A.

PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP

Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang

dilakukan pengelola arsip adalah kegiatan penyusutan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara (Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono:2005;101):
a. Memindahkan arsip in aktif dari tempat penyimpanan
file aktif dalam suatu unit pengelola arsip.
b. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan pusat dalam lingkungan organisasi atau lembaga
c. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
d. Menyerahkan arsip setatis oleh unit kearsipan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
1. Penilaian Arsip

Menurut Zulkifli Amsyah (1988: 212) Penilaian dilakukan terhadap

setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip
bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif. Menurut Agus
Sugiartono dan Teguh Wahyono (2005: 109) Kriteria yang umum yang
digunakan adalah sistem penilaian ALFRED yaitu singkatan
dari Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai
Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai
Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Documentary
Value (Nilai Dokumentasi).
 Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai dengan 100, dihitung
berdasarkan jumlah presentase dari keenam komponennya.
Berdasarkan nilai ALFRED maka golongan suatu jenis arsip dapat
ditentukan menjadi 4 (empat) golongan arsip, yaitu:
1. Arsip Vital (presentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi
kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan
dan disimpan abadi selamanya. Contohnya akte pendirian
perusahaan.
2. Arsip Penting (presentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi
bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi dan lama.
Arsip ini disimpan di file aktif selama 5 (lima) tahun dan di file
inaktif 25 tahun. Contohnya bukti-bukti keuangan.
3. Arsip Berguna (presentase 10-49). Arsip jenis ini berguna
sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di
file aktif selama 2 tahun dan di file inaktif selama 10 tahun.
Contohnya surat pesanan.
4. Arsip Tidak Berguna (presentase 0-9). Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
desimpah 3 bulan di file aktif. Contohnya adalah arsip undangan
rapat.
Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan
pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis
arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian
dimusnahkan atau diabadikan.