PERALATAN KEARSIPAN

BY KELOMPOK 2
 Introducing
Istilah Peralatan mungkin sudah tak asing lagi terdengar
ditelinga kita, tapi masih banyak orang yang salah kaprah
dalam mengartikan peralatan dan perlengkapan. Biasanya
banyak orang tidak bisa membedakan antara peralatan dan
perlengkapan. Apa sih sebenarnya Peralatan dan Perlengkapan
itu? Peralatan adalah barang-barang yg dapat digunakan dalam
jangka waktu relatif lama dan mengalami penyusutan,
sedangkan Perlengkapan adalah segala sesuatu yang digunakan
untuk melengkapi peralatan.
 01
PENGERTIAN
PERALATAN KEARSIPAN
 `

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana

yang digunakan dalam bidang kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama
(dapat digunakan bertahun-tahun).
Dibuat dengan bahan-bahan yang kuat
seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik,
dan sebagainya.
 02
FUNGSI
PERALATAN KEARSIPAN
 `
Fungsi peralatan kearsipan adalah sebagai sarana
penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk
mempercepat,meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan, sebagai alat pelindung
arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan
lama.
03 TUJUAN
PERALATAN KEARSIPAN
 Mempermudah pekerjaan kearsipan.

 Membuat pekerjaan kearsipan lebih efisien dalam

penggunaan waktu dan biaya.

 Efesiensi penemuan kembali arsip.

 Tempat atau sarana penyimpanan arsip.

 Melindungi arsip dari bahaya seperti kerusakan

maupun kemungkinan hilangnya arsip.
 04
KRITERIA PEMILIHAN
PERALATAN KEARSIPAN
 Perhatikan jenis dokumen yang akan disimpan

 Pertimbangkan faktor keamanan

 Pertimbangkan luas ruang kantor

 Perhatikan kualitas peralatan

05 JENIS-JENIS
PERALATAN KEARSIPAN
 1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri
dari beberapa laci,
antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak
digunakan adalah
4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5.000 lembar arsip
ukuran surat yang
disusun berdiri tegak lurus (vertikal)
berderet ke belakang.
 2. Rotary
Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing
cabinet yang dapat digerakkan secara
berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat
ini terbuat dari bahan yang kuat seperti
logam atau besi.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan
berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan
cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam
ordner atau ditumpuk secara mendatar.
 4. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai untuk
mengolah data menurut prosedur yang telah
dirumuskan.
Komputer adalah suatu perangkat keras yang
sangat berkaitan dengan teknologi. Komputer
mampu membantu berbagai pekerjaan manusia
 5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari
karton/kertas tebal atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-
surat.
  Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak,
berkisar 1-50 lembar. 
 6. Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari
kardus atau plastik tebal dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang didalamnya
terdapat besi penjepit yang dipergunakan
untuk menjepit arsip.
Untuk itu arsip sebelum disimpan harus
dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan
perforator.
 7. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau
karton manila yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.
 8. Stapler
Stapler adalah alat untuk menyatukan
sejumlah kertas dengan cara memasukkan
staples berbentuk huruf "U“,
yang terlipat di bagian bawah kertas bila
panjang kedua ujung melebihi tebal kertas.
 9. Porforator
Pelubang kertas, adalah alat kantor yang
digunakan untuk membuat lubang pada
lembaran kertas,
seringkali dengan tujuan untuk mengumpulkan
lembaran tersebut ke dalam map atau map
 10. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan surat yang diterima. Alat sortir
mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada
yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan
sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari
berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik
atau karton.
11. Schenelhecter map

Schenelhecter map merupakan map untuk

menyimpan berkas yang telah dilubangi
menggunakan perforator.
Cara menggunakan schenelhecter map yakni
arsip harus dilubangi menggunakan perforator
terlebih dahulu sebelum diletakkan dengan
penjepit di dalamnya.
12. Brankas
Brankas merupakan lemari besi yang
dilengkapi dengan kunci pengaman.
Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat penting atau rahasia. Kunci
pengaman brankas biasanya menggunakan
kode kombinasi seperti pin.
 13. Hang Map
Hang map merupakan sejenis map yang
dilengkapi dengan besi pada bagian atasnya
untuk menggantungkannya di dalam laci filling
cabinet.
Cara menggunakan hang map adalah
menggantungkan mesin penggantung pada
gawang yang ada di filling cabinet.
 14. Numerator
Numerator adalah peralatan kearsipan yang
terbuat dari logam dengan gagang mirip
gagang stempel, namun dilengkapi penomoran
mulai dari empat digit.
Cara kerjanya adalah dengan memberi tinta
pada bantalan numerator, kemudian atur
penomoran sesuai kebutuhan dan tekan alat
pada bantalan dan cetak pada lembaran
dokumen.
15. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus merupakan

perangkat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk khusus atau non kertas,
contoh alat penyimpanan khusus adalah CD,
flasdisk, kaset, dan sebagainya.
Pengunaan jenis alat penyimpanan khusus
sesuai dengan bentuk arsip yang akan di
simpan.
THANK YOU FOR YOUR
ATTENTION