MANAJEMEN PERBEKALAN
DISTRIBUSI PERBEKALAN KANTOR
Kelompok 2:
1. Sutar
2. Dwi Karyati
3. Ahmad Wahid
4. Suwanto
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebuah kantor tidak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya persediaan perbekalan
kantor seperti perabotan kantor dan alat-alat kantor lainnya yang memadai sesuai dengan
kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia,untuk mencapai kelancaran dalam
suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana dan prasarana dan system pengelolaan yang
efektif. Maka dalam hal itu untuk pemenuhan persediaan kantor ini sumber daya manusianya
memerlukan untuk melakukan pendistribusian kantor guna untuk pemenuhan perlengkapan-
perlengkapan kantor guna memperlancar kegiatan kantor.
B. Rumusan
1. Apa yang dimaksud dengan distribusi perbekalan kantor ?
2. Apa saja asas-asas yang digunakan dalam distribusi perbekalan kantor?
3. Bagaimana proses kegiatan distribusi perbekalan kantor ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari distribusi perbekalan kantor.
2. Untuk mengetahui asas-asas apa saja yang mendasari daam pendistribusian kantor.
3. Untuk mengetahui dan mendiskripsikan proses-proses pendistribusian perbekalan kantor.
BAB II
ISI
2. Asas-AsasPenyaluranPerbekalan
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara
keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan
mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan.Beberapa asas tersebut
adalah sebagai berikut:
3. ProsesKegiatanDistribusiPerbekalan
Proses distribusi pada dasarnya adalah menciptakan faedah (utility) waktu, tempat, dan
pengalihan hak milik. Dalam mencipatakan ketiga faedah tersebut, terdapat dua aspek penting
yang terlibat didalamnya, yaitu :
1) Lembaga yang berfungsi sebagai saluran distribusi (Channel of distribution/ marketing
channel)
Saluran distribusi pada dasarnya meupakan perantara yang menjembatani antara produsen
dan konsumen. Perantara tersebut digolongkan kedalam dua golongan, yaitu : pedagang
perantara dan agen perantara. Perbedaannya terletak pada aspek pemilikan serta proses negosiasi
dalam pemindahan produk yang disallurkan tersebut.
- Pedagang Perantara
Pada dasarnya, pedagang perantara (merchant middleman) ini bertanggungjawab terhadap
pemilikan semua barang yang dipasarkan atau dengan kata lain pedagang mempunyai hak atas
kepemilikan barang. Ada dua kelompok yang termasuk dalam pedagang perantara yaitu :
pedagang besar dan pengecer. Namun tidak menutup kemungkinan bahwa produsen juga tidak
bertindak sekaligus sebagai pedagang, karena selain membuat barang juga
memperdagangkannya.
- Agen Perantara
Agen perantara (Agent middleman) ini tidak mempunyai hak milik atas semua barang yang
mereka tangani. Mereka dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu :
1. Agen Penunjang
- Agen pembelian dan penjualan
- Agen pengangkutan
- Agen Penyimpanan
2. Agen Pelengkap
- Agen yang membantu dalam bidang finansial
- Agen yang membantu dalam bidang keputusan
- Agen yang dapat memberikan informasi
- Agen khusus
Menurut Philip Kotler (1993:174) agar suatu keguiatan penyaluran barang dapat berjalan
dengan baik (efektif dan efisien) maka para pemakai saluran distribusi harus mampu
melaksanakan sejumlah tugas penting, yaitu :
a) Penelitian, yaitu melakukan pengumpulan informasi penting untuk perencanaan dan
melancarkan pertukaran.
b) Promosi, yaitu pengembangan dan penyebaran informasi yang persuasive mengenai penawaran
c) Kontak, yaitu melakukan pencarian dan mnjalin hubungan dengan pembeli
d) Penyelarasan, yaitu mempertemukan penawaran yang sesuai dengan permintaan pmbeli
termasuk kegiatan seperti pengolahan, penialaian dan pengemasan.
e) Negosiasi, yaitu melakukan usaha untuk mencapai persetujuan akhir mengenai harga dan lain-
lain sehubungan dengan penawaran sehingga pemindahan pemilikan atau penguasaan biasa
dilaksanakan.
f) Distribusi Fisik, yaitu penyediaan sarana transportasi dan penyimpanan barang.
g) Pembiayaan, yaitu penyediaan permintaan dan pembiayaan dana untuk menutup biaya dari
aluran pemasaran / distribusi tersebut.
h) Pengambilan resiko, yaitu melakukan perkiraan mengenai resiko sehubungan dengan
pelaksanaan pekerjaan saluran tersebut.
1. Penyusunan Alokasi
Penyusunan alokasi berguna untuk menghindari pemborosan yang tidak perlu. Artinya jumlah
(kuantitas) dan frekuensi pengiriman diatur dengan sebaik-baiknya, sehingga tidak menimbulkan
kerugian.
Dalam penyusunan alokasi hendaknya diperhatikan factor-faktor sebagai berikut :
a. Penerimaan / konsinyi (Consignee)
b. Waktu
c. Jenis
d. Jumlah barang
b) Waktu
Telah diketahui bahwa untuk barang yang digunakan dilingkungan kantor atau instansi terdiri
dari barang yang habis dipakai dan tidak habis dipakai. Untuk barang yang habis dipakai perlu
dijelaskan bahwa barang tersebut dijperlukan untu jangka waktu tertentu. Sebagai contoh, kertas
yang dikirim adalah untuk keperluan Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Semarang untuk triwulan 1 tahun 2015/2016.
c) Jenis barang
Untuk kepentingan penyaluran/pengiriman barang, nama jenis barang harus disebutkan dengan
jelas. Untuk barang-barang inventaris hendaknya digunakan urutan sebagai berikut :
- Nama seperti yang diberikan pembuatannya
- Jenis barang dan kegunaannya
- Merk (tanda) pabrik/produsennya
- Tipe/ciri yang diberikan oleh pabrik yang mengeluarkan, sebagai contoh Mesin tulis : Olivetti,
Royal
d) Jumlah barang
Pelaksanaan pengiriman barang harus disebutkan, yaitu :
1. Satuan hitungnya (misalnya : stel, set, perangkat, eksemplar)
2. Jumlah satuannya
3. Jumlah isi dari bagian yang dikirim, misalnya 2 stel meja makan dengan kursi 8 buah
4. Harga satuannya.
2. Pengiriman Barang
Dalam melakukan barang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Cara pengiriman
2) Pengamanan
3) Pemuatan
4) Pengangkutan
5) Pembongkaran
1) Cara pengiriman
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam pengiriman barang, yaitu:
a. Pengiriman barang di dalam negeri
Pengiriman barang di dalam negeri dapat dibawa sendiri atau dilakukan melalui perusahaan
Ekspedisi, misalnya EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut),EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal
Udara), Pos, jasa pengiriman yang lainnya.
b. Pengiriman barang dari/ ke luar negeri
- Melalui udara, berhubungan dengan EMKU
- Melalui laut berhubungan dengan EMKL
3) Pemuatan
a) Kegiatan pemuatan barang terdiri atas :
- Mengambil dan menurunkan barang dari tumpukan digudang
- Membawa ke kendaraan atau alat pengangkutan
- Menyusun ke dalam kendaraan atau alat pengangkutan
b) Dalam melaksanakan pemuatan perlu diusahakan :
- Memperkecil jarak antara tumpukan barang dengan kendaraan
- Barang-barang yang berat diletakkan dibawah
- Barang yang dimuat lebih dahulu ke dalam kendaraan adalah barang yang akan dibongkar
terakhir
4) Pengangkutan
Untuk dapat melaksanakn pengangkutan dengan baik, perlu memperhatikan azas cepat, tepat,
aman dan ekonomis.
(a) Azas tepat, azas ini menghendaki agar pengelolaan dilaksanakan dengan benar, waktunya tidak
terlalu awal dan tidak terlambat, alat angkutan tidak salah, alamatnya tidak salah, jenis dan
kualitas barang sesuai rencana.
(b) Azas cepat
- Pengiriman barang dilakukan dengan cepat
- Diusahakan agar alat angkutan yang digunakan tidak atau sedikit mungkin mengalami
pertukaran
- Pengangkutan barang ke beberapa alamat sebaiknya diurutkan dari alamat yang terdekat sampai
alamat yang terjauh.
(c) Azas aman, maksudnya agar barang yang dikirim tidak rusak atau hilang dan tidak merusak
barang yang lain.
(d) Azas ekonomis, maksudnya ada keseimbangan antara biaya dan daya guna barang. Ekonomis
tidak selalu berarti yang paling murah akan tetapi efisien dalam menggunakan biaya.
5) Pembongkaran
Untuk menghindari kesulitan dalam pembongkaran yang berhubungan dengan kegiatan
penerimaan barang, maka pengirim harus memberitahukan kepada penerima barang, yaitu :
- Perkiraan waktu datangnya kiriman
- Jenis barang dan harganya
- Jumlah barang, bila perlu disertai ukuran volumenya
- Alat angkutan yang dipergunkan
- Nama perusahaan pelaksanaan pengangkutan
3. Penyerahan barang
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penyerahan barang, yakni :
a. Surat pengantar pengiriman barang
b. Kesediaan barang
c. Penyesuaian antara isi surat pengantar pengiriman dengan keadaan barang menurut kenyataan.
4. Pembuatan laporan
Sebagai pihak yang menerima barang, dan untuk mentertibkan administrasi penerimaan
barang, maka harus menyusun laporan yang nantinya disampaikan kepada beberapa pihak yang
harus dan ikut mempertanggungjawabkan keberadaan barang yang diterima.
Sebagai contoh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kotamadya Semarang,
disampaikan kepada :
- Sekretariat Jendral Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
- Inspektorat Jendral Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
- Biro Perlengkapan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
- Biro Keuangan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
- Unit atasan langsungpenerima barang
Pelaksanaan pengiriman barang juga harus melengkapi administrasi sebagai bukti fisik atau
kegiatan tersebut.untuk keperluan demikian harus disiapkan formulir-formulir, seperti: SPMB
(Surat Permintaan Mengeluarkan Barang) dan lainnya. Adapun jenis formulir tidak selalu sama
tergantung kepada kantor ataupun instansi yang menciptakan formulir tersebut.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen
dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Dan Perbekalan
sendiri memiliki makna yang sama dengan logistic, sarana prasarana, dan lain
sebagainya. Sehingga dapat diartikan bahwa Distribusi perbekalan merupakan kegiatan dan
usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan perbekalan
kepada unit-unit kerja yang membutuhkan.
Adapun asas-asas yang mendasari dari distribusiperbekalan kantor yaitu : Ketepatan jenis
dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan, Ketepatan nilai perbekalan yang
disampaikan,Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan, Ketepatan waktu
penyampaian, Ketepatan tempat penyampaian, dan Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan.
Proses distribusi perbekalan kantor sendiri meliputi Penyusunan Alokasi, Pengiriman,
Penyerahan, dan Pembuatan Laporan.
B. Saran
1. Menekankan pada aktualisasi Manajemen Perbekalan, bukan hanya teoritis.
2. Memberikan pemahaman lebih pada mahasiswa tentang pentingnya Distribusi dalam
Manajemen Perbekalan.
DAFTAR PUSTAKA
https://id.scribd.com/doc/5226132/BAB-5-DISTRIBUSI-PERBEKALAN.
(Di unduh tanggal 6 Oktober 2016)