ALAT-ALAT KEARSIPAN DAN FUNGSINYA

1. Filling Cabinet

Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang masih aktif dan sangat berharga bagi
kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

2. Rotary

Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip
(terutama berupa kartu).

3. Lemari Arsip

Fungsi : Digunakan untuk tempat menyimpan arsip-arsip atau warkat.

4. Rak Arsip

Fungsi : Tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)

5. Map Arsip

Map arsip berfungsi untuk menyimpan arsip atau lembar-lembar surat. Map arsip ada beberapa
macam, antara lain sebagai berikut:

- Stopmap Folio

Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya,
stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk
menyimpan arsip yang sudah in aktif.Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk
menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah
inaktif.

- Map snelhecter

Fungsi :Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif dan juga
arsip aktif.
- Folder

Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat yang selanjutnya akan dimasukkan
ke dalam kotak arsip secara vertikal.

- Hanging Folder

Fungsi : untuk menyimpan berkas atau surat-surat.

10. Guide
Fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang
memiliki ukuran 15 x 10 cm dan sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder /
arsip yang ada di belakangnya, dan jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

11. Ordner

Fungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen penting
dari cara penyimpanan yang salah.

12. Stapler

Fungsi : untuk menyatukan / membendel sejumlah kertas, sesuai dengan kemampuan dan
bentuk stapler.

13. Perforator
Fungsi untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut :

a. Perforator dengan satu pelubang, berfungsi untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforatordengan dua pelubang, berfungsi untuk melubangi ketas yang akan disimpan
dalam map snelhecter atau ordner.

c. Perforatordengan lima pelubang, berfungsi untuk melubangi kertas yang akan

dimasukkan ke dalam ordner.

14. Numerator

Fungsi : untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

15. Box Arsip

Fungsi : untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal.

Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat,
dan sebagainya.
16. Alat Sortir

Fungsi untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke
dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.

17. Label

Fungsi : untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari
sebuah folder/guide.

Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian
belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat
yang diinginkan.
18. Tickler File

Fungsi :

a. Alat pengingat bagi petugas arsip

b. Menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

c. Menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.

19. Cardex (Card Index) Cabinet

Fungsi : Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
20. Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-
kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci
dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

21. Alat Penyimpan Khusus

Fungsi : Menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact
disk), kaset dan sebagainya.