MANAJEMEN PENGADAAN PERBEKALAN

PENDAHULUAN
1. Latar belakang Masalah
Terjadinya peningkatan jenis, volume, intensitas peralatan, dan perlengkapan serta
perkembangan tekhnologi yang semakin pesat mengakibatkan manajemen perbekalan dewasa ini
menjadi semakin kompleks. Pengadaan sebagai salah satu fungsi dari manajemen perbekalan
menjadi semakin kompleks pula, sehingga dalam penyelenggaraannya perlu mendapatkan
perhatian khusus. Pengadaan tersebut sudah sangat teknis, menyangkut pihak luar dan dalam
penyelenggaraannya terkait berbagai kebijaksanaan nasional dan pemerintah yang telah
dituangkan dalam berbagai produk hukum.
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan
sesuai dengan kebuutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam kaitannya dengan
pengadaan peralatan dan perlengkapan milik pemerintah, kebijaksanaan pemerintah yang harus
dilaksanakan antara lain, bahwa pembelian barang supaya mengutamakan barang-barang
produksi dalam negeri khususnya yang dihasilkan oleh para pengusaha golongan ekonomi
lemah. Apabila penyelenggaraan manajemen perbekalan ini ditinjau lebih dalam lagi akan
terlihat adanya peraturan-peraturn yang parsial dan dapat berbeda-beda dalam penafsiran serta
penerapannya di berbagai departemen atau lembaga pemerintah. Hal ini timbul karena dalam
lingkup nasional belum ada wadah terpusat bagi bidang perbekalan (termasuk pengadaannya)
yang bertugas untuk mengayomi, mengkoordinasi, mensikronisasi, dan mengintegrasikan
penyelenggaraan manajemen perbekalan.
Sehingga sekarang telah banyak sorotan diarahkan pada berbagai masalah terutama
seputar tentang pengadaan perbekalan, antara lain karena banyaknya penyimpangan dalam
perencanaan, pelaksanaan, maupun pengawasannya. Upaya pemberantasan korupsi khususnya di
bidang ini hanya akan efektif jika diikuti dengan pencegahan dan upaya deteksi dini
penyimpangan. Masalah timbul ketika sementara pihak mengkaitkan upaya pemberantasan
korupsi dengan keengganan aparat birokrasi untuk menjadi pimpinan proyek pengadaan barang
dan jasa untuk kepentingan pemerintah – bahkan ada yang menyebutnya negative deterrent
effect dari upaya pemberantasan korupsi. Kemudian pemerintah mengeluarkan Keppres No. 80
Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Tapi
masalahnya, justru aturan ini yang paling banyak dilanggar dalam kasus-kasus korupsi yang
terbongkar.
Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem
yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan
untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di
samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan
menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara
pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya.
Sehubungan dengan hal itu, uraian dan bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara
pembelian mendapat porsi yang relatif besar dalam bab ini.
2. Rumusan Masalah
a) Bagaimanakah sistem pengadaan perbekalan di instansi pemerintah?
b) Metode apa saja yang dipergunakan dalam pengadaan perbekalan?
c) Bagaimana cara-cara pengadaan perbekalan dan faktor apa saja yang perlu diperhatikan dan
dipertimbangkan dalam upya menetapkan dan menentukan kebutuhan perbekalan?
 PEMBAHASAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan
sesuai dengan kebuutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan
pengadaan perbekalan dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan
penerimaan perbekalan. Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus
mendapat perhatian secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun
mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Pengadaan tidak selalu
dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan atas pilihan berbagai alternatif dengan
berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling praktis, efisien, dan efektif. Pengadaan
dapat dilakukan dengan cara pembelian, penyewaan, peminjaman, pemberian, penukaran,
pembuatan dan perbaikan.
A. Cara-Cara Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara
pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi
membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah
perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai,
barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak rnilik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan
cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak
lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apa pun. Pemenuhan
kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan
yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari
pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan
perbekalan bersifat sementara dan temporer.
 4. Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini
harus memperhatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara
pengadaan perbekalan yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak
lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling
menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan
perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak
berdaya guna maupun bernilai guna lagi.
6. Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti
material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan
perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan perbaiki
perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan
maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak
sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa
unit perbekalan, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat
dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita katakan bahwa ada satu cara
yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan perbekalan di antara
beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat kepentingan dan kebutuhan, kondisi
organisasional, maupun pertimbangan citra baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan
perbekalan sifatnya sementara dan tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan
perbekalan yang dilakukan adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah
kegiatan selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan
dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan. Penentuan cara pengadaan
perbekalan, juga harus mempertimbangkan kondisi organisasional. Sehubungan dengan hal ini,
dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak
memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dapat dilakukan dengan cara meminjam
misalnya, sehingga pemenuhan kebutuhan perbekalan tidak harus dengan cara pembelian.
Namun demikian, suatu organisasi dalam pengadaan perbekalan pun harus tetap
mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh
"cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya meminjam
barang pada instansi atau unit kerja lain.
B. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem
pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem
desentralisasi dan sistem campuran.
1. Sistem Campuran
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan yaitu cara pengadaan perbekalan di
mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi
diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam
organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki kelebihan dan
kekurangan. Beberapa kelebihan penggunaan sistem sentralisasi tersebut adalah sebagai berikut:
o Dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi
ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/perusahaan
(sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
o Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan mendukung
efisiensi.
o Dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar bagianmu.
Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai
berikut.
o Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak cepat dilayani dan
dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-
 unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian
perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat
efektifitas dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruh.
o Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai pengguna (user)
dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi
barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan
perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, di mana kewenangan
pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Dengan sistem desentralisasi
ini pun memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.
Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:
o Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai
dengan kebutuhan;
o Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui
persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.
o Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:
o Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan (barang-barang)
baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan
tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.
o Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan
tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi,
sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja
dalam suatu organisasi.
o Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya
dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi
sehingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
o Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan
sistem sentralisasi.
3. Sistem Campuran
 Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan
mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan
sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari
setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas
operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi
organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit
kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan
perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan
sistem desentralisasi.
Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem pengadaan perbekalan
yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan
tersebut selain berdasarkan keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit
kerja, juga dapat bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan
sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.
C. Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan
Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian,
perhitungan dalam upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan kebutuhan,
cara-cara pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang harus diperhatikan dan
dipatuhi dalam pelaksanaan pengadaan perbekalan. Sebagaimana kegiatan perencanaan pada
umumnya, dalam perencanaan perbekalan pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa),
why (mengapa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana).
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor
yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut.
1. Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan
keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan
mempengaruhi hasil kerja (output) baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output
sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2. Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan
sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang
sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini,
tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat
dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling
menguntungkan.
3. Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan
anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini maka akan dapat disusun skala
prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang
maupun cara-cara pengadaan perbekalan dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas
dan efisiensi.
4. Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai
perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan
jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik
dilihat dari publik internal maupun publik ekstern organisasi.
5. Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya
standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan
mengenai jenis, ukuran dan mutu suatu perlengkapan (perbekalan). Sementara normalisasi
merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasar standar yang telah ditetapkan.
Penetapan kebutuhan perbekalan merupakan bagian kegiatan pengadaan perbekalan yang
cukup krusial dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap
unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. Hal ini disebabkan apabila
terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan akan mempengaruhi kuantitas maupun kualitas
hasil kerja suatu unit kerja. Di samping itu, kesalahan dalam penentuan kebutuhan merupakan
tindakan pemborosan. Hal ini bisa dimengerti karena perbekalan yang sebenarnya bukan
merupakan kebutuhan ataupun belum seharusnya diadakan, kemudian diadakan, dan sebaliknya
perbekalan yang sebenarnya sifatnya mutlak diadakan, justru tidak diadakan. Untuk mendukung
efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, hendaknya pengajuan usulan dan permintaan
pengadaan/pembelian barang, khususnya untuk barang-barang nonrutin dilakukan secara
periodik dengan menyesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi. Setelah seluruh
 kebutuhan perbekalan dari unit unit kerja terkumpul sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan,
pihak-pihak yang kompeten dalam pengambilan keputusan pengadaan perbekalan akan memulai
proses penyusunan daftar nominasi barang.
Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan, khususnya
untuk kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan
kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :
o Menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang dibutuhkan dengan selalu
mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja tertentu yang
mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun kepentingan dan tujuan organisasi
secara keseluruhan;
o Menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut berdasarkan skala prioritas :
mutlak-penting-perlu.
- Mutlak, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya sangat mendesak
dan harus ada.
- Penting, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya mendesak.
- Perlu, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya kurang mendesak.
o Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituangkan dalam Daftar Nominasi
Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan
skala prioritas).
D. Metode Pengadaan Perbekalan
Metode Pengadaan Perbekalan menurut Keputusan Bersama Menteri Keuangan Republik
Indonesia dan Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Pelaksanaan pengadaan
perbekalan dapat dilakukan dengan metode:
o Pelelangan adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka untuk umum dengan
pengumuman secara luas melalui media cetak dan papan pengumuman resmi untuk
penerangan umum serta bilamana dimungkinkan melalui media elektronik, sehingga
masyarakat luas/dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Bila calon penyedia barang/jasa diketahui terbatas jumlahnya karena karateristik,
kompleksitas dan atau kelangkaan tenaga ahli atau terbatasnya perusahaan yang mampu
melaksanakan pekerjaan tersebut, pengadaan barang/jasa tetap dilakukan dengan cara
pelelangan.
o Pemilihan langsung adalah pengadaan barang/jasa tanpa melalui pelelangan dan hanya
diikuti oleh penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat, yang dilakukan dengan cara
membandingkan penawaran dan melakukan negosiasi, baik teknis maupun harga, sehingga
diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan
o Penunjukan langsung adalah pengadaan barang/jasa dengan cara menunjuk langsung kepada
1 (satu) penyedia barang/jasa.
o Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri
dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri atau upah borongan tenaga.
E. Pengadaan Logistik dengan Cara Pembelian
Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara pengadaan
perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh setiap organisasi. Oleh
karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini akan dibahas secara lebih terperinci
dan mendetail.
1. Tujuan/Orientasi Pembelian
Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan, setiap
organisasi hendaknya senantiasa memperhatikan dan berpedoman pada tujuan dan atau orientasi
pembelian itu sendiri. Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut adalah untuk mendapatkan
perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat
harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.
o Tepat Mutu
Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya terendah
dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian
pembelian barang hendaknya sesuai dengan
spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
o Tepat jumlah
Tepat jumlah (quality)artinya pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup
untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).
o Tepat waktu
Tepat waktu artinya barang sudah tersedia pada saat dibutuhkan.
o Tepat sumber
 Tepat sumber artinya barang/material diperoleh dari sumber yang memenuhi persyaratan,
antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan yang dapat diandalkan, punya keahli an
dalam bidangnya, dan terpercaya
o Tepat harga
Tepat harga artinya, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar sesuai dengan situasi
dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari riset pasar dan analisis biaya dan harga.
o Tepat tempat/lokasi
Tepat tempat/lokasi artinya, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan permintaan user
atau pemesan.
o Tepat peraturan
Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti peraturan yang
diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.
2. Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi
Pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan pada dasarnya merupakan
perwujudan sekaligus konsekuensi dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang
dibangun dan dilembagakan oleh suatu organisasi. Sehubungan dengan hal itu, pengelolaan
administratif dalam pengadaan perbekalan merupakan suatu implementasi dari serangkaian
aktivitas yang harus dilakukan oleh suatu unit kerja atau pejabat tertentu menurut rangkaian
urutan kerja secara teratur dan relatif permanen (tetap) di dalam pengadaan perbekalan.
Dengan demikian, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan tidak bisa
dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan itu sendiri. Karena pengadaan
perbekalan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi dominan dilakukan dengan cara
pembelian, uraian dan pembahasan berikut lebih mengacu dan menekankan pengelolaan
administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian.
Serangkaian proses dalam kegiatan pembelian perbekalan akan ditentukan oleh
penetapan pilihan dari beberapa alternatif pilihan dalam cara pembelian suatu organisasi. Secara
luas, pembelian dapat dibedakan atas pembelian tanpa pemesanan dan pembelian dengan
melakukan pemesanan.
 KESIMPULAN
Pengadaan adalah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan-peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang
tadinya belum ada menjadi ada (termasuk di dalamnya usaha untuk tetap mempertahankan
sesuatu yang telah ada dalam bats-batas efisiensi.
Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem
yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan
untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di
samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan
menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara
pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya.
Sehubungan dengan hal itu, uraian dan bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara
pembelian mendapat porsi yang relatif besar.
 DAFTAR PUSTAKA
Subagya M.S. 1990, Manajemen Logistik, Cetakan ke-2, Penerbit CV Haji Masagung, Jakarta.
Dwiantara, Lucas dan Rumsari Hadi Sumarto. 2004, Manajemen Logistik, Penerbit PT Grasindo,
Jakarta.www.google.com. Pengadaan Barang dan Jasa, Diakses pada tanggal 15 Juni 2009.