam
rekam medis di lembar yang digunakan sebagai tracer
sesuai dengan yang tercatat di buku peminjaman rekam
 medis.
e. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah
disiapkan di rak penyimpanan yang dilakukan oleh petugas
filling.
f. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda
kalau dokumen rekam medis keluar dari rak penyimpanan.

PEMINJAMAN REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN : REVISI : HALAMAN :
3/3
DISAHKAN OLEH : KEPALA RS
TANGGAL TERBIT
RS PIP
MAKASSAR
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR Drg. Robert Robby
(SOP) Palulungan
g. Masukkan dokumen rekam medis yang telah tersedia ke
dalam map plastik guna terhindar dari kerusakan sebelum
dokumen rekam medis keluar dari RS PIP Makassar.
h. Petugas rekam medis wajib ikut guna menjaga keutuhan
rekam medis yang digunakan selama proses pengadilan /
proses yang dibutuhkan di pihak berwajib.
i. Petugas rekam medis harus membawa kembali berkas
rekam medis pasien di RS PIP Makassar saat selesai
diperlukan kegunaannya di pengadilan / pihak berwajib.
j. Kepala instalasi rekam medis wajib menyimpan berkas
rekam medis yang telah kembali ke dalam laci khusus dan
menetapkan sebagai dokumen rekam medis dengan status
berpotensi masalah.
2. Petugas filling mengganti tracer lama pada rak peyimpanan
dengan tracer baru dengan keterangan tanggal keluar, BRM
bermasalah
3. Rekam medis yang dipinjam untuk keperluan lain, yaitu
penelitian mahasiswa kedokteran atau mahasiswa Kesehatan
lain, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Mengajukan permohonan penelitian rekam medis secara
tertulis yang ditujukan kepada Kepala RS PIP Makassar
disertai keterangan dari pihak Universitas pada bagian
diklat.
b. Jika disetujui, peneliti menemui pihak rekam medis RS
c. Peneliti menunjukkan surat keterangan izin penelitian.

UNIT TERKAIT 1. Unit Rekam Medis

2. Semua instalasi RS
3. Kepala RS
4. Pihak luar RS PIP Makassar yang terkait