ANUM ASTUTI (219017495017)

LK 1: Lembar Kerja Belajar Mandiri

Judul Modul KEARSIPAN
Judul Kegiatan Belajar (KB) 1. Arsip dan Kearsipan
2. Kaidah Kearsipan
3. Peralatan Kearsipan
4. Evaluasi Kegiatan Pengelolaan
Kearsipan
No Butir Refleksi Respon/Jawaban
1 Daftar peta konsep (istilah KB 1
dan definisi) di modul ini

1. Arsip adalah setiap catatan tertulis,

tercetak dalam bentuk huruf, angka atau
gambar yang mempunyai arti atau
tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang disimpan
menurut suatu aturan sehingga apabila
diperlukan dapat dengan mudah
ditemukan
2. Archium artinya peti untuk menyimpan
sesuatu.
3. Archieve, artinya kumpulan warkat
4. record artinya catatan
5. file artinya sekumpulan
informasi/warkat.
6. Archief artinya warkat.
7. Archivalen artinya wakat.
8. System penyimpanan warkat (filling
system) adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman
untuk menyusun warkat-warkat
sehingga bila diperlukan lagi warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
9. Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya
mempunyai kegunaan sebagai bahan
ANUM ASTUTI (219017495017)

informasi, pemberitahuan. Contoh: surat

pengumuman.
10.Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat
digunakan sebagai bahan atau alat
pembuktian dalam peristiwa hukum.
Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian,
dan kuitansi.
11.Nilai historis, yaitu arsip yang dapat
menggambarkan suatu
kejadian/peristiwa dari masa lampau.
Contoh: teks proklamasi.
12.Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat
digunakan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penyelidikan. Contoh:
hasil karya tulis.
13.Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang
mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti
pembayaran pajak.
14.Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi,
bukan tindasan, bukan karbon kopinya
atau bukan salinan atau bukan
microfilmnya.
15.Arsip sekunder adalah arsip yang berupa
tindasan atau karbonkopinya, salinan
atau microfilmnya.
16.Arsip sentral adalah arsip yang disimpan
pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya.
17.Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya pada setiap bagian
organisasi.
18.Arsip tidak penting, yaitu arsip yang
hanya mempunyai kegunaan informasi.
Contoh: surat undangan dan surat
pemberitahuan.
19.Arsip biasa, yaitu arsip yang semula
penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat arsip yang diinformasikan itu
berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan
surat tagihan.
20.Arsip penting, yaitu arsip yang ada
hubungannya dengan masa lalu dan
masa yang akan datang, sehingga perlu
disimpan dalam waktu yang lama.
Contoh: surat perjanjian dan surat
kontrak.
21.Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip
yang dapat dijadikan alat pengingat
selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah).
Contoh: naskah proklamasi dan surat
keputusan hasil penelitian ilmiah.
22.Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya
ANUM ASTUTI (219017495017)

hanya boleh diketahui oleh orang

tertentu saja dalam suatu organisasi.
Contoh: hasil penilaian pegawai dan
strategi pemasaran.
23.Arsip dinamis, yaitu arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya,
atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi
Negara.
24.Arsip aktif, yaitu arsip yang
dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor.
25.Arsip semi aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaannya sudah
menurun, tetapi kadang-kadang masih
diperlukan.
26.Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang
sudah sangat jarang digunakan. Arsip
inaktif hanya digunakan sebagai
referensi atau pemberi keterangan
semata.
27.Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan
administrasi Negara.
28.Siklus hidup arsip adalah masa hidup
arsip, yan
meliputi lima fase, yaitu penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan,
dan disposis akhir.
29.Kearsipan adalah proses kegiatan atau
proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
dengan menggunakan sistem tertentu,
menemukan kembali dengan cepat dan
tepat, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan arsip
30.Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk
menghasilkan arsip, baik melalui
kegiatan mereka mengininformasi dalam
suatu media rekam tertentu untuk
dikomunikasikan dalam rangka
melaksanakan fungsi dan tugas
organisasi maupun kegiatan yang
berhubungan dengan pengaturan arsip
yang berasal dari pihak luar (organisasi
dan /atau individu).
31.Penggunaan dan pemeliharaan arsip
adalah kegiatan untuk menyajikan atau
ANUM ASTUTI (219017495017)

pemanfaatan arsip bagi kepentingan

organisasi dan kegiatan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip.
32.Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip karena frekuensi
penggunaannya sudah menurun atau
jarang digunakan dan sudah tidak
bernilai guna.
33.Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda
yang memuat daftar surat masuk
sekaligus surat keluar dalam satu
format.
34.Buku agenda berpasangan, yaitu buku
agenda yang lembar kanan untuk surat
masuk dan sebelah kiri untuk surat
keluar.
35.Buku agenda kembar, yaitu dengan
menyediakan 2 buku, satu buku untuk
surat masuk dan satu buku untuk surat
keluar.
36.Kartu kendali adalah selembar kertas
berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan
data-data suatu surat seperti indeks, isi
ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf,
tanggal terima, nomor urut, kode, dan
catatan.
37.Mengindeks adalah pekerjaan
menentukan pada nama apa atau subyek
apa, atau kata tangkap lainnya.
Penentuan kata tangkap ini tergantung
kepada system penyimpanan yang
dipergunakan
38.Reliable adalah keberadaan arsip dapat
dipercaya sehingga dapat dipergunakan
sebagai bahan pendukung pelaksanaan
kegiatan

KB 2
ANUM ASTUTI (219017495017)

1. Norma kearsipan adalah pedoman yang

mengatur segala sesuatu yang
berhubungan dengan kearsipan
2. Standar kearsipan adalah norma, aturan,
atau persyaratan yang dijadikan acuan
yang biasanya berupa dokumen rogmal
agar ada keseragaman dalam
pelaksanaannya
3. Prosedur kearsipan adalah ketentuan
yang mengatur segala bentuk
pelaksanaan kearsipan yang bertujuan
untuk mewujudkan tata kelola kearsipan
secara prosedural dan sistematis

KB 3

1. Peralatan kearsipan adalah alat atau

sarana yang digunakan dalam bidang
ANUM ASTUTI (219017495017)

kearsipan. Peralatan ini pada umumnya

tahan lama (dapat digunakan bertahum-
tahun) karena dibuat dengan bahan-
bahan yang kuat seperti logam, kayu,
aluminium, besi, plastik, dan
sebagainya.
2. Pengarsipan horizontal adalah
penempatan atau penyimpanan arsip
yang dilakukan secara mendatar saling
bertumpuk pada rak atau laci yang tidak
terlau dalam
3. Pengarsipan vertikal adalah penempatan
atau penyimpanan arsip yang dilakukan
secara tegak lurus dimana arsip disusun
berderet ke belakang
4. Pengarsipan lateral adalah penyimpanan
arsi dilakukan secara berdiri dimana
arsip disusun berderet menyamping

KB 4

1. Preservasi atau pemeliharaan arsip

adalah keseluruhan proses dan kinerja
dalam rangka perlindungan arsip
terhadap kerusakan arsip atau unsur
perusak dan restorasi atau perbaikan
bagian arsip yang rusak
2. Preservasi preventif adalah preservasi
yang bersifat pencegahan terhadap
kerusakan arsip melalui penyediaan
sarana dan prasarana, perlindungan
arsip serta metode pemeliharaan arsip
3. Reproduksi adalah melakukan
penggandaan arsip ke dalam satu jenis
atau media yang sama dengan cara alih
 ANUM ASTUTI (219017495017)
2 Daftar materi yang sulit
dipahami di modul ini
3 Daftar materi yang sering
mengalami miskonsepsi
media ke media yang berbeda
4. Preservasi kuratif adalah preservasi yang
bersifat pemeliharaan atau perbaikan
terhadap arsip yang mulai atau sudah
rusak sehingga usia arsip dapat
diperpanjang
5. Retensi arsip adalah jangka waktu
penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip
6. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang
memuat kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan
7. Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsiapan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan
1. Prosedur takah
2. Ruang lingkup preservasi preventif
3. Teknik perbaikan dan perawatan
4. Penyusutan arsip
1. Pengertian arsip, warkat, file
2. Perbedaan antara norma dan standar
3. Pemahaman pengarsipan horizontal dan
vertikal
4. Pemahaman mengenai retensi arsip dan
penyusutan arsip