Anda di halaman 1dari 39

GAMBARAN MANAJEMEN LOGISTIK

BARANG UMUM
DI UNIT PERLENGKAPAN RUMAH
SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2013

Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar
kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara
umum. Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui
berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk
kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu
pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan
pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-
alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan
bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila
dibutuhkan.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari
manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola kegiatan logistik melalui
fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga
mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien.
Kegiatan magang ini dilakukan oleh mahasiwa semester VIII Peminatan
Manajemen Pelayanan Kesehatab Program Studi Kesehatan Masyarakat, Fakultas
Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam rangka memenuhi
kurikulum perkuliahan. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Januari hingga Maret 2012
dengan tujuan untuk melihat gambaran kegiatan Manajemen Logistik di Rumah Sakit Haji
Jakarta.
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang unik dan kompleks karena
merupakan institusi yang padat karya

Bagian logistik merupakan salah satu unit penunjang di Rumah Sakit yang
menyediakan suplai barang baik barang umum maupun perbekalan
kesehatan dan mem-back up kegiatan kegiatan di rumah sakit agar rumah
sakit dapat memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik

Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami sebagai proses
penggerakkan dan pemberdayaan semua sumber daya yang dimiliki dan atau
yang potensial untuk dimanfaatkan, untuk mewujudkan ketersediaan bahan
logistik, setiap saat dibutuhkan untuk operasional, secara efektif dan efisien

Sesuai Visi dari Rumah Sakit Haji Jakarta yaitu : Dari pemberdayaan dan
pemfokusan Sumber Daya Manusia kami dan kualitas sistem manajemen,
kami akan bertumbuh menjadi institusi layanan kesehatan Islami modern,
berkelas dunia dengan jejaring Rumah Sakit di seluruh Indonesia

Mengetahui Gambaran kegiatan Manajemen
logistik Barang Umum di Unit Perlengkapan di Rumah
Sakit Haji Jakarta tahun 2013
1. Mengetahui gambaran umum Rumah Sakit Haji
Jakarta
2. Memperoleh gambaran perencanaan Unit
Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta
3. Memperoleh gambaran persiapan pengorganisasian
Unit Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta
4. Memperoleh gambaran pelayanan Unit
Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta
5. Memperoleh gambaran kegiatan pengawasan Unit
Perlengkapan di Rumah Sakit Haji Jakarta

Penulis Fakultas RS Haji
Pengalaman,
pengetahuan &
keterampilan
Jaringan Kerja Sama Jaringan Kerja Sama

Aplikasi teori
manajemen
Masukan kegiatan
magang
Melibatkan mahasiswa
dalam kegiatan
Memahami kegiatan
nyata institusi
Peningkatan kualitas &
kapasitas pendidikan
Monitoring kegiatan
Pengalaman kerja &
Team Work
Referensi
Rumah Sakit Haji Jakarta yang berlokasi di Jl.
Raya Pondok Gede. Kegiatan dilaksanakan pada
bagian Unit Perlengkapan RS Haji selama 26 hari kerja
dengan lama kerja selama 8 jam per hari. Kegiatan
magang dilaksanakan mulai tanggal 28 Januari hingga
5 Maret 2013.
Pengertian Logistik

Kata Logistik berasal dari bahasa Yunani Kono
yaitu Logistikos () yang berarti terdidik/pandai
dalam memperkirakan/berhitung. Istilah Logistics
atau Logistik itu sendiri lebih diartikan kepada
eksekusi dan proses kegiatan
Manajemen Logistik

Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi (2004)
Manajemen logistic merupakan serangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan
terhadap kegiatan pengadaan pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan
penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan
efidiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Barang konsumsi : barang yang dihasilkan
poerusahaan untuk kepaentingan konsumen akhir

Barang Industri : suatu barang yang dihasilkan
perusahaan untuk kepentingan industri


Manajemen Logistik di Rumah Sakit

Menurut Aditama (2003), manajemen logistik
dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses
pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian serta pemantauan
persediaan barang ( stock, material, supplies,
inventory dan lainya ) yang diperlukan bagi produksi
jasa di rumah sakit.

PERENCANAAN
PENGANGGARAN
PENGADAAN
PENYIMPANAN
PENYALURAN
PENGHAPUSAN
PENGENDALIAN
Perencanaan, Perencanaan logistik merupakan dasar
untuk pengarahan dan pengkoordinasian dalam
pembinaan sumber-sumber dan pedoman bagi setiap
tindak logistik, secara umum perencanaan logistik
didasarkan pada :


Pelaksanaan Manajemen Logistik di
Rumah Sakit
Pengorganisasian, setiap kegiatan logistik pada dasarnya
merupakan satu sistem atau tatanan yang harus
berorientasi kepada tugas dengan program yang jelas
Pengawasan dan pengendalian, sebagai fungsi organik
pembinaan,yaitu menyelenggarakan usaha, kegiatan dan
pekerjaan untuk menjamin tercapainya tujuan secara
efektif, efisien dan sesuai dengan ketentuan/peraturan
yang berlaku
Pelaksanaan
Magang
Evaluasi kegiatan
Magang
Persiapan
Magang
1. Permohonan surat magang
ke fakultas.
2. Pembuatan proposal
magang.
3. Bimbingan dan Revisi
Rencana Kegiatan magang.
4. Pengajuan Surat Magang ke
Rumah Sakit Haji Jakarta.
5. Menunggu surat izin
magang dari Rumah Sakit
Haji Jakarta.
6. Fiksasi Rencana Kerja
magang.

1. Evaluasi seluruh kegiatan
magang.
2. Persiapan pembuatan laporan
magang.
3. Bimbingan dan konsultasi.
4. Penyusunan laporan magang.
5. Sidang laporan magang.
6. Revisi laporan magang.
1. Perkenalan dengan seluruh staf
Rumah Sakit Haji Jakarta terutama
staf di unit Logistik.
2. Persetujuan jadwal magang dengan
pihak Rumah Sakit Haji Jakarta.
3. Pengenalan kegiatan rutinitas di unit
Logistik.
4. Mengikuti kegiatan yang ada di unit
Logistik selama kegiatan magang
berlangsung.
5. Observasi kegiatan yg dilakukan staf.
6. Wawancara dengan staff terkait
kegiatan rutinitas kerja.
7. Pengambilan data sekunder yang
dibutuhkan.

Gambaran Umum Unit Perlengkapan
Sumber : Pedoman Pelayanan Unit Perlengkapan Rumah Sakit Haji Jakarta 2012
DIREKTUR UTAMA
Wa. Dir. Keuangan
& UMUM
Wa. Dir. Yan & SDM

KOORDINATOR
UNIT
PERLENGKAPAN
Berdasarkan Pedoman Pelayanan, Unit Perlengkapan
mempunyai 2 tugas pokok yaitu:
Pengelola persediaan akan barang Cetakan dan barang
habis pakai (BHP) unit unit yaitu berupa barang alat tulis
kantor (ATK), alat rumah tangga (ART), Paket Pasien, Air
Minum Galon, barang cetakan dan persedian alat
kelistrikan.
Pengelola asset atau inventaris, sistim penomoran yang ada
hingga saat ini masih dalam proses pengerjaan di unit EDP.

Kegiatan Perencanaan Unit Perlengkapan
Pengajuan Kebutuhan Barang dari User ke Unit Logistik

1. Pengajuan Material Request ( MR ) barang baru kebutuhan user ke
Direktur Utama untuk ijin prinsip
2. Pemberian ijin prinsip Direktur Utama melalui kepala Direktur
Keuangan dan Umum
3. Penyerahan Berkas untuk kemudian dibawa dan ditindaklanjuti ke
bagian logistik
4. Pembuatan Pesan Order ( PO ) oleh kepala bagian Unit Logistik
5. Quantity barang disesuaikan dengan kebutuhan user dan untuk
barang Citto atau habis pakai akan ditambahkan buffer stock
sejumlah 10%
6. Penandatanganan oleh Kepala Bidang Logistik
7. Penyerahan berkas ke bagian pengadaan / pembelanjaan
8. Kemudian barulah dialkukan pemesanan ke supplier / rekanan oleh
tim Bagian Pengadaan
Kegiatan Perencanaan Unit Perlengkapan Rumah Sakit
Alur Barang Masuk dan Keluar di Gudang Logistik

1. Barang datang dari Supplier diterima melalui staff
unit Gudang Logistik
2. Delivery Order ( DO ) disesuaikan dengan Pesan
Order ( PO ) baik jumlah kuantiti barang maupun
keterangan sesuai yang dipesan.
3. Barang disimpan di Gudang Logistik sesuai dengan
tata cara penyimpanan barang yang benar
4. Untuk barang inventaris akan dilakukan pendataan
dan pemberian nomor registrasi inventaris sesuai
nama unit user

Penyimpanan barang Citto / habis pakai di gudang

1. Barang cetakan, kategori barang cetakan keperluan unit pelayanan
rumah sakit. Penyusunan diletakkan secara alfabetis dengan sticker
di tiap rak untuk memudahkan penyimpanan.
2. Barang ATK, kategori barang barang keperluan kegiatan
administrasi. Barang barang disusun rapih dan untuk barang
berukuran kecil dipisah dalam box penyimpanan di sudut Gudang.
3. Barang Rumah Tangga, kategori barang kebutuhan rumah tangga
disusun secara aman dan mudah dijangkau
4. Barang IPS, kategori barang keperluan perawatan barang barang
inventaris rumah sakit juga disusun dalam box penyimpanan agar
tertata dan rapih

Proses Tata Laksana Penomoran Barang Inventaris

1. Pemberian label/ nomor registrasi barang inventaris
2. Pencatatan barang inventaris

Kegiatan penyimpanan barang di unit
perlengkapan memiliki jadwal yang disesuaikan dengan
jadwal dari supplier memasok barang order dengan
konfirmasi melalui telefon
Penomoran barang inventaris masih dengan cara
manual yaitu pendataan nomor regitrasi dan penandaan
nomor regitrasi di barang inventaris masih secara
manual belum menggunakan barcode
Distribusi barang dari Unit Logistik ke User dengan cara

1. Untuk Barang habis pakai di gudang logistik tiap bulanya ada yang
sudah di Stock berdasarkan Material Request ( MR ) oleh setiap unit
di rumah sakit untuk kemudian siap di distribusikan tiap awal bulan
2. Selain dari MR yang dibuat tiap bulan, kegiatan keluar barang ke user
dilakukan harian berdasar permintaan yang dibutuhkan dibantu oleh
staff di Gudang Logistik
3. User yang datang dan meminta barang Cito / habis pakai maupun
barang inventaris adalah staf masing masing unit atau bisa juga
dibantu oleh tenaga prakarya yang diberi mandat atau perintah
4. Setiap kegiatan distribusi barang akan dicatat dalam buku besar
pengambilan barang habis pakai untuk memantau keluar nya barang
ke tiap unit-unit rumah sakit dari Gudang Logistik

Pelaksanaan Kegiatan Unit
Perlengkapan

Proses Tata Laksana Pengarsipan/ Pendokumentasian

1. Pembuatan feed back pemakaian/ pengeluaran barang BHP per unit
tiap bulanya
2. Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan (KIR) di setiap unit berisikan
keterangan barang dan jumlah
3. Pengarsipan kegiatan Manajerial dalam arsip tahunan
4. Membuat buku daftar inventaris seluruh barang di rumah sakit
5. Melaksanakan Pendataan, Invetarisasi dan proses pemusnahan
barang inventaris rumah sakit

Ruang yang dipakai untuk penyimpanan gudang
barang menurut penulis kurang luas dan belum ideal. Karna
letak ruangan berada di tengah dan tidak dekat dengan akses
Eleveator yang menghubungkan ke unit-unit di Rumah sakit.
Keterbatasan ruangan Gudang penyimpanan barang
logistik menjadikan ruangan tampak penuh dan sedikit
ruang tersisa untuk berjalan walaupun penyimpanan
dilakukan sementara.
Fasilitas gudang juga masih seadanya dengan alas
lantai dari pelur semen bukan ubin, sehingga terkadang
bagian lantai yang rusak mengganggu kegiatan dan
menambah debu di ruangan.

Proses Tata Laksana Inventarisasi Barang Inventaris

1. Menginventarisasi barang inventaris di ruangan
2. Mencocokan dengan daftar/ kartu inventaris
ruangan
3. Menghitung keseluruhan asset yang ada
berdasarkan keadaan fisik barang

1. Persiapan Pelelangan dilakukan Oleh Unit Logistik dengan
menyiapkan dokumen barang inventaris yang akan dilelang, nomor
barang barang inventaris yang akan dilelang dicatat untuk di
dokumentasikan di Sistem Informasi Rumah Sakit sebagai barang
yang akan dihapus
2. Publikasi
3. Peserta dikumpulkan dan mendaftar di bagian logistik dan mengisi
formulir yang disediakan
4. Saat kegiatan berlangsung peserta dipersilahkan menaruh harga
tertinggi yang ditawarkan untuk dapat memenangkan pelelangan.
5. Pemenang lelang dapat langsung membawa barang barang yang
dilelang setelah menadatangani surat berita acara dan membayar
sesuai harga yang ditawarkan.
6. Pelaporan kegiatan dibuat dan diserahkan kepada Direktur bagian
keuangan dan Umum


Pengawasan kegiatan manajerial di unit
perlengkapan dilakukan dengan membuat laporan,
mengamati dan mencocokan laporan dengan
menyesuaian keterangan barang baik yang ada di
gudang perlengkapan maupun barang inventaris rumah
sakit. Laporan yang harus disusun oleh unit
perlengkapan antara lain :
Sumber : Pedoman Pelayanan Unit Perlengkapan Rumah Sakit Haji Jakarta 2012

Laporan Harian






Laporan Bulanan
No. Kegiatan Laporan Harian Out Put
1 Penginputan permintaan Barang
Cito
Laporan Feed Back barang cito
keluar
2 Penginputan Delivery order barang
datang
Laporan penambahan barang
persediaan
3 Penginputan penerimaan Faktur/
Berita Acara barang inventaris
Laporan penambahan barang
persediaan
No. Kegiatan Laporan Out Put
1 Pelaporan data Print out pemakaian
barang BHP
Laporan pemakaian dan
persediaan barang BHP
2 Penginputan pemakaian barang
BHP
Feed Back pemakaian barang
bulanan cito dan elektif
3 Rekapitulasi kebutuhan barang BHP Laporan material request (MR)
kebutuhan barang BHP
No. Kegiatan Laporan Out Put
1 Pelaporan Stock opname barang
persediaan BHP dan inventaris
Laporan stock opname tahunan
barang BHP dan inventaris atau
barang persediaan ke akutansi
keuangan
2 Pelaporan Stock opname barang
inventaris
Laporan keadaan asset barang
inventaris
3 Evaluasi kinerja tahunan unit
perlengkapan
Laporan PPI dan laporan kinerja
tahunan.
Laporan Triwulan / Semester

Laporan ini menyediakan informasi barang yang digunakan tiap
unit selama periode bulan tertentu. Laporan ini biasanya dibuat
berdasarkan permintaan dari Kepala Bagian saja dan tidak rutin
dilakukan


Laporan Tahunan
Simpulan

1. Kegiatan manajerial Logistik Rumah Sakit Haji Jakarta merupakan
tanggung jawab dari Koordinator Unit Perlengkapan dan kegiatanya
sebagai unit penunjang pelayanan di Rumah Sakit
2. Perencanaan pengadaan barang di unit perlengkapan masih kurang,
karena belum terjadwalnya kegiatan supply dan proses panjang yang
harus dilalui
3. Kegiatan managing barang di unit perlengkapan sudah cukup baik
dan rapih meski dengan keadaan sarana dan fasilitas yang belum
maksimal
4. Pelaksanaan kegiatan rutinitas pelayanan ke user berjalan baik dan
tertib, dalam kegiatanya staff harus melaksanakan kegiatan
administratif dan pelayanan sekaligus dengan pembagian waktu yang
baik
Simpulan ( cont. )

5. Pengawasan kegiatan unit logistik sudah sangat baik dibuktikan
dengan Indeks PPI yang baik di tiap tahunya
6. Program kegiatan pengembangan pelayanan masih dilakuakn unit
perlengkapan demi peningkatan kualitas pelayanan yang terbaik.
Dukungan komputerisasi membantu mempermudah pekerjaan di
unit pengadaan
7. Etos kerja yang tinggi dan semangat kekeluargaan baik di dalam unit
logistik maupun ke bagian - bagian yang lain membuat lingkungan
kerja yang nyaman dan produktif
Saran

1. Sarana ruangan dan fasilitanya lebih ditingkatkan, terutama luas
gudang penyimpanan yang perlu diperluas atau dipindah ke ruangan
lain yang lebih mencukupi untuk menyimpan barang dengan tertata
dan tetap lapang
2. Perencanaan kegiatan unit perlengkapan harus ditingkatkan dengan
penjadwalan kegiatan pemesanan barang dan jadwal masuk supply
barang sehingga kegiatan manajerial lebih teratur
3. Sistem Informasi yang masih harus menyesuaikan dengan kebutuhan
operasi Unit Perlengkapan dan kemudahan dalam penggunaannya
serta keakuratan informasi yang dihasilkan, untuk itu perlu adanya
pengembangan Sistem Informasi yang lebih baik lagi kedepanya
4. Penambahan Sumber Daya Manusia di unit perlengkapan untuk
mengurangi beban kerja dan mengadakan atau mengikutsertakan
karyawan dalam kegiatan seminar maupun pelatihan untuk
menambah ilmu dan keahlian staf di unit perlengkapan

Miranda, S. T., A. W., 2005, Manajemen Logistik dan Supply Chain Management,Jakarta : Harvarindo
Ratih Hendayani, 2011, Mari Berkenalan dengan Manajemen Logistik, Bandung : Afabeta
Willem Siahaya, 2012, Manajemen Pengadaan - Procurement Management, Bandung : Alfabeta
Aditama, 2002, Manajemen Administrasi Rumah Sakit Edisi kedua, Jakarta : Universitas Indonesia (UI-
Press)
Bowersox Donald J.2002. Manajemen Logistik Terpadu. Jakarta : Bumi Aksara
Ariffin Abdurrahman, 1973, Kerangka Pokok Manajemen Umum, Jakarta
Soewarno Handayaningrat, 1981, Pengantar Ilmu Adminitrasi dan Manajemen. Jakarta : Cv Haji Masagung
T. Hani Handoko, 1995, Manajemen Edisi kedua. Yogya : BPFE
Bowersox Donald J., 2006, Manajemen Logistik Integrasi Sistem-sistem Manajemen Distribusi Fisik dan
Manajemen Material, alih bahasa Hasyim Ali, Jakarta : Bumi Aksara
Subagya M S, 1994, Manajemen Logistik cetakan keempat, Jakarta : PT Gunung Agung
Tim Penyusun, 2012, Profil Rumah Sakit Haji Jakarta. Jakarta
Tim Penyusun, 2012, Pedoman Pelayanan Unit Kerja Perlengkapan RS Haji Jakarta. Jakarta
Tim Penyusun, 2012, Standar Prosedur Operasional Unit Kerja Perlengkapan RS Haji Jakarta. Jakarta