1. Beberapa hari yang lalu, Indah mengirimkan surat lamaran pekerjaan ke PT Terus Jaya.

Pada hari ini,

Indah mendapatkan balasan dari PT Terus Jaya supaya dapat melengkapi kelengkapan berkas yang
belum ada. Fasilitas untuk membalas e-mail dengan alamat tujuan otomatis tersedia dan isi e-mail dapat kita
sertakan kembali adalah….
a. compose
b. trash
c. forward
d. reply
e. backward

2. Anda sebagai sekretaris bagian produksi diminta untuk mencari notula rapat yang lalu oleh pimpinan,
karena akan digunakan untuk rapat di tingkat managerial. Berdasarkan hal tersebut notula sebagai
arsip yang berfungsi untuk ....
a. sebagai sumber ingatan
b. sebagai sumber informasi dan keterangan
c. sebaga sumber sejarah atau bahan bukti sejarah
d. sebagai sumber tempat dokumen
e. sebagai bahan bukti pertanggungjawaban terhadap suatu peristiwa atau kejadian

3. Secara garis besar prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah ....
a. penerimaan – penyortiran – pengagendaan – pendisposisian – pendistribusian – penyimpanan
b. penyortiran – penerimaan – pengagendaan – pendisposisian pendistribusian –
penyimpanan
c. penerimaan – penyortiran – pendisposisian – pengagendaan – pendistribusian – penyimpanan
d. penyortiran – penerimaan – pengagendaan – pendisposisian – pendistribusian – penyimpanan
e. penerimaan – pengagendaan – pendistribusian – pendisposisian – penyimpanan

4. Secara garis besar prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah ....
a. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – penandatanganan – pengagendaan pengiriman
– penyimpanan
b. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengagendaan – pengetikan – penandatanganan pengiriman
– penyimpanan
c. pembuatan konsep – persetujuan konsep – penandatanganan – pengagendaan – pengetikan pengiriman
– penyimpanan
d. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – pengagendaan – penandatanganan pengiriman
– penyimpanan
e. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – pengagendaan – pendistribusian –
pengiriman – penyimpanan

5. Prosedur penanganan surat masuk dalam sistem kartu kendali adalah . .

a. penerimaan – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke unit pengolah –
penyimpanan
b. penyortiran – penerimaan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke unit pengolah
– penyimpanan
c. penerimaan – pencatatan – penyampaian surat ke unit pengolah –
pengarahan/pengendalian surat – penyimpanan
d. pencatatan – penerimaan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke unit pengolah –
penyimpanan
e. penerimaan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke unit pengolah –
penyimpanan

6. Secara garis besar prosedur penanganan surat keluar sistem kartu kendali adalah ....
a. pembuatan konsep – pengarahan/pengendalian surat – pencatatan – penyimpanan – pengiriman
b. pembuatan konsep – pengiriman – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – pengiriman
c. pembuatan konsep – pengiriman – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – penyimpanan
d. pembuatan konsep – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – pengiriman –
penyimpanan
e. pembuatan konsep – pengarahan/pengendalian surat – pencatatan – pengiriman –
penyimpanan
7. Perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa perbankan cocok menggunakan sistem penyimpanan
berdasarkan ....
a. alphabet system
b. numerical system
c. subyek system
d. cronological system
e. geographical system

8. Yang tidak tepat untuk menunjukan tempat menyimpan arsip yang berkode 2019 dengan
menggunakan system terminal digit adalah…..
a. disimpan pada laci berkode 00-19
b. dibelakang guide 19
c. dibelakang guide berkode 0
d. didalam hanging folder nomor 19/0
e. surat urutan ke-3

9. Dalam system nomor Dewey, jika surat/ arsip berkode 820.1 maka surat/arsip tersebut disimpan pada
laci ….
a. 820
b. 102
c. 821
d. 800
e. 201

10. Pemeliharaan arsip dengan menyemprotkan obat pembasmi hama disebut ....
a. fungidasi
b. fungisantasi
c. fumigitasi
d. fumigasi
e. frungidasi

11. (1).Siapkan dua lembar plastik polyester ukuran +/- 2,5 cm atau karet magic cutter dan bersihkan
dengan kain lap; (2).Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan
pemberat pada bagian tengah arsip; (3).Berilah perekat double tape kira- kira 3 mm dari bagian
pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh menempel pada arsip karena dapat
merusak arsip); (4).Lepaskan lapisan kertas pada double tape; (5).Gunakan roll atau wiper dan tekan
secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester
pada keempat sisi; (6).Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double
tape. Dapat dilakukan dengan kacip atau cutter dan penggaris besi dan (7).Potong bagian sudut
enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehinggabentuknya agak bundar.
Urutan prosedur enkapsulasi untuk merawar arsip yang berupa kertas yang benar dari data diatas
adalah...
a. 1,2,3,4,5,6,7
b. 2,1,3,4,5,6,7
c. 2,1,4,3,5,6,7
d. 1,2,4,3,5,6,7
e. 1,2,5,3,4,6,7

12. Salah satu cara melakukan penyusutan arsip adalah dengan menghitung/mengetahui angka
pemakaiannya. Apabila angka pemakaian arsip kurang dari 15 % maka dikatakan rendah dan boleh
dilakukan penyusutan. Jika kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar.
Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda,
berapakah angka pemakaiannya?
a. 5 %
b. 5, 1 %
c. 5, 2 %
d. 5, 3 %
e. 5, 4 %
13. Salah satu cara melakukan penyusutan arsip adalah dengan menghitung/mengetahui
angka pemakaiannya. Apabila angka pemakaian arsip kurang dari 15 % maka
dikatakan rendah dan boleh dilakukan penyusutan. Jika kita memiliki koleksi arsip
yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi
peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda. Dari soal ini, maka
yang harus dilakukan terhadap arsip tersebut adalah...
a. segera dilakukan penyusutan karena angka pemakaiannya tinggi
b. segera dilakukan penyusutan karena angka pemakaiannya rendah
c. segera dilakukan pemusnahan karena angka pemakaiannya tinggi
d. segera dilakukan pemusnahan karena angka pemakaiannya rendah
e. segera dilakukan perbaikan karena angka pemakaiannya rendah

14. Memindahkan data secra elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data
video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik disebut dengan....
a. sanning
b. conversion
c. sumarizing
d. calculating
e. importing

15. Pak Imam pegawai keuangan di PT ABC mendatangai petugas arsip ingin
meminjam arsip surat tagihan PT XY tanggal 16 Juli 2018, tetapi surat tersebut
tidak ditemukan. Maka langkah apa yang harus dilakukan petugas arsip tersebut
agar kejadian kehilangan arsip tidak terjadi lagi?
a. Setiap peminjaman arsip harus lapor ke petugas arsip, kemudian dicatat di
buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
b. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di bon pinjam arsip agar dapat
mengetahui identitas si peminjam dan indentitas arsip
c. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di kartu kendali, kemudian dicatat di
buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
d. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di buku agenda, kemudian dicatat di
buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
e. Setiap peminjaman arsip harus dicatat bon pinjam arsip, kemudian dicatat di
buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip

Jawaban
1. D
2. B
3. A
4. B
5. A
6. D
7. E
8. C
9. D
10. D
11. A
12. C
13. B
14. E
15. B