Pertemuan 8 Produktif OTKP X

Macam Macam Peralatan Kearsipan Kantor

Peralatan Kearsipan – Arsip adalah dokumen tertulis, lisan atau gambar yang disimpan
dalam media tulis atau elektronik. Data-data arsip akan disimpan dalam peralatan
tertentu untuk digunakan kembali dalam jangka pendek atau jangka panjang.
Pengarsipan umumnya dilakukan di setiap perkantoran, lembaga, instansi pemerintahan
atau swasta dan juga organisasi. Sistem pengarsipan yang baik akan membuat pekerjaan
lebih efektif dan efisien.
Untuk mendukung itu, maka diperlukan alat alat kearsipan yang lengkap dan memadai.
Berikut ini adalah contoh perlengkapan arsip yang biasa digunakan dalam lingkup
perkantoran;

Macam Macam Peralatan Kearsipan

 Map Snelhecter
 Hanging Map (Map Gantung)
 Stopmap Polio
 Map Folder
 Ordner
 Box Arsip
 Guide atau Sekat Arsip
 Numerator
 Perforator
 Rak Arsip
 Lemari Arsip
 Filling Cabinet
 Stapler
 Label Arsip
 Alat Sortir
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

 Rotary Filling dll

Fungsi alat kearsipan sendiri diantaranya adalah sebagai sarana penyimpanan dan
pelindung berkas dari kerusakan serta untuk pengorganisasian berkas agar mudah
disimpan, dicari dan digunakan kembali sewaktu-waktu.
Daftar Isi Artikel [buka]
PERALATAN KEARSIPAN DAN GAMBARNYA
Untuk membantu lancarnya proses pengarsipan, ada banyak peralatan penting yang bisa
kita gunakan dan dapatkan dengan mudah.di tempat pen- jual alat alat kantor baik
itu offline ataupun online.
Nah, berikut ini adalah penjelasan lengkap berkenaan dengan peralatan-peralatan
kearsipan yang disertai dengan gambar peralatan dan penjelasan fungsinya masing-
masing.
1. Map Snelhecter
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

Map snelhecter adalah map yang terbuat dari kertas tebal, karton atau plastik. Namun
yang umum digunakan adalah snelhecter yang terbuat dari bahan plastik tipis yang
tersedia dengan berbagai varian warna.
Map snelhecter mempunyai pengunci/penjepit di bagian tengahnya, fungsinya adalah
untuk menyimpan kertas-kertas yang sebelumnya telah dilubangi dengan perforator. Di
pertokoan, nama lain dari map snelhecter adalah map bussiness file, map acco atau map
jepit.
2. Hanging Map/Map Gantung

tokopedia.com
Map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada filling
cabinet atau tempat penyimpanan khusus lain Berkas-berkas berisi data akan
ditempatkan pada map gantung, kemudian dimasukan kedalam filling cabinet atau alat
lain secara vertikal.
Sama seperti map lain, hanging map tersedia di toko penjual ATK dengan berbagai
varian warna dan model yang berbeda-beda.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

3. Stopmap Folio

shop.outletz.id
Stopmap folio adalah jenis map yang harganya paling murah, map ini terbuat dari kertas
karton. Kekurangannya adalah stopmap folio ini mudah sobek dan tidak tahan lama, jadi
biasanya hanya digunakan untuk penyimpanan berkas yang sifatnya temporer atau
sementara.
Stopmap polio biasa digunakan untuk menyisipkan surat lamaran kerja, proposal atau
dokumen lainnya agar tidak tercecer dan susunanya tetap rapi.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

4. Ordner

bukalapak.com
Jika Anda membutuhkan sebuah map yang bisa menyimpan banyak dokumen sekaligus,
ordner adalah jawaban bagi Anda. Map ordner adalah map yang terbuat dari karton
ataupun plastik dan memiliki ruang yang besar.
Map ordner biasanya diletakkan di lemari arsip, rak arsip ataupun rotary filling dan
dilengkapi dengan label pada bagian luarnya. Tujuannya adalah untuk
mempermudah user mencari data-data yang diinginkan.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

5. Map Folder

tokopedia.com
Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-alih penjepit, map
folder berisikan kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai dokumen.
Kelebihan dari map folder adalah map ini mampu mengelompokkan berbagai file dengan
rapi. Berbeda dengan map Snelhecter yang penjepitnya kurang kuat jadi rentan jatuh.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

6. Box Arsip

ipb.ac.id
Boks arsip memiliki sekat-sekat yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis
dokumen. Nah, boks arsip biasanya terbuat dari karton dan terdiri atas berbagai macam
ukuran.
Biasanya, boks arsip disimpan di dalam gudang atau di perpustakaan. Bok arsip bisa
menyimpan arsip dari bertahun-tahun yang lalu hingga saat ini.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

7. Guide Arsip

tokopedia.com
Sekat atau guide arsip biasanya dipakai untuk menandai batas arsip sehingga
memudahkan Anda dalam pencarian dokumen. Guide arsip hadir dengan material
plastik dengan warna merah, hijau, kuning, dan sebagainya.
Kekurangan dari guide arsip ini adalah bahannya cukup mudah sobek sehingga Anda
harus berhati-hati saat menariknya.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

8. Numerator

apksmkt.blogspot.com
Numerator adalah alat yang digunakan untuk melakukan stempel penomoran, terutama
penomoran tanggal pada kertas atau objek lainnya.
Penggunaan alat kearsipan ini persis seperti stempel, kita tinggal memutar angka
tanggal, bulan dan tahun sesuai keinginan kemudian menempelkan pada berkas yang
ingin ditanggali.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

9. Perforator

bukalapak.com
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas yang akan disimpan dengan mudah dan
tertata dalam map snelhecter, binder ataupun ordner.
Perlengkapan kearsipan ini tersedia dengan berbagai jenis, harga dan merk. Beberapa
merk perforator yang terkenal diantaranya Joyko, Kenko, Bantex dll
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

10. Rak Arsip

jualo.com
Rak arsip dibagi menjadi beberapa bagian dan dapat digunakan untuk mengelompokkan
dokumen berdasarkan jenis-jenisnya. Dalam perkantoran atau lembaga, rak ini
bermanfaat, karena dokumen yang ada pada bidang tersebut biasanya banyak dan harus
digunakan sewaktu-waktu.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

11. Lemari Arsip

bilqisfurniture.com
Lemari arsip adalah lemari dengan kaca pada pintu dan juga dengan sekat-sekat. Lemari
arsip berguna untuk mengelompokkan dokumen-dokumen dan membuat dokumen
yang sudah diletakan kedalam ordner terlihat terbuka dan mudah untuk ditemukan.
Lemari ini memiliki kunci sehingga aman dan tidak sembarang orang bisa mengakses
arsip di dalamnya.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

12. Filing Cabinet

Ini merupakan perabot yang paling banyak dipakai dalam pengarsipan. Filling
cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun secara vertikal dan
dapat digunakan untuk mengelompokkan barang dan dokumen.
Filling cabinet terbuat dari besi dan bisa dikunci. Karena kuat dan tidak mudah lapuk, tak
mengherankan perabot ini sangat diandalkan dalam menyimpan berbagai macam arsip.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

13. Stapler

wikipedia.com
Fungsi stapler adalah untuk menyatukan satu dokumen dengan dokumen lain dengan
mudah. kita hanya perlu mengisi stapler dengan isiannya yang terbuat dari besi. Setelah
itu, tekan kedua sisi stapler hingga besi mengikat dokumen kertas yang kita ingin
rekatkan.
Beberapa orang menyebut stapler dengan nama hekter, jeglekan, hekteran atau bahkan
staples. Namun dikutip dari jejaring forum kaskus. Nama benda ini aslinya
adalah Stapler, sedangkan untuk isiannya dinamakan Staples.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

14. Label Arsip

ppid.ub.ac.id
Harus diakui bahwa label arsip adalah komponen penting dalam pengarsipan. Label
arsip berfungsi untuk menandai map-map dengan nama atau dengan jenis arsip.
Ini tentu memberikan kemudahan bagi pengguna yang sering merasa kebingungan saat
akan mencari arsip tertentu di kabinet, lemari atau rak penyimpanan arsip.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

15. Alat Sortir

nitaliya0111.blogspot.com
Alat sortir merupakan alat yang penting dalam proses surat-menyurat. Alat sortir dapat
digunakan untuk memisahkan surat-surat berdasarkan kategorinya dan juga
berdasarkan tanggal masuk surat.
Ada berbagai jenis alat sortir surat dan dokumen. Yang paling banyak dipakai adalah
yang berbentuk seperti rak terbuka dan punya tingkatan bak anak tangga.
Pertemuan 8 Produktif OTKP X

16. Alat Penyimpanan Berputar (Rotary Filling)

apksmkt.blogspot.com
Penyimpanan arsip di lemari terlalu menyusahkan dan membuat kita harus
membongkar banyak map? Ini tentu membuang-buang waktu. Nah, untuk Anda yang
ingin mempersingkat waktu, bisa menggunakan rotary filling.
Rotary filling adalah alat penyimpanan yang dapat berotasi atau berputar. Selain lebih
memudahkan pengguna dalam pencarian file arsip. penggunaan Rotary filling juga lebih
hemat space ruangan dibandingkan penggunaan rak/lemari arsip.