RS.

BAPTIS BATU PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIK

Jl. Raya Tlekung No. 1 No Dokumen No. Revisi Halaman
Batu 20.01.32 0 1/3
Ditetapkan oleh,
Direktur RS. Baptis Batu

Tanggal Terbit
09 Mei 2014
STANDAR dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS
PROSEDUR
OPERASIONAL
Suatu proses peminjaman Rekam Medis pasien baik dari pihak internal
PENGERTIAN ataupun eksternal untuk kepentingan tertentu dengan prosedur yang
berlaku.
1. Menjaga kerahasiaan informasi / data pasien yang terkandung di
dalam Rekam Medik.
2. Mengontrol peminjaman status rekam medik sehingga memudahkan
TUJUAN
pelacakan jika dibutuhkan.
3. Tidak mengganggu kinerja petugas rekam Medik dalam pelayanan
pasien.
Peminjaman Dokumen Rekam medis hanya diperuntukan sebagai:
1. Penelitian tentang suatu kesehatan pasien (oleh dokter DPJP pasien
dan Komite Medik)
2. Pendidikan (mendapat izin tertulis dari direktur)
KEBIJAKAN 3. Hukum (membawa bukti dari pengadilan dan mendapat izin tertulis
dari direktur)
(Sesuai dengan surat keputusan Direktur RS. Baptis Batu No.
19/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Kebijakan Pelayanan Instalasi
Rekam Medis.)
INTERNAL
1. Permintaan peminjaman Wajib datang di bagian Rekam Medis
(lantai 2)
2. Peminjam Wajib mengisi buku register yang tersedia yang berisikan:
- Nama peminjam
- Asal bagian/instalasi peminjam
- Keperluan peminjaman
- No. Rekam Medis
- Tanggal peminjaman
- Waktu / Jam peminjaman
- Tanda tangan peminjam
3. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman, nama
PROSEDUR
peminjam yang meminjam rekam medis di lembar yang digunakan
sebagai tracer sesuai dengan yang tercatat di buku peminjaman
rekam medis.
4. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah disiapkan
di rak penyimpanan yang di lakukan oleh Petugas Filling
5. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda kalau
dokumen rekam medis keluar dari rak penyimpanan.
6. Serahkan rekam medis yang telah diambil kepada peminjam
 RS. BAPTIS BATU PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIK
Jl. Raya Tlekung No. 1 No Dokumen No. Revisi Halaman
Batu 20.01.32 0 2/3
Ditetapkan oleh,
Direktur RS. Baptis Batu

Tanggal Terbit
09 Mei 2014
STANDAR dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS
PROSEDUR
OPERASIONAL
7. Jika pasien datang berobat saat berkas rekam Mediknya dipinjam,
maka petugas rekam Medik berhak meminta kembali berkas rekam
Medik yang dipinjam saat itu juga via telepon kepada peminjam dan
peminjam wajib mengembalikan saat itu juga tanpa ada alasan
apapun.
8. Waktu peminjaman 1 x 24 jam, tidak boleh di fotocopy, kecuali
untuk studi kasus atau penelitian yang diminta oleh dokter, tetapi
harus tetap surat persetujuan dari direktur.
9. Ketentuan pengembalian dokumen rekam medis:
Pengembalian dokumen rekam medis tidak boleh di wakilkan
pada bagian/ instalasi lain selain perwakilan dari bagian/instalasi
peminjam.
- Petugas Filling memastikan kebenaran dokumen rekam medis
dengan mencocokan data yang ada pada buku register
- Peminjam/perwakilan mengisi kelanjutan buku register setelah
usai peminjaman yang berisikan nama, tanggal, waktu
pengembalian dan tanda tangan peminjam/perwakilan yang
menyatakan dokumen sudah di kembalikan.

EKSTERNAL
I. Petugas pengadilan dan pihak yang berwajib yang boleh
PROSEDUR
melakukan pinjaman eksternal dengan prosedur sebagai
berikut :
1. Peminjam/Instansi terkait menyerahkan permohonan
peminjaman rekam Medik secara tertulis yang ditujukan kepada
Direktur RS. Baptis Batu pada Kepala Bagian rekam medis dengan
melampirkan surat persetujuan pasien (hidup) atau keluarga (pasien
mati) guna pelepasan informasi.
2. Kepala bagian rekam medis meneruskan permohonan peminjaman
dokumen rekam medis kepada Direktur RS. Baptis Batu.
3. Setelah mendapatkan surat persetujuan dari direktur
peminjam/instansi terkait Wajib mengisi buku register peminjaman
yang berisikan:
- Nama Peminjam
- Asal Instansi/lembaga
- Tanggal peminjaman
- Waktu/jam peminjaman
- No. Rekam Medis
- Keperluan Peminjaman
- Tanda tangan peminjam
 RS. BAPTIS BATU PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIK
Jl. Raya Tlekung No. 1 No Dokumen No. Revisi Halaman
Batu 20.01.32 0 3/3
Ditetapkan oleh,
Direktur RS. Baptis Batu

Tanggal Terbit
09 Mei 2014
STANDAR dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS
PROSEDUR
OPERASIONAL
4. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman, nama
dan instansi peminjam yang meminjam rekam medis di lembar
yang digunakan sebagai tracer sesuai dengan yang tercatat di buku
peminjaman rekam medis.
5. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah disiapkan
di rak penyimpanan yang di lakukan oleh Petugas Filling
6. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda kalau
dokumen rekam medis keluar dari rak penyimpanan.
7. Masukan dokumen rekam medis yang telah tersedia ke dalam map
plastik guna terhindar dari kerusakan sebelum dokumen rekam
medis keluar dari RS. Baptis Batu.
8. Petugas Rekam Medik senior wajib ikut guna menjaga keutuhan
rekam Medik yang digunakan selama proses pengadilan / proses
yang dibutuhkan di pihak berwajib.
9. Petugas Rekam Medik harus membawa kembali status rekam Medik
pasien ke RS. Baptis Batu saat selesai diperlukan kegunaannya di
pengadilan / pihak berwajib.
PROSEDUR
10. Kepala Bagian rekam medis wajib menyimpan dokumen rekam
medis yang telah kembali ke dalam laci khusus dan menetapkan
sebagai dokumen rekam medis dengan status berpotensi masalah.
11. Petugas filling mengganti tracer lama pada rak penyimpanan dengan
tracer baru dengan keterangan tanggal keluar, DRM bermasalah dan
nama kepala bagian begitu dokumen sudah di simpan oleh kepala
bagian.

II. Rekam Medik yang dipinjam untuk keperluan lain, yaitu

Penelitian Mahasiswa Kedokteran atau Mahasiswa Kesehatan
lain, dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Mengajukan permohonan penelitian rekam Medik secara tertulis
yang ditujukan kepada Direktur RS. Baptis Batu disertai Surat
Keterangan dari pihak Universitas pada kepala bagian rekam medis.
2. Kepala bagian meneruskan permohonan penelitian kepada SDM
untuk di teruskan dan mendapat persetujuan dari direktur.
3. Peneliti menunjukan surat keterangan persetujuan dari direktur RS.
UNIT TERKAIT Semua Unit