PERALATAN KEARSIPAN

By. PUJIONO, SE
 PERALATAN KEARSIPAN

Untuk penanganan arsip yang baik tentunya harus dipikirkan

bagaimana menyimpannya, serta perlengkapan apa saja yang dibutuhkan
agar memudahkan kita dalam menemukannya saat membutuhkan kembali
arsip tersebut. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada
bidang kearsipan. Kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat
menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti logam, kayu,
aluminium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainya.
 FUNGSI PERALATAN KEARSIPAN

Peralatan kearsipan adalah alat suatu sarana yang digunakan dalam

bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat
digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat,
seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Adapun
fungsi dari peralatan kearsipan, antara lain :
a. Sebagai sarana penyimpanan arsip
b. Sebagai alat bantu mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan
c. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip
tahan lama
 TIPE PENYIMPANAN PERALATAN

Alat Penyimpanan Peralatan Alat Penyimpanan Menyamping

(Vertical File) (Lateral File)

Alat Penyimpanan Elektri Alat Penyimpanan Untuk Word

(Power File) Processing

Alat Penyimpanan Untuk Media

Alat Penyimpanan Visibel
Komputer
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Map Snelhecter
Map Snelhecter

Map snelhecter adalah map yang

terbuat dari kertas tebal, karton atau
plastik. Namun yang umum digunakan
adalah snelhecter yang terbuat dari bahan
plastik tipis yang tersedia dengan
berbagai varian warna.
Map snelhecter mempunyai
pengunci/penjepit di bagian tengahnya,
fungsinya adalah untuk menyimpan
kertas-kertas yang sebelumnya telah
dilubangi dengan perforator. Di
pertokoan, nama lain dari map snelhecter
adalah map bussiness file, map acco atau
map jepit.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Hanging Map/Map Gantung Hanging Map/Map Gantung

Map gantung adalah map yang

digunakan untuk menyimpan berkas
pada filling cabinet atau tempat
penyimpanan khusus lain Berkas-
berkas berisi data akan ditempatkan
pada map gantung, kemudian
dimasukan kedalam filling cabinet atau
alat lain secara vertikal.

Sama seperti map lain, hanging

map tersedia di toko penjual ATK
dengan berbagai varian warna dan
model yang berbeda-beda.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Stopmap Folio Stopmap Folio

Stopmap folio adalah jenis map

yang harganya paling murah, map ini
terbuat dari kertas karton.
Kekurangannya adalah stopmap folio
ini mudah sobek dan tidak tahan lama,
jadi biasanya hanya digunakan untuk
penyimpanan berkas yang sifatnya
temporer atau sementara.

Stopmap polio biasa digunakan

untuk menyisipkan surat lamaran kerja,
proposal atau dokumen lainnya agar
tidak tercecer dan susunanya tetap rapi.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Ordner Ordner

Jika Anda membutuhkan sebuah

map yang bisa menyimpan banyak
dokumen sekaligus, ordner adalah
jawaban bagi Anda. Map ordner adalah
map yang terbuat dari karton ataupun
plastik dan memiliki ruang yang besar.

Map ordner biasanya diletakkan di

lemari arsip, rak arsip ataupun rotary
filling dan dilengkapi dengan label pada
bagian luarnya. Tujuannya adalah untuk
mempermudah user mencari data-data
yang diinginkan.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Map Folder Map Folder

Map folder adalah map yang

terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-
alih penjepit, map folder berisikan
kantong-kantong plastik yang bisa
diisi dengan berbagai dokumen.

Kelebihan dari map folder adalah

map ini mampu mengelompokkan
berbagai file dengan rapi. Berbeda
dengan map Snelhecter yang
penjepitnya kurang kuat jadi rentan
jatuh.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Box Arsip Box Arsip

Boks arsip memiliki sekat-sekat

yang dapat digunakan untuk
menyimpan berbagai jenis
dokumen. Nah, boks arsip biasanya
terbuat dari karton dan terdiri atas
berbagai macam ukuran.

Biasanya, boks arsip disimpan

di dalam gudang atau di
perpustakaan. Bok arsip bisa
menyimpan arsip dari bertahun-
tahun yang lalu hingga saat ini.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Guide Arsip Guide Arsip

Sekat atau guide arsip biasanya

dipakai untuk menandai batas arsip
sehingga memudahkan Anda dalam
pencarian dokumen. Guide arsip
hadir dengan material plastik
dengan warna merah, hijau, kuning,
dan sebagainya.
Kekurangan dari guide arsip ini
adalah bahannya cukup mudah
sobek sehingga Anda harus berhati-
hati saat menariknya.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Numerator Numerator

Numerator adalah alat yang

digunakan untuk melakukan stempel
penomoran, terutama penomoran
tanggal pada kertas atau objek
lainnya.

Penggunaan alat kearsipan ini

persis seperti stempel, kita tinggal
memutar angka tanggal, bulan dan
tahun sesuai keinginan kemudian
menempelkan pada berkas yang
ingin ditanggali.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Perforator Perforator

Perforator adalah alat untuk

melubangi kertas yang akan
disimpan dengan mudah dan tertata
dalam map snelhecter, binder
ataupun ordner.

Perlengkapan kearsipan ini

tersedia dengan berbagai jenis,
harga dan merk. Beberapa merk
perforator yang terkenal
diantaranya Joyko, Kenko, Bantex
dll
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Rak Arsip Rak Arsip

Rak arsip dibagi menjadi

beberapa bagian dan dapat
digunakan untuk mengelompokkan
dokumen berdasarkan jenis-
jenisnya. Dalam perkantoran atau
lembaga, rak ini bermanfaat, karena
dokumen yang ada pada bidang
tersebut biasanya banyak dan harus
digunakan sewaktu-waktu.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Lemari Arsip Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari dengan

kaca pada pintu dan juga dengan sekat-
sekat. Lemari arsip berguna untuk
mengelompokkan dokumen-dokumen
dan membuat dokumen yang sudah
diletakan kedalam ordner terlihat
terbuka dan mudah untuk ditemukan.

Lemari ini memiliki kunci

sehingga aman dan tidak sembarang
orang bisa mengakses arsip di
dalamnya.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Filing Cabinet Filing Cabinet

Ini merupakan perabot yang paling

banyak dipakai dalam pengarsipan.
Filling cabinet merupakan lemari
dengan laci-laci kotak besar yang
tersusun secara vertikal dan dapat
digunakan untuk mengelompokkan
barang dan dokumen.

Filling cabinet terbuat dari besi dan

bisa dikunci. Karena kuat dan tidak
mudah lapuk, tak mengherankan
perabot ini sangat diandalkan dalam
menyimpan berbagai macam arsip.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Stapler Stapler

Fungsi stapler adalah untuk

menyatukan satu dokumen dengan
dokumen lain dengan mudah. kita hanya
perlu mengisi stapler dengan isiannya
yang terbuat dari besi. Setelah itu, tekan
kedua sisi stapler hingga besi mengikat
dokumen kertas yang kita ingin rekatkan.

Beberapa orang menyebut stapler

dengan nama hekter, jeglekan, hekteran
atau bahkan staples. Namun dikutip dari
jejaring forum kaskus. Nama benda ini
aslinya adalah Stapler, sedangkan untuk
isiannya dinamakan Staples.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Label Arsip Label Arsip

Harus diakui bahwa label arsip

adalah komponen penting dalam
pengarsipan. Label arsip berfungsi
untuk menandai map-map dengan
nama atau dengan jenis arsip.

Ini tentu memberikan

kemudahan bagi pengguna yang
sering merasa kebingungan saat
akan mencari arsip tertentu di
kabinet, lemari atau rak
penyimpanan arsip.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Alat Sortir Alat Sortir

Alat sortir merupakan alat yang

penting dalam proses surat-menyurat.
Alat sortir dapat digunakan untuk
memisahkan surat-surat berdasarkan
kategorinya dan juga berdasarkan
tanggal masuk surat.

Ada berbagai jenis alat sortir

surat dan dokumen. Yang paling
banyak dipakai adalah yang
berbentuk seperti rak terbuka dan
punya tingkatan bak anak tangga.
 JENIS-JENIS PERALATAN & PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP

Alat Penyimpanan Berputar Alat Penyimpanan Berputar

(Rotary Filling) (Rotary Filling)

Penyimpanan arsip di lemari terlalu

menyusahkan dan membuat kita harus
membongkar banyak map? Ini tentu
membuang-buang waktu. Nah, untuk Anda
yang ingin mempersingkat waktu, bisa
menggunakan rotary filling.

Rotary filling adalah alat

penyimpanan yang dapat berotasi atau
berputar. Selain lebih memudahkan
pengguna dalam pencarian file arsip.
penggunaan Rotary filling juga lebih
hemat space ruangan dibandingkan
penggunaan rak/lemari arsip.