SISTEM KLASIFIKASI KEARSIPAN

MAKALAH UNTUK MEMENUHI NILAI MATA KULIAH ADMINISTRASI ARSIP

Yang Dibina Oleh Bapak Wahyu Setiawan S.Hum, M.Hum

Disusun Oleh:

Bintari Gita Kirana (205030707111018)

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2022

1
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa. Dengan

semua rahmatnya, penulis akhirnya bisa menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya.

Makalah berjudul “Sistem Klasifikasi Kearsipan” ini disusun untuk memenuhi nilai

ujian tengah semester mata kuliah Administrasi Arsip. Melalui tugas ini, penulis

mendapatkan banyak ilmu baru mengenai kearsipan.

Tentu penyusunan makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Meskipun begitu,

penulis berharap bahwa makalah ini bisa bermanfaat untuk orang lain. Apabila ada kritik

dan saran yang ingin disampaikan, penulis sangat terbuka dan dengan senang hati

menerimanya.

Malang, 3 Oktober 2022

Penulis

2
 DAFTAR ISI

Cover 1
Kata Pengantar 2
Daftar Isi 3
BAB 1 PENDAHULUAN 4
1.1 Latar Belakang Masalah 4
1.2 Rumusan Masalah 6
1.3 Tujuan 6
BAB 2 PEMBAHASAN 8
2.1 Pola Dalam Klasifikasi Arsip 8
2.2 Fungsi dan Ketentuan Klasifikasi Arsip 9
2.2.1 Fungsi Klasifikasi Arsip 9
2.2.1 Ketentuan Klasifikasi Arsip 10
2.3 Jenis Klasifikasi Arsip 11
2.3.1 Sistem Alfabet (Alphabet) 11
2.3.2 Sistem Numerik (Numeric) 13
2.3.3 Sistem Alphanumeric 14
2.4 Perbandingan klasifikasi arsip alphabet, numeric, dan alphanumeric15
2.5 Contoh Implementasi Klasifikasi Arsip Fisik dan Arsip Digital 17
2.5.1 Klasifikasi Arsip Fisik 19
2.5.2 Klasifikasi Arsip Digital 20
BAB 3 PENUTUPAN 21
3.1 Kesimpulan 21
3.2 Saran 21
Daftar Pustaka 22

3
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengertian Arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan diterima oleh

lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dilihat dari definisi tersebut

terlihat bahwa arsip merupakan aspek vital bahkan bisa dikatakan sebuah asset

untuk setiap instansi atau lembaga. Arsip bisa dikatakan penting karena arsip

merupakan bentuk pertanggungjawaban sebuah instansi atau lembaga dalam

melaksanakan kegiatannya. Setiap lembaga atau instansi harus melakukan

kearsipan sebagai bukti kegiatan mereka. Sehingga, pengelolaan arsip dalam

suatu lembaga atau instansi harus dijalani dengan baik.

Dalam kegiatan pengelolaan arsip, terdapat beberapa tahapan, salah

satunya tahap penyimpanan. Penyimpanan arsip ini harus dilakukan secara teratur

sehingga proses temu kembali arsip bisa dilakukan dengan cepat dan tepat. Salah

satu cara untuk menyimpan arsip secara rapih adalah dengan mengklasifikasikan

arsip-arsip tersebut.

Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen wajib yang harus dimiliki

oleh pencipta arsip dalam penyelenggaraan kearsipan. Sebagaimana yang

diamanatkan Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan dan Pasal 32 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Tahun 2009 yang menyatakan bahwa,

untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta

4
arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta

sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Menurut Perka ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan

Klasifikasi Arsip, klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang

dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit

informasi kearsipan. Umumnya arsip akan diklasifikasikan atau dikelompokan

berdasarkan urusan atau masalah yang dibahas dalam isi arsip. Seperti yang

sudah disinggung sebelumnya pengelompokan arsip ini akan memudahkan proses

pengelolaan arsip. Dalam proses penciptaan arsip, klasifikasi arsip digunakan

sebagai dasar penomoran surat. Dalam proses penggunaan arsip, klasifikasi arsip

digunakan sebagai dasar pemberkasan dan temu kembali arsip. Sedangkan dalam

kegiatan penyusutan arsip, klasifikasi arsip dijadikan dasar penyusunan jadwal

retensi arsip.

Secara realita, sayangnya kondisi pemberkasan atau penerapan klasifikasi

arsip di Indonesia masih bisa dikatakan kurang baik. Hal ini dikarenakan masih

banyak lembaga bahkan instansi pemerintahan daerah yang belum memerhatikan

pengelolaan arsipnya. Apalagi masyarakat awam masih tergolong asing dan sering

menyamakan arsip dengan perpustakaan dan dokumen lainnya. Padahal, arsip itu

tidak bisa disamakan dengan koleksi pustaka atau dokumen lainnya. Sifat arsip itu

unik, data-data administrasi yang terkandung dalam arsip tidak bisa dicari di

perpustakaan, tak hanya data adminsitrasi, data-data seperti hak kepemilikan dan

data-data penting lainnya biasanya terdapat dalam suatu arsip. Fungsi dari arsip

pun beragam, diantaranya sebagai sumber informasi, bahan bukti dan

pertanggungjawaban, bahan acuan, dan masih banyak lagi.

Selain dikarenakan kurangnya kesadaran, Terdapat satu aspek yang

menjadi penyebab pengelolaan arsip fisik atau konvensional diremehkan. Aspek ini

5
 antara lain mulainya peralihan dari arsip konvensional ke arsip digital atau

elektronik. . Kearsipan digital inilah yang perlahan menghilangkan aktivitas

manual. Kearsipan elektronik atau media berbasis teknologi menjadi salah satu

penyebab pengelolaan arsip ini dianggap kuno atau ketinggalan zaman. Padahal

sejatinya, kearsipan secara digital akan baik jika didahului dengan kegiatan

kearsipan manual yang baik dan benar. Kearsipan elektronik baru bisa diterapkan

dengan maksimal apabila pengelolaan arsip secara manual sudah dilakukan

dengan baik. Jika masih banyak instansi yang belum melakukan pengelolaan arsip

manual dengan benar, lantas kearsipan elektronik pun akan mengalami hal buruk

yang serupa.

Mengingat fungsi dan nilai guna dari arsip, layaknya pandangan setiap

instansi atau lembaga terhadap arsip yang dianggap remeh dan kuno harus

segera diubah. Sudah semestinya kesadaran dalam pengelolaan arsip ini

diperhatikan dan ditingkatkan. Oleh karena itu, makalah ini akan mengkaji

mengenai sistem klasifikasi arsip, meliputi bagaimana pola dalam klasifikasi arsip,

fungsi dan ketentuan arsip, jenis klasifikasi arsip, dan perbandingan klasifikasi

arsip fisik dan digital di Indonesia.

1.2 Rumusan Masalah

1) Bagaimanakah pola dalam klasifikasi arsip?

2) Apa saja fungsi dan ketentuan dari klasifikasi arsip?

3) Apa saja jenis klasifikasi arsip?

4) Bagaimanakah perbandingan klasifikasi alphabet, numeric, dan alphanumeric?

5) Bagaimanakah contoh implementasi klasifikasi arsip fisik dan arsip digital?

1.3 Tujuan

6
1) Menjelaskan pola dalam klasifikasi arsip.

2) Menjelaskan fungsi dan ketentuan dari klasifikasi arsip.

3) Menjelaskan jenis-jenis klasifikasi arsip.

4) Menjelaskan perbandingan klasifikasi alphabet, numeric, dan alphanumeric.

5) Memberi contoh impementasi klasifikasi arsip fisik dan digital di Indonesia.

7
 BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 Pola Dalam Klasifikasi Arsip

Arsip adalah suatu sistem yang saling berkaitan dalam suatu ikatan yang

utuh. Hal ini dikarenakan, arsip dapat menunjang program kegiatan organisasi,

baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi

yang bersangkutan. Di balik temu kembali arsip yang efisien, terdapat klasifikasi

arsip yang mengatur arsip sehingga mudah ditemukan. Klasifikasi kearsipan

merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah sehingga mencerminkan

fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas suatu organisasi. Maka dapat dikatakan

bahwa klasifikasi merupakan hal penting dalam kegiatan kearsipan.

Dalam klasifikasi arsip terdapat skema klasifikasi. Skema klasifikasi arsip

adalah pemberian pola atau kode khusus arsip yang disusun berjenjang. Jenjang

tersebut ditentukan berdasarkan permasalahan pokok (subjek utama), sub

masalah (sub subjek), dan sub-sub masalah (sub-sub subjek) yang disusun secara

sistematis, logis, dan hierarkis berdasarkan fungsi tugas pencipta arsip. Pola

klasifikasi ini juga merupakan salah satu syarat dalam penataan berkasi

berdasarkan masalah. Berikut adalah contoh dari susunan pola klasifikasi yang

disusun secara berjenjang:

Permasalahan Pokok
Kepegawaian
(Subjek Utama)
Sub Masalah
Cuti
(Sub Subjek)
Sub-Sub Masalah
Cuti Melahirkan
(Sub-Sub-Subjek)

8
 Dalam skema klasifikasi dikenal adanya kode atau pola klasifikasi. Kode

klasifikasi adalah tanda untuk membedakan antara beberapa masalah yang

terdapat dalam pola klasifikasi arsip. Kode atau pola klasifikasi ini harus mencakup

fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas organisasi. Kode atau pola klasifikasi inilah

yang akan mengelompokkan arsip secara logis, kronologis, dan sistematis.

Sehingga apabila terjadi kesalahan pemberian pola arsip, maka bisa menyebabkan

kekacauan dalam pengelolaan arsip, seperti arsip sulit ditemukan karena berada di

klasifikasi yang salah.

Sistem pengkodean dalam mengklasifikasikan arsip dapat dibagi menjadi 3

macam, yaitu nomor (numeric), huruf (alphabetis) dan alphanumeric (gabungan

antara huruf dan angka).

2.2 Fungsi dan Syarat Klasifikasi Arsip

2.2.1 Fungsi Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip memiliki tiga fungsi utama, yaitu:

1. Pengelompokkan

Untuk memisahkan arsip sesuai kategori urusan atau masalah yang sama.

Informasi yang ada akan dipisah dengan cara yang berbeda untuk tujuan yang

berbeda.

2. Mengatur

Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Sehingga

proses klasifikasi secara tidak langsung membantu menjelaskan dan

mengontrol informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

3. Memudahkan

Untuk memudahkan sistem penemuan kembali arsip seiring bertambahnya

jumlah dokumen dan informasi yang harus dikelola suatu organisasi. Jika temu

9
 kembali informasi bisa dilakukan dengan mudah maka efisiensi kerja bisa

tercapai.

2.2.2 Ketentuan Klasifikasi Arsip

Penyusunan klasifiksi arsip tentunya harus sesuai dengan ketentuan-ketentuan

yang tertera dalam Perka ANRI No.19 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan

Klasifikasi, yaitu:

1. Logis

Susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu fungsi, kegiatan dan

transaksi serta mudah dimengerti oleh semua pengguna.

2. Faktual

Penyusunan klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi kejadian

yang sebenarnya yaitu berdasarkan fungsi dan tugas organisasi.

3. Perbaikan Berkelanjutan

Penyusunan klasifikasi arsip harus mampu beradaptasi terhadap

perubahan struktur organisasi.

4. Sistematis

Penyusunan klasifikasi arsip harus didasarkan pada susunan yang

dimulai dari fungsi, kegiatan, dan transaksi, baik yang bersifat

substantif maupun fasilitatif.

5. Akomodatif

Penyusunan klasifikasi arsip harus menjamin seluruh fungsi,

kegiatan dan transaksi terakomodasi secara lengkap sesuai dengan

fungsi dan tugas pencipta arsip.

6. Kronologis.

Penyusunan klasifikasi arsip harus dilakukan secara berurutan

sesuai tahapan kegiatan.

10
2.3 Jenis Klasifikasi Arsip

Sepeti yang sudah disinggung sebelumnya. Dalam skema klasifikasi arsip akan

diberi tanda pengenal sesuai urusan atau masalah masing-masing, tanda tersebut

adalah kode arsip. Kode arsip adalah tanda-tanda yang harus dicantumkan pada

arsip yang disimpan supaya arsip bisa dibedakan sesuai masalahnya masing-

masing.

Dalam instansi pemerintahan, kode klasifikasi biasanya mengacu pada

peraturan yang telah ditetapkan supaya kode klasifikasinya seragam. Sedangkan

untuk perusahaan atau organisasi bisa membuat kode klasifikasinya masing-

masing sesuai dengan kegiatan dan kebutuhan organisasi tersebut. Kode

klasifikasi ini dapat berupa huruf, angka, maupun gabungan huruf dan angka.

2.3.1 Sistem Alfabet (Alphabet)

Sistem alfabet merupakan salah satu dari beberapa sistem

penyimpanan arsip. Pada dasarnya setiap manusia, organisasi, perusahaan

pasti memiliki nama. Atas dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu

diketahui sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain.

Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak

digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat

langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Pada penyimpanan sistem alfabet, pengelompokan arsip disusun

berdasarkan abjad (A sampai Z) yang mana abjad tersebut mewakilkan

pokok masalah, nama orang/badan/organisasi, nama geografi, dan

sebagainya. Dalam proses mengindeks, ada beberapa peraturan

mengindeks yang sudah menjadi ketetapan yang berlaku secara universal

11
dalam bidang kearsipan. Setelah paham tata cara mengindeks maka

langkah selanjutnya sebelum menyimpan arsip adalah membuat daftar

klasifikasi alfabet. Daftar klasifikasi alfabet ini adalah pengelompokan arsip

berdasarkan nama pokok masalah atau nama orang/badan/organisasi

secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda

khusus yang berfungsi sebagai kode.

Menurut PERKA ANRI No. 19 Tahun 2012, terdapat ketentuan

penulisan dalam sistem alfabet sebagai berikut:

 Penggunaan penulisan kode huruf pada pokok masalah:

(1) Jika satu kata fungsi, menggunakan huruf pertama pada awalan

dan huruf pertama pada kata dasar. Contohnya:

a. KePegawaian disingkat menjadi KP

b. KeUangan disingkat menjadi KU.

(2) Jika dua kata fungsi, menggunakan huruf pertama pada kata

dasar pertama dan kata dasar kedua. Contohnya:

a. PenDidikan dan PeLatihan disingkat menjadi DL

b. Organisasi dan Tata Laksana disingkat menjadi OT

c. Kehumasan (Hubungan dan Masyarakat) disingkat menjadi

HM

(3) Jika kode klasifikasi dalam bentuk huruf memiliki kesamaan

antara satu pokok masalah dengan pokok masalah yang lain,

maka dipergunakan konsonan pertama dan kedua pada kata

dasar. Contohnya:

PR, dapat diartikan sebagai pokok masalah Perencanaan atau

pokok

masalah Perumahan. Apabila pokok masalah PeRencanaan

12
 menggunakan kode PR, maka untuk pokok masalah PeRuMahan

dapat menggunakan kode RM.

Contoh penerapan kode klasifikasi alfabet:

2.3.2 Sistem Nomor (Numeric)

Sistem nomor atau numeric adalah pemberian simbol atau tanda

pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu

menyusun tata letak identitas arsip berupa angka. Adapun teknis

penulisan sistem numeric yang terdapat dalam PERKA ANRI No. 19

Tahun 2012, sebagai berikut:

 Judul pada pokok masalah berupa kode huruf atau angka, sebagai

contoh:

200 untuk POLITIK

300 untuk KEAMANAN DAN KETERTIBAN

400 untuk KESEJAHTERAAN RAKYAT

13
  Judul pada sub masalah berupa kode angka yang dituangkan dalam

1 digit atau 2 digit yang sesuai dengan kebutuhan pencipta arsip.

Sebagai contoh:

400 untuk KESEJAHTERAAN RAKYAT

400.1 untuk PENDIDIKAN

400.2 untuk OLAHRAGA

 Judul pada sub-sub masalah berupa kode angka yang dituangkan

dalam 1 digit, 2 digit atau 3 digit yang sesuai dengan kebutuhan

pencipta arsip. Sebagai contoh:

200 untuk POLITIK

200.1 untuk PERUMUSAN KEBIJAKAN

200.1.1 untuk Perumusan kebijakan di bidang politik

dalam negeri dan kehidupan demokrasi

200.1.2 untuk Fasilitasi organisasi masyarakat sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

Contoh penerapan klasifikasi numeric:

2.3.3 Sistem Alphanumeric

14
 Sistem alphanumeric merupakan cara penyimpanan arsip dengan

mengklasifikasikan arsip-arsip tersebut menggunakan gabungan nomor

dan angka sebagai kode dari masalah, lokasi, nama orang, atau identitas

lainnya. Karakter Alphanumeric terdiri dari kumpulan 26 karakter alfabet

gabungan, A hingga Z, dan 10 angka Arab, 0 hingga 9. Umumnya sistem

alphanumeric diawali dengan huruf yang kemudian diikuti oleh angka.

Namun, tidak menutup kemungkinan apabila kode klasifikasi

alphanumeric diawali dengan angka kemudian diikuti oleh huruf.

Semuanya Kembali kepada kebijakan atau kesepakatan instansi atau

organisasi yang mengelola arsip. Jumlah dan jenis kode huruf dan digit

disesuaikan dengan kebutuhan. Contoh klasifikasi alphanumeric:

2.4 Perbandingan klasifikasi arsip alphabet, numeric, dan alphanumeric

Setiap sistem kode klasifikasi baik alphabet, numeric, maupun

alphanumeric memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut adalah

perbandingan antara ketiga kode klasifikasi tersebut:

15
 Alphabet Numeric Alphanumeric

Penggunaanya lebih Lebih bisa Terhindar dari

sederhana, mudah mengakomodir masalah kerangkapan data karena

dipraktekan, dan mudah sampai masalah terkecil kode alphanumeric

diingat dibandingkan karena banyaknya memiliki karakteristik

dengan numeric ataupun turunan dari kode yang lebih rinci.

alphanumeric. klasifikasi ini.

Temu kembali bisa Banyaknya turunan Temu Kembali bisa

dilakukan lebih mudah angka membuat sistem dilakukan dengan mudah

karena biasanya angka temu kembali menjadi apabila kode tepat,

dalam kode merupakan lebih rumit. namun apabila indeks

akronim dari pokok atau kode yang diberikan

masalah seperti KP kurang tepat, maka akan

artinya arsip mengenai menyulitkan penemuan

kepegawaian. kembali.

Biasanya cocok Biasanya digunakan di Biasanya digunakan di

digunakan oleh instansi pemerintahan kepolisian negara, batan,

organisasi yang seperti pemerintah ANRI, kementrian

masalahnya belum daerah. pertanian, kementrian

kompleks atau masih luar negeri, perguruan

sederhana. tinggi, dll.

2.5 Contoh Implementasi Klasifikasi Arsip Fisik dan Digital

Majunya teknologi di dunia ini menimbulkan istilah arsip elektronik. Arsip

elektronik hadir dengan dua cara, yaitu arsip fisik yang dialih mediakan menjadi

16
digital atau arsip yang memang tercipta secara digital (born digital). Pengelolaan

arsip fisik dan digital pun berbeda. Pengelolaam arsip elektronik mulai dari

penciptaan sampai penyusutan dilakukan secara digital. Sebelum mengkaji lebih

lanjut mengenai contoh penerapan klasifikasi arsip fisik maupun digital ada

baiknya memahami perbandingan antara kedua arsip tersebut:

Arsip Fisik / Konvensional Arsip Digital

Aksesibilitas tergantung jarak dan Aksesibilitas lebih mudah dilakukan.

tempat penyimpanan arsip

Manipulasi arsip sulit dilakukan Adanya peluang untuk memanipulasi

mengingat bentuknya secara fisik. file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi atau menghapus) dalam

segala cara.

Memerlukan sarana prasarana yang Tidak memerlukan sarana prasarana

banyak. Baik itu tempat penyimpanan secara fisik, namun tidak menjamin

dan alat pemeliharaan yang biaya yang dikeluarkan akan lebih

memerlukan biaya. sedikit disbanding penyimpanan arsip

fisik.

Rusaknya arsip dapat disebabkan oleh Kemungkinan rusaknya file setiap saat

faktor biologis, fisik, kimiawi. tanpa adanya indikasi terlebih dahulu.

misalnya server terserang oleh virus

atau terhapusnya data secara

permanen kerena tidak sengaja.

Keamanan arsip bergantung pada Keamanan arsip menggunakan system

penjaga dan fasilitas keamanan ruang security digital, namun tak menutup

arsip. kemungkinan terjadinya peretasan.

17
 Setelah mengenali karakteristik masing-masing beserta kelebihan dan

kekurangan dari arsip fisik danarsip digital maka dapat disimpulkan bahwa

kebutuhan yang diperlukan dalam pengelolaan kedua arsip tersebut mungkin

berbeda antara satu sama lain. Oleh karena itu, berikut adalah contoh

implementasi atau penerapan penyimpanan atau klasifikasi dari masing-masing

arsip:

2.5.1 Klasifikasi Arsip Digital

Bahan yang dibutuhkan untuk pemberkasan arsip fisik:

1. Map folder

2. Map gantung

3. Guide / sekat yang terdiri dari:

- sekat primer (untuk pokok pemasalahan)

- sekat sekunder (untuk sub masalah)

- sekat tersier (untuk sub-sub masalah)

4. Filling Cabinet

Tahapan pemberkasan arsip fisik atau konvensional:

1. Setiap pegawai wajib menyampaikan naskah dinas yang telah selesai

kepada petugas arsip / arsiparis.

2. Arsiparis melakukan pengecekan naskah dinas yang telah diterima dan

dipisahkan sesuai dengan jenis kegiatannya. Jika ada surat-surat yang

terkait dengan surat yang baru diserahkan maka surat-surat tersebut

akan digabung dalam satu berkas.

3. Arsiparis harus menentukan kode klasifikasi arsip dari setiap naskah

dinas yang diterima sesuai dengan ketentuan atau pedoman.

18
 4. Input naskah dinas ke dalam daftar isi berkas arsip.

5. Memberi penomoran pada naskah dinas sesuai nomor urut daftar isi

berkas arsip.

6. Menuliskan informasi naskah dinas pada map aktif dan dimasukan ke

dalam map folder.

7. Menyimpan map folder ke dalam map gantung di filling kabinet sesuai

dengan kode klasifikasi.

8. Di depan berkas diberi sekat kelompok tersier yang berisi sub-sub

masalah. Di depannya lagi diberi sekat sekunder yang berisi untuk sub

masalah. Di paling depan diberi sekat primer yang berisi pokok

masalah.

2.5.2 Klasifikasi Arsip Elektronik

Sarana penyimpanan klasifikasi arsip elektronik dilakukan melalui

software berupa:

a. elektronik file daftar Arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital

b. aplikasi pengelolaan Arsip aktif dan inaktif.

Tahapan Pemberkasan Arsip Elektronik:

Bahan yang dibutuhkan untuk pemberkasan arsip fisik:

1. Map folder

2. Map gantung

3. Guide / sekat yang terdiri dari:

- sekat primer (untuk pokok pemasalahan)

- sekat sekunder (untuk sub masalah)

- sekat tersier (untuk sub-sub masalah)

19
4. Filling Cabinet

Tahapan pemberkasan arsip elektronik:

1. Setiap pegawai wajib menyampaikan naskah dinas yang telah selesai

kepada petugas arsip / arsiparis.

2. Arsiparis melakukan pengecekan naskah dinas yang telah diterima

dan dipisahkan sesuai dengan jenis kegiatannya. Jika ada surat-surat

yang terkait dengan surat yang baru diserahkan maka surat-surat

tersebut akan digabung dalam satu berkas.

3. Arsiparis harus menentukan kode klasifikasi arsip dari setiap naskah

dinas yang diterima sesuai dengan ketentuan atau pedoman.

4. Input naskah dinas ke dalam daftar isi berkas arsip.

5. Memberi penomoran pada naskah dinas sesuai nomor urut daftar isi

berkas arsip.

6. Menuliskan informasi naskah dinas pada map aktif dan dimasukan ke

dalam map folder.

7. Menyimpan map folder ke dalam map gantung di filling kabinet sesuai

dengan kode klasifikasi.

8. Di depan berkas diberi sekat kelompok tersier yang berisi sub-sub

masalah. Di depannya lagi diberi sekat sekunder yang berisi untuk

sub masalah. Di paling depan diberi sekat primer yang berisi pokok

masalah.

20
21
 BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pentingnya peran serta nilai guna arsip membuat kesadaran akan pengelolaan

arsip untuk lebih ditingkatkan. Salah satu tahapan dalam pengelolaan arsip adalah

penyimpanan. Dalam penyimpanan terdapat klasifikasi arsip. Dimana dala klasifikasi

arsip akan dikelompokkan menurut pokok masalahnya masing-masing. Untuk

melakukan klasifikasi, dibutuhkan kode klasifikasi sebagai symbol atau penanda.

Kode klasifikasi ini terdiri dari alphabet, numeric, dan alphanumeric. Ketiga kode

tersebut memiliki karakteristik masing-masing. Tak hanya itu, antara kebutuhan arsip

fisik dan elektronik memiliki beberapa perbedaan, sehingga klasifikasi atau proses

penyimpanan anatara arsip digital dan fisik pun memiliki tahapan dan sarana yang

berbeda pula.

3.2 Saran

Realita pengelolaan arsip yang belum maksimal di Indonesia, seharusnya lebih

diperhatikan oleh setiap instansi atau organisasi. Mengingat setiap instansi atau

organisasi pasti memiliki dokumen-dokumen penting untuk menunjang

keberlangsungan kegiatannya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus lebih

diperhatikan lagi dengan cara membentuk formasi pengurus arsip pada setiap

instansi atau organisasi. Ini penting untuk dilakukan karena arsiparis atau orang yang

mengerti arsip lah yang paling paham akan pengelolaan arsip. Tak hanya itu,

pengelolaan arsip tidak bisa hanya dimaksimalkan secara elektronik. Pengelolaan

arsip manual juga harus diperhatikan dan dimaksimalkan terlebih dahulu. Karena

sejatinya, kearsipan elektronik baru bisa diterapkan dengan maksimal apabila

pengelolaan arsip secara manual sudah dilakukan dengan baik

22
 DAFTAR PUSTAKA

Nikmah F, dkk. 2022. Klasifikasi Arsip. Surabaya. CV. Jakad Media Publishing

Azis A, Sarmidi. 2018. “APLIKASI EKSPEDISI BARANG DI PT. KARYA INDAH BUANA

TASIKMALAYA”. Jumantaka Vol (1) No (1). Hal 51- 60

Dino A, 2018. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad. Diakses 3 Oktober 2022.

https://www.anugerahdino.com/2014/02/penyimpanan-arsip-sistem-abjad.html

Sulistyowati. 2019. Pemberkasan Arsip Berdasarkan Alphanumeric. Diakses 3 Oktober

2022.http://arsip.unair.ac.id/wpcontent/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.p

df

Fauziah R. 2018. PENERAPAN SKEMA KLASIFIKASI DALAM SISTEM KEARSIPAN

ELEKTRONIK DI K.A.P X, Y, Z DAN REKAN . [Skripsi]. Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah. Jakarta

23