PEMELIHARAAN ARSIP

MATERI MINGGU KE 10
 PEMELIHARAAN ARSIP
• ARSIP MERUPAKAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL, MAKA ARSIP-ARSIP
HARUS MENDAPAT PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN DARI BERBAGAI MACAM ANCAMAN
TERHADAP ARSIP, SEPERTI KERUSAKAN, KEHILANGAN, PEMALSUAN, BAHKAN DARI ANCAMAN
SPIONASE.
• TERDAPAT DUA ASPEK PENTING DALAM PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP, YAITU
PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP DARI FAKTOR YANG MERUSAK FISIK ARSIP
TERSEBUT. JUGA PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN BAHAN ARSIP DARI LINGKUNGAN
PENYIMPANAN ARSIP.
 PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

• PEMELIHARAAN, MERUPAKAN USAHA PENGAMANAN ARSIP AGAR TERAWAT

DENGAN BAIK, SEHINGGA MENCEGAH KEMUNGKINAN ADANYA KERUSAKAN
DAN HILANGNYA ARSIP.
• PERAWATAN, MERUPAKAN KEGIATAN MEMPERTAHANKAN KONDISI ARSIP AGAR
TETAP BAIK DAN MENGADAKAN PERBAIKAN PADA ARSIP YANG RUSAK AGAR
INFORMASINYA TETAP TERPELIHARA.
 PEMELIHARAAN ARSIP DARI FAKTOR PERUSAK

• KEBANYAKAN ATAU DAPAT DIKATAKAN SELURUH FISIK ARSIP TERBUAT DARI

KERTAS. SEPERTI YANG KITA KETAHUI BAHWA BAHAN UTAMA KERTAS ADALAH
BUBUR KAYU YANG RENTAN DIMAKAN OLEH RAYAP, SEHINGGA MENGAKIBATKAN
ARSIP RUSAK DAN PENUH DENGAN LUBANG.
• SELAIN ITU KERTAS JUGA MERUPAKAN BENDA YANG MUDAH TERBAKAR, MUDAH
BASAH JIKA TERKENA AIR, DAN MUDAH LAPUK DAN SOBEK JIKA DISIMPAN DALAM
UDARA YANG LEMBAB
 KERUSAKAN ARSIP
1. FAKTOR BIOLOGIS
FAKTOR BIOLOGIS ADALAH FAKTOR PERUSAK ARSIP YANG DILAKUKAN OLEH JAMUR ATAU SERANGGA. BERIKUT INI HAL YANG
SERING MENJADI PENYEBAB RUSAKNYA ARSIP OLEH JAMUR DAN SERANGGA.
- JAMUR
• PENYEBAB TUMBUHNYA JAMUR ADALAH BAKTERI
• JAMUR TUMBUH DI TEMPAT YANG LEMBAB DAN GELAP
• KERTAS MENJADI COKELAT, KUNING DAN BERBINTIK
• PEREKAT KERTAS MENJADI RUSAK
• KERTAS MENJADI LENGKET ANTARA SATU DENGAN LAINNYA

- SERANGGA
• SERANGGA SERING DITEMUKAN PADA TEMPAT YANG GELAP
• MEMBUAT SARANG PADA TUMPUKAN ARSIP
• MERUSAK JILID DAN BUKU
• MERUSAK KERTAS, FOTO DAN LABEL
• JENIS SERANGGA SEPERTI RAYAP, NGENGAT
 KERUSAKAN ARSIP
2. FAKTOR FISIK
• CAHAYA
• PANAS
• AIR
3. FAKTOR KIMIAWI
• ZAT KIMIA YANG ADA DIDALAM RUANG PENYIMPANAN ARSIP DAN ARSIP ITU SENDIRI JUGA DAPAT MENYEBABKAN
RUSAKNYA ARSIP. CONTOHNYA CO2 (KARBON DIOKSIDA) DAN CO (KARBON MONOKSIDA).
• KERTAS YANG BAIK ADALAH KERTAS YANG MEMILIKI KEASAMAN (PH) 7, SEMAKIN RENDAH PH SEMAKIN BANYAK
ASAMNYA SEHINGGA KERTAS AKAN CEPAT RUSAK.
4. FAKTOR BENCANA
• BENCANA ALAM YANG SERING TERJADI SEPERTI GEMPA BUMI, BANJIR BANDANG, GUNUNG MELETUS, DAN TSUNAMI.
NAMUN ADA PULA BENCANA YANG DIAKIBATKAN ULAH MANUSIA YAITU, KEBAKARAN, KERUSUHAN, PELEDAKAN,
PERANG DAN LAIN SEBAGAINYA.
PEMELIHARAAN LINGKUNGAN PENYIMPANAN ARSIP

• LINGKUNGAN PENYIMPANAN ARSIP MELIPUTI RUANGAN ARSIP, KANTOR, GEDUNG, ATAU

LOKASI DIMANA SAJA ARSIP DISIMPAN. KANTOR-KANTOR BAIK PEMERINTAH MAUPUN
SWASTA, PERLU MENDAPAT PENGAMANAN DARI BERBAGAI MACAM BAHAYA. SEPERTI
KEBAKARAN, KEBANJIRAN, PENCURIAN, SABOTASE.
• PERLU DIINGAT KEHILANGAN ARSIP ADALAH KEHILANGAN INFORMASI YANG SANGAT
BERHARGA OLEH KARENA ITU, HENDAKNYA SELALU MENJAGA ARSIP DENGAN BAIK.
 PERLINDUNGAN/PEMELIHARAAN/PENGAMANAN TERHADAP ARSIP

MEMENCARKAN SALINAN ARSIP, KEGUNAANYA ADALAH JIKA SALAH SATU TEMPAT PENYIMPANAN
TERKENA MUSIBAH, MAKA ARSIP YANG DISIMPAN DITEMPAT LAIN CENDRUNG AMAN. CONTOHNYA
ADALAH SURAT-SURAT YANG MEMPUNYAI TEMBUSAN BERARTI DISIMPAN DIBEBERAPAT TEMPAT,
CONTOH LAINNYA ADALAH DENGAN MENGGANDAKAN WARKAT/ARSIP MINIMAL 2
MEMBUAT DUPLIKASI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN, UNTUK SURAT MASUK YANG DITERIMA BERSIFAT
PENTING, MAKA MEMBUAT DUPLIKASI ADALAH SALAH SATU CARA MELINDUNGI ARSIP.
MENYIMPAN PADA RUANGAN KHUSUS, ARSIP-ARSIP YANG SANGAT BERHARGA MERUPAKAN ARSIP
YANG RENTAN TERHADAP PENCURIAN. OLEH KARENA ITU, ARSIP INI PERLU DISIMPAN DI TEMPAT
KHUSUS, YANG MEMPERSULIT PENCURIAN. MISALNYA DENGAN MENYIMPAN DI BRANKAS DENGAN
MENGGUNAKAN KODE TERTENTU UNTUK MEMBUKA PINTUNYA.
 PERLINDUNGAN/PEMELIHARAAN/PENGAMANAN TERHADAP ARSIP

MEMBANGUN RUANG/GEDUNG, DALAM MEMBANGUN RUANGAN/GEDUNG ARSIP

HENDAKNYA MEMPERHATIKAN ASPEK-ASPEK YANG MENYEBABKAN RUSAKNYA ARSIP.
MISALNYA KELEMBABAN UDARA, MENYIAPKAN ALAT PEMADAM KEBAKARAN, MENYIMPAN
ARSIP DITEMPAT YANG LEBIH TINGGI UNTUK MENGHINDARI DARI BANJIR.
FUMIGASI ADALAH USAHA YANG DILAKUKAN UNTUK MEMELIHARA ARSIP DARI BERBAGAI
KERUSAKAN, KHUSUSNYA YANG BERSIFAT KIMIA DAN BIOLOGIS, DENGAN MENYEMPROTKAN
OBAT PEMBASMI HAMA
MELAKUKAN DEASIDIFIKASI, DEASIDIFIKASI ADALAH CARA UNTUK MENETRALKAN ASAM YANG
SEDANG MERUSAK KERTAS DENGAN MEMBERI BAHAN PENAHAN (BUFFER) UNTUK MELINDUNGI
KERTAS DARI PENGARUH ASAM YANG BERASAL DARI LUAR
PERLINDUNGAN/PEMELIHARAAN/PENGAMANAN TERHADAP ARSIP

Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip

Memasang detektor
Pengecekan arsip secara priodik
Menjaga keamanan sepanjang waktu.
TUJUAN PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP
ADALAH SEBAGAI BERIKUT:
MENCEGAH KERUSAKAN ARSIP SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
MEMPERMUDAH KOORDINASI DALAM PELAKSANAAN TUGAS
MEMPERKECIL GANGGUAN TERHADAP ORGANISASI
MENCEGAH TERJADINYA BENCANA
MENCEGAH KERUGIAN BAGI KARYAWAN DAN MASYARAKAT
MELINDUNGI HAK MILIK ORGANISASI/MASYARAKAT
 ANCAMAN TERHADAP DOKUMEN/ARSIP VITAL DAPAT
DIBAGI DALAM 4 KELOMPOK:
KERUSAKAN.
KERUSAKAN TERHADAP DOKUMEN/ARSIP (ELEKTRONIK MAUPUN KONVENSIONAL)
DAPAT DISEBABKAN KARENA PERANG, BENCANA ALAM ATAUPUN AKIBAT
KECEROBOHAN MANUSIA.
HILANG.
MEDIA MAGNETIK ATAU OPTIK DAN TIPE ARSIP LAINNYA DAPAT HILANG KARENA DICURI,
SALAH MELETAKKAN DALAM PENYIMPANAN, ATAU KARENA SEBAB LAIN.
PEMALSUAN.
DISKET MAGNETIK, OPTICAL DISK, MAGNETIK TAPE, SANGAT MUDAH DIPALSUKAN.
PEMALSUAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN PENGUBAHAN TERHADAP INFORMASINYA.
APA YANG DISEBUT KENA VIRUS ADALAH TERMASUK KEJAHATAN ARSIP KOMPUTER.
PENYINGKAPAN.
PENYINGKAPAN DOKUMEN/ARSIP ELEKTRONIK ATAU KONVENSIONAL YANG VITAL
DAPAT DISEBABKAN KARENA AKTIVITAS SPIONASE, PENYADAPAN ELEKTRONIK ATAU
DENGAN CARA MENYUAP.
PEMELIHARAAN ARSIP AUDIO VISUAL DAN ELEKTRONIK

PEMELIHARAAN ARSIP REKAMAN SUARA (AUDIO)

MENJAGA KEBERSIHAN LINGKUNGAN DAN FISIK ARSIP REKAMAN SUARA SECARA TERATUR.
MASTER COPY DIBUATKAN DUPLIKASI COPYNYA, SESUAI DENGAN MEDIA YANG STANDAR
AGAR MASTER COPY TETAP TERJAGA DENGAN BAIK.
ARSIP REKAMAN SUARA DIPERIKSA INFORMASI MUTU SUARANYA, SETIAP ENAM BULAN SEKALI
DIPUTAR DALAM KECEPATAN NORMAL.
PIRINGAN/KASET DISIMPAN DALAM LEMARI STANDAR DISUSUN SECARA VERTIKAL.
KONDISI LINGKUNGAN HARUS STABIL. TEMPERATUR SUHU BERKISAR ANTARA 4℃-16℃ DAN
KELEMBABAN BERKISAR ANTARA 40%-60% RH.
 PEMELIHARAAN ARSIP AUDIO VISUAL DAN ELEKTRONIK

PEMELIHARAAN ARSIP REKAMAN GAMBAR (STILL VISUAL)

MENJAGA KEBERSIHAN LINGKUNGAN DAN PERAWATAN FISIK ARSIP SECARA TERATUR.
MEMBUAT DUPLIKAT COPY DARI JENIS ARSIP YANG ADA, YAITU APABILA YANG ADA FOTO POSITIF, MAKA
DIBUATKAN FOTO NEGATIFNYA DAN APABILA YANG ADA FOTO NEGATIFNYA DIBUATKAN FOTO POSITIFNYA.
ARSIP FOTO NEGATIF DISIMPAN DALAM SAMPUL (AMPLOP) YANG TERBUAT DARI BAHAN POLYESTER
TRANSPARAN ATAU DALAM SAMPUL BERUKURAN BESAR YANG TERBUAT DARI BAHAN YANG KANDUNGAN
ASAMNYA RENDAH.
ARSIP FOTO POSITIF DISIMPAN DALAM AMPLOP KERTAS YANG BERUKURAN BESAR YANG TERBUAT DARI BAHAN
YANG KANDUNGAN ASAMNYA RENDAH, YAITU BERKISAR ANTARA PH 7-8. DISIMPAN TERPISAH ANTARA FOTO
POSITIF DAN NEGATIF DALAM LEMARI YANG BERUKURAN STANDAR SERTA DITATA SECARA HORIZONTAL.
SUHU RUANGAN TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP PERLU DIJAGA KESTABILANNYA. TETAP BERKISAR ANTARA 18℃-
21℃, DENGAN KELEMBABAN BERKISAR 40% RH. SEDANGKAN UNTUK FOTO BERWARNA, SUHU TEMPAT
PENYIMPANAN DIJAGA AGAR TETAP STABIL DI ANTARA 0℃-5℃.
PEMELIHARAAN ARSIP AUDIO VISUAL DAN ELEKTRONIK
PEMELIHARAAN ARSIP MOVING AUDIO VISUAL (FILM DAN VIDEO)
MEMELIHARA DAN MERAWAT PERALATAN FILM DAN VIDEO.
MEMELIHARA MEDIA ARSIP FILM DAN VIDEO, ANTARA LAIN DENGAN CARA:
MEMBERSIHKAN DEBU DAN JAMUR YANG MENEMPEL PADA PITA FILM.
MENJAGA KEBERSIHAN LINGKUNGAN DAN KESTABILAN SUHU TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP
(18℃-22℃ DAN KELEMBABAN 55%-65% RH UNTUK FILM HITAM PUTIH).
MEMUTAR FILM DAN VIDEO DALAM KECEPATAN NORMAL SEKURANG-KURANGNYA 6 BULAN
SEKALI.
MEMBUAT DUPLIKAT DARI MASTER COPY UNTUK KEPERLUAN LAYANAN INFORMASI AGAR MASTER
COPY TETAP TERJAGA.
MENYAMBUNG KEMBALI PITA FILM/VIDEO YANG PUTUS DENGAN MENGGUNAKAN CELLOTAPE.
 PEMELIHARAAN ARSIP ELEKTRONIK
PENGAMANAN INFORMASI DILAKUKAN DENGAN CARA:
MENCIPTAKAN PROSEDUR STANDAR PENGOPERASIAN (SOP) YANG DAPAT MENJAMIN
KEAMANAN TERHADAP KEMUNGKINAN PENGGUNAAN INFORMASI SECARA TIDAK SAH OLEH
PIHAK-PIHAK YANG TIDAK BERHAK.
PEMELIHARAAN HARDWARE SECARA BERKALA SERTA MELAKUKAN PENYESUAIAN HARDWARE
DENGAN KEMAJUAN TEKNOLOGI (UPDATING).
PEMELIHARAAN SOFTWARE SECARA BERKALA SERTA MELAKUKAN PENYESUAIAN SOFTWARE
DENGAN KEMAJUAN TEKNOLOGI (UPDATING).
 PEMELIHARAAN ARSIP ELEKTRONIK

PEMELIHARAAN FISIK ARSIP ELEKTRONIK MELALUI UPAYA:

PENGGUNAAN HARDWARE YANG BERKUALITAS BAIK.
PENGGUNAAN SOFTWARE ASLI (BUKAN BAJAKAN).
MEMBACK-UP DATA/INFORMASI PADA ARSIP ELEKTRONIK SECARA BERKALA.
MENYIMPAN ARSIP ELEKTRONIK PADA TEMPAT TERLINDUNG DARI MEDAN MAGNET, DEBU, ATAU
PANAS YANG BERLEBIHAN.
MENJAGA KESTABILAN SUHU TEMPAT ARSIP TERSEBUT BERADA. ANTARA 11℃-22℃ DAN
KELEMBABAN ANTARA 45%-65% RH.
 FAKTOR-FAKTOR YANG DAPAT MERUSAK ARSIP
FAKTOR INTRINSIK ARSIP
YANG DIMAKSUD FAKTOR INTRINSIK ARSIP ADALAH KEKUATAN-KEKUATAN YANG
BERASAL DARI BAHAN-BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMBUAT WARKAT
(ARSIP) ITU SENDIRI, TERMASUK DI DALAMNYA FILM, PITA REKAMAN, DISKET,
KERTAS, TINTA, PASTA ATAU LEM, DAN ALAT PEREKAT LAIN. FILM, PITA REKAMAN,
DAN DISKET YANG TERBUAT DARI BERBAGAI BAHAN CAMPURAN. BAHAN-BAHAN
ITU DAPAT MERUSAK DARI DALAM. KERTAS YANG TERBUAT DARI BAHAN-BAHAN
KAPAS, FLAS, MERANG, KAYU DAN LAIN-LAIN, MAKA BUTIR-BUTIR KECIL YANG
MENJADI BAGIAN TERKECIL DARI SEGALA APA YANG HIDUP YANG ADA DI
DALAM KERTAS ITU SELAIN MEMPUNYAI SIFAT PENGAWET TETAPI JUGA
MEMPUNYAI SIFAT PEMUSNAH ATAU PERUSAK
 FAKTOR-FAKTOR YANG DAPAT MERUSAK ARSIP
FAKTOR ENTRINSIK ARSIP
• FAKTOR EKSTRINSIK YANG DIMAKSUD ADALAH KEKUATAN-KEKUATAN DARI LUAR YANG
MEMPENGARUHI ARSIP, DALAM HAL INI BAHAN-BAHAN INTRINSIKNYA, SEHINGGA ARSIP-ARSIP
DAPAT MENGALAMI KERUSAKAN DAN KEMUSNAHAN SECARA FISIK ATAUPUN SUBSTANTIF.
FAKTOR-FAKTOR EKSTRINSIK MELIPUTI KELEMBABAN, UDARA YANG TERLAMPAU KERING, SINAR
MATAHARI, KEKOTORAN UDARA, DEBU, JAMUR DAN SEJENISNYA, RAYAP DAN GEGAT, YANG
SEMUANYA DAPAT MERUSAK BAHAN ARSIP YANG TERBUAT DARI KERTAS, TINTA, KULIT, PLASTIK,
FILM, PITA, DISKET DAN LAIN-LAIN.
 PENCEGAHAN KERUSAKAN ARSIP
1. PEMELIHARAAN TERHADAP WUJUD FISIK ARSIP YANG DIPENGARUHI BERBAGAI FAKTOR INTRINSIK
DAN EKSTRINSIK . AGAR ARSIP TIDAK RUSAK MAKA BENTUK PEMELIHARAAN ARSIP YANG HARUS
DIUSAHAKAN YAITU DENGAN MENYIMPAN ARSIP DENGAN BAIK : TIDAK BERDESAK-DESAKAN,
TIDAK DISIMPAN DITEMPAT YANG LEBIH KECIL; MENJAGA KEBERSIHAN ARSIP.
2. MENJAGA TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP DARI SERANGAN SERANGGA DAN HAMA DENGAN
MEMBERI KAPUR BARUS/KAMPER, MELAKUKAN PENYEPROTAN ZAT ANTI SERANGGA DAN
FUMIGASI/PENGASAPAN UNTUK MEMBASI KUMAN DAN HAMA YANG DAPAT MERUSAK ARSIP.
3. PEMELIHARAAN LINGKUNGAN PENYIMPANAN ARSIP DENGAN CARA MEMBERSIHKAN RUANGAN
DENGAN PENYEDOT DEBU (VACUUM CLEANER), MENJAGA RUANGAN DAN SEKITARNYA AGAR
TIDAK ADA KESEMPATAN BAGI SERANGGA, RAYAP DAN SEJENISNYA UNTUK HIDUP DAN
BERKEMBANG, PENYEMPROTAN RUANGAN DENGAN RACUN SERANGGA, MENCEGAH DAN
MENGAWASI KEMUNGKINAN TERJADINYA KEBOCORAN SALURAN AIR.