MAKALAH

KONSEP, ASAS, PENGERTIAN, DAN SIGNIFIKAN MANAJEMEN

PERSURATAN DAN FORMULIR DALAM KERANGKA MANAJEMEN
ARSIP

diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Korespondensi Bahasa
Indonesia yang diampu oleh
Rini Intansari Meilani, S. Pd., M. Pd., dan Dr. Hady Siti Hadijah, S.Pd., M.Si.

Disusun oleh :Kelompok 1

Pratiwi Ike P Aning Nurganah Andhika Putra P M. Rizki Alpian

(1601321) (1602220) (1607344) (1600076)

PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2017
 KATA PENGANTAR

Kami panjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat-nya sehingga kami dapat menyusun makalah dengan judul
“Konsep, asas, pengertian, dan signifikan manajemen persuratan dan formulir
dalam kerangka manajemen arsip” sebagai pemenuhan tugas mata kuliah
Korespondensi Bahasa Indonesia.
Banyak sekali hambatan dalam penyusunan makalah dengan judul “Konsep,
asas, pengertian, dan signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam
kerangka manajemen arsip” ini baik itu masalah waktu, sarana, dan lain-lain.
Oleh sebab itu, selesainya makalah dengan judul “Konsep, asas, pengertian, dan
signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip”
ini bukan semata-mata karena kemampuan kami saja, banyak pihak yang
mendukung dan membantu kami. Dalam kesempatan ini kami selaku penyusun
makalah mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang memberi kontribusi
baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan makalah ini.
Kami berharap makalah dengan judul “Konsep, asas, pengertian, dan
signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip”
ini nantinya dapat berguna bagi para pembaca. Apabila ada kesalahan dan
kekurangan dalam penyusunan laporan, kami mengharapkan kritik dan saran yang
membangun agar dapat lebih baik lagi.

Bandung, 28 September 2017

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 2
C. Tujuan Penyusunan ...................................................................................... 2
D. Manfaat Penyusunan .................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 3
A. Konsep ......................................................................................................... 3
B. Asas .............................................................................................................. 4
C. Pengertian Seputar Lingkup Tata Persuratan Dinas..................................... 5
D. Siklus Hidup Arsip ....................................................................................... 6
E. Memahami konsep "Record" ....................................................................... 7
F. Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan? ........ 8
G. Manajemen kearsipan dan pengelolaan arsip ............................................... 9
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 11
A. Simpulan .................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 12

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat merupakan sarana penyampaian infomasi yang sangat penting bagi
organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Surat sebagai sarana
komunikasi kedinasan, walaupun perkembangan teknologi maju sangat pesat,
masih dianggap sebagai sarana komunikasi yang efektif dan efisien. Kegiatan
komunikasi menciptakan hubungan antara satu pihak dengan pihak lainnya
melalui kegiatan surat-menyurat. Komunikasi dilakukan melalui proses baik yang
secara internal maupun eksternal.
Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya
pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun
penerima. Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan dua arah yaitu
pengirim mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan
balik terhadap pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa
kenyataan kegiatan surat menyurat yang terkait dengan tata persuratan merupakan
kegiatan yang vital dan dilakukan secara integral dari seluruh kegiatan organisasi.
Prakteknya pada organisasi untuk penulisan surat yang merupakan bagian tata
persuratan di lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi,
banyak ditemukan kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak
mengacu pada standar yang ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman
dalam pembuatannya. Kurang tepatnya penulisan surat yang bersifat kedinasan
antara lain penggunaan huruf dan tanda baca yang tidak menalahi kaidah
penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk rincian yang
tidak sesuai dengan informasinya.
Terjadi kesalahan dalam penulisan surat, karena belum adanya pemahaman
terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pembuatan surat dinas yang
menyangkut tata persuratan dinas pada orgnanisasi. Karena itu materi ini perlu
diketahui oleh pejabat arsiparis untuk mrenunjang pelaksanaan tugasnya.

1
 2

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana konsep persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen
arsip?
2. Apa tujuan dari persuratan dinas ?
3. Apa asas dari persuratan dinas ?
4. Apa pengertian dari lingkup tata persuratan dinas ?
5. Bagaimana signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka
manajemen arsip ?

C. Tujuan Penyusunan
1. Untuk mngetahui konsep persuratan dan formulir dalam kerangka
manajemen arsip
2. Untuk mngetahui tujuan dari persuratan dinas
3. Untuk mngetahui asas dari persuratan dinas
4. Untuk mngetahui pengertian dari lingkup tata persuratan dinas
5. Untuk mngetahui bagaimana signifikan manajemen persuratan dan
formulir dalam kerangka manajemen arsip

D. Manfaat Penyusunan
Dengan adanya makalah ini diharapkan pembaca mampu mengetahui dan
memahami seputar materi tentang konsep, asas, pengertian, dan signifikan
manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Konsep
Dikaitkandengandaurhiduparsip (life cycle),
tatapersuratanmerupakamtahapawal proses
penciptaanarsip.Olehkarenaitupenerapantatapersuratanpadasuatuorganisasibaikpe
merintahmaupunswasta,berdampakpositifterhadapkelangsunganinformasinya.
Padawaktu proses penciptaan yang berupasurat,datadaninformasi yang
direkamharusdirancangsedemikianrupa, agar membentuksusunandan format
suratsesuaiketentuan yang ada.
Tata
persuratandikalanganperusahaanswastalebihdikenaldenganpenyebutankoresponde
nsi.Kegiatantatapersuratanataukorespondensidimulaisejakpengkonsepan,
penulisan, sampaidenganpengirimansurat. Tata
persuratandapatdilaksanakansecaraefektif,
karenaituharusdapatmerancangdanmengaturbentukdansusunansurat, ukuran,
kualitaskertassurat.
Jikapengaturandanperancangandipersiapkansejaktahapawaldarihiduparsip,
makadapatmempermudahdalampenyimpanandanpenemuankembaliarsipdanpeneta
pansaranaatauperalatanuntukpenyimpanannya.
Tujuantatapersuratandinasadalah :
1. Menciptakanadanyakeseragamanbaik yang
menyangkutteknismaupunprosedurpenyelenggaraantatapersuratan.
2. Mewujudkanketerpaduantatapersuratandinasatautatanaskahdinasdenga
ntatakearsipan yang semakinberdayagunadanberhasilguna.
3. Menunjangkelancarankomunikasikedinasandankemudahandalampenge
ndalianpelaksanaanya.
4. Meningkatkandayagunadanhasilgunasecaraberkelanjutandalampenyele
nggaraantugas-tugasumumpemerintahandanpembangunan
5. Mencegahdanmengurangiterjadinyakesimpangsiuran, tumpangtindih,
salahtafsirdanpemborosandalamkomunikasikedinasan.

3
 4

Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk penyampaian

informasi, harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan
efisiensi sesuai dengan tujuan organisasi.
B. Asas
Penerapan tata persuratan di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun
swasta, sebaiknnya memperhatikan asasnya. Yang meliputi :
1. Asasefesiensi
Padapelaksanaantatapersuratandinasatautatanaskahdinasperlumemperhatik
anpenulisan, penggunaanruangataulembarnaskah,
spesifikasiinformasimaupunpenggunaanbahasasecarabaik, benardanlugas.
2. Asaspembakuan
Suratdinasataunaskahdinaspadawaktu proses
dandisusunmenuruttatacarasertabentuk-bentuk yang telah di tetapkan. Di
dalampetunjukteknis yang di terbitkanolehmasing-
masingintansiperludiadakanpembakuanuntukintansi yang bersangkutan,
denganmemperhitungkankegiatan yang bersifatkhusus yang
khasbagiinstansi yang bersangkutan, agar diperolehefesiensidanefektifitas.
3. AsasPertanggungjawaban
Secaraadminnistrasisuratdinasharusdapatdipertanggungjawabkan,
baikdarisegiisi, format, maupundariprosedurdanstandar yang
ditetapkanmaupundarisisikeabsahannya..Asasinimendasaripemikiranperlus
esuaidengankaidah format tataperusahaandinas,
terkaitdenganfungsidankewenanganpejabat yang
menandatanganisuratberdasarkanketentuan yang berlaku di instansi yang
bersangkutanbobotinformasisuratdinas.
4. Asasketerkaitan
Padaumumnyatatapersuratandinasmempunyaiketerkaitandenganadministra
siperkantorandankhususnyaadministrasikearsipan.
Olehkarenaituseluruhkegiatannyasebagian integral
dantatalaksanaperkantorandantatalaksanakearsipanintansi yang
bersangkutan.
5. AsasKecepatandanKetepatan
 5

Untukmendukungkelancarantugasdanfungsisatuankerjadanatausatuanorga
nisasi,
semuakegiatantatapersuratandinasharusdapatdiselesaikandengantepatwakt
udantepatsasaran. Tingkat ketepatandankecepatanredaksional, kekuatan
procedural dankecepatanpendistribusian.
6. AsasKeamanan
Padadasarnyasemuasuratdinasmempunyaitingkatkeamanantertentu yang
dinyatakandenganklasifikasi.
Perlakuanterhadapsuratdinasharussesuaidengantingkatkeamanantersebutda
ntanpaadanyawewenang yang sah,
tidakdibenarkanmenyampaikanisisuratdinaskepada yang tidakberhak.
Surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga.
Pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibenarkan memberikan informasinya
kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan.

C. Pengertian Seputar Lingkup Tata Persuratan Dinas

1. Surat
Suratadalahsaranakomunikasitertulisuntukmenyampaikaninformasikepada
pihaklaindan dibuatsesuaidenganketentuan yang berlaku.
2. Suratdinas
Adalahrekamaninformasipadasuatu media
dalambentukdancorakapapundalamrangkapelaksanaankomunikasidanfungs
ikedinasan.
3. Tata persuratandinas
Adalahpengelolaannaskahatausuratmencakuppengaturanjenisdanketentuan
umum, format, penyiapandanpengamanan, keabsahandan media yang
digunakandalamkomunikasikedinasan.
4. Formulir
Adalahsalahsatujenissuratdalambentukpengaturanalokasiruanganataulemb
arnaskah, yang dialokasikansebagaitempatmerekaminformasi yang
dikomunikasikandalamfungsikedinasan.
5. Memorandum/nota dinas
 6

Adalahjenissuratdinas yang
digunakansebagaisaranakomunikasitertulisyang memilikiruanglingkup
intern yang isinyamelaporkandanataumenyarankan, mengusulkan,
mengingatkan, memberitahukan, menyampaikan,
memberikantanggapanterhadapsuatumasalahkedinasan.
6. Direktif/arahan
Adalahjenissuratdinas yang berisisuatukebijakandanprosedur yang
diketahuiolehpihak-pihak yang harustahuatauharusbertindak,
sepertisuratketerangan, suratpernyataan, suratperjanjian, suratkuasa,
beritaacara, suratperintah, pengumuman, dansuratedaran.
7. Suratelektronik
Adalahjenissurat yang beruparekamaninformasidalambentuk media
magnetic
digital/optikdandapatdibacaatauditemukaninformasinyadenganmelaluimesi
nkomputer.
8. Surat format khusus
Adalahjenissurat yang
disusundenganketentuanteknistertentuuntukmemenuhistandarperangkatme
sinproduksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili.

D. Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management.
Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus
kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/
dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus
hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir
yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama
jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan
khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-
sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema
logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan
 7

keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang
terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan
dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan
demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,
diarsipkan atau dihancurkan.

E. Memahami konsep "Record"

Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan
dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA)
mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the
initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that
comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the
activity. While the definition of a record is often identified strongly with a
document, a record can be either a tangible object or digital information which has
value to an organization”
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1
ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk
konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web.
Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-
mail yang merupakan contoh arsip.
Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen:
dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian
tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari
dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat
harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.
 8

Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi
kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip
berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup
arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari
beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup
arsip.
F. Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?
Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen
yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah
organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-
praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti
mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan
catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen
yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan,
penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses
untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan
usaha dan transaksi dalam bentuk recods."
Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai
berikut “that area of general administrative management concerned with achieving
economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of
record(s)”.
Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala
bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan
operasinya.
Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub
komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk
kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses
Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu
totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu
dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai
Records Management atau Manajemen Kearsipan.
 9

Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program

pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan
dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang
dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file
rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif.
Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase
ke yang berikutnya.

G. Manajemen kearsipan dan pengelolaan arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu
dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa
kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman
dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang
dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan
adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang
sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan
diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat
digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.
Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut
manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip
yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut
meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).
Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga
keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan,
 10

penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan

dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk
menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan
arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan
biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah, “Manajemen Kearsipan”).
Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan
arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat
terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus
dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika
manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di
masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan
integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-
kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi
informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan
Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalambentuk dan
corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan. Dalam
penerapan tata persuratan dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu asas
efisiensi, pembakuan, pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan, dan etepatan
dan asas keamanann. Tata persuratan dinas dan formulir apabila ditinjau dari daur
hidup arsip maka keberadaannya pada taap penciptaan dan atau penerimaan.
Tahap ini menentukan perjalanan hidup arsip selanjutnya, yang merupakan cikal
bakal suatu informasi terekam yang akan menentukan sebagai arsip atau bukan.
Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian
infomasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat,
memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan
sebagainya.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Modul Manajemen Pesuratan dan Formulir

12