YAYASAN PENDIDIKAN LANCANG KUNING

LAKSAMANA RAJA DI LAUT

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)
LANCANG KUNING DUMAI

PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA PT. RAJA

KENCANA INDONESIA

LAPORAN MAGANG

Oleh:

WIDYA KUSUMA PRATIWI

NIM : 1710090811191

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

TAHUN 2021
 LEMBARAN PERSETUJUAN

LAPORAN MAGANG

Nama Mahasiswa :WIDYA KUSUMA PRATIWI

No. Induk Mahasiswa :1710090811191

Program Studi :Ilmu Administrasi Negara

Lokasi Magang :PT. Raja Kencana Indonesia Jl.

Soekarno hatta, kecamatan bukit

kapur, kelurahan Bagan besar, kota

Dumai

Judul Laporan Magang :Pelaksanaan pengelolaan kearsipan

pada PT. Raja Kencana Indonesia

Berdasarkan hasil pelaksanaan bimbingan dan pemeriksaan atas

laporan magang disusun mahasiswa yang mengikuti program magang

STIA Lancang Kuning Dumai Tahun Akademis 2020/2021 telah layak

untuk diserahkan kepada dosen koordinator program magang.

Dumai, 05 Juli 2021

Dosen Pemantau dan Evaluasi Magang

E.Maznah Hijeriah,S.sos.,M.Si
 i

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur atas kehadirat Alah SWT yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan magang pada Dinas Pemadam Kebakaran

Kabupaten Benkalis, selama kurang lebih satu bulan dan diajukan unuk

memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Sarjana (S1)

jurusan Administrasi Negara pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA)

Lancang Kuning Dumai

Penulis menyadari sepenuhnya bahwasannya laporan magang ini

masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, hal ini

disebabkan kemampuan dan pengetahuan penulis yang terbatas untuk itu

penulis mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca yang dapat

membantu menyempurnakan penulisan ini, agar laporan magang dapat

bermanfaat bagi kita semua.

Penulis juga tidak lupa bahwasannya didalam penulisan ini tidak

terlepas dari bantuan dan dorongan dari beberapa pihak, baik langsung

maupun tidak langsung. Oleh karena ini pada kesempatan ini penulis

mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Latip,S.Sos., M.Si selaku Pembantu Ketua Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi Lancang Kungin Dumai yang telah memberikan banyak

motivasi kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan ini.

2. Ibu Dewi Jannah, S.Sos., M.Si selaku pembantu Ketua Sekolah Tinggi

Ilmu Administrasi (STIA) Lancang Kuning Dumai yang telah

 ii

memberikan motivasi dan dorongan kepada penulis untuk

menyelesaikan penulisan ini.

3. Bapak Wihendri, S.Pd., M.Si selaku ketua Program Studi Sekolah

Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Lancang Kuning Dumai yang telah

memberikan banyak arahan, petunjuk dan motivasi kepada penulis.

4. Ibu E. Maznah Hijeriah. S.Sos., M.Si selaku Dosen Pembimbing

sekaligus Dosen Mata kuliah Magang yang telah memberikan motivasi

dan dorongan serta melangkan waktu, tenaga, fikiran dan bantuannya

kepada penulis untuk menyelesaikan penulisan ini.

5. Bpk/Ibu Dosen Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lancang Kuning

Laksamana Raja Dilaut Dumai yang telah banyak memberikan

pandangan serta masukan yang sangat berarti bagi penyelesaian

penulisan ini.

6. Bapak Raja Said Aslam Selaku Direktur Utama PT. Raja Kencana

Indonesia yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk

dapat melaksanakan Magang Di Dinas Pemadam Kebakaran

Kabupaten Bengkalis.

7. Seluruh karyawan PT. Raja Kencana Indonesia yang telah

mendukung kegiatan magang ini.

8. Kedua orang tua tercinta, ayahanda Ismail Indra dan Ibunda Suherni

yang senantiasa mengiring setiap langkah dengan do’a, berjuang,

memberikan semangat, serta motivasi untuk penulis.

 iii

9. Teman-teman yang telah banyak memberikan bantuan kepada

Penulis, semoga mendapatkan imbalan yang setimpal dari Allah SWT.

Dumai, 30 Juni 2021

WIDYA KUSUMA PRATIWI

Nim. 1710090811191
 iv

DAFTAR ISI

HALAMAN

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN MAGANG

KATA PENGANTAR ........................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................ iv

DAFTAR TABEL ................................................................................. vi

DAFTAR BAGAN ................................................................................ vii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................. viii

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran ........................................................................ 1

B. Rumusan Masalah .................................................................... 10

C. Tujuan dan Manfaat Magang .................................................... 10

BAB II GAMBARAN UMUM PT. RAJA KENCANA INDONESIA

A. Sejarah PT. Raja Kencana Indonesia ........................................ 12

B. Visi dan Misi PT. Raja Kencana Indonesia ................................ 14

C. Struktur Organisasi ................................................................... 14

D. Tugas Pokok dan Fungsi .......................................................... 17

E. Keadaan dan Komposisi Pegawai ............................................. 19

F. Sarana dan Prasarana .............................................................. 22

BAB III PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEARSIPAN PT. RAJA

KENCANA INDONESIA

A. Pendekatan Teoritis .................................................................. 26

 v

B. Pendekatan Strategis ................................................................ 52

C. Faktor Pendukung dan Penghambat ......................................... 54

BAB IV KESIMPULAN

A. Kesimpulan ............................................................................... 57

B. Saran ........................................................................................ 58

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 vi

DAFTAR TABEL

Table II. 1 Komposisi karyawan PT. Raja Kencana

Indonesia berdasarkan Jenis Kelamin ............................... 20

Tabel II. 2 komposisi karyawan PT. Raja Kencana

Indonesia berdasarkan tingkat pendidikan ........................ 21

Tabel II. 3 Komposisi sarana ringan PT. Raja Kencana Indonesia ..... 22

Tabel II. 4 Komposisi sarana berat PT. Raja Kencana Indonesia ...... 23

Tabel II.5 Komposisi Prasarana PT. Raja Kencana Indonesia .......... 24

 vii

DAFTAR BAGAN

Bagan II.1 Struktur Organisasi pada PT. Raja Kencana Indonesia ..... …16
 viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1 Tempat Penyimpanan Arsip .............................................. 7

Gambar I.2 Lemari Arsip....................................................................... 8

Gambar Il.1 Logo PT. Raja Kencana Indonesia .................................... 13

 ix

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keterangan Selesai Magang

2. Kartu Konsultasi Bimbingan Magang Mahasiswa

3. Agenda Kegiatan Harian Magang Mahasiswa

 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran

Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta dalam mencapai

tujuannya harus didukung oleh administrasi perkantoran yang terdiri dari

segenap pekerjaan kantor (office work). Administrasi perkantoran dalam

arti sempit meliputi semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan

dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi

pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Kegiatan tata usaha mencakup pencatatan dan penyusunan keterangan-

keterangan untuk digunakan secara langsung sebagai bahan informasi

bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan.

Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud enam

pola, seperti menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim,

dan menyimpan (kearsipan). Kegiatan tersebut hampir seluruhnya

menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan

administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Kearsipan

merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pekerjaan kantor. Surat

berisi informasi yang penting bagi organisasi.

Jika surat telah diproses selanjutnya surat tersebut harus disimpan

dengan baik. Surat–surat atau informasi tersebut tidak boleh hilang,

 2

disinilah pentingnya salah satu kegiatan administrasi perkantoran yaitu

mengelola arsip.

Secara etimologi, arsip merupakan setiap catatan (record/warkat)

yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau

gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan

komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer dan

lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan

dapat ditemukan dengan mudah.

Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara

sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat

ditemukan kembali. Sehingga arsip memegang peranan penting dalam

suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi dalam

kehidupan dan perkembangan informasi antara lain tentang kegiatan-

kegiatan yang telah berlangsung dalam suatu organisasi.

Penggunaan arsip tidak hanya dalam suatu organisasi pemerintah

atau swasta atau dalam lingkup yang besar saja tetapi dalam lingkup yang

lebih kecil seperti rumah tangga sekalipun akan terlibat dengan arsip

misalnya kuitansi, ijazah, sertifikat dan lain-lain. Sebab tidaklah mungkin

seseorang mengingat segala sesuatu dengan baik dan benar apalagi

yang berupa tulisan. Sehingga arsip dapat dipakai sebagai alat bantu

untuk mengingat baik itu dalam keperluan administrasi, hukum,

kepentingan pembuktian yang otentik dan sebagainya.

 3

Dalam sebuah organisasi, arsip diperlukan untuk memberi pelayanan

kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal dalam organisasi

tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan

yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat

dalam sebuah organisasi. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari

sebuah organisasi, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam

informasi yang sudah dimiliki organisasi tersebut sehingga dapat

ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang

ada secara maksimal.

Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan

salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu

mencapai efisiensi pekerjaan. Namun sayangnya banyak orang

menganggap pengelolaan kearsipan ini merupakan pekerjaan yang

mudah dan hanya berkisar soal bagaimana menyimpan suatu data/surat

ke dalam suatu file box, padahal pengelolaan kearsipan membutuhkan

penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi.

Seiring dengan perkembangan organisasi, maka kegiatan-kegiatan

dalam organisasi tersebut bertambah. Sehingga diperlukan suatu

pengelolaan arsip yang baik. Sering kita jumpai bahwa dalam bidang

administrasi yang harus mengolah suatu persoalan sering tersendat-

sendat prosesnya. Karena surat-surat atau arsip yang bersangkutan

sedang diperlukan belum diketemukan yang mengandung data atau

informasi sebagai penunjang persoalan yang sedang dihadapi. Agar arsip

 4

dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka diperlukan suatu

administrasi kearsipan.

Administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam

organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam

rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian,

pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya.

Ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum

melakukan penataan arsip dengan baik meskipun administrasi kearsipan

memiliki peranan yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi

tersebut. Bagi suatu organisasi, tanpa adanya pelaksanaan administrasi

kearsipan yang teratur maka hampir seluruh aktivitas organisasi akan

tertahan atau macet. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya

ditumpuk begitu saja, sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali

apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Fenomena ini biasanya terjadi di instansi atau perusahaan besar yang

mempunyai volume pekerjaan administrasi lebih tinggi. Organisasi

pemerintah yang umumnya berfungsi melayani kepentingan umum

merupakan tempat-tempat yang memerlukan penataan arsip yang sebaik-

baiknya. Jika tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan akan berjalan

dengan lamban dan tidak memuaskan.

Beberapa faktor yang menyebabkan organisasi belum atau tidak

melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain

 5

adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya

arsip dalam suatu organisasi. Kemungkinan lain adalah tidak tersedianya

pegawai yang ahli dalam kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana

pendukung sebagai fasilitas kearsipan seperti lemari arsip, rak, folder dan

lain-lain juga ikut mempengaruhi pelaksanaan administrasi kearsipan.

Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang

khusus dalam jaringan informasi, maka dipandang perlu untuk segera

memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya

arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali. Supaya semua

proses dalam administasi kearsipan tersebut dapat berjalan dengan baik

dan dapat memberikan kelancaran kegiatan organisasi, maka sistem

kearsipan harus dibenahi dan dirubah dengan sistem yang lebih cocok.

Sehingga bidang kearsipan benar-benar dapat membantu kelancaran

kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Dalam dunia bisnis maupun pemerintahan terdapat kegiatan yang

mana memerlukan catatan dokumen sehingga menghasilkan data dan

informasi yang disebut dengan kegiatan kearsipan. Arsip merupakan

kumpulan data dan informasi yang penting dan diperlukan oleh setiap

organisasi baik secara manual ataupun secara komputerisasi. Arsip perlu

di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu nilai kegunaan agar

setiap kali diperlukan secara cepat dapat ditemukan kembali.

Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu

organisasi atau perusahaan. Khususnya dalam hubungan dengan

 6

kemungkinan diperlukannya arsip pada waktu mendatang, baik dalam

rangka perencanaan, pengembangan, maupun perubahan perusahaan

karena arsip berfungsi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan bagi

organisasi atau perusahaan dan memiliki peranan penting dalam setiap

organisasi untuk membantu kelancaran tugas dan pekerjaan dari setiap

bagian-bagian kerja. Secara etimologi, arsip merupakan setiap catatan

(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,

angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai

bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media

computer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga

apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Pelaksanaan kegiatan kearsipan dapat menentukan keberhasilan

organisasi dalam mencapai tujuannya.Karena dengan kegiatan kearsipan

dapat diperoleh informasi dan keputusan serta pertanggung jawaban yang

baik.Pada pasal 3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin

terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI (Arsip

Nasional Republik Indonesia) sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

Sebagai salah satu perusahaan bongkar muat PT Raja Kencana

Indonesia memiliki informasi yang memiliki nilai sehingga memerlukan

sistem kearsipan agar informasi yang penting tidak hilang. Sistem

 7

kearsipan harus dikelola oleh aparatur yang memiliki keahlian dibidang

tersebut.

Akan tetapi belum terdapat pegawai yang memiliki keahlian khusus

dalam bidang kearsipan pada PT.Raja Kencana Indonesia. Sehingga

sistem penyimpanan surat menjadi tidak teratur dan tersusun dengan

rapi pada tiap bundel yang menjadi tempat penyimpanan. Hal tersebut

merjadi terus menerus maka arsip akan hilang.

Sebagian besar keadaan arsip yang ada pada suatu perusahaan

sangat memperihatinkan termasuk keadaan arsip pada PT. Raja Kencana

Indonesia. Hal tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar I.1

Tempat Penyimpanan Arsip PT. Raja Kencana Indonesia

Sumber Gambar : PT. Raja Kencana Indonesia 2020

 8

Berdasarkan gambar I.1 Tempat Penyimpanan arsip masih cukup

minim untuk menampung arsip yang masuk, arsip-arsip menumpuk,

diatas kardus, diatas lemari pun terlihat sangat berantakan karena arsip

tidak tersusun secara rapi.

Gambar I.2

Lemari Arsip PT. Raja Kencana Indonesia

Sumber Gambar : PT. Raja Kencana Indonesia 2020

 9

Berdasarkan gambar I.2, lemari arsip masih cukup minim untuk

menampung arsip yang masuk. Peletakan bundel atau ordner arsip

juga kurang rapi.

Berdasarkan gambar-gambar yang penulis lampirkan di atas dapat

dilihat dan diketahui bahwa penataan arsip yang berada Pada PT. Raja

Kencana Indonesia masih kurang sesuai dengan prinsip penataan arsip

yang baik efektif dan efesien.

Hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran tentang pentingnya

penanganan arsip sehingga tidak ada perhatian terhadap arsip .Semua itu

akan berdampak pada kerusakan arsip, kehilangan arsip, maupun

kebocoran isi informasi organisasi karena penyebaran arsip diberbagai

tempat.

Selain itu, seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat arsip

bukan saja berbentuk dokumen-dokumen dalam bentuk fisik akan tetapi

terdapat begitu banyak pula arsip dinamis dalam bentuk soft-dokumen.

Arsip yang ada dalam system komputerisasi tersebut juga memerlukan

perhatian dalam penyimpanan.Diperlukan keahlian pegawai atau petugas

yang menangani arsip untuk membuat, menyimpan, serta menata arsip

agar dapat berdaya guna bagi organisasi.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk

mengangkat Judul Laporan Magang ini yaitu:“ Pelaksanaan Pengelolaan

Kearsipan PT. Raja Kencana Indonesia”.

 10

B. Perumusan Masalah

Kegiatan kearsipan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan hal-

hal penyimpanan arsip, pengelompokan arsip, serta pemindahan arsip

sehingga apabila arsip tersebut dibutuhkan mudah ditemukan.Arsip

mempunyai peranan penting dalam menyediakan kebutuhan informasi

yang berguna bagi organisasi, untuk itu diperlukan system dan prosedur

yang baik dalam kegiatan kearsipan.

Namun pada PT. Raja Kencana Indonesia penulis menemukan

permasalahan sebagai berikut:

1. Masih ditemukannya penyusunan arsip yang belum tertata dengan

baik dan sistematik.

2. Tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai.

Berdasarkan gejala masalah yang telah penulis paparkan di atas

maka penulis merumuskan suatu permasalahan pokok dalam laporan

magang ini adalah: “Bagaimana Pengelolaan Kearsipan di PT. Raja

Kencana Indonesia?”.

C. Tujuan dan Manfaat Magang

1. Tujuan Magang

a. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan kearsipan pada

PT. Raja Kencana Indonesia.

 11

b. Untuk mengetahui faktor-faktor yang mendukung dan

penghambat pelaksanaan penataan kearsipan pada PT. Raja

Kencana Indonesia

2. Manfaat Magang

a. ilmu pengetahuan khususnya dalam pengetahuan administrasi

perkantoran

b. Sebagai bahan referensi bagi mahasiswa lainnya dalam

pembuatan Sebagai bahan informasi bagi Pihak PT. Raja

Kencana Indonesia

c. Sebagai bahan referensi bagi mahasiswa lainnya dalam

Pembuatan laporan magang

 12

BAB II

GAMBARAN UMUM PT.RAJA KENCANA INDONESIA

A. Sejarah PT. Raja Kencana Indonesia

PT Raja Kencana Indonesia adalah perusahaan kargo (bongkar

muat barang). Perusahaan ini berdiri sejak tanggal 07 mei 2019 dengan

nama PT Raja Kencana Indonesia. Tanggal ini diperingati sebagai

lahirnya PT. Raja Kencana Indonesia hingga saat ini.

Berdasarkan surat PT.Raja Kencana Indonesia nomor

007/RKI/DMI/2019 tanggal 15 Mei 2019, dan memperhatikan peraturan

Menteri Perhubungan nomor PM 152 tahun 2016 tentang

penyelenggaraan dan pengusahaan bongkar muat barang dari dan ke

kapal, telah dicatat pada kator kesyahbandaran dan otoritas pelabuhan

kelas I Dumai untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan bongkar

muat di pelabuhan Dumai kepada PT. Raja Kencana Indonesia.

Surat permohonan dari PT. Raja Kencana Indonesia nomor

002/RKI/DMI/2019 tangal 26 April 2019 perihal pertimbagan teknis surat

izin usaha perusahaan bongkar muat PT. Raja Kencana Indonesia.

Kepala Dinas penanaman modal dan pelayanan terpadu satu pintu

provinsi riau tentang persetujuan pemenuhan komitmen izin usaha jasa

terkait dengan angkutan diperairan (izin usaha bongkar muat barang)

PT.Raja Kencana Indonesia. Persetujuan pmeneuhan komitmen izin

 13

tersebut merupakan kelengkapan administrasi dari perizinan berusaha

yang diterbitkan oleh lembaga OSS dengan uraian sebagai berikut:

Nama Perusahaan : PT.Raja Kencana Indonesia

Nomor induk berusaha : 9120102331785

Nama Direktur : Raja Said Aslam

Alamat Perusahaan : Jl. Soekarno Hatta RT 006, Kelurahan

Bagan besar, Kecamatan Bukit Kapur,

kota Dumai, Provinsi Riau

Sumber Gambar II.1 : Logo PT Raja Kencana Indonesia

PT. Raja Kencana Indonesia

PT Raja Kencana Indoneai adalah salah satu perseroan yang

berkedudukan dan berkantor pusat di kota Dumai beralamat di jalan

Soekarno Hatta RT 006, Kelurahan Bagan Besar, Kecamatan Bukit Kapur.

Perseroan ini didirikan dengan jangka waktu yang tidak terbatas. e mobil

tangki melalui filling shed dan penyaluran BBM/BBK ke industri dan

masyarakat.
 14

B. Visi dan Misi PT. Raja Kencana Indonesia

Menjadikan perusahaan yang handal dalam hal kegiatan bongkar muat

di pelabuhan Pelindo Dumai dan bedaya saing positif dalam berbagai

aspek kegiatan dipelabuhan pada umumnya.

Sementara Misi PT. Raja Kencana Indonesia antara lain:

a. Memberikan pelayanan yang kompetitif dibidang usaha bongkar

dan muat untuk menunjang PT. Raja Kencana Indonesia

sebagai group perusahaan, sehingga kapal-kapal milik dan

kapal-kapal keagenan lebih lancer dan efektif.

b. Mendukung kinerja pelabuhan dalam kelancaran arus masuk

dan keluarnya barang dari pelabuhan.

c. Memberikan kontribusi yang optimal bagi pemagang saham,

karyawan, lingkungan dan pemerintahan setempat maupun

Negara

d. Meningkatkan nilai perusahaan yang dibangun dengan

kreativitas dan kompetisi sumber daya manusia secara baik.

C. Struktur Organisasi PT. Raja Kencana Indonesia

Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen unit-unit kerja

dalam suatu organisasi, struktur organisasi menunjukkan adanya

pembagian kerja dalam menjalankan kegiatan operasional dalam sebuah

organisasi/instansi untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan

 15

diinginkan, struktur organisasi sendiri menggambarkan dengan jelas

antara pemisah kegiatan pekerjaan antara satu dengan yang lainnya.

Adapun fungsi dari struktur organisasi sendiri adalah adanya kejelasan

tentang tanggung jawab, setiap anggota dalam sebuah organisasi harus

dapat bertanggung jawab terhadap pimpinan/atasan yang memberikan

kewenangan, adanya kejelasan kedudukan, adanya kejelasan kedudukan

seseorang dalam sebuah organisasi sebenarnya dapat mempermudah

dalam melakukan koordinasi maupun dalam hubungan kerja,serta adanya

kejelasan dalam uraian tugas dalam struktur organisasi itu sangat

membantu pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian,

bagi bawahan agar dapat melaksanakan tugas dan kegiatannya dengan

baik.

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap

bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan

dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di

harapakan dan di inginkan. Dalam struktur organisasi yang baik yaitu

berkaitan dengan wewenang dan pertanggung jawaban apa yang akan di

kerjakan.
 16

BAGAN II.1

Struktur Organisasi pada PT Raja Kencana Indonesia tahun 2020

adalah sebagai berikut:

Ade Chintya Ramona

Dewan Komisaris

Raja Said Aslam

Direktur Utama

Nurul Afrilia Yuliani Devita Sari

Admin Bendahara Sekretaris

Nugraha Bambang S
Operator Lapangan

Edi Parman
P Perlengkapan B/M

Sumber Data: PT.Raja Kencana Indonesia 2020

 17

D. Tugas Pokok dan Fungsi

Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap departemen di PT.

Raja Kencana Indonesia:

1. Dewan Komisaris

a. Bertanggung jawab terhadap kebijakan pengurusan dan

pengawasan, jalannya pengurusan serta memrikan nasihat kepada

direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan rencana

jangka panjang perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas rencana kerja dan anggaran perusahaan

serta ketentuan anggaran dasar dan keputusan rapat umum

pemegang saham

c. Meghadiri rapat direksi dsn memberikan pandangan-pandangan

terhadap hal-hal yang dibicarakan.

2. Direktur Utama

a. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan visi misi perusahaan

b. Menyusun strategi bisnis perusahaan

c. Bertanggung jawab atas seluruh alat-alat dan ukuran keselamatan,

dan apabila terjadi penyimpangan wajib melaporkannya

d. Bertanggung jawab apabila terjadi ketidaksesuaian di proses

e. Berwenang untuk mengeluarkan laporan ketidaksesuaian dan

tindak pencegahan serta perbaikannya

 18

f. Bertanggung jawab atas kerugian yang mungkin dihadapi

perusahaan dan bertanggung jawab terhadap keuntungan

perusahaan

g. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan

3. Bendahara

a. Bertanggung jawab atas administrasi keuangan perusahaan

b. Membuat laporan keuangan perusahaan secara berkala sehingga

dapat diperiksa bila diperlukan

c. Menandatangani bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan uang

d. Menerima dan menyimpan uang milik perusahaan

e. Mengeluarkan uang sesuai dengan keperluan berdasarkan

persetujuan direktur utama

4. Administrasi

a. Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang sudah

masuk serta yang belum masuk supaya mempermudah untuk

menindaklanjuti kekurangan kekurangannya

b. Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan

cocok juga

c. Membuat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman data

penjualan harian.
 19

d. Bertanngung jawab memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di

input supaya tidak terjadi kekeliruan

5. Sekretaris

a. Memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan tentang

persyaratan keterbukaan sejalan dengan visi misi perusahaan

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh direksi, dewan

komisaris secara berkala

c. Bertanggung jawab sebagai penghubung

d. Menatausahakan dan menyimpan dokumen perusahaan

6. Operator lapangan

a. Bertanggung jawab atas kelancaran dan keselamatan kegiatan

bongkar muat barang angkutan dan penerimaan barang angkutan.

b. Memimpin dan mengkoordinir semua kegiatan dibagian bongkar

muat barang

7. Persiapan perlengkapan bongkar muat

a. Bertanggung jawab merencanakan dan menyusun kegiatan

dibagian bongkar muat barang

E. Keadaan dan Komposisi Pegawai PT.Raja Kencana Indonesia

Keadaan dan komposisi pegawai pada sebuah organisasi dapat dilihat

dari dua aspek yaitu kuantitas dan kualitas, berdasarkan data yang
 20

diperoleh dari lokasi penelitian bahwa keadaan dan komposisi pegawai

yang bekerja pada PT Raja Kencana Indonesia dapat dilihat dibawah ini:

1. Keadaan Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin

Dalam organisasi keberadaan manusia merupakan salah satu

sumber daya organisasi yang menentukan bagi keberhasilan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan, untuk itu manusia dalam

organisasi dituntut senantiasa memiliki rasa tanggung jawab dan

kesadaran dalam melaksanakan beban kerja, namun demikian pekerjaan

dalam organisasi biasanya baik dilakukan oleh laki-laki dan perempuan

masing-masing memiliki kerja yang berbeda.

Selanjutnya untuk melihat keadaan pegawai berdasarkan jenis

kelamin dari anggota pada PT Raja Kencana Indonesia dapat dilihat pada

tabel berikut:

Tabel II. 1

Keadaan Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin

No Jenis Kelamin Jumlah (Orang) Persentase (%)

1 Laki-laki 76 90,47

2 Perempuan 8 09,52

Total 84 100

Sumber Data : PT Raja Kencana Indonesia 2020

Dilihat dari table II.1 terlihat bahwa pegawai Pria lebih banyak dari

pada pegawai Wanita yangdalam persentase Pria yaitu 90,47% dan yang
 21

Wanita 09,52% dan bila dilihat dalam jumlah Pria 76 orang dan Wanita 8

dengan jumlah keseluruhan adalah 84 orang.

2. Keadaan Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Setiap organisasi memerlukan anggota organisasinya yang memiliki

kemampuan dalam melaksanakan berbagai pekerjaan, sebab sumber

daya manusia merupakan salah satu faktor penting bagi suatu organisasi

dalam mencapai tujuan. Hal penting yang dapat mempengaruhi

kemampuan anggota organisasi dalam bekerja adalah latar belakang

pendidikan formal.

Latar belakang pendidikan seorang pegawai akan dapat pula

memberikan kemudahan bagi pimpinan organisasi baik dalam bidang

pekerjaan maupun pemberian pelatihan. Untuk itu lebih jelasnya tentang

pendidikan pada PT Raja Kencana Indonesia, dapat dilihat pada tabel

berikut ini:

Tabel II.2

Keadaan Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

No Jenjang Pendidikan Jumlah (Orang) Persentase (%)

1 SI 2 02,38

2 D3 3 03,57

3 SLTA 46 54,76

4 SLTP 12 14,28
 22

5 SD 14 16,66

Total 84 100

Sumber Data: PT Raja Kencana Indonesia 2021

Berdasarkan tabel II.2 di atas, dapat dilihat bahwa latar belakang

pendidikan pegawai PT Raja Kencana Indonesia yaitu tamatan SD

berjumlah 14 orang (16,66%), SLTP berjumlah 12 orang (14,28%), SLTA

berjumlah 46 orang (54,76 %), tamatan D3 berjumlah 3 orang (03,57%),

dan tamatan S1 berjumlah 2 orang (02,38%).

F. Sarana dan Prasarana

Adapun sarana dan prasarana yang dimiliki atau yang dapat

membantu operasional yang ada pada PT Raja Kencana Indonesia

adalah sebagai berikut:

Tabel II.3

Sarana pada PT Raja Kencana Indonesia

no Jenis sarana ringan Jumlah Kondisi

baik Tidak baik

1 Meja 7 R

2 Kursi 20 R

3 komputer 3 R

4 Laptop 2 R

5 Printer 2 R
 23

6 ATK 5 R

7 Lemari 4 R

8 Whiteboard 1 R

9 Projector 1 R

10 CCTV 4 R

11 P3K 2 R

12 Alat pemadam api 2 R

13 Televise 2 R

14 Ruang meeting 1 R

15 Telephone 1 R

Tabel ll.4

Sarana pada PT Raja Kencana Indonesia

No Jenis sarana berat jumlah Tahun Kondisi

beli Baik Tidak

baik

1 Mitsubhisi dump 2 2014 R

truck

2 Mitsubhisi l-300 1 2014 R

3 Mobil Nissan x-trail 1 2018 R

4 Cangkul 12 2018 R
 24

5 Sekop 12 2018 R

6 Timbangan 5 2018 R

7 Sapu 12 2018 R

8 Mesin jahit karung 5 2018 R

9 Drum 5 2018 R

10 Escavator 1 2017 R

11 Mesin genset 1 2017 R

Sumber Data: PT Raja Kencana Indonesia Tahun 2021

Berdasarkan tabel II.3 dan II.4 diatas dapat kita lihat sarana pada

PT Raja Kencana Indonesia masih baik.

Dari segi prasarana pun kita bisa melihat berapa banyak bagian

pekerjaan pada PT Raja Kencana Indonesia. Prasarananya dapat kita

lihat pada table II.5 berikut :

Tabel II.5

Prasarana pada PT Raja Kencana Indonesia

No Jenis prasarana Fungsi Ketersediaan

Ada Tidak ada

1 Jaringan listrik Baik R

2 Jaringan internet Baik R

3 Jaringan Baik R

telephone

4 Tempat parker Baik R

 25

5 Sumur bor Baik R

6 Alat safety Baik R

Sumber Data: PT Raja Kencana Indonesia 2021

Berdasarkan table II.5 di atas, dapat dilihat bahwa sarana dan

prasarana yang ada pada PT Raja Kencana Indonesia sudah memadai.

Dengan begitu dapat memudahkan anggota PT Raja Kencana Indonesia

dalam melaksanakan tugasnya dengan baik. Prasarana kerja adalah

fasilitas yang secara langsung berfungsi menunjang terselenggaranya

suatu proses kerja dalam meningkatkan kinerja sesuai dengan tugas dan

Tanggung jawabnya.
 26

BAB III

PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA PT.RAJA

KENCANA INDONESIA

A. Pendekatan Teoritis

Pengelolaan dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula

pengaturan atau pengurusan. Banyak orang yang mengartikan

manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian,

dan memang itulah pengertian yang popular saat ini. Pengelolaan

diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan

oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam

mencapai tujuan tertentu. Nanang Fattah, (2004:1)

Pengelolaan kearsipan merupakan suatu perencanaan, penempa- tan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap arsip dan

keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip, pada dasarnya

pengelolaan kearsipan mengelola seluruh daur hidup arsip yang terdapat

didalam suatu organisasi atau lembaga-lembaga (Lundgren and

Lundgren, 2003 : 5).

Pengelolaan arsip juga harus memiliki tumpuhan yang mana dalam

melakukan pengelolaan arsip tentu harus mengacu pada pedoman atau

petunjuk pelaksanaan agar suatu arsip yang dikelola dapat dengan mudah

untuk dikerjakan. Untuk mengelola suatu arsip tentu harus menuntut

pengetahuan dan pemahaman tentang manajemen kearsipan, fungsi dan

tugas organisasi, serta peraturan perundang-undangan di bidang

 27

kearsipan. Teori- teori kearsipan merupakan komponen utama dalam

pengelolaan arsip. Hal ini karena dari teori inilah teknis pengelolaan arsip

dengan mudah dapat dilaksanakan.

Menurut Barthos, (2009:2) arsip dapat diartikan pula sebagai suatu

badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan,

penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat

yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang

menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan

menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan.

Menurut The Liang Gie (2008:20) yaitu arsip sebagai kumpulan

warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena

mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat

ditemukan kembali. Menurut Sri Endang.R (2009:11), Kearsipan adalah

suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

penerimaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga

saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Adapun menurut Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses

kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan

suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali

dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan

dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun

 28

umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk

keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja

tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak

diinginkan.

Sedangkan menurut Menurut Mulyono, Sularso dkk (2012:7),

berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi,

dibedakan jenis arsip sebagai berikut:

a. Arsip aktif (dinamis aktif) yaitu arsip yang secara langsung masih

digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di

unit pengolah, karena sewaktu diperlukan sebagai informasi harus

dikeluarkan dari tempat penyimpanan.

b. Arsip Semi Aktif (dinamis semi aktif) yaitu arsip yang frekuensinya

penggunaannya sudah mulai menurun.

c. Arsip inaktif (dinamis inaktif) yaitu arsip yang penggunaannya tidak

langsung sebagai bahan informasi. Arsip inaktif ini disimpan di unit

kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat

jarang,bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam

jangka waktu lama.

d. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

e. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan

keterangan yang dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara

 29

langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/dan atau lembaga

kearsipan (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 7).

Menurut Sugiarto (2005: 5), berdasarkan fungsinya arsip dapat

dibedakan menjadi dua golongan, yaitu:

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi

negara.

Menurut Amsyah (2005: 3) terdapat 2 (dua) jenis arsip ditinjau dari

sudut hukum dan perundang-undangan yaitu:

a. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda

keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat

dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda

tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film,

mikrofilm, keluaran (out-put/print-out) komputer, dan media

komputer seperti disket dan sebagainya.

 30

Menurut Edi Roesdiono (2003:9), jenis-jenis arsip berdasarkan

masalahnya sebagai berikut :

a. Financial Record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan

mengenai masalah keuangan. Contohnya : kuitansi, giro, cek, dan

kartu kredit.

b. Inventory Record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan

masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang,

merk, ukuran dan harga.

c. Personal Record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan

masalah kepegawaian. Contohnya surat lamaran kerja, curriculum

vitae, absensi pegawai, surat keputusan.

d. Sales record, yaitu arsip-asip yang berhubungan dengan masalah

penjualan. Contohnya data penjualan dan daftar nama agen dan

distributor.

e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan

masalah produksi. Contohnya arsip tentang jenis bahan baku, jenis

alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

Jenis-jenis arsip menurut Hendi Haryadi (2009 : 43) dalam bukunya

Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf terdapat 5 jenis arsip Yaitu

arsip menurut subjek, bentuk, nilai, sifat kepentingan, dan fungsinya di

jelaskan sebagai berikut:

a. Arsip menurut subjek

 31

Arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti

pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar

gaji, atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai,

surat lamaran, dan surat pengangkatan pegawai.

b. Arsip menurut bentuk

Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah

perjanjian, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-

lapuran, kuitansi, berita acara, bon penjualan, pita rekaman, mikro

film, dan compact disk.

c. Arsip Menurut Nilai

Arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti

pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang

memiliki nilai kegunaan administrasi, seperti ketentuan-ketentuan

organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas

pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hokum, seperti

akte pemberian perusahan, akte kelahiran, peraturan-peraturan,

surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan keputusan

peradilan.

d. Arsip menurut sifat kepentingan

Arsip ini adalah arsip esensial seperti surat permohonan cuti, surat

pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting seperti

surat keputusan daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku

khas, dan daftar gaji. Selain itu ada juga arsip vital seperti akta
 32

pendirian perusahan buku induk pegawai dan dokumen

kepemilikan tanah.

e. Arsip menurut fungsinya terbagi dua yaitu:

1. Arsip Dinamis (dokumen) adalah arsip yang dipergunakan

secara langsung dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara

langsung untuk pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas, jenis-jenis arsip dapat

digolongkan berbagai macam yang terlihat dari sudut pandang berbeda-

beda dengan fungsi yang sama yaitu sebagai sumber informasi dan pusat

ingatan organisasi.

Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 disebutkan bahwa fungsi

arsip dibagi menjadi dua golongan yaitu :

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggraan administrasi negara.LAN RI (1996:135)

Menurut Sulistyo basuki (2003 : 13) arsip dinamis adalah informasi

terekam, termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima

oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau

melakukan tindakkan sebagai bukti aktifitas tersebut. Arsip dinamis aktif

dibedakan menjadi dua :

 33

a. Arsip dinamis aktif

Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan

terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggara an

administrasi.

b. Arsip dinamis In aktif

Arsip dinamis in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi

penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

2. Arsip Statis.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. LAN

RI (1996:136)

Menurut Basir Barthos (2009 :12) ketentuan fungsi arsip tersebut

menegaskan adanya dua jenis sifat dari arsip secara fungsional yaitu :

a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai

dan artinya menurut fungsinya.

b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai

c. abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau

pemerintah.

Ada beberapa alasan pokok mengapa Pengelolaan kearsipan

sangat diperlukan yaitu:

1. sebagai pusat ingatan kolektif instansi,

 34

2. sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan,

3. sebagai bahan pendukung proses pengadilan,

4. penyusutan berkas kerja.

Adapun manfaat dari kearsipan itu sendiri adalah sebagai berikut :

1. Untuk penjelaskan tentang surat-surat atau catatan-catatanpenting.

2. Untuk menguatkan buku.

3. Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan

4. Untuk dokumen sejarah, foto-foto, ataupun arti-arti peristiwa yang

bersejarah dan penting lainnya.

5. Catatan sebagai bahan penyelidikkan dan pemikiran.

A.I Peranan arsip

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi

bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.

Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat

dan benar,haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam

bidang pengelolaan arsip.

Mengingat peranan arsip yang sangat penting bagi kehidupan

berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian

khusus,sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan

peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang

dilakukan semuapersonil dalam organisasi. Menurut Sugiarto (2005: 9),

peranan arsip adalah sebagai berikut:

 35

a. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori Arsip yang disimpan

merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian

informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa

mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang

terekam dalam arsip tersebut.

b. Sebagai bahan pengambilan keputusan Pihak manajemen dalam

kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi

yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam

pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat

ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik

media elektronik ataupun non elektronik.

b. Sebagai bukti atau legalitas Arsip yang dimiliki organisasi memiliki

fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila

diperlukan. Bukti arsip dapat didefinisikan sebagai kemampuan

pasif dari dokumen dan objek dan mereka dihubungkan konteks

untuk menyediakan pengertian yang mendalam kedalam proses,

aktivitas, dan peristiwa yang memimpin penciptaannya secara

legal, historis, arkeologis, dan tujuan lainnya (Myburgh, 2005: 25).

c. Sebagai rujukan historis Arsip yang merekam informasi masa lalu

dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang

sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui

perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

 36

Arsip dapat dijadikan sebagai sumber informasi, sehingga dapat

membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara

cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Menurut Sedarmayanti (2003:

19) bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:

a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan

pada umumnya menghasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa walaupun

arsip sering dipandang sebelah mata oleh beberapa kalangan yang tidak

mengerti dan paham tentang kearsipan. Namun, arsip memiliki peranan

yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap

organisasi.

A.II Sistem Penyimpanan Arsip

Di kantor, setiap hari selalu berurusan dengan surat-surat. Jika

surat-suat tersebut tidak disusun dengan baik akan menyebabkan

kehilangan informasi dalam surat yang memiliki nilai guna bagi kantor.

Oleh karena itu diperlukan adanya sistem penyimpanan arsip yang tepat

untuk mengelola surat-surat tersebut. Sistem penyimpanan arsip adalah

sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman

 37

yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.

a. Sistem Abjad

Penyimpanan arsip dengan sistem abjad digunakan oleh sebagian

besar organisasi yang volume kegiatan kerjanya tidak begitu

banyak. Penyimpanan arsip berdasarkan abjad, berarti cara

mengatur penyimpanan arsipnya diurutkan menurut urutan abjad,

yaitu dari huruf A samapi Z. Jadi,semua judul diindeks

berdasarkan abjad dan selanjutnya penyimpanan arsip didasarkan

atas kode abjad.

b. Sistem Pokok Soal

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal atau sistem perihal

(sistem subyek) adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan

pokok soal surat sebagai penentu penyimpanan. Untuk dapat

menyelenggarakan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu

permasalahan yang dihadapi sehari-hari organisasi bersangkutan.

Masalah-masalah yang akan dijadikan sebagai kegiatan utama,

kegiatan pembantu, dan kegiatan lanjutan harus ditentukan

sebelum menetapkan pokok soal yang digunakan sebagai

penentu penyimpanan. Dengan demikian perlu disusun daftar

indeks untuk permasalahan organisasi tersebut.

c. Sistem Tanggal (Kronologis)

 38

Penyimpanan sistem tanggal (kronologis) adalah penyimpanan

arsip yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal

penerimaan surat. Untuk penyimpanan arsip yang berasal dari

surat masuk, kata tangkap untuk menentukan kode penyimpanan

adalah tanggal masuknya surat (hal ini dapat dilihat pada cap

penerimaan surat). Kata tangkap yang digunakan untuk

menentukan kode penyimpanan arsip atas dasar surat keluar,

yaitu tanggal yang tertera pada surat yang dikirim.

d. Sistem Nomor Terakhir (Terminal Digit)

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir (terminal digit)

pada umumnya digunakan oleh organisasi yang mempunyai

kegiatan cukup luas (organisasi besar) serta volume terciptanya

arsip cukup besar.

e. Sistem Klasifikasi Desimal

Penyimpanan arsip sistem klasifikasi desimal dikenal sebagai

sistem desimal, sistem klasifikasi atau sistem “Dewey”. Sistem

klasifikasi adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan nomor

sebagai kode penyimpanan. Kedua sistem, yaitu sistem terminal

digit dan sistem klasifikasi adalah sistem penyimpanan

berdasarkan nomor kode (Numeric filing). Bedanyaterletak pada

pemberian nomor kode.

f. Sistem Wilayah (Geographic Filing)

 39

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah penyimpanan

yang dikelompok-kelompokkan berdasar wilayah kerja dari

organisasi yang bersangkutan. Pembagian wilayah dapat

dikelompokan atas dasar wilayah kerja antar pulau maupun antar

propinsi.

Menurut YS. Marjo (2005:30) Adapun sistem penyimpanan arsip

antara lain sebagai berikut:

a. Abjad. Suatu sitem dimana huruf-huruf dalam urutan alphabet A

sampai Z digunakan untuk menyimpan surat/dokumen, yang

biasanya banyak digunakan untuk menyimpan nama-nama orang.

Nama perusahaan, nama organisasi, dan lain sebagainya.

b. Pokok soal/ masalah. Apabila suatu kantor mempergunakan

system lain selain system abjad atau alfanumerik, karena kantor itu

mengerjakan kegiatan-kegiatam yang berkenaan dengan masalah-

masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Susunan

dokumen menurut klasifikasi masalah-masalah yang terdapat

dalam surat atau dokumen.

c. Wilayah dan daerah. Untuk melaksanakan filing sistem menurut

wilayah daerah, seorang penjuru arsip dapat mempergunakan

namawilayah dalam hal ini nama-nama kota untuk pokok

permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi

masalah-masalah yang ada dalam hal ini adalah kota-kota yang

berada di dalam wilayah itu. Dan selanjutnya dapat dikembangkan

 40

menjadi nama-nama dari para pelanggan atau rekan atau nasabah

yang ada disetiap wilayah tersebut.

d. Nomor urut. Sistem nomor merupakan system filing yang tidak

langsung (indirect filing system) karena sebelum menentukan

nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip terlebih dahulu

harus membuat daftar kelompok masalah-masalah. Seperti pada

sistem masalah, kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

e. Tanggal. Sistem penyimpanan berdasarkan urutan tanggal atau

bulan dari datangnya surat-surat tersebut.

f. Jenis barang. Sementara itu, Hadi Abubakar (1991 : 28-29)

menyebutkan sistem pennyimpanan arsip meliputi sebagai berikut:

1. Sistem Kronologis

2. Sistem Numeric Agenda

3. Sistem berdasarkan isi surat (subject)

Sugiarto (2005: 51), menyatakan bahwa sistem penyimpanan pada

dokumen yang dipergunakan agar kemudahan kerja penyimpanan dapat

diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan

dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem

penyimpanan yang standar adalah sebagai berikut:

a. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen

 41

bersangkutan. Melalui sistem abjad ini. Dokumen disimpan

berdasarkan ururtan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama

dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.

b. Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat.

Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama

tempat.

c. Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen

sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,

masalah, pokok surat, atau subjek. Dengan kata lain system ini

merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan

pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.

d. Sistem Nomor

Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor

sebagai pengganti dari nama-orang atau nama badan disebut

sistem-nomor (numeric filing system).

e. Sistem Kronologi

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan

yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan

sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad

 42

f. Sistem Warna

Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen

sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk

mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.

Penggunaan tanda warna sebagai dasar penyimpanan dokumen

karena warna telah digunakan sebagai suatu identitas atau ciri

Kemudian dalam melaksanakan Sistem Penyimpanan

sebagaimana yang telah disebutkan di atas, maka diperlukan

peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip yang baik dan

memadai.

Berikut 3 jenis Alat Penyimpanan menurut Sugiarto (2005: 76)

diantaranya:

a. Alat penyimpanan tegak (vertical file)

Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam

kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari

arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2

laci, 3 laci, 4 laci, 5 laci, atau 6 laci. Dewasa ini banyak tersedia

almari arsip dari berbagai model, kualitas dan ukuran. Ada dua

macam almari arsip yaitu:

1) Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa;

2) Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat

untuk gantungan folder.Jenis alat penyimpanan tegak lain

adalah rak arsip terbuka (open shelf file).

 43

b. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi

peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-

mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini lebih

menghemat tempat dibanding dengan file cabinet.

c. Alat penyimpanan berat (power file)

File elektrik ini terdiri dari 3 (tiga) model dasar :

1) File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu

atau formulir dengan ukuran tertentu.

2) File struktural yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir

atau arsip.

3) File mobile (bergerak) yaitu file yang dapat bergerak yang

terletak di atassemacam rel yang memudahkan gerakan ke

depan dan ke belakang.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan dan

menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan

penataan arsip, menurut Sedarmayanti (2003: 44) antara lain sebagai

berikut:

a. Filing Cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip

secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai 2 (dua), 3

(tiga), 4 (empat) atau 5 (lima) laci dengan ukuran untuk setiap laci
 44

(standar); tinggi 26 cm, lebar 35-36 cm, dalam 65 cm, dan

kapasitas ± 5000 lembar kertas HVS.

b. Ordner

Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak

arsip,dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah

diperforator/dilubangi pinggirnya.

c. Letter Tray (baki surat)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental,

untukmeletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas

meja.

d. Safe Keeping Document (brankas)

Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan

dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk

menyimpan arsip penting/rahasia.

e. Rak Buku (lemari terbuka)

Adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan

atau untuk menyimpan odner dan sejenisnya.

f. Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau mental, berfungsi untuk

menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misal rol film, odner, dan

lainlain.

g. Visible Record Cabinet

 45

Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-

kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit didalam laci atau

baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet.

h. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)

Adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan

dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan

satu sama lain dengan ringan dan mudah.

i. Rotary Filing System

Adalah sistem file bertingkat (vertikal), yang dilengkapi dengan

sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan

bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih

awal bila terjadi kekeliruan (karena tampak dari sistem

nada/harmoni yang terpotong). Memakai sistem retracting door

(pintu bergeser ke dalam), sehingga tidak menyita tempat.

j. Compact Rotary Filing

Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filing System, hanya

berada atau dimasukkan dalam lemari.

Peralatan Arsip menurut Martono Moedi (1992:35) adalah peralatan

yang digunakan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan

kembalinya. Dalam menentukan peralatan yang dipergunakan perlu

diperhatikan beberapa hal sebagaimana berikut ini:

 46

a. Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali

pada lokasinya.

b. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip

seperti foto, surat, dan sebagainya.

c. Peralatan yang dipergunakan juga harus memperhatikan sifat arsip

yang disimpan sehingga keamanan informasinya tejamin, seperti

untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia,

sangat rahasia dan sebagainya.

d. Peralatan yang dipergunakan juga memperhatikan pertumbuhan

atau akumulasi yang tercipta, seperti SPJ dan sebagainya.

Peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan dan menemukan

arsi kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip,

yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan

tepat. Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan

kembali arsip dapat dilakukan dengan cara:

a. Manual

Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang dilakukan dengan

tangan /tidak tidak dibantu tenaga listrik, contoh: Penggunaan map,

penggunaan filling cabinet, dan lainnya.

b. Elektronis

Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang dibantu tenaga

listrik, contoh: penggunaan computer. Penggunaan microfilm, dan

lain- lain. Sedarmayanti (2015:67-68)

 47

A.3 Pemeliharaan arsip

Menurut Hadi Abubakar (1991:76) Pemeliharaan arsip terkandung dua

pengertian yaitu:

1. Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap

arsip.

2. Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan terhadap

lingkungan,ruangan kerja,peralatan,temperature dan kelembapan.

Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip terdapat

beberapa syarat, yaitu:

1. Ruangan arsip

2. Ruangan penyimpangan arsip perlu terpisah dari ruangan kantor unit

kerja lainnya. Dalam hal ini adalah dalam rangka pertimbangan:

a. Security

1) Arsip sifatnya rahasia

2) Mengurangi lalu lintas pegawai lainnya

3) Menghindari pegawai lain memasuki ruangan arsip

b. Efesiensi:

1) Pembagian ruangan kerja harus baik, sehingga efesiensi kerja

akan timbul.

2) Ruangan penyimpanan harus tahan air, api, serangan sengga

terhindar.

3) Ideal sekali, ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela,

tetapi ventilasi cukup, cahaya listrik.

 48

3. Mencegah kerusakan

Bahwa memelihara dan mencegah kerusakan adalah lebih baik

dari pada perbaikan. Timbulnya serangga karena gedung arsip kurang

penerangan. Jenisnya:

a. Kutu buku (bookworm)

b. Kecoa

c. Nooklice atau psocids

d. Rayap

e. Tikus

4. Rotasi arsip

Supaya arsip yang telah rusak, karena sudah terlalu tua, atau

pemeliharaannya kurang baik. Sehingga dimakan oleh serangan atau

dihinggapi jamur dan perlakuan tangan-tangan kasar, arsip tersebut

sobek, maka perlu dirotasi atau diperbaiki supaya dapat digunakan

kembali.

5. Microfilm

Teknik microfilm dalam kearsipan termasuk pula pemeliharaan dan

pengamanan arsip, terutma arsip-arsip yang tidak dapat direstrorasi

lagi, karena terlalu rapuh, maka arsip yang demikian dimikrofilm.

Menurut Sedarmayanti (2015:137-138) bermacam-macam cara untuk

mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara:

 49

a. Penggunaan air condition, dalam ruangan penyimpanan,

menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur

dengan baik.

b. Funigasi,yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/

membasmi serangga atau bakteri.

c. Restorasi Arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak,

sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih

lama lagi.

d. Mikrofilm adalah suatu proses ftografi, dimana arsip direkam pada

film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan

penyimpanan dan penggunaan.

A.4 Pemusnahan arsip

Menurut Sedarmayanti, (2015:128) Pemusnahan arsip adalah

tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah

berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran

tersebut harus dilakukan secara total, yaitu sengan cara dibakar habis,

dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi

maupun bentuknya.

Tujuan penyusutan arsip, adalah untuk:

1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi.

2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.

3. Mempercepat penemuan kembali arsip.

 50

4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Arsip penting dapat dimusnahkan setelah disimpan dengan status aktif

selama 5 tahun dan inaktif selama 25 tahun. Contohnya arsip

pertanggungjawaban keuangan, arsip surat perjanjian (disesuaikan

dengan keperluan). Sedangkan arsip berguna pemusnahan dilakukan

setelah arsio disimpan dengan status aktif selama 2 tahun dan inaktif

selama 10 tahun. Contohnya arsip laporan tahunan, arsip neraca.

Sedangkan arsip tidak berguna dapat dimusnahkan atau disimpab dipusat

arsio paling lama 3 bulan. Contohnya arsip undangan, dan arsip

pengumuman.

Ada 2 macam Metode Penyusutan arsip yaitu metode berkala dan

metode berulang-ulang atau terus-menerus yaitu sebagai berikut.

Sedarmayanti (2003: 106)

a. Metode berkala.

Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan

dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah

ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada

periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu: (1) Metode berkala 1 kali

dalam jangka waktu tertentu. (2) Metode berkala 2 kali dalam jangka

waktu tertentu. (3) Metode berkala atas dasar waktu minimum-

maksimum.
 51

b. Metode berulang-ulang atau terus-menerus.

Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung,

tanpa menunggu periode tertentu.

Menurut Sugiono dan Mulyono (2005:102) Pemusnahan arsip adalah

tindakan kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas

yang melekat pada arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total

sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu

sebagai berikut:

1. Pembakaran

Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan,

karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan

cara pembakaran ini akan memakan waktu dan sangat berbahaya

kalau pengarsipan dengan jumlah yang cukup banyak.

2. Pencacahan

Arsip yang sudah berwujud potong-potongan kertas yang sama sekali

tidak dapat dikenal lagi identitas arsu yang bersangkutan. Cara

pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara

bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.

3. Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsio dengan

menuangkan bahan kimia diatas tumpukkan arsip. Cara ini sedikit

berbahaya karena menggunakan bahan kimia (soda api). Dengan

 52

demikian apabila penghancuran pada tempat tertentu, apakah disuatu

lubang atau bak.

B. Pendekatan Strategis

Dalam meningkatkan pelaksanaan kearsipan pada PT.Raja Kencana

Indonesia, memang sudah seharusnya mendapatkan perhatian khusus.

Hal ini dikarenakan PT.Raja Kencana Indonesia merupakan perusahaan

yang melaksanakan kegiatan bongkar muat barang sehingga dokumen-

dokumen yang masuk ke organisasi harus disusun dengan tertib dan rapi

agar jika dikemudian hari diperlukan, terutama berkaitan dengan

permasalahan hukum, dapat ditemukan dengan mudah.

Dengan memperhatikan apa yang dipaparkan oleh Mulyono, Sularso

dkk (2012: 14) tentang sistem penyimpanan arsip, maka pengamatan

penulis pada PT.Raja Kencana Indonesia ditemukan bahwa pelaksanaan

sistem kearsipan belum cukup baik dan memadai hal ini disebabkan oleh

masih banyaknya dokumen/arsip belum disusun secara tertib.

PT.Raja kencana Indonesia mengelola Pelaksanaan Sistem

Kearsipan dengan menggunakan dua sistem berbeda, antara lain :

1) Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sebuah sistem penyimpanan dan penemuan

kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama

masalah/subjek pada isi surat. Isi surat sering disebut perihal, pokok

masalah, atau permasalahan.

 53

Dalam Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek di PT.Raja Kencana

Indonesia sebagai berikut :

a. Memeriksa surat untuk memastikan apakah arsip selesai diproses

atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah disimpan.

b. Mengindeks dalam arti menentukan permasalahan surat dan

mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat.

c. Mengode surat, kode subjek yang ditulis sebagai kode surat adalah

nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling

kecil.

d. Menyortir, surat-surat yang memiliki kode yang sama dikelompokkan

menjadi satu.

e. Menempatkan surat sesuai dengan kode surat dan kode tempat

penyimpanan.

2) Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali

arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Sistem ini

hampir sama dengan sistem subjek.

Dalam prosedur penyimpanan arsip sistem nomor di PT.Raja Kencana

Indonesia sebagai berikut:

a. Memeriksa berkas dengan memeriksa tanda-tanda perintah

penyimpanan.
 54

b. Mengindeks, dengan melihat subjek tersebut dan cocokkan dengan

daftar klasifikasinya.

c. Mengode, memberi kode pada surat sesuai dengan prosedur

penyimpanan sistem nomor.

d. Menyortir, dilakukan jika jumlah surat banyak.

e. Menempatkan surat ke dalam guide berkode.

Berdasarkan hasil pengamatan selama magang di PT.Raja

Kencana Indonesia dalam melaksanakan tugas maupun dalam

fungsinya penulis mendapatkan dukungan yang positif dari anggota

dan direktur PT. Raja Kencana Indonesia. Selama melaksanakan

magang di PT.Raja Kencana Indonesia Penulis banyak mendapatkan

ilmu terkait kearsipan.

C. Faktor Pendukung dan Faktor Penghambat

1) Faktor Pendukung

Agar pengelolaan sistem kearsipan pada PT.Raja Kencana

Indonesia dapat berjalan dengan baik, diperlukan faktor-faktor pendukung

yang memadai, adapun faktor-faktor tersebut antara lain:

a. Faktor kemampuan atau keterampilan kerja dapat ditingkatkan

dengan pemberian bimbingan dan petunjuk-petunjuk kerja,

mengadakan pendidikan dan latihan khusus karyawan tetap.

b. Pegawai yang memiliki pengetahuan dalam mengelola kearsipan

sesuai dengan prosedur yang ada.

 55

Dari kedua faktor pendukung tersebut memiliki bobot yang baik

dalam pelaksanaan kearsipan. Seharusnya Pelaksanaan Sistem

Kearsipan pada suatu organisasi dapat secara langsung mempengaruhi

kinerja organisasi karena arsip merupakan sumber informasi utama

organisasi.

2) Faktor Penghambat

Dalam pelaksanaan pengelolaan sistem kearsipan pada PT.Raja

Kencana Indonesia terdapat beberapa faktor yang menjadi penghambat,

faktor-faktor tersebut adalah :

a. Kurangnya ketelitian pegawai dalam mengelola kearsipan sehingga

banyak terjadi kesalahan yang mengharuskan pengulangan

kegiatan kearsipan dan menyusun kembali.

b. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum

atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip,

mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan

organisasi tidak tercapai, dan ahirnya tugas-tugas di bidang

kearsipan dipandang rendah.

c. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan

tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip

lagi.

d. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat

dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin
 56

karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang

belum/kurang terampil.

e. Dalam menjalankan tugas kearsipan, menghadapi berbagai

hambatan seperti kurangnya sarana dan prasarana.

 57

BAB IV

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil kegiatan magangyang telah dilaksanakan

penulis pada PT. Raja Kencana Indonesia dan setelah dilihat maka

penulis membuat kesimpulan. Kesimpulannya adalah sebagi berikut:

1. Memberikan manfaat bagi penulis karna dapat

mengimplementasikan ilmu yang didapatkan dalam

perkuliahan ke dalam dunia kerja

2. Tingkan efisiensi penggunaan tempat dan peralataan

kearsipan di PT.Raja Kencana Indonesia bahwa

penggunaan ruang penyimpanan arsip sudah sesuai dengan

kebutuhan namun juga tetap harus mempertimbangkan

aspek kuantitas dan kualitas peralatan. Dari tingkat

pemanfaatan peralatan kearsipan diperoleh bahwa belum

sepenuhnya dapat dikatakan ekonomis dan sistematis

karena belum menggunakan indeks pada setiap lemari

tempat penyimpanan arsip.

3. Penyimpanan arsip yang strategis dilihat dari tingkat

kemudahan pengambilan arsip tidak mengalami kendala

yang signifikan akan tetapi penempatan sarana dan

prasarana kearsipan hendaknya diperhatikan juga, dari

tingkat keteraturan maka dapat diperoleh penempatan dan

 58

penataan ruang sarana arsip sudah teratur diletakkan pada

salah satu sisi yang mudah dicapai para karyawan.

B. Saran

Setelah megetahui pokok-pokok permasalahan yang ada maka

penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut:

1. Disarankan kepada PT. Raja Kencana Indonesia untuk

meningkatkan sarana dan prasarana pengelolaan sistem

kearsipan dalam rangka peningkatan kapasitas

penyimpanan arsip agar dapat menampung arsip dalam

jumlah yang besar.

2. Disarankan kepada PT. Raja Kencana Indonesia dengan

perkembangan teknologi zaman ini, sistem penyimpanan

hendaknya menggunakan sistem pengasripan otomatis

(komputeriasi)

3. Disarankan kepada pekerja PT. Raja Kencana Indonesia

hendaknya dibekali pengetahuan tentang kearsipan dari

tahap pembuatan, penyusunan hingga pemusnhaan arsip

agar proses kerja menjadi lancar.

 DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen

Kearsipan Modern.Yogyakarta: Gava Media.

Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern. Jakarta: Erlangga.

Basir Barthos. (2013). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi

Aksara.

Burhanudin. (2013). Profesi Kearsipan. Yoguyakarta: UGM

Dewi Anggrawati. (2005). Membuat dan Menjaga Sistem

Kearsipan. Bandung: Armico.

Durotul Yatimah. (2009). Kesekretariatan Modern dan Administrasi

Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

Tentang Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan

Retno Wulandari. (2013). Manajemen Kearsipan Pada Bagian

Umum Dinas Pendidikan Menengah Dan Non Formal kabupaten

Bantul”. Skripsi: FE UNY.

Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern. Bandung: CV Mandar Maju.

Sulistyo Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT

Gramedia Pustaka Utama.

Suparjati, dkk. (2004). Tata Usaha dan Kearsipan seri Administrasi

Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius

KARTU KONSULTASI BIMBINGAN MAGANG MAHASISWA

NAMA MAHASISWA : WIDYA KUSUMA PRATIWI

NOMOR INDUK MAHASISWA : 1710090811191

PROGRAM STUDI : ILMU ADMINISTRASI NEGARA

LOKASI MAGANG : PT. RAJA KENCANA INDONESIA

NAMA PEMBIMBING : E. MAZNAH HIJERIAH.S.Sos,M.Si

NO. HARI HAL-HAL YANG PARAF

DAN DIKONSULTASIKAN PEMBIMBING

TANGGAL DAN YANG DISARANKAN

1. Rabu/ 26 Mei  Pemeriksaa buku agenda

2021 magang

 Pemeriksaan laporan

magang

2. Rabu/ 02 Juni  Pemeriksaan buku agenda

2021  Pemeriksaan laporan

magang
3. Rabu/09 juni  Pemeriksaan buku agenda

2021 magang

 Pemeriksaan lapran magang

Bab I ,Bab II dan Bab lll

4. Sabtu/10 juli  Pemeriksaan laporan

2021 magang

 Revisi Bab II dan Bab III

5. Senin/12 juli  Penyerahan Bab l-IV

2021  Revisi daftar pustaka

6. Senin/13 juli

2021  ACC

Dumai, 30 juni 2021

Dosen mata kuliah magang

E,MAZNAH HIJERIAH.S.Sos,M.Si