MENINGKATKAN SISTEM KEARSIPAN DI SUBBAGIAN ORGANISASI,

TATA LAKSANA DAN KEPEGAWAIAN KANTOR WILAYAH

KEMENTRIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA BARAT

Untuk memenui sebagian persyaratan dalam rangka penyelesaian mata kuliah

Praktik Lapangan Manajemen Pendidikan (PLMP)

Oleh:

Deded Suryanto Eka Putra

14002034

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2017
 HALAMAN PENGESAHAN

MENINGKATKAN SISTEM KEARSIPAN DI SUBBAGIAN ORGANISASI,

TATA LAKSANA DAN KEPEGAWAIAN KANTOR WILAYAH
KEMENTRIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA BARAT

Oleh:
Deded Suryanto Eka Putra
14002034

Pembimbing Seminar :
1.
2.

Diketahui Oleh:
Koordinatr PLMP Pembimbing,

Dr. Rifma, M.Pd Dr. Ahmad Sabandi, M.Pd

Ketua Jurusan

Dra. Anisah, M.Pd

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan

karuniaNya penulis dapat menyelesaikan laporan praktek lapangan manajemen

Pendidikan (PLMP). Laporan ini merupakan tugas akhir pelaksanaan PLMP yang

merupakan mata kuliah wajib yang harus di ikuti oleh semua mahasiswa Jurusan

Administrasi Pendidikan.

Dalam penulisan laporan ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai

pihak, untuk itu penulis pada kesempatan ini banyak mengucapkan terimakasih

kepada :

1. Ibuk Dra. Anisah. M.Pd selaku ketua jurusan dan Bapak Dr. Hanif Al Kadri,
M.Pd selaku sekretaris jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu
Pendidikan Universitas Negeri Padang.
2. Ibuk Dr. Rifma, M.Pd, selaku koordinator magang Mahasiswa jurusan
Administrasi Pendidikan FIP UNP.
3. Bapak Dr. Ahmad Sabandi, M.Pd, selaku dosen pembimbing penulis dalam
melaksanakan PLMP dan juga pembimbing dalam menyelesaikan penulisan
laporan PLMP.
4. Ibuk Helmiyetti, S.Sos sebagai supervisor PLMP.
5. Semua pegawai di kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera
Barat.
Akhir kata penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih

banyak ketidaksempurnaan didalamnya, maka dari itu penulis mengaharapkan kritik

dan saran yang membangun guna memperbaiki penulisan selanjutnya.

Padang, 28 Agusutus 2017

Penulis,

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Arsip yang diletakkan di atas meja rapat........................................ 22

Gambar 2 : Arsip yang diletakkan di lantai....................................................... 22

Gambar 3 : Arsip yang diletakkan di bawah meja rapat dan di lantai ............... 23

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ i

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................................ 1
B. Tujuan Penulisan..................................................................................... 3
C. Manfaat Penulisan................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN LEMBAGA TEMPAT PLMP ........................................... 4
A. Deskripsi Geografis Kanwil Kemenag Provinsi Sumbar ........................ 4
B. Deskripsi Tugas ...................................................................................... 5
BAB III KEGIATAN MAHASISWA DI KANWIL KEMENAG PROVINSI
SUMBAR ............................................................................................. 17
A. Kegiatan Administratif.......................................................................... 17
B. Kegiatan Partsipatif............................................................................... 17
BAB IV ANALISIS KASUS ............................................................................... 19
A. Gambaran Kasus ................................................................................... 19
B. Penyebab Kasus .................................................................................... 24
C. Alternatif Penyelesaian Kasus .............................................................. 24
D. Penyelesaian kasus, faktor pendukung dan penghambat....................... 25
1. Penyelesaian kasus......................................................................... 25
2. Faktor Pendukung dan Penghambat Penyelesaian Kasus .............. 32
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 33
A. Kesimpulan ........................................................................................... 33
B. Saran ..................................................................................................... 34
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 35

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Suamtera Barat adalah

Instansi Vertikal Kementerian Agama yang berada di bawah dan bertanggung

jawab langsung kepada Menteri Agama yang mengurus segala bentuk

pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama.

Dalam suatu organisasi baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta

memiliki tujuan untuk dicapai begitupun dengan Kantor Wilayah Kemenag

sumbar memiliki tujuan untuk melayani dan melaksanakan bimbingan

kehidupan beragama di provinsi sumatera barat. Dalam mencapai tujuan ini

banyak sekali aspek yang perlu diperhatikan salah satunya adalah sistem

kearsipan. Dengan adanya sistem kearsipan yang baik maka organisasi akan

mudah mendapatkan informasi terdahulu untuk merencanakan strategi yang

lebih baik kedepannya.

Menurut Barthos (2007:1) arsip merupkan setiap catatan tulis baik itu

gambar atau bagan yang memuat keterangan keterangan menganai suatu

subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu

daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip adalah surat-surat,

faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi,

foto-foto dan lain sebagainya.

Sistem kearsipan berasal dari dua suku kata yaitu sistem dan arsip.

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah menjadi suatu kebulatan

untuk melaksanakan suatu fungsi (Syamsi, 2004:16). Arsip merupakan warkat

1
 2

yang disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan

lain-lain. Jadi sistem kearsipan adalah suatu rangkaian prosedur yang telah

direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip

dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan.

Arsip memiliki memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai pusat

informasi dan dokumentasi. Sebagai pusat informasi maka arsip dapat

membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai

sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk

membuat dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah yang dihadapi.

Tetapi berdasarkan pengamatan penulis pada Kantor Wilayah

Kementerian Agama Sumatera Barat sistem kersipan masih kurang aktif dan

kurang optimal. Hal tersebut disebabkan beberapa fenomena di bawah ini :

1. Arsip yang datang kurang ditata dengan baik, dimana arsip dan dokumen

tidak diletakkan berdasarkan kualifikasinya.

2. Kurang adanya tempat untuk arsip yang memadai, sehingga banyak arsip

yang diletakkan disembarang tempat

3. Kurangnya pengawasan dari pimpinan terkait pengelolaan arsip oleh

pegawai, terlihat dari arsip yang menumpuk di depan meja pegawai.

Dari uraian di atas penulis tertarik untuk mengangkat kasus tentang

Meningkatkan Sistem Kearsipan di Subbagian Organisasi, Tata laksana dan

Kepegawaian Kantor Wilayah Kementrian Agama Provisnsi Sumatera Barat

 3

B. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Mengidentidfikasi tentang masalah kurangnya pengelolaan arsip arsip yang

baik di Subbag Ortala dan Kepagawaian Kanwil Kemenag Sumbar.

2. Merumuskan alternatif penyelesaian masalah kurangnya pengelolaan arsip

arsip yang baik di Subbag Ortala dan Kepagawaian Kanwil Kemenag

Sumbar.

3. Menyajikan solusi terbaik diantara beberapa alternatif yang ada dalam

meningkatkan sistem kerasipan di Subbagian Organisasi, Tatalaksana, dan

Pegawai Kantor Wilayah Kementrian Agama Sumatera Barat.

C. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat yang diperoleh bukan hanya untuk penulis saja namun

dapat digunakan oleh berbagai pihak :

1. Bagi pegawai dapat digunakan sebagai acuan dalam menata dan mengelola

arsip dengan baik.

2. Bagi pimpinan dapat memfasilitasi pegawai bagaimana sistem pengarsipan

yang baik dan benar.

3. Menambah wawasan dan pengalaman praktis bagi pembaca

4. Menambah dan mengembangkan pengetahuan penulis dalam membaca

kasus serta mencari solusi atas kasus/masalah tersebut

 BAB II
TINJAUAN LEMBAGA TEMPAT PLMP

A. Deskripsi Geografis Kanwil Kemenag Provinsi Sumbar

Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat beralamat

di Jalan Kuini No. 79B, Padang Barat, Ujung Gurun. Padang. Ditinjau dari letak

geografisnya Kantor Wilayah Kemenag Provinsi Sumatera Barat terletak pada:

1. Sebalah utara : perumahan penduduk

2. Sebelah selatan : kantor Koran Harian Umum

3. Sebelah barat : Jalan Raya dan kantor Dinas Peternakan

4. Sebelah timur : perumahan penduduk

Bangunan atau gedung Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi

Sumatera Barat memiliki beberapa ruangan, dimana diantara ruangan tersebut

terdiri atas :

1. Ruangan KA Kanwil Kemenag Sumbar

2. Ruangan Kabag Tata Usaha

3. Ruangan Subbagian Ortala dan Kepegawaian

4. Ruangan Subbagian Perencanaan dan Keuangan

5. Ruangan Subbagian Umum

6. Ruangan Subbagian Humas

7. Ruangan Subbagian Hukum dan Kerukunan Umat Beragama

8. Ruangan Bidang Pendidikan Madrasah

9. Ruangan Bidang Pendidikan Keagamaan dan Agama Islam

10. Ruangan Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umroh

11. Ruanga Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat, dan Wakaf

4
 5

12. Ruangan Pembimbing Masyarakat Kristen

13. Ruangan Pembimbing Masyarakat Katolik

14. Ruangan Pembimbing Masyarakat Hindu

15. Ruangan Pembimbing Masyarakat Budha

16. Ruangan Musholla

17. Ruangan Kantin

B. Deskripsi Tugas

Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Suamtera Barat

mempunyai tugas melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian Agama dalam

Wilayah Provinsi berdasarkan kebijakan Menteri Agama dan Ketentuan

Peraturan Perundang-Undangan. Dalam melaksanakan tugas Kantor Wilayah

Kementerian Agama Provinsi menyelenggarakan fungsi :

1. Perumusan dan penetapan visi, misi, dan kebijakan teknis di bidang

pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada masyarakat di

provinsi;

2. Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang haji dan umrah;

3. Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang pendidikan madrasah,

pendidikan agama dan keagamaan;

4. Pembinaan kerukunan umat beragama

5. Perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan administrasi dan

informasi;

6. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan evaluasi

program; dan
 6

7. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait dan

lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanan tugas kementerian di

provinsi.

Adapun susunan organisasi Kantor Wilayah Kementerian Agama

Provinsi Sumatera Barat dan tugasnya terdiri atas:

1. Bagian Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan koordinasi

perumusan kebijakan teknis dan pelayanan administrasi keuangan dan

barang milik negara di lingkungan Kantor Wilayah Kementerian Agama

berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah

Kementerian Agama. Dalam menjalankan tugasnya tersebut Bagian Tata

Usaha memiliki fungsi antara lain:

a. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran,

serta laporan;

b. Pelaksanaan urusan keuangan;

c. Penyusunan organisasi dan tata laksana;

d. Pengelolaan urusan kepegawaian;

e. Penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum;

f. Pelaksanaan bimbingan kerukunan umat beragama;

g. Pelayanan informasi dan hubungan masyarakat; dan

h. Pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan,

dan pengelolaan barang milik/kekayaan negara pada Kantor

Wilayah Kementerian Agama.

 7

Di bagian Tata Usaha ada pembagian berupa subbagian untuk

membantu pimpinan dalam menjalankan tugasnya. Berikut subbagian-

subbagian tata usaha dan fungsinya:

a. Subbagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan

anggaran, evaluasi dan laporan, serta pelaksanaan urusan keuangan.

b. Subbagian Organisasi, Tata Laksana, dan mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan penyusunan organisasi dan tata laksana

serta pengelolaan urusan kepegawaian.

c. Subbagian Hukum dan Kerukunan Umat Beragama mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan penyusunan peraturan perundang-

undangan, bantuan hukum, dan pelaksanaan urusan kerukunan umat

beragama serta pelayanan masyarakat Khonghucu.

d. Subbagian Informasi dan Hubungan Masyarakat mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi

dan hubunga masyarakat.

e. Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan,

rumah tangga, perlengkapan, dan pemeliharan serta pengelolaan

barang milik/kekayaan negara.

2. Bidang Pendidikan Madrasah

Bidang Pendidikan Madrasah mempunyai tugas melaksanakan

pelayanan, bimbingan, dan pembinaan pengelolaan sistem informasi di

bidang pendidikan madrasah berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan

 8

oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama.

Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Pendidikan Madrasah

Menyelenggarakan fungsi:

a. penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di

bidang pendidikan madrasah;

b. pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di

bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan,

sarana prasarana, pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerja

sama, dan pengelolaan sistem informasi pendidikan madrasah; dan

c. evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan madrasah.

Di bidang Pendidikan Madrasah ada pembagian berupa seksi-seksi

untuk membantu pimpinan dalam menjalankan tugasnya. Berikut seksi-

seksi pendidikan madrasah dan fungsinya:

a. Seksi Kurikulum dan Evaluasi mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan

pembinaan di bidang kurikulum dan evaluasi pada RA, MI, MTs, MA,

dan MAK.

b. Seksi Pendidik dan Tenaga Kependidikan mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan

pembinaan di bidang pendidik dan tenaga kependidikan pada RA, MI,

MTs, MA, dan MAK.

c. Seksi Sarana dan Prasarana mempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di

 9

bidang sarana dan prasarana pada RA, MI, MTs, MA, dan MAK.

d. Seksi Kesiswaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang

pengembangan potensi siswa pada RA, MI, MTs, MA, dan MAK.

e. Seksi Kelembagaan dan Sistem Informasi Madrasah mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis,

dan pembinaan di bidang pengembangan kelembagaan, kerja sama,

serta pengelolaan sistem informasi pendidikan RA, MI, MTs, MA, dan

MAK.

3. Bidang Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam

Bidang Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam mempunyai tugas

melaksanakan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan, serta pengelolaan

sistem informasi di bidang pendidikan agama dan keagamaan Islam

berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah

Kementerian Agama.

Dalam melaksanakan tugas Pendidikan Agama dan Keagamaan

Islam menyelenggarakan fungsi:

a. penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di

bidang pendidikan agama dan keagamaan Islam;

b. pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di

bidang pendidikan agama Islam pada pendidikan anak usia dini, taman

kanakkanak, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan

diniyah, pendidikan al-Quran, dan pondok pesantren, serta pengelolaan

 10

sistem informasi pendidikan agama dan keagamaan Islam; dan

c. evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan agama

dan keagamaan.

Di bidang Pendidikan Agama dan Keagaan Islam ada pembagian

berupa seksi-seksi untuk membantu pimpinan dalam menjalankan

tugasnya. Berikut seksi-seksi pendidikan agama dan keagamaan islam dan

fungsinya:

a. Seksi Pendidikan Agama Islam pada Pendidikan Anak Usia Dini

dan Dasar mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan

pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pendidikan

agama Islam pada pendidikan anak usia dini dan dasar.

b. Seksi Pendidikan Agama Islam pada Pendidikan Menengah

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan,

bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pendidikan agama Islam

pada pendidikan menengah.

c. Seksi Pendidikan Diniyah dan Al-Quran mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan

pembinaan di bidang pendidikan diniyah takmiliyah, diniyah formal,

dan kesetaraan serta pendidikan al-Quran.

d. Seksi Pondok Pesantren mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang

pendidikan pondok pesantren.

e. Seksi Sistem Informasi Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam

 11

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan,

bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pengelolaan sistem

informasi pendidikan agama dan keagamaan Islam.

4. Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah

Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah mempunyai tugas

melaksanakan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan, serta pengelolaan

sistem informasi di bidang penyelenggaraan haji dan umrah berdasarkan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian

Agama.

Dalam melaksanakan tugasBidang Penyelenggaraan Haji dan

Umrah menyelenggarakan fungsi:

a. penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di

bidang penyelenggaraan haji dan umrah;

b. pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di

bidang pendaftaran, dokumen, akomodasi, transportasi, perlengkapan

haji, pengelolaan keuangan haji, pembinaan jemaah haji dan umrah,

serta

pengelolaan sistem informasi haji; dan

c. evaluasi dan penyusunan laporan di bidang penyelenggaraan haji dan

umrah.

Di bidang penyelenggaraan haji dan umroh ada pembagian berupa

seksi-seksi untuk membantu pimpinan dalam menjalankan tugasnya.

Berikut seksi-seksi penyelenggaraan haji dan umroh dan fungsinya:

 12

a. Seksi Pendaftaran dan Dokumen Haji mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan

pembinaan di bidang pendaftaran dan dokumen haji.

b. Seksi Pembinaan Haji dan Umrah mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan

pembinaan di bidang pembinaan haji dan umrah.

c. Seksi Akomodasi, Transportasi, dan Perlengkapan Haji mempunyai

tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan

teknis, dan pembinaan di bidang akomodasi, transportasi, dan

perlengkapan haji.

d. Seksi Pengelolaan Keuangan Haji mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan

pembinaan di bidang pengelolaan keuangan haji.

e. Seksi Sistem Informasi Haji mempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di

bidang pengelolaan sistem informasi haji dan umrah.

5. Bidang Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah

Bidang Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 ayat (1) huruf e mempunyai tugas

melaksanakan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang urusan

agama Islam dan pembinaan syariah serta pengelolaan sistem informasi

urusan agama Islam dan pembinaan syariah berdasarkan kebijakan teknis

yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama.

 13

Dalam melaksanakan tugas Bidang Urusan Agama Islam dan

Pembinaan Syariah menyelenggarakan fungsi:

a. penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di

bidang urusan agama Islam dan pembinaan syariah;

b. pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di

bidang kepenghuluan, pemberdayaan kantor urusan agama dan

keluarga sakinah, pemberdayaan masjid, produk halal, pembinaan

syariah, serta pengelolaan sistem informasi urusan agama Islam dan

pembinaan

syariah; dan

c. evaluasi dan penyusunan laporan di bidang urusan agama Islam

dan pembinaan Syariah

Di bidang urusan agama islam dan pembinaan syariah ada

pembagian berupa seksi-seksi untuk membantu pimpinan dalam

menjalankan tugasnya. Berikut seksi-seksi urusan agama islam dan

pembinaan syariah dan fungsinya:

a. Seksi Kepenghuluan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang

kepenghuluan.

b. Seksi Pemberdayaan Kantor Urusan Agama mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis,

dan pembinaan di bidang pemberdayaan kantor urusan agama.

c. Seksi Kemasjidan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

 14

pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang

kemasjidan.

d. Seksi Produk Halal mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang

produk halal.

e. Seksi Pembinaan Syariah dan Sistem Informasi Urusan Agama Islam

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan,

bimbingan teknis, dan pembinaan, serta pengelolaan sistem informasi

di bidang urusan agama Islam dan pembinaan syariah.

6. Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat, dan Wakaf

Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat, dan Wakaf mempunyai

tugas melaksanakan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang

penerangan agama Islam, pemberdayaan zakat dan wakaf serta pengelolaan

sistem informasi penerangan agama Islam, zakat, dan wakaf berdasarkan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian

Agama.

Dalam melaksanakan tugas Bidang Penerangan Agama Islam,

Zakat, dan Wakaf menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di

bidang penerangan agama Islam, zakat, dan wakaf;

b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di

bidang penerangan dan penyuluhan agama Islam, kemitraan umat

dan publikasi dakwah, hari besar Islam, seni budaya Islam, musabaqah
 15

al-Quran dan al-Hadits, zakat, dan wakaf, serta pengelolaan

sistem informasi penerangan agama Islam zakat, dan wakaf; dan

c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang penerangan agama Islam,

zakat, dan wakaf.

Di bidang penerangan agama islam, zakat dan wakaf ada pembagian

berupa seksi-seksi untuk membantu pimpinan dalam menjalankan

tugasnya. Berikut seksi-seksi beserta fungsinya:

a. Seksi Penerangan dan Penyuluhan Agama Islam mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis,

dan pembinaan di bidang penerangan dan penyuluhan agama Islam.

b. Seksi Kemitraan Umat, Publikasi Dakwah dan Hari Besar Agama

Islam mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan

pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang kemitraan umat

Islam, publikasi dakwah dan hari besar Islam.

c. Seksi Pengembangan Seni Budaya Islam, Musabaqah Al-Quran dan

Al- Hadits mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan

pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pengembangan

seni budaya Islam, musabaqoh al-Quran dan al-Hadits.

d. Seksi Pemberdayaan Zakat mempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di

bidang pemberdayaan zakat.

e. Seksi Pemberdayaan Wakaf mempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di

 16

bidang pemberdayaan wakaf serta pengelolaan sistem informasi

penerangan agama Islam, zakat, dan wakaf.

7. Pembimbing Masyarakat Kristen

Pembimbing Masyarakat Kristen mempunyai tugas melaksanakan

pelayanan, bimbingan, pembinaan dan pengelolaan sistem informasi di

bidang bimbingan masyarakat Kristen berdasarkan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama.

8. Pembimbing Masyarakat Katolik

Pembimbing Masyarakat Katolik mempunyai tugas melaksanakan

pelayanan, bimbingan, pembinaan dan pengelolaan sistem informasi di

bidang bimbingan masyarakat Katolik berdasarkan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama.

9. Pembimbing Masyarakat Hindu

Pembimbing Masyarakat Hindu mempunyai tugas melaksanakan

pelayanan, bimbingan, pembinaan dan pengelolaan sistem informasi di

bidang bimbingan masyarakat Hindu berdasarkan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama.

10. Pembimbing Masyarakat Buddha

Pembimbing Masyarakat Budha mempunyai tugas melaksanakan

pelayanan, bimbingan, pembinaan dan pengelolaan sistem informasi di

bidang bimbingan masyarakat Budha berdasarkan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama

11. Kelompok Jabatan Fungsional.

 BAB III
KEGIATAN MAHASISWA DI KANWIL KEMENAG PROVINSI SUMBAR

A. Kegiatan Administratif

Adapun Kegiatan rutinitas yang tergolong kepada kegiatan administratif

setiap hari penulis lakukan di Kantor Wilayah Kemntrian Agama Provinsi

Sumatera Barat adalah sebagai Berikut:

1. Membantu mengantarkan surat untuk ditanda tangani Kabag Tata Usaha

2. Membantu megarsipkan surat masuk dan surat keluar

3. Membantu mengarsipkan SK Kenaikan Pangkat Guru

4. Membantu membuat daftar hadir diklat guru se-provinsi Sumatera Barat

5. Membantu merekap berkas-berkas kenaikan pangkat guru

6. Membantu menghitung angka kredit kenaikan pengkat guru

7. Membantu menginput data kenaikan pangkat guru

8. Membantu membuat SK kenaikan pangkat guru

9. Membantu membuat pengantar usulan kenaikan pangkat SK Fungsional

Guru dan pegawai

B. Kegiatan Partsipatif

Adapun bentuk kegiatan partisipatif yang penulis lakukan pada saat

PLMP di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat adalah

sebagai berikut :

1. Melaksanakan apel pagi setiap hari senin pada pukul 07:30 WIB dan hari

jumat pada pukul 16:30 WIB

2. Mengikuti kegiatan Wirid Setiap hari Jumaat

3. Mengikuti kegiatan Kultum Setiap Hari setelah Zuhur pada bulan puasa

17
 18

4. Mengikuti kegiatan makan bersama di Dinas Pendidikan Kota Solok

Pada pelaksanaan PLMP ini, penulis mendapatkan banyak pengetahuan,

yang pada saat kuliah penulis hanya mendapatkan teori-teori saja, dan pada saat

PLMP inilah penulis mendapatkan kondisi nyata atau suasana kantor yang

sebenarnya. Kegiatan-kegiatan diatas merupakan pengalaman baru bagi penulis

dan menjadi pelajaran sehingga tidak canggung saat bekerja nantinya.

 BAB IV
ANALISIS KASUS

A. Gambaran Kasus

Dalam setiap organisasi tidak bisa dilepaskan dengan yang namanya

arsip, kearsipan, dan sistem kearsipan. Arsip merupakan suatu kumpulan warkat

yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap

kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali (Liang Gie, 2000:18).

Menurut Barthos (2007:1) arsip merupkan setiap catatan tulis baik itu gambar

atau bagan yang memuat keterangan keterangan menganai suatu subyek

(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip adalah surat-surat, faktur,

pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-

foto dan lain sebagainya.

Hal senada juga dituturkan oleh Wiyasa (2003:79) dimana arsip adalah

kumpulan berkas baik bentuk tulisan maupun benda gambar yang diatur,

diklasifikasikan, ditata, diatur, dan disimpan secara sistematis agar setiap kali

diperlukan dapat segera ditemukan lagi.

Menurut UU No. 7/1971/pasal 1 dalam Sedarmayanti

(2001:185)

a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

19
 20

swasta dan atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemertintahan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan arsip merupakan kumpulan kertas

atau dokumen yang memiliki arti penting bagi organisasi pemerintah maupun

swasta yang ditata dan disusun secara sistematis sehingga dapat dengan mudah

ditemukan kembali.

Kearsipan (filling) adalah mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai

dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat (Abubakar, Hadi, 1985: 66).

Jadi, kearsipan adalah cara kerja dalam mengatur dan menyusun semua berkas

sesuai dengan pengelompokan masing-masing arsip.

Sedangkan sistem kearsipan berasal dari dua suku kata yaitu sistem dan

arsip. Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah menjadi suatu

kebulatan untuk melaksanakan suatu fungsi (Syamsi, 2004:16). Menurut Kamus

Besar Bahasa Indonesia, sistem adalah perangkat unsur yg secara teratur saling

berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Arsip merupakan warkat yang

disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-

lain. Jadi sistem kearsipan adalah suatu rangkaian prosedur yang telah

direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip

dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan.

Arsip memiliki fungsi yang sangat penting seperti yang diutarakan oleh

Widjaja (1993:1) arsip memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai pusat
 21

informasi dan dokumentasi. Sebagai pusat informasi maka arsip dapat

membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai

sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk

membuat dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah yang dihadapi.

Menurut sefarmayanti (2003:19) mengemukan fungsi arsip meliputi:

a. Alat utama ingatan organisasi

b. Bahan atau alat pembuktian

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

d. Barometer kegiatan organisasi megingat setiap kali kegiatan organisasi

menghasilkan arsip

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah dan lainnya

Dari dua uraian di atas terkait tentang fungsi dari arsip, dapat

disimpulkan bahwa arsip memiliki fungsi yang teramat penting dalam kegiatan

organisai karena arsip dapat menjadi alat bukti dan pengingat terkait kegiatan

yang dilaksanakan oleh organisasi.

Selain itu arsip juga memiliki tujuan antara lain untuk menjamin

keselamatan penanggungjawaban bahan nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan serta menyediakan

bahan penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos

2007:12).

Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003:185) tujuan penataan arsip

adalah:

a. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
 22

b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil

guna.

Namun berdasalkan hasil pantauan dan pengamatan penulis selama

melaksanakan Praktek Lapangan Manajemen Pendidikan (PLMP) di Kantor

Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat Subbagian Organisasi

Tata laksana dan kepegawaian kurang menerapkan pengarsipan yang baik,

terlihat dari dokumen-dokumen yang hanya diletakkan di lantai, di atas meja

rapat, dan di bawah meja pegawai seperti gambar di bawah ini

Gambar 1 : Arsip yang diletakkan di atas meja rapat

Gambar 2 : Arsip yang diletakkan di lantai

 23

Gambar 3 : Arsip yang diletakkan di bawah meja rapat dan di lantai

Di subbagian Ortala dan kepegawaian Kanwil Kemenag Sumbar tidak

memiliki pengkualifikasian arsip yang sesuai dengan aturan sehingga pada

suatu kejadian ketika kantor wilayah dari kabupaten salah mengambil dokumen

sehingga terbawa dokumen yang salah. Hal ini sangat memprihatinkan karena

dokumen-dokumen yang ada di subbagian Organisai, tata laksana dan

Kepegawaian merupakan dokumen yang berkaitan dengan kenaikan pangkat

guru.

Selain itu dengan tidak adanya proses pengarsipan yang baik dan sistem

pengarsipan yang jelas maka akan mengakibatkan terlambatnya kerja karyawan

dalam mengelola arsip lama ketika akan digunakan lagi karena harus mencari

satu persatu. Hal serupa juga terjadi ketika ada guru-guru yang akan mengambil

dan mengantarkan kekurangan berkas kenaikan pangkat, pegawai susah

mencari arsip yang lama, selain itu juga akan memakan waktu yang lama dan

menyusahkan ketika penyusunannya karena tidak ada sistem yang jelas dalam

menyusunnya.

Arsip-arsip yang ada di subbagian Organisasi, Tatalaksana, dan

 24

Kepagawaian juga tidak dikelola dengan baik sehingga ada arsip-arsip yang

rusak dan hilang. Selain itu arsip-arsip juga tidak memiliki tempat khusus untuk

menyimpannya hal itulah yang membuat arsip menjadi rusak.

B. Penyebab Kasus

Berdasarkan analisa dan pengamatan penulis selama mengikuti Praktek

Lapangan Manajemen Pendidikan di Kantor Wilayah Kementrian Agama

Provinsi Sumatera Barat, ada beberapa hal penyebab timbulnya kasus

berdasarkan fenomena di atas antara lain:

1. Tidak adanya pegawai khusus dalam mengelola arsip di Subbag Ortala dan

Kepegawaian Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat.

2. Kurangnya fasilitas atau sarana dan prasarana dalam menunjang

pengelolaan arsip di Subbag Ortala dan Kepegawaian Kantor Wilayah

Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat.

3. Kurangnya pengawasan dari pimpinan terkait pengelolaan arsip.

C. Alternatif Penyelesaian Kasus

Dari penyebab kasus di atas maka penulis dapat memaparkan beberapa

alternatif penyelesaiain kasus tersebut antara lain:

1. Perlu adanya perekrutan pegawai khusus dalam mengelola arsip.

2. Meningkatkan fasilitas atau sarana dan prasarana dalam mengelola arsip

3. Perlu adanya pengawasan yang ketat oleh pimpinan terkait pengelolaan

arsip oleh pegawai di Subbag Ortala dan Kepegawaian Kantor Wilayah

Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat.

 25

D. Penyelesaian kasus, faktor pendukung dan penghambat

1. Penyelesaian kasus

Dari beberapa alternatif penyelesaian kasus yang penulis paparkan

di atas maka penulis dapat menyimpulkan alternatif yang tepat dalam

mengaktifkan sistim pengarsipan di Subbagian Organisasi, Tatalaksana dan

Kepegawaian Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat

adalah alternatif nomor dua yaitu meningkatkan kemampuan pegawai

dalam menerapkan sistem kearsipan secara benar dan tepat.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan

kertas- kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut

aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga

setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali

dengan mudah dan cepat.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam (Wursanto,

1991:47) arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara,

gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam

bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala

penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu

organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,

kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan- keputusan, prosedur-prosedur,

pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena

pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Sedangkan sistem kearsipan merupakan suatu rangkaian prosedur

 26

yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip,

sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat

apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan, tidak dapat lepas

kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya setiap jenis arsip akan

melewati siklus hidup arsip sebagai berikut:

a. Tahap Penciptaan Arsip

Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat kemudian digunakan

sebagai media penyampaian informasi, sebagai dasar perencanaan,

pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain

sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama diterima dari

organisasi/instansi maupun seseorang yang berasal dari luar

organisai/instansi. Kedua, diciptakan dari internal organisai/intansi

tersebut.

b. Tahap Pemanfaatan Arsip

Pada tahap ini, arsip dapat dikatagorikan sebagai arsip

dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis

dapat dikatagorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang

frekuensi pengunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan

administrasi sehari-hari (terus-menerus). Dan arsip dinamis inaktif

ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

(jarang) dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Sedangkan

 27

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip

tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan

disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau.

c. Tahap Penyimpanan

Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-

waktu dibutuhkan dikemudian hari. Ingat to file and to find.

d. Tahap Pemindahan Arsip

Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja

arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip

dinamakan dinamis aktif. Namun demikian arsip tidak slalu secara

terus- menerus digunakan, maka perlu di musnahkan atau

dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat

dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif tetapi masih dalam ruang

lingkup kantor.

e. Tahap Pemusnahan Arsip

Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan, Beraneka

ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang

sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan membakar arsip.

Sutrisno dan Renaldi dalam Manajemen Paerkantoran Modern

(2006:68)

Kelima tahap tersebut sejatinya dilalui oleh setiap jenis arsip.

Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara

 28

serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi

tidak efektif.

Selain itu menurut Sukoco ( 2007:43 ) ada tiga sistem

penyimpanan dokumen atau arsip yaitu :

a. Sistem Sentralisasi

Yaitu semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan unit

bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat

menghubungiuntuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan

keperluan yang dimaksud.

Kelebihannya :

1) Mencegah duplikasi.

2) Layanan yang lebih baik.

3) Menghemat waktu, ruangan, peralatan dan alat tulis kantor.

4) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

5) Pelayanan dokumen dibawah satu atap.

Kerugiannya :

1) Kesulitan fisik.

2) Kebocoran informasi.

3) Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.

4) Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

a. Sistem Desentralisasi

Yaitu menyerahkan pengolahan dan penyimpanan dokumen

pada masing- masing unit.

 29

Kelebihannya :

1) Dekat dengan pemakai sehingga dapat langsung diawasi dan

si pemakai dapat langsung memakainya.

2) Sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah

bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.

3) Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas.

Kerugiannya :

4) Pengawasan sulit dilakukan karena letak dokumen yang tersebar di

masing-masing bagian.

5) Duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya duplikasi

ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor.

6) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

b. Sistem Kombinasi

Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di

bawah kontrol sistem terpusat. Arsip yang bersifat umum atau

dibutuhkan oleh semua unit disimpan di pusat arsip organisasi

sedangkan arsip yang bersifat khusus disimpan dimasing-masing unit.

Selanjutnya Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem tata

cara mengarsip surat, yaitu :

a. Sistem Abjad, adalah suatu sistem untuk menyusun arsip dalam urutan

A sampai Z. Untuk dapat menyusun arsip tersebut dibagi 4 golongan

yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi

 30

pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.

b. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen

disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan,

koresponden dan sebagainya.

c. Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan arsip

dimana surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.

d. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung,

karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka

petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-daftar kelompok masalah-

masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor

dibelakangnya.

e. Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan arsip

atau surat-surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat

tersebut. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang

paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

Diantara kelima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem

abjad merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat

kecuali bagi sistem kronologis. Dengan adanya laporan ini diharapkan

sistem pengarsipan di kantor subbagian Kanwil Kemenag Provinsi Sumbar

dapat diterapkan secara baik dan benar. Di atas sudah dijelaskan sistem

pengarsipan terdiri dari sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek,

sistem nomor dan sistem kronologi.

Arsip memiliki fungsi dan tujuan yang sangat krusial bagi

 31

organisasi. Menurut Widjaja (1993:1) fungsi arsip yang sangat penting

yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber

informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang

lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat

dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil

keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang dihadapi.

Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi :

a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian.

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan

umumnya menghasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari kedua uraian di atas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat

nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya

sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat

berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil

keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang. Kenyataan ini

disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi.

Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2007:12).

 32

2. Faktor Pendukung dan Penghambat Penyelesaian Kasus

Berdasarkan gambaran kasus di atas penulis melihat adanya faktor

pendukung dan penghambat alternatif yang penulis pilih dalam

penyelesaian kasus ini adalah:

a. Faktor pendukung

1) Sistem kerasipan memiliki peranan penting dalam perkembangan

suatu organisasi

2) Sistem kerasipan yang baik dapat memudahkan organisasi dalam

mencari informasi

3) Dengan adanya sistem kerasipan yang baik maka arsip-arsip lama

tidak hilang dan rusak dengan mudah

b. Faktor penghambat

1) Sulitnya merubah kebiasaan atau budaya yang sudah melekat dalam

organisasi

2) Kurangnya perhatian dari pimpinan

3) Kurangnya pengetahuan pegawai terkait pentingnya kearsipan dan

sistem kearsipan
 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan kasus diatas dapat disimpulkan bahwasanya

pengarsipan merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi karena

seperti yang sudah dijelaskan bahwasanya arsip memiliki peranan dan fungsi

yang sangat membantu pimpinan dalam menentukan dan mengambil keputusan

untuk kemajuan suatu organisasi. Namun dalam kenyataannya masih banyak

terjadi permasalahan dalam penerapan sistem pengarsipan. Permasalahan yang

terjadi adalah rendahnya kemampuan pegawai Kantor Wilayah Kementrian

Agama Provinsi Sumatera Barat

Penyebab dari permasalahan adalah pegawai kurang memahami

bagaimana mengelola arsip dan sistem kearsipan yang baik, pegawai kurang

memahami arti penting dari mengelola arsip, kurangnya pengawasan dari

pimpinan terkait pengelolaan arsip terlihat dari kualitas pengelolaan arsip oleh

pegawai yang kurang dari kata baik.

Alternatif penyelesaian masalah yaitu perlu adanya pengaturan prosedur

pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat oleh pimpinan, meningkatkan

kemampuan pegawai dalam menerapkan sistim kearsipan secara benar dan

tepat, meningkatkan kesadaran pegawai tentang pentingnya suatu arsip bagi

organisasi, secara rutin melakukan / diadakan perawatan dan pencegahan

kerusakan, dan fasilitas arsip harus memenuhi syarat.

Penyelesaian kasus yang dapat dilakukan dalam mengaktifkan sistim

pengarsipan di Subbagian Organisasi, Tatalaksana dan Kepegawaian Kantor

33
 34

Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Barat adalah meningkatkan

kemampuan pegawai dalam menerapkan sistem kearsipan secara benar dan

tepat.

B. Saran

Berdasarkan penyelesaian kasus yang telah penulis sajikan diatas,

beberapa hal yang dirasa perlu untuk dijadikan saran atau masukan:

1. Pimpinan harus cepat tanggap terhadap permasalahan yang terjadi didalam

organisasinya.

2. Seorang pimpinan hendaknya memberikan perhatian dan pengawasan

terhadap kinerja pegawainya

3. Para karyawan/pegawai hendaknya harus sadar dengan apa yang menjadi

kewajiban dan tanggung jawabnya.

 DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta:
Djambatan.

Barthos, Basir. 2007. Majamen Kerasipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modern Liberty

Moekijat. 2002. Manajemen Tenaga Kerja dan Hubungan Kerja. Bandung: Pionir
Jaya.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,

cetakan ketiga. Bandung. Mandar Maju

Soetrisno. Brisma Renaldi. 2006. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya: Erlangga.

Syamsi, Ibnu. 2004. Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja Edivisi Revisi. Jakarta:
Sinar Grafika.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.

Widjaja, AW. 1993. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta: Bumi Aksara.

Wursanto. 1991. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius

35