Macam – Macam Peralatan Kearsipan

a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci,
tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet
kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang
bersifat aktf.

b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing cabinet tetapi

penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat
seperti logam atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.

c. Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip
yang terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d. Rak Arsip. Yaitu lemari
tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin
di simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

d. Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang
di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas beberapa macam

1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
Stopmap folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi
juga dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan
arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga
bersipat aktif.
3. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas
tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di
masukkan dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu
bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada
di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada
gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :

1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda
atau indeks ( pengelompokan arsip ).
2. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.
Posisi tab guide ada 3, yaitu :

1. Guide pertama terletak di posisi atas sebelah kiri.

2. Guide kedua terletak di posisi atas bagian tengah.
3. Guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan.
f. Ordner yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besipenjepit.arsip akan di simpan ordner terlebih dahulu dengan
menggunakan perforator.

g. Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

1. Stapler kecil maksimum 10 lembar kertas

2. Stapler sedang mampu sampai 10-20 lembar kertas

3. Stapler besar mampu sampai 20 lembar

h. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.

i. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

j. Kotak/bok adalah kotak yang di gunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif.

k. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan surat/warkat yang di terima,
di proses, di kirimkan, dan di simpan ke dalam folder masing – masing.

l. Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder
guide.

m. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk
menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip, kartu kendali yang
memiliki jatuh tempo.

n. Cardex ( Card Index ) cabinet adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan
kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.
o. Rak/Laci kartu adalah laci – laci yang di susun secara teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun secara Vertikal.

p. Alat penyimpanan khusus adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD, Kaset Dan lain –lain

Pengertian Alat - Alat Kearsipan Lengkap

1. Filing cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar
arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.
Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup
suatu perusahaan atau organisasi

2. Almari Rotary
Almari Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat
seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
Fungsi : rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan
arsip-arsip (terutama berupa kartu).

3. Almari Arsip
Almari Arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari
arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang
menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat
dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan telebih dahulu arsip dimasukan
kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip
dimasukan ke map.
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4. Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral
(leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner
atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung
dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada
didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.
Fungsi : Tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)

5. Hanging Folder
Hanging Folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini
dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.
Fungsi : untuk menyimpan berkas atau surat-surat.

6. Stop Map
Stop Map yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.
Fungsi : Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif.

7. Folder
Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertical. Map ini
mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.
Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Snelhecter
Snelhecter yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai
daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang
disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip
yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
Fungsi :Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif dan
juga arsip aktif
9. Guide Arsip
Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai
berikut :
Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau
dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp
berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide
dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka
guide juga kecil.
Fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya
yang memiliki ukuran 15 x 10 cm dan sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan
folder / arsip yang ada di belakangnya, dan jumlahnya sebanyak pembagian pada sub
masalah.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.

Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok
utama (main subject).
Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan
kelompok sekunder (sub subject).
Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan
kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
10. Odner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat
jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang
lebih 500 lembar arsip/surat.
Fungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen penting
dari cara penyimpanan yang salah.

11. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi :
stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.
stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar
kertas.
stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar
kertas.
Fungsi : untuk menyatukan / membendel sejumlah kertas, sesuai dengan kemampuan dan
bentuk stapler
12. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama plastik, dan lain-lain.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelohecter atau ordner.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke
dalam ordner.
Fungsi untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
13. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk
dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.
Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih
dari 6 digit.
Fungsi : untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
14. Box Arsip
Box Arsip adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif.
Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu
disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral)
berderet ke samping.
Fungsi : untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal.
Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya
kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

15. Label Arsip

Label Arsip adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
16. Tickler file
Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam
arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga
dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
Fungsi :
a. Alat pengingat bagi petugas arsip
b. Menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
c. Menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.
17. Lemari Cardex
Lemari Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat
semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi
baja.
Fungsi : Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan
18. Laci Kartu
Laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-
kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci
dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

19. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-
bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini
 mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan
tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat
ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Fungsi : Menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD
(compact disk), kaset dan sebagainya.
20. Kartu tunjuk silang
Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip
yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan
memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda
21. roll o'pack
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam
penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang
memiliki arsip berjumlah sangat banyak
22. alat sortir
 Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan
disimpan ke dalam folder.
 Fungsi untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke
dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.