REVIEW MATERI KULIAH

OLEH : RISDAYANTI MOKOBELA

NIM : 911419111

JURUSAN : S1 PENDIDIKAN EKONOMI

DOSEN PENGAJAR : Bapak Djoko Lesmana Radji.S,Pd.,M.Si

Materi 1 : Pengertian Dasar

A. Pengertian dan Ruang lingkup kegiatan

Secara empiris dalam menyelenggarakan pengelolaan perbekalan, kegiatan

manajerial/administratif yang krusial dan strategik dilakukan meliputi kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Sementara kegiatan-kegiatan
operasionalnya meliputi kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan. Adapun objek yang
dipelajari/dikaji dan sekaligus objek yang dikelola dalam manajemen perbekalan
adalah perbekalan itu sendiri, yakni segala sesuatu/benda yang berwujud dan
dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk
menyelenggarakan kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi).
Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik,
barang, material, per alatan, perlengkapan, dan sarana prasarana.

Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logislk tersebut

dapat dirinci sebagai berikut:

1. Kegiatan manajerial : perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan

2. Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan (inventari sasi), penggudangan,

pendistribusi an, pemeliharaan, dan penghapusan
3. Objek : perbekalan, logistik, barang, mate rial, peralatan, perlengkapan, sarana
prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlaku kan secara

fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan

penunjang/ad ministrasi

4. Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian

tujuan organisasi.

<>Beberapa kegiatan dalam manajemen perbekalan dapat dideskripsikan sebagai

berikut.

1.Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengawasan

4. Pengadaan

5. Pencatata/Inventarisasi

6. Penyimpanan/Penggudangan

7. Pendistribusian

8. Pemeliharaan

9. Penghapusan

B. Maksud dan Tujuan

Secara umum, kegiatan pengelolaan perbekalan dimaksudkan untuk

mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi. Sementara secara khusus, maksud dan tujuan pengelolaan perbekalan
senantiasa melekat pada setiap kegiatan pengelolaan perbekalan itu sendiri.

Sehubungan dengan hal itu, manajemen perbekalan dimaksudkan untuk:

1. mampu menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan,
dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan,
dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

2. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang

dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan
pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan
keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti
pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.

3. mampu menyediakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit
kerja maupun personel sehingga menjamin ke langsungan aktivitas maupun
tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui
penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal,

4. mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil

perbekalan, baik secara preventif maupun re presif secara optimal guna

mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang

5. mampu melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-

pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan
guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta
mencegah tindakan pemborosan

6. mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif ter hadap berbagai

penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan
perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan
finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran
pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
7. mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel
sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas
maupun tugasnya secara optimal.

8. mampu membangun budaya penggunaan Perbekalan secara ber tanggung jawab

oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan
dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

C.Masalah-Masalah umum dalam Manajemen Perbekalan

1. Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan

2. Salah Pengadaan

3. Salah Tempat

4. Salah Pakai

5. Lalai Catat

6. Lalai Rawat

7. Lalai Simpan

8. Lalai Kontrol

D. Asas-Asas dalam Manajemen Perbekalan

1. Asas Keahlian

2. Asas Kreativitas

3. Asas Ketelitian

4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan

5. Asas Kualitas Pelayanan

6. Asas Kesempurnaan Watak

7. Asas Efektivtas

8. Asas Efisiensi

Materi 2 : Pengadaan Perbekalan

A. Cara-cara pengadaan perbekalan

1. Membeli

2. Meminjam

3. Menyewa

4. Membuat Sendiri

5. Menukarkan

6. Subtitusi

7. Pemberian/Hadiah

8. Perbaikan/Rekondisi

B.Sistem Pengadaan Perbekalan

1. Sistem Sentralisasi

Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki

kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan peng gunaan sistem sentralisasi
tersebut adalah sebagai berikut:

a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan

sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di lakukan dalam partai besar
sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh
penjual (pemasok);
b.
b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan
mendukung efisiensi;

c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar

bagianmu

Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini

adalah sebagai berikut.

a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkin kan tidak
cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pem belian masih menunggu daftar
kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur
pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-
liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan
efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.

b. Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai

pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan
dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan
khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan
masing-masing unit kerja.

2. Sistem Desentralisasi

Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai

berikut:

a. kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat
dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;

b. menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit

kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalan nya.
 Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:

a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk me miliki perbekalan

(barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga
hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di
beberapa bagian.

b. Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya,

ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi
dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan
antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.

c. Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan
sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila
menggunakan sistem sentralisasi se hingga otomatis jumlah potongan yang
diberikan penjual juga relatif lebih kecil.

d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan

apabila menggunakan sistem sentralisasi.

3. Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan

mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan
penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan
kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan
yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga
untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi.

C. Perencanaan Pengadaan dan Penetuan Kebutuhan

Dalam perencanaan perbekalan harus senantiasa dikembangkan dan

diperhatikanbeberapa pertanyaan berikut ini:

1. Barang apa yang akan diadakan?

2. Mengapa barang tersebut diadakan?

3. Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?

4. Kapan barang tersebut akan diadakan?

5. Di mana barang tersebut akan diperoleh?

6. Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?

7. Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?

8. Berapa banyak barang yang akan diadakan?

9. Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?

10. Bagaimana cara pengadaan barangnya?

11.Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut?

12. Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut?

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada

beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu

sebagai berikut :

a. Faktor Fungsional

b. Faktor Biaya dan Manfaat

c. Faktor Anggaran

d. Faktor Keamanan dan Kewibawaan (prestise)

e. Faktor Standarisasi dan Normalisasi.

D. Pengadaan Perbekalan Dengan Cara Pembeliaan.

1. Tujuan/orientasi pembeliaan

2. Siklus Pembeliaan dan Pengelolaan Administrasi

 Adapun serangkaian kegiatan pembelian dengan melakukan pemesanan
akan melalui beberapa tahapan yang harus dilalui, dan beberapa tahapan kegiatan
tersebut dapat dijelaskan dan diuraikan secara terperinci sebagai berikut.

1. Menerima daftar Permintaan Pembeliaan

2. Meneliti daftar permintaan pembeliaan

3. Memilih pemasok

4. Memasukan Pesanan

5. Menyimak/memantau pesanan

6. Menerima Pesanan

Materi 3 : Inventarisasi Perbekalan

A. Pengertian dan Manfaat Inventarisasi Perbekalan

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya

inventarisasi perbekalan secara baik. Beberapa manfaat tersebut meliputi:

1. Memberikan Informasih/keterangan bagi yang membacanya

2. Menjamin keamanan peebekalan
3. Memberikan Masukan Untuk Mengambil keputusan dalam manajemen
perbekalan
4. Sebagai alat pertanggungjawaban

B. Klarifikasi,nomor kode barang dan nomor inventaris barang

Untuk mempermudah dalam pengelompokan barang-barang kekayaan

organisasi, barang-barang kekayaan tersebut terlebih dahulu dibedakan atas
barang habis pakai (tidak tahan lama/nondurable goods) dan barang tahan lama
(durable goods).
1. Barang habis pakai adalah barang berwujud, yang biasanya habis
dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya
dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. Contoh barang habis
pakai ini antara lain kertas, tinta, kapur tulis, gula, sabun, dan semacamnya.

2. Barang tahan lama adalah barang berwujud, yang biasanya bisa bertahan
lama dengan banyak kali pemakaian ataupun umur ekonomisnya untuk pemakaian
normal adalah satu tahun atau lebih. Contoh barang tahan lama ini antara lain
kulkas, televisi, radio, komputer, meja, mobil, dan semacamnya.

C. Tehnik Inventarisasi dengan kartu barang

1. Tehnik inventarisasi untuk barang habis pakai

2. Tehnik inventaris untuk barang tahan lama.

D. Buku induk barang inventaris,buku golongan,barang inventaris,dan daftar

inventaris ruangan. Salah satu upaya untuk melakukan pengawasan/pengendali an
perbekalan, khususnya untuk barang-barang tahan lama melalui kegiatan
inventarisasi barang adalah dengan melakukan pem buatan Buku Induk Inventaris
Barang, Buku Golongan Barang Inventaris, dan Daftar Inventaris Ruangan (DIR).
Dengan adanya beberapa buku tersebut, setiap saat dapat dilakukan pengecekan
terhadap setiap barang yang ada.
Materi 5 : Distribusi Perbekalan

A. Asas-asas penyaluran perbekalan

1.Ketepatan jenis spesifikasi perbekalan yang disampaikan. Penyampaian

perbekalan hendaknya sesuai dengan jenis dan spesifikasi perbekalan yang telah
ditetapkan sehingga secara fungsi onal dapat mencapai batas yang optimal, baik
dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, di samping
dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.

2.Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan ketepatan penyampaian

perbekalan sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan berarti tidak kurang ataupun
tidak lebih dari nilai yang telah ditetapkan semula. Hal ini terkait dengan
pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara
keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.

3.Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan

Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit pe nyalur

perbekalan tidak menyampaikan perbekalan ke unit kerja yang mem butuhkan
kurang ataupun lebih dari yang seharusnya (sesuai dengan permintaan dan atau
kebutuhan). Hal ini dilakukan karena apabila suatu unit organisasi diberi lebih,
mungkin sekali unit kerja tersebut bersikap dan bertindak boros, sedangkan
apabila kurang dari permintaan (kebutuhan) tentunya akan menghambat aktivitas
unit kerja tersebut, dan dalam hal ini unit kerja tersebut akan terganggu, bahkan
terhenti dalam melakukan aktivitasnya sehingga tentunya juga akan merugikan
organisasi secara keseluruhan.

4. Ketepatan waktu penyampaian

Apabila suatu unit penyalur perbekalan tidak tepat waktu dalam

menyampaikan permintaan perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan
menghambat aktivitas organisasi karena seharusnya unit kerja dapat melakukan
kegiatan operasional, tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas tersebut
tidak ada, aktivitas unit kerja ter sebut menjadi terganggu atau bahkan berhenti
sama sekali.

5. Ketepatan tempat penyampaian perbekalan yang tidak tepat tempat tentunya

juga ber dampak tidak dapat berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja
tertentu. Apabila hal ini terjadi selain unit kerja yang mem butuhkan perbekalan
tidak melaksanakan kegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan
mengganggu aktivitas unit kerja lain. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

6.Ketepatan Kondisi logistik yang disampaikan

Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi

hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja me rupakan barang yang siap
pakai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik,
bukan barang/perbekalan yang rusak.

B. Proses Kegiatan dan Administrasi Distribusi Perbekalan

Serangkaian kegiatan penyaluran perbekalan dimulai dari ke giatan

penelitian terhadap surat permintaan pengadaan perbekalan dan hasil keputusan
pengadaan kebutuhan perbekalan dari pejabat yang berwenang. Dari tahap
kegiatan ini dapat diketahui secara pasti perbekalan-perbekalan yang dapat
disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan perbekalan tertentu.

Langkah berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barangbarang

yang telah disetujui untuk diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara
mengambil dan mengelompokkan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-
unit kerja yang membutuhkan. Pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan
pengecekan kembali terhadap perbekalan yang akan disalurkan dengan cara
membandingkan daftar barang yang ada dalam surat perminta an barang dan yang
telah disetujui dengan barang yang telah diambil dan dikelompokkan, baik
berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya, dan
kondisinya